เหตุใดจึงเขียนบันทึกอธิบาย? จะเขียนบันทึกอธิบายได้อย่างไร? ตัวอย่างหมายเหตุอธิบาย

ข้อผิดพลาดในที่ทำงาน ขึ้นอยู่กับเหตุการณ์ที่ตามมา อาจกลายเป็นความเข้าใจผิดที่น่ารำคาญหรือก่อให้เกิดผลที่ตามมาร้ายแรงและร้ายแรงได้ เป็นไปได้มากว่าด้วยความโกรธที่เกิดขึ้นชั่วขณะ ฝ่ายบริหารจะไม่สามารถและไม่ต้องการฟังข้อโต้แย้งของเจ้าหน้าที่ฝ่ายทรัพยากรบุคคลเกี่ยวกับสิ่งผิดปกติ การตัดสินใจพนักงานและความประมาทเลินเล่อในที่ทำงานไม่ใช่เรื่องเดียวกัน เมื่ออารมณ์สงบลง ข้อความอธิบายเกี่ยวกับข้อผิดพลาดในการทำงานที่ได้รับการร้องขออย่างรอบคอบจากพนักงาน จะช่วยประเมินสิ่งที่เกิดขึ้นและสาเหตุของปัญหาได้อย่างถูกต้อง

ฐานบรรทัดฐาน

หลังจากค้นพบหรือยอมรับข้อผิดพลาด ผู้เชี่ยวชาญอาจได้ยินคำพูดที่ไม่ประจบประแจงสองสามคำที่จ่าหน้าถึงเขา: เกี่ยวกับความประมาทเลินเล่อ เกี่ยวกับค่าปรับ และเกี่ยวกับประโยค "ไม่ดี" ในสัญญาจ้างงาน แม้ว่าผู้จัดการจะร้อนแรงมากจนเริ่มคุกคามก่อนที่จะมีการวิเคราะห์สถานการณ์โดยละเอียด แต่พนักงานจะต้องจดจำบรรทัดฐานของกฎหมายซึ่งโดยส่วนใหญ่แล้วจะต้องได้รับความคุ้มครอง

ก่อนอื่น คุณต้องเข้าใจว่าประมวลกฎหมายแรงงานไม่มีแนวคิดเช่นข้อผิดพลาด ความประมาทเลินเล่อ หรือค่าปรับ การลงโทษทางวินัยที่รุนแรงที่สุด - การไล่ออกโดยไม่มีขั้นตอนเบื้องต้น - มีให้ในข้อ 6 ของศิลปะเท่านั้น 81 แห่งประมวลกฎหมายแรงงานของสหพันธรัฐรัสเซียสำหรับการละเมิดหน้าที่แรงงานอย่างร้ายแรง:

• การขาดงาน;
• ความเมา;
• การเปิดเผยข้อมูลที่เป็นความลับหรือข้อมูลส่วนบุคคล
• การโจรกรรม;
• ละเลยการคุ้มครองแรงงาน

อย่างที่คุณเห็น ความผิดพลาดเพียงจุดเดียวไม่สามารถสรุปเป็นจุดใดๆ ได้ เพื่อให้การแยก "ภายใต้บทความ" กลายเป็นความจริงจำเป็นต้องทำผิดพลาดในการทำงานอย่างเป็นระบบและแม้กระทั่งโดยเจตนาตามมาตรา 3 หรือมาตรา 5 ของศิลปะ 81 ตเค.

ไม่ว่าในกรณีใดจะไม่มีใครกล้ายิงทันทีการตัดสินใจดังกล่าวทำได้โดยพิจารณาจากผลการพิจารณาคำชี้แจงที่อธิบายเกี่ยวกับข้อผิดพลาดในการทำงานเท่านั้น มีการกำหนดขั้นตอนเดียวกันนี้ในการดำเนินคดีเกี่ยวกับระดับความผิดและจำนวนความเสียหายที่เกิดจากพฤติกรรมของพนักงาน ศิลปะ 247 ตค. ผู้จัดการมีหน้าที่ต้องขอคำอธิบายเป็นลายลักษณ์อักษรและให้เวลาพนักงานสองวันทำการในการร่างคำอธิบาย การปฏิเสธที่จะให้มันไม่ได้ป้องกันการใช้ความรับผิดทางวินัยต่อพนักงานหากมันถูกร่างขึ้นในการกระทำและลงนามโดยพยาน ศิลปะ 193 ตเค.

คำแนะนำทีละขั้นตอนในการเตรียมบันทึกอธิบาย

ในสถานการณ์การทำงานที่ไม่พึงประสงค์ เช่นเดียวกับการคัดค้านเจ้านายได้ไม่ยาก พนักงานต้องเข้าใจว่าจะพิจารณาเฉพาะข้อโต้แย้งที่ระบุไว้ในกระดาษเท่านั้น นั่นคือเหตุผลที่การสนทนาด้วยวาจาเป็นสิ่งที่ดีจนถึงช่วงเวลาที่เอกสารเกี่ยวกับสถานการณ์และรายละเอียดเริ่มต้นเท่านั้น ทันทีที่นายจ้างขอให้คุณลงนามในคำร้องขอคำอธิบาย คำพูดนั้นก็จะลดน้ำหนักทันที

วิธีเขียนบันทึกอธิบายเกี่ยวกับข้อผิดพลาดในการทำงานนั้นขึ้นอยู่กับว่าพนักงานคิดว่าตัวเองตำหนิในสิ่งที่เกิดขึ้นหรือว่าเขาสามารถโต้แย้งข้อโต้แย้งได้หรือไม่ อย่างไรก็ตาม หลักการของการรวบรวมก็เหมือนกัน:

1. เรากำลังเขียนหมวก ที่นี่คุณจะต้องกำหนดผู้รับ ตำแหน่ง และชื่อเต็มของเขา ค่อนข้างเป็นไปได้ที่เอกสารจะถูกส่งต่อภายนอกบริษัท เช่น ไปยัง Federal Tax Service หรือกองทุนประกันสังคม
2. เราระบุชื่อเต็มและตำแหน่งของพนักงานในกรณีสัมพันธการก
3. ชื่อบทความคือ “คำอธิบายเกี่ยวกับข้อผิดพลาดในการทำงาน”
4. เราระบุสาระสำคัญไว้อย่างชัดเจน คุณต้องปฏิบัติตามรูปแบบธุรกิจ หลีกเลี่ยงการกล่าวหาและข้อความที่ว่างเปล่าซึ่งเอกสารไม่รองรับ ควรอธิบายสถานการณ์อย่างเป็นกลางและละเอียด โดยไม่ต้องมีสูตรและการให้เหตุผลยาวๆ
5. เราเสนอวิธีแก้ปัญหาหรืออธิบายขั้นตอนที่ดำเนินการไปแล้วในทิศทางนี้ คุณยังสามารถพูดถึงมาตรการที่ใช้เพื่อป้องกันข้อผิดพลาดได้
6. เราได้ข้อสรุป ตอนจบของเรื่องควรมีจุดยืนของพนักงานเกี่ยวกับฝ่ายที่มีความผิด
7. เราใส่วันที่และลายเซ็น

คุณสามารถดูตัวอย่างหมายเหตุอธิบายได้จากเว็บไซต์ของเรา ()

ความแตกต่างของการเขียนบันทึก	ถ้ายอมรับผิด.	ถ้าไม่ยอมรับผิด.
บทสรุป	พนักงานทำได้เพียง "โรยขี้เถ้าบนศีรษะ" และสัญญาว่าจะไม่เกิดเหตุการณ์เช่นนี้อีกในอนาคต ควรแยกออกจากกันว่าไม่มีเจตนาหรือผลประโยชน์ส่วนตนในการกระทำของผู้เชี่ยวชาญ	ข้อสรุปเกี่ยวกับความบริสุทธิ์ของตนเองหรือความรับผิดชอบร่วมกันจะต้องระบุทันทีเพื่อไม่ให้ตีความในลักษณะของตนเอง หากพนักงานเชื่อว่าสถานการณ์อยู่นอกเหนือการควบคุมเนื่องจากมีคนล้มเหลวในการปฏิบัติหน้าที่ก่อนหน้านี้ พวกเขาก็ต้องเขียนเกี่ยวกับเรื่องนี้ด้วย
ข้อโต้แย้ง	เพื่อเป็นข้อแก้ตัว คุณสามารถอ้างถึงความเหนื่อยล้า การทำงานหนักเกินไป กิจกรรมที่มีจุดสูงสุดในกระบวนการทำงาน หรือสุขภาพที่ไม่ดี	แนวทางที่ถูกต้องที่สุดในการพิสูจน์การกระทำของพนักงานคือการปฏิบัติตามอย่างเคร่งครัด รายละเอียดงาน. หากทำทุกอย่างตามเอกสารนี้อย่างเคร่งครัด พนักงานก็สามารถอ้างอิงถึงสิ่งนี้ได้อย่างปลอดภัย แม้ว่าผลกระทบที่ไม่พึงประสงค์จะเกิดขึ้นกับองค์กรก็ตาม แยกกันจำเป็นต้องพูดถึงสถานการณ์ที่นอกเหนือไปจากแนวคิด สภาวะปกติงาน. ในกรณีนี้ จำเป็นต้องมีเอกสารยืนยันความตั้งใจของพนักงานที่จะทำทุกอย่างให้ถูกต้อง และสิ่งที่ขัดขวางไม่ให้เขาทำเช่นนั้น
การใช้งาน	ไม่จำเป็นต้องใช้เอกสารประกอบ อาจจะเป็นใบรับรองแพทย์เพื่อเห็นใจมากขึ้น	ที่นี่คุณต้องแสดงการมองการณ์ไกลและตุนเอกสาร: เกี่ยวกับการเสื่อมสภาพอย่างกะทันหันของสุขภาพ, เกี่ยวกับการกระทำขององค์กรบุคคลที่สาม, เกี่ยวกับสภาพทางเทคนิคของอุปกรณ์หรือความเพียงพอของการสนับสนุนวัสดุ แม้แต่คำให้การของผู้เห็นเหตุการณ์ก็ยังทำได้

หลังจากให้คำอธิบายแล้ว นายจ้างมีเวลา 30 วันในการพิจารณาและตัดสินใจเกี่ยวกับการลงโทษ ศิลปะ 193 ตเค.

คุณสมบัติของการอธิบาย

เมื่อถึงเวลา กฎหมายแรงงานจากนั้นระบุว่าการตัดสินใจจะให้หรือไม่ให้คำอธิบายเกี่ยวกับข้อผิดพลาดในการทำงานนั้นกระทำโดยพนักงานโดยอิสระ หลักปฏิบัตินี้ไม่ได้ระบุถึงความรับผิดเพียงเพราะพนักงานปฏิเสธที่จะอธิบายพฤติกรรมของเขาเป็นลายลักษณ์อักษร

หน่วยงานกำกับดูแลมีแนวทางแก้ไขปัญหานี้แตกต่างออกไปเล็กน้อย ตัวอย่างเช่น รหัสภาษีของสหพันธรัฐรัสเซียกำหนดบทลงโทษทางการเงินสำหรับการปฏิเสธที่จะให้คำอธิบาย เมื่อพูดถึงสถานการณ์ที่เกี่ยวข้องกับตำรวจหรือการสอบสวนอุบัติเหตุ การปฏิเสธที่จะให้การเป็นพยานอาจส่งผลให้เกิดความรับผิดทางอาญา

ต้องบอกว่าคำอธิบายที่ส่งถึงหน่วยงานของรัฐมักจะเขียนไม่ได้ในนามของพนักงานที่ทำผิดพลาด แต่ในนามขององค์กรธุรกิจ คำอธิบายของพนักงานส่วนใหญ่มักเป็นเอกสารสำหรับใช้ภายในหรือเป็นพื้นฐานในการตัดสินใจเกี่ยวกับบุคลากร หรืออาจเป็นประโยชน์ในการเลือกบุคคลที่จะถูกระงับรายได้ค่าปรับหรือความเสียหายที่สำคัญอื่นๆ ที่เกิดขึ้นกับบริษัท

ชี้แจงต่อกรมสรรพากร

ดังที่คุณทราบ รัสเซียได้ดำเนินหลักสูตรเพื่อลดจำนวนการตรวจสอบสำหรับธุรกิจต่างๆ แต่มีเพียงไม่กี่คนที่รู้ว่าเอกสารใด ๆ ที่ส่งไปยัง Federal Tax Service จะต้องได้รับการตรวจสอบโต๊ะ ซึ่งหมายความว่าหลังจากส่งรายงานแล้ว ผู้ตรวจสอบภาษีจะวิเคราะห์เนื้อหา เปรียบเทียบตัวบ่งชี้ภายในรายงาน และข้อมูลที่มีให้กับ Federal Tax Service ไปจนถึงเคาน์เตอร์เช็ค

หากมีการระบุความคลาดเคลื่อน เจ้าหน้าที่การคลังมีสิทธิที่จะขอคำอธิบาย ศิลปะ 88 รหัสภาษีของสหพันธรัฐรัสเซีย แม้ว่าเอกสารนี้ไม่ใช่รายงาน แต่จะต้องส่งไปยังผู้ตรวจสอบภายในห้าวัน เนื่องจากความล่าช้าหรือการปฏิเสธที่จะส่งอาจมีค่าใช้จ่าย 5,000 รูเบิล

การส่งคำอธิบายมีสองรูปแบบ:

• จดหมายในรูปแบบอิสระด้วย คำอธิบายโดยละเอียดสาเหตุของความแตกต่าง
• ส่งการรายงานใหม่หรือชี้แจงการคำนวณ (การประกาศ) หากการเบี่ยงเบนเป็นผลมาจากข้อผิดพลาดโดยผู้รับผิดชอบในการเตรียมการ

เอกสารอธิบายใน FSS

หากกองทุนไม่มีคำถามเกี่ยวกับการรายงานก็ไม่ได้หมายความว่าพนักงานจะไม่ต้องการคำอธิบายอื่นใด ส่วนใหญ่มักเกี่ยวข้องกับสถานการณ์และเหตุผลในการแต่งตั้งผลประโยชน์ทางสังคมสำหรับความพิการอันเป็นผลมาจากการบาดเจ็บในครอบครัว

องค์กรจะมีข้อกำหนดที่เข้มงวดมากขึ้นสำหรับการอธิบายเป็นลายลักษณ์อักษร หากมีการบันทึกอุบัติเหตุหรือการบาดเจ็บทางอุตสาหกรรมไว้ที่นั่น ขั้นตอนบังคับในการสืบสวนเหตุการณ์นี้คือการรวบรวมและวิเคราะห์คำให้การอธิบายจากเหยื่อและพยาน ศิลปะ 229.2 ตเค.

คุณสมบัติของการบาดเจ็บและจำนวนเงินประกันจะขึ้นอยู่กับวิธีที่ผู้เสียหายอธิบายการกระทำของเขาและเกี่ยวข้องกับความจำเป็นในการปฏิบัติหน้าที่ หากไม่มีการชี้แจงคำอธิบายโดยจงใจหรือไม่สามารถให้ได้มา สิ่งนี้จะไม่กลายเป็นพื้นฐานในการหยุดการสอบสวน จากนั้นข้อสรุปจะขึ้นอยู่กับคำให้การของพยานและผลการตรวจสอบ

การลงโทษทางวินัยสามารถใช้ได้ภายในหกเดือนหลังจากที่มีการกระทำ มีข้อยกเว้นสำหรับข้อผิดพลาดที่ระบุระหว่างการตรวจสอบเท่านั้น การลงโทษสำหรับพวกเขาสามารถใช้ได้แม้หลังจากผ่านไปสองปีแล้ว ศิลปะ 193 ตเค.

คำอธิบายเกี่ยวกับข้อผิดพลาดจากนักบัญชี

การบัญชีและการบัญชีภาษีนั้นเต็มไปด้วยข้อผิดพลาดและแบบแผนมากมายที่ผู้เชี่ยวชาญที่หายากในสาขานี้สามารถหลีกเลี่ยงข้อผิดพลาดได้ อันตรายของอาชีพนี้คือความไม่ถูกต้องใด ๆ ที่อาจคุกคามการสูญเสียทางการเงิน:

• ข้อผิดพลาดในจำนวนเงินเดือนที่คำนวณได้หมายถึงปัญหากับพนักงานแม้กระทั่งการขึ้นศาล
• ทำความเข้าใจภาระหน้าที่ด้านภาษีและอากร - ปัญหาและค่าปรับจาก Federal Tax Service
• การชำระเงินล่าช้าหรือกำหนดเวลาการรายงานจะต้องรับผิดทางการบริหารหรือการลงโทษภายใต้รหัสภาษีของสหพันธรัฐรัสเซีย

นั่นคือเหตุผลที่นักบัญชีที่รับผิดชอบต่อการละเมิดจะไม่เพียงแต่เขียนบันทึกอธิบายเกี่ยวกับข้อผิดพลาดในที่ทำงานที่ส่งถึงผู้อำนวยการเท่านั้น แต่ยังต้องจัดทำรายงานชี้แจงด้วย

หากสัญญาจ้างงานของผู้เชี่ยวชาญจัดให้มีการชดเชยค่าปรับที่กำหนดเนื่องจากความผิดของนักบัญชีรายใดรายหนึ่ง จำนวนเงินที่ลงโทษทางการเงินจะถูกระงับจากเงินเดือนของเขา หากไม่มีข้อนี้ในสัญญาของพนักงาน จะสามารถระงับได้เฉพาะจำนวนรายได้เฉลี่ยต่อเดือนเท่านั้น และต้องได้รับความยินยอมจากพนักงานเท่านั้น ศิลปะ 137 ตเค. หากนักบัญชีคัดค้านและให้ข้อโต้แย้งเพื่ออธิบายการชดเชยความเสียหายจะทำได้ผ่านทางศาลเท่านั้น

คำอธิบายเป็นลายลักษณ์อักษรจากพยาบาล

การแพทย์เป็นอีกสาขาหนึ่งที่ผู้เชี่ยวชาญทุกระดับมีหน้าที่รับผิดชอบมหาศาลไม่เพียงแต่ในฐานะพนักงานเท่านั้น แต่ยังรวมถึงผู้เชี่ยวชาญที่มีอิทธิพลต่อชีวิตและสุขภาพของผู้คนด้วย และหากค่าใช้จ่ายในการกรอกแบบฟอร์มและบันทึกไม่ถูกต้องมักจะมีน้อย ข้อผิดพลาดในการยักย้ายและขั้นตอนต่างๆ ก็กลายเป็นโศกนาฏกรรมที่ร้ายแรงที่สุด สิ่งนี้ใช้กับตัวแทนของบุคลากรทางการแพทย์ทั้งระดับจูเนียร์และระดับกลางอย่างเท่าเทียมกัน

บ่อยครั้งที่พยาบาลถูกบังคับให้เขียนคำอธิบายเกี่ยวกับการร้องเรียนของผู้ป่วยหรือความไม่ถูกต้องในการทำงาน หากผลที่ตามมาของข้อผิดพลาดดังกล่าวไม่เกินไป ปัญหาองค์กรจากนั้นการกลับใจเป็นลายลักษณ์อักษรของพนักงานจะกลายเป็นพื้นฐานสำหรับการกำหนด การลงโทษทางวินัย(มาตรา 193 แห่งประมวลกฎหมายแรงงาน) หรือการปฏิเสธ (มาตรา 192 แห่งประมวลกฎหมายแรงงาน)

ผลที่ร้ายแรงยิ่งขึ้นจะต้องได้รับการตรวจสอบและอาจส่งผลให้เกิดการดำเนินคดี จากนั้นในขั้นตอนการจัดทำบันทึกอธิบายเกี่ยวกับข้อผิดพลาดในการทำงานคุณจะต้องเปรียบเทียบการกระทำของพยาบาลกับมาตรฐานและความรับผิดชอบในงานที่ได้รับอนุมัติจากกระทรวงสาธารณสุขอย่างรอบคอบ จำเป็นต้องให้ความสำคัญกับข้อเท็จจริงที่ว่าสถานการณ์ไม่ได้เกิดจากการละเลยหน้าที่ด้านแรงงานหรือเจตนาร้าย

ลักษณะเฉพาะอีกประการหนึ่งของวิชาชีพการพยาบาลคือพวกเขามีความรับผิดชอบทางศีลธรรมและจริยธรรมอย่างมากต่อความเป็นอยู่ที่ดีของผู้ป่วย การละเมิดในพื้นที่นี้อาจถูกดำเนินคดีและบทลงโทษด้วย เจ้าหน้าที่สาธารณสุขนำเสนอจุดยืนของเขาได้ดีเพียงใดจะเป็นตัวตัดสินว่าคำขอโทษง่ายๆ นั้นเพียงพอหรือไม่ หรือจำเป็นต้องให้หน่วยงานระดับสูงเข้ามาเกี่ยวข้องหรือไม่

ความพยายามที่จะนิยามการทุจริตต่อหน้าที่ทางวิชาชีพคือรูปแบบหนึ่งของความผิดพลาดโดยสุจริตในการปฏิบัติงาน ความรับผิดชอบต่อหน้าที่. จากนี้ไปบุคคลนั้นไม่ได้บรรลุเป้าหมายในการก่อให้เกิดอันตรายและไม่ได้จินตนาการถึงการพัฒนาของเหตุการณ์ดังกล่าวด้วยซ้ำ และหากพนักงานสามารถจัดทำบันทึกอธิบายเพื่อให้นายจ้างไม่สงสัยในความจริงใจของเขา การลงโทษมักจะผ่อนปรนมากที่สุดหรือไม่เลย

ทนายความในคณะกรรมการป้องกันตัวทางกฎหมาย เชี่ยวชาญในการจัดการคดีที่เกี่ยวข้องกับข้อพิพาทแรงงาน การป้องกันตัวในศาล การจัดเตรียมข้อเรียกร้องและเอกสารกำกับดูแลอื่น ๆ ให้กับหน่วยงานกำกับดูแล

ในการทำงานขององค์กรหรือองค์กรใด ๆ มักจะมีช่วงเวลาที่จำเป็นต้องกำหนดระดับความผิดของพนักงานในกรณีฉุกเฉิน เมื่อพิจารณาถึงสาเหตุของเหตุการณ์ ผู้จัดการจะต้องได้รับคำอธิบายเป็นลายลักษณ์อักษรจากพนักงานของเขา คำให้การของพนักงานดังกล่าวได้รับการบันทึกไว้ในบันทึกอธิบาย

เมื่อใดควรเขียนบันทึกอธิบาย

กฎหมายแรงงานกำหนดให้ผู้จัดการมีหน้าที่ต้องรับคำอธิบายจากพนักงานในสองกรณี - การพิจารณาประเด็นการสมัครและการสอบสวนสาเหตุของความเสียหายที่เกิดกับทรัพย์สินของนายจ้าง (ประมวลกฎหมายแรงงานของสหพันธรัฐรัสเซีย, บทความ 193, 247) คำชี้แจงของพนักงานต้องทำเป็นลายลักษณ์อักษรเป็นคำอธิบาย ตามกฎแล้วแบบฟอร์มจะได้รับการพัฒนาในแต่ละองค์กรโดยฝ่ายบุคคล

กฎหมายไม่ได้กำหนดว่าฝ่ายบริหารของบริษัทกำหนดให้พนักงานต้องให้คำอธิบายในรูปแบบใด

อย่างไรก็ตาม แนวทางปฏิบัติด้านตุลาการแสดงให้เห็นว่าเพื่อหลีกเลี่ยงการถูกดำเนินคดี จำเป็นต้องยื่นคำร้องเป็นลายลักษณ์อักษร

ซึ่งสามารถทำได้เช่นเมื่อจัดทำรายงานเกี่ยวกับพนักงานที่มาทำงานสาย ในการกระทำนั้นเอง ซึ่งพนักงานที่กระทำผิดลงนาม พวกเขาเพียงระบุภาระหน้าที่ของเขาเพิ่มเติมในการให้คำอธิบายเกี่ยวกับการประพฤติมิชอบของเขา

หรือจัดรูปแบบความจำเป็นในการอธิบายเป็นลายลักษณ์อักษรเป็นรายการแยกต่างหากในคำสั่งของผู้จัดการเพื่อดำเนินการสอบสวนสาเหตุของการขาดแคลนทรัพย์สิน

พนักงานมีเวลา 2 วันทำการในการเตรียมคำอธิบายและส่งให้ฝ่ายบริหาร

หากยังไม่เสร็จสิ้นจะมีการร่างการกระทำที่ปฏิเสธที่จะให้คำอธิบาย ในกรณีนี้พนักงานจะถูกลงโทษเนื่องจากการปฏิเสธที่จะอธิบายเหตุผลในการกระทำของเขาถือว่านายจ้างถือเป็นการยอมรับความผิดของลูกจ้าง

จำเป็นต้องเขียนบันทึกอธิบายแม้ว่าพนักงานจะแน่ใจว่าเขาจะไม่ตำหนิในสิ่งที่เกิดขึ้นก็ตาม

ในบันทึกอธิบาย เขาสามารถให้เหตุผลสำหรับความบริสุทธิ์ของเขาหรือความสำคัญของสาเหตุที่เขาไปทำงานสาย เป็นต้น ทางที่ดีควรพบปะฝ่ายบริหารครึ่งทางและขอคำอธิบายปัญหาเมื่อมีการร้องขอ

เมื่อใดที่ผู้จัดการสามารถขอคำอธิบายจากพนักงานได้?

แม้ว่ากฎหมายจะกำหนดเหตุผลไว้สองประการในการขอคำอธิบายจากพนักงาน แต่ก็มีเหตุผลที่ผู้จัดการอาจตัดสินใจร้องขอคำอธิบายอีกมากมาย

ตัวอย่างของสถานการณ์ดังกล่าวได้แก่:

ในบางสถานการณ์ พนักงานอาจไม่รอเริ่มขั้นตอนการออก เช่น การลงโทษทางวินัย หรือการสอบสวนสาเหตุที่ก่อให้เกิดความเสียหายต่อองค์กร แต่ให้คำอธิบายเกี่ยวกับการดำเนินการอย่างอิสระ โดยบันทึกสิ่งนี้ไว้ใน บันทึกจ่าหน้าถึงฝ่ายบริหาร

ตัวอย่างเช่น นักบัญชีพิมพ์รายละเอียดผิด คำสั่งจ่ายเงิน. เธอสังเกตเห็นข้อผิดพลาดหลังจากการชำระเงินไปที่ธนาคารเพื่อโอนเงิน พนักงานสามารถออกบันทึกช่วยจำที่จ่าหน้าถึงผู้จัดการและให้คำอธิบายข้อผิดพลาด หากเอกสารถูกเรียกคืนจากธนาคารก่อนดำเนินการโอนเงินและแทนที่ด้วยเอกสารที่ถูกต้อง ที่จริงแล้วบริษัทไม่ได้รับความเสียหายจากการกระทำของพนักงาน

เมื่อกรณีของข้อผิดพลาดเกิดขึ้นไม่บ่อยนักและไม่ทำให้เกิดผลที่ไม่พึงประสงค์ต่อองค์กร พนักงานที่รายงานข้อผิดพลาดของตนเองจะไม่ถูกลงโทษ

วิธีเขียนบันทึกอธิบายอย่างถูกต้อง

ฝ่ายบริหารเรียกร้องให้พนักงานอธิบายการกระทำหรือการไม่ปฏิบัติของตน ซึ่งนำไปสู่ผลเสียต่อองค์กรหรือกลายเป็นสาเหตุของการลงโทษทางวินัย

คำอธิบายทั้งหมดเกี่ยวกับสิ่งที่เกิดขึ้นต้องเป็นลายลักษณ์อักษรพร้อมรับรองลายมือชื่อ

คุณสามารถพิมพ์ข้อความบนคอมพิวเตอร์ของคุณแล้วพิมพ์ออกมาได้ การพิจารณาคดีมีหลายกรณีที่พนักงานปฏิเสธข้อความอธิบายดังกล่าว

บันทึกนี้ออกในนามของผู้จัดการที่ร้องขอ และระบุรายละเอียดของพนักงานที่รวบรวม

ข้อความจะต้องมีข้อมูลเกี่ยวกับเหตุการณ์ คำอธิบายการกระทำของพนักงาน และการยอมรับหรือการปฏิเสธความผิดในเหตุการณ์นั้น นอกจากนี้ยังจำเป็นต้องระบุเอกสารทั้งหมดเพื่อยืนยันว่าไม่มีความผิดของพนักงานหรือสถานการณ์ที่อาจส่งผลกระทบอย่างมีนัยสำคัญต่อการตัดสินใจลงโทษ สำเนาของเอกสารเหล่านี้มีให้พร้อมกับข้อความอธิบายด้วย

เอกสารอธิบายเฉพาะข้อเท็จจริงของเรื่องเท่านั้น ไม่ควรรวมองค์ประกอบทางอารมณ์ไว้ในข้อความของคำอธิบาย

หากพนักงานต้องตำหนิในสิ่งที่เกิดขึ้นจะเป็นการดีกว่าที่จะระบุในข้อความของเอกสารอธิบายว่าเขาตระหนักถึงผลที่ตามมาจากความผิดและสถานการณ์จะไม่เกิดซ้ำอีกในอนาคต ซึ่งอาจส่งผลต่อขอบเขตการลงโทษทางวินัยหรือช่วยหลีกเลี่ยงการลงโทษ

เอกสารจะต้องระบุด้วยว่าผลเสียไม่ได้เกิดจากการกระทำของพนักงาน แต่เกิดจากบุคคลอื่นและเขาตระหนักถึงเรื่องนี้

บันทึกย่อได้รับการลงทะเบียนเป็นเอกสารขาเข้า พนักงานที่เขียนสามารถเก็บสำเนาเอกสารพร้อมหมายเลขทะเบียนและวันที่ไว้ได้

บันทึกคำอธิบายจะถูกวางไว้พร้อมกับเอกสารเกี่ยวกับเหตุการณ์และเก็บไว้เป็นเวลาสามปี

วิธีเขียนบันทึกอธิบายในที่ทำงานสำหรับการขาดงานหรือมาสาย

สาเหตุที่พบบ่อยที่สุดที่เจ้านายต้องการคำชี้แจงจากพนักงานก็เนื่องมาจากเขาลางานโดยไม่แจ้งให้ฝ่ายบริหารทราบล่วงหน้า

หากพนักงานไม่ต้องการให้คำอธิบายเกี่ยวกับสาเหตุของการมาสายหรือขาดงาน หรือไม่ได้ระบุเหตุผลที่ถูกต้องของการลางาน เขาจะต้องถูกดำเนินการทางวินัย สูงสุดและรวมถึงการเลิกจ้าง

เพื่อหลีกเลี่ยงผลกระทบด้านลบจากการที่คุณไม่ได้ทำงาน ควรแจ้งฝ่ายบริหารล่วงหน้าและเขียนคำขอหยุดงานด้วยค่าใช้จ่ายของคุณเอง หากจู่ๆ ก็มีเหตุมาสายหรือขาดงาน คุณต้องพยายามเตือนหัวหน้างานทันที

เมื่อจัดทำคำอธิบายจำเป็นต้องยืนยันข้อเท็จจริงของการขาดงานและระบุสาเหตุของเหตุการณ์รวมทั้งจัดทำเอกสารหากเป็นไปได้

ข้อความหลักของคำอธิบายอาจมีลักษณะดังนี้:

“วันที่ 22 พฤษภาคม 2561 ไปทำงานสาย 40 นาที เพราะขณะออกจากบ้านฉันสะดุดแขนได้รับบาดเจ็บ เพื่อยืนยันสิ่งที่เกิดขึ้น ฉันแนบใบรับรองจาก สถาบันการแพทย์เกี่ยวกับความเสียหายที่ได้รับและความจริงในการขอความช่วยเหลือทางการแพทย์”

เอกสารที่ยืนยันความถูกต้องของเหตุอาจเป็นดังต่อไปนี้:

• ใบรับรองการสมัครเพื่อรับการรักษาพยาบาล
• การลาป่วยสำหรับพนักงานและลูกเล็กของเขา
• ระเบียบปฏิบัติเกี่ยวกับอุบัติเหตุการขนส่งที่พนักงานเข้าร่วม
• ใบรับรองจาก การบังคับใช้กฎหมายและศาล
• การกระทำของบริษัทจัดการและกระทรวงสถานการณ์ฉุกเฉินเกี่ยวกับความเสียหายต่อทรัพย์สินของพนักงานในกรณีน้ำท่วมหรือไฟไหม้
• ทะเบียนสมรสหรือมรณะบัตรของทั้งพนักงานเองและญาติสนิท ฯลฯ

เอกสารราชการใดๆ สามารถใช้เป็นเหตุผลในการลางานได้ อย่างไรก็ตาม ในกรณีส่วนใหญ่ ฝ่ายบริหารจะตัดสินใจอย่างเป็นอิสระว่าสาเหตุของการมาสายหรือขาดงานนั้นถูกต้องหรือไม่

วิธีจัดรูปแบบคำอธิบายอย่างเหมาะสมในกรณีที่สินค้าขาดแคลนหรือเกินดุล

หากมีการระบุความแตกต่างในเอกสารและการมีอยู่จริงของสิ่งของมีค่าหรือทรัพย์สินใดๆ จะต้องได้รับคำอธิบายจากพนักงานที่รับผิดชอบทางการเงินสำหรับสิ่งเหล่านั้น

สาเหตุอาจเป็นการไม่ตั้งใจง่าย ๆ เมื่อเตรียมเอกสารหรือนับเงินเช่นเมื่อออกเงินเดือนผ่านโต๊ะเงินสดขององค์กร

บางครั้งพนักงานไม่มีข้อผิดพลาดหรือเจตนาในสิ่งที่เกิดขึ้น แต่การทำงานผิดพลาดของโปรแกรมบัญชีอาจทำให้เกิดความคลาดเคลื่อนได้

ในกรณีนี้หัวหน้าองค์กรออกคำสั่งเป็นลายลักษณ์อักษรให้ดำเนินการสอบสวนและระบุสาเหตุของความคลาดเคลื่อนพร้อมทั้งขอคำอธิบายจากผู้เข้าร่วมเหตุการณ์ทุกคน

ข้อความในบันทึกอธิบายจะระบุเมื่อเกิดการขาดแคลนหรือส่วนเกินเกิดขึ้น (เมื่อระบุได้) รวมถึงข้อสันนิษฐานเกี่ยวกับสาเหตุของเหตุการณ์

ตัวอย่างเช่น พนักงานคลังสินค้าสามารถระบุได้ว่าในเอกสารหลักเกี่ยวกับการมาถึงของมีค่าที่คลังสินค้า เขาระบุปริมาณจริง จากนั้นเมื่อป้อนข้อมูลลงในโปรแกรมบัญชี อาจเกิดความล้มเหลวได้ และข้อมูลจะถูกบันทึกสองครั้ง หรือพนักงานบริการทางการเงินที่รับผิดชอบในการป้อนเอกสารหลักผิดพลาดโดยการป้อนวัสดุน้ำหนักเป็นเศษส่วนโดยรวม

นอกจากนี้ สาเหตุอาจเป็นการกระทำผิดของบุคคลอื่น เช่น การโจรกรรมเกิดขึ้นในโกดัง และพนักงานซึ่งควรจะต้องรับผิดชอบต่อความปลอดภัยของของมีค่าไม่ได้ใช้มาตรการรักษาความปลอดภัยที่จำเป็นทั้งหมด หรือ ในทางตรงกันข้ามได้รายงานต่อเจ้านายของเขาก่อนหน้านี้เกี่ยวกับความจำเป็นในการเสริมสร้างมาตรการเหล่านี้

ข้อบกพร่องหรือความผิดปกติใดๆ ในการทำงานของอุปกรณ์หรือระบบจะต้องรายงานต่อฝ่ายบริหารเป็นลายลักษณ์อักษรเท่านั้น

เช่นระบบสัญญาณเตือนภัยในคลังสินค้าไม่ทำงานซึ่งพนักงานรายงานต่อฝ่ายบริหารหลายครั้ง ในกรณีนี้ข้อความคำอธิบายจะต้องระบุหมายเลขและวันที่ของบันทึก อย่างไรก็ตาม ในกรณีที่มีการสนทนาด้วยวาจาเกี่ยวกับความผิดปกติ เจ้านายอาจ "ลืม" เกี่ยวกับข้อเท็จจริงของรายงานได้

อธิบายการบาดเจ็บจากการทำงานอย่างไร

เมื่อได้รับจากพนักงานคนใดของ เวลางานการบาดเจ็บใดๆ ในสถานประกอบการจะได้รับการสอบสวนในกรณีฉุกเฉินและสรุปสาเหตุของเหตุการณ์ดังกล่าว

ในเวลาเดียวกัน พนักงานที่ได้รับบาดเจ็บจะไม่ได้รับคำอธิบายหากความบริสุทธิ์ของเขาในเหตุการณ์นั้นชัดเจน

เมื่อได้รับบาดเจ็บ หากพิจารณาถึงการปฏิบัติตามกฎความปลอดภัยของแรงงานหรือมีข้อสงสัยว่าพนักงานอยู่ใน เมาเมื่อเกิดเหตุฉุกเฉินก็จำเป็นต้องมีคำอธิบาย

หากสงสัยว่ามีอาการมึนเมา หลักฐานจะเป็นเพียงรายงานทางการแพทย์เท่านั้น ไม่ใช่คำให้การของพนักงานคนอื่นๆ

การตรวจสอบดังกล่าวมีความจำเป็นเนื่องจากการประสานการเคลื่อนไหวที่ไม่ดีหรือการพูดที่ไม่ชัดเจนอาจเกิดจากปัญหาสุขภาพมากกว่าการดื่มหรือยาเสพติด นอกจากนี้ยาบางชนิดอาจทำให้ระดับแอลกอฮอล์ในเลือดต่ำได้เช่นกัน

สถานการณ์ทั้งหมดเหล่านี้ถูกนำมาพิจารณาเมื่อพิจารณาระดับความผิดของเหยื่อเองในการบาดเจ็บ

ผู้เสียหายสามารถให้คำอธิบายเกี่ยวกับเหตุฉุกเฉินที่เกิดขึ้นได้โดยไม่ต้องแจ้งเตือนจากผู้บังคับบัญชา ตัวอย่างเช่น คนงานชี้ให้หัวหน้าคนงานซ้ำหลายครั้งถึงความจำเป็นในการโทรหาช่างไฟฟ้า เนื่องจากกลไกที่เขาทำงานอยู่นั้นทำให้ฉนวนของตัวเครื่องเสียหาย เขาเขียนคำขอของเขาเป็นลายลักษณ์อักษร หลังจากนั้นครู่หนึ่ง เกิดการบาดเจ็บทางไฟฟ้าเนื่องจากอุปกรณ์ชำรุด ผู้ปฏิบัติงานสามารถเขียนบันทึกอธิบายได้อย่างอิสระ โดยระบุหมายเลขรายงานเกี่ยวกับฉนวนที่ชำรุด

นอกจากนี้ การบาดเจ็บอาจเกิดขึ้นได้เนื่องจากพนักงานคนใดคนหนึ่งไม่ปฏิบัติหน้าที่ของตน ตัวอย่างเช่น ในฤดูหนาว นักเทคโนโลยีได้ลื่นไถลและได้รับบาดเจ็บจากน้ำแข็งขณะย้ายจากอาคารเวิร์คช็อปไปยังฝ่ายบริหารโรงงาน เบื้องต้น สาเหตุเกิดจากภารโรงไม่โรยทรายตามทางเดิน ในบันทึกอธิบายของเขา ภารโรงระบุว่าเขาไม่ได้รับส่วนผสมของทราย-เกลือเนื่องจากไม่มีอยู่ ดังนั้น เขาจึงไม่สามารถทำตามคำแนะนำในการใช้ได้

ฝ่ายบริหารขององค์กรอาจต้องการคำอธิบายถึงการกระทำหรือการไม่กระทำการของพนักงานในสถานการณ์ใด ๆ ที่นำไปสู่ผลเสียต่อนายจ้างหรือก่อให้เกิดการละเมิดทางวินัย ทางที่ดีควรไปพบผู้บังคับบัญชาครึ่งทางและอธิบายสิ่งที่เกิดขึ้น เอกสารอย่างเป็นทางการจากองค์กรอื่น ๆ รวมถึงรายงานที่จัดทำขึ้นอย่างทันท่วงทีเกี่ยวกับข้อบกพร่องในการทำงานที่ระบุจะช่วยพิสูจน์ความบริสุทธิ์ของพนักงาน

คนทำงานเกือบทุกคนต้องเผชิญกับสถานการณ์ที่จำเป็นต้องจัดทำคำอธิบายเป็นลายลักษณ์อักษรเกี่ยวกับข้อผิดพลาดที่เกิดขึ้นในกระบวนการทำงาน โดยทั่วไปแล้ว ฝ่ายบริหารจะขอให้จัดทำคำอธิบายในกรณีที่การละเมิดที่เกิดขึ้นมีนัยสำคัญ เช่น มีการละเมิดแรงงานหรือหน้าที่ราชการเกิดขึ้นและจำเป็นต้องยับยั้ง ค่าจ้างการลงโทษทางวินัยของพนักงาน จากนั้น "ผู้ฝ่าฝืน" ก็มีคำถามว่าจะเขียนบันทึกอธิบายข้อผิดพลาดในการทำงานได้อย่างถูกต้องอย่างไรเพื่อไม่ให้ผู้บริหารระดับสูงโกรธมากยิ่งขึ้น

ขั้นตอนการจัดทำคำอธิบายเป็นลายลักษณ์อักษร

ข้อความอธิบายเกี่ยวกับการละเมิดที่ระบุควรมีดังต่อไปนี้:

1. ตำแหน่งของบุคคลที่ตั้งใจจะอธิบายจะระบุไว้ที่มุมขวาบน
2. จากนั้นระบุชื่อขององค์กร
3. โดยไม่มีคำย่อ นามสกุล ชื่อจริง และนามสกุลของบุคคลที่มีวัตถุประสงค์ในการอธิบาย
4. ตำแหน่งของพนักงานที่จัดทำบันทึกนี้และนามสกุล ชื่อจริง และนามสกุล โดยไม่มีคำย่อใดๆ
5. หลังจากกรอกส่วนหัวแล้วจะมีการเขียนชื่อของเอกสารที่ให้ไว้เช่น คำว่า "อธิบาย" เขียนไว้กลางบรรทัด
6. ข้อความอธิบายถูกเขียนลงไป
7. มีการระบุนามสกุลและชื่อย่อของส่วนประกอบ เอกสารนี้พนักงานตลอดจนลายเซ็นและวันที่จัดเตรียม

ตัวอย่างบันทึกอธิบายมีลักษณะดังนี้:

มีเพียงผู้อำนวยการเท่านั้นที่สามารถขอให้พนักงานจัดทำคำชี้แจงเป็นลายลักษณ์อักษรได้โดยตรงเช่น นายจ้างเอง

ทั้งผู้จัดการหรือหัวหน้าแผนก ฯลฯ ไม่มีสิทธิ์เรียกร้องให้เขียนคำอธิบายข้างต้นแม้ว่าพวกเขาสามารถข่มขู่พนักงานได้ในกรณีที่มีการละเมิดซึ่งเป็นสิ่งที่ยอมรับไม่ได้
หากมีการฝ่าฝืนในส่วนของพนักงานจริง ๆ แล้ว ตัวเลือกที่ดีที่สุดสำหรับเขาแล้วจำเป็นต้องเขียนบันทึกอธิบายจริงๆ เนื่องจากในกรณีที่ปฏิเสธขั้นตอนนี้ผู้บริหารระดับสูงอาจมองว่าพฤติกรรมดังกล่าวในส่วนของเขาเป็นการละเมิดวินัยในที่ทำงานซึ่งอาจส่งผลร้ายแรงมากขึ้นรวมถึงการเลิกจ้างตามบทความ

อ่านเพิ่มเติม: ออกจากสภาพการทำงานที่เป็นอันตรายตามประมวลกฎหมายแรงงานของสหพันธรัฐรัสเซีย

กฎที่ต้องพิจารณาเมื่อเขียนบันทึก

จะเขียนบันทึกอธิบายอย่างไรให้ถูกต้องเพื่อให้เจ้านายไม่มีโอกาสจับผิดโดยไม่จำเป็น? ก่อนที่จะเริ่มร่างเอกสารข้างต้นควรปรึกษาทนายความก่อน. หากเป็นไปไม่ได้ อย่างน้อยก็ควรพูดคุยเกี่ยวกับสถานการณ์ปัจจุบันกับเพื่อนร่วมงานของคุณและรับฟังคำแนะนำของพวกเขาอย่างตั้งใจ

คุณไม่ควรโกหก พยายามหาเหตุผลมาพิสูจน์ตัวเองบนกระดาษ หากคุณมีความผิดจริงๆ เนื่องจากพฤติกรรมดังกล่าวอาจนำไปสู่การสร้างปัญหาที่ใหญ่กว่าได้ ท้ายที่สุดแล้วคำโกหกจะยังคงถูกเปิดเผยและพนักงานจะถูก "ประทับตรา" ว่าเป็นคนโกหกและหลอกลวง เหตุการณ์พลิกผันนี้อาจก่อให้เกิดอันตรายร้ายแรง การเติบโตของอาชีพไกลออกไป. หากสถานการณ์ไม่ได้ขึ้นอยู่กับคุณ แต่ฝ่ายบริหารพิจารณาว่าคุณมีความผิด คุณสามารถเพิ่มวลีต่อไปนี้ในข้อความอธิบาย: “ในกรณีนี้ การกระทำของฉันมุ่งเน้นไปที่สถานการณ์ปัจจุบัน” หรือ “ในสถานการณ์นี้ ฉัน ดำเนินการตามสถานการณ์ที่เป็นอยู่” คำอธิบายดังกล่าวสามารถช่วยให้คุณออกจากสถานการณ์ได้อย่างมีศักดิ์ศรี นอกจากนี้ บันทึกนี้อาจมีประโยชน์หากคดีนี้ได้รับการพิจารณาในศาล


พยายามนำเสนอข้อเท็จจริงการละเมิดให้เบาลง ตัวอย่างเช่น คุณไม่ควรระบุว่าคุณมาทำงานสาย ความผิดนี้ดูร้ายแรงเกินไป และด้วยเหตุนี้คุณไม่เพียงแต่ถูกตำหนิเท่านั้น แต่ยังได้รับค่าปรับด้วยซึ่งจะต้องจ่ายจากเงินเดือนของคุณ หากแทนที่จะใช้คำว่า "สาย" คุณใช้คำว่า "ล่าช้า" เจ้าหน้าที่อาจปฏิบัติต่อความผิดนี้อย่างผ่อนปรนมากขึ้น

เป็นการดีกว่าที่จะจัดทำเอกสารข้างต้นบนคอมพิวเตอร์จากนั้นหลังจากการตรวจสอบแล้วให้พิมพ์ออกมาลงนามและมอบให้ฝ่ายบริหาร นี่เป็นสิ่งจำเป็นเพื่อที่จะเก็บความลับว่าคุณกังวลแค่ไหนเมื่อเขียนบันทึก หากเอกสารถูกวาดขึ้นด้วยตนเอง ผู้อำนวยการขององค์กรอาจเปิดเผยความวิตกกังวลที่มากเกินไปของคุณซึ่งจะสะท้อนให้เห็นในลายมือของคุณอย่างสมบูรณ์ (ตัวอักษรคดเคี้ยว ความไม่สม่ำเสมอเมื่อเขียนข้อความบนบรรทัด ฯลฯ ) ซึ่งอาจสะท้อนให้เห็นในวิธีการ คุณถูกลงโทษ - ปรับหรือเพียงแค่ตำหนิ


คุณควรทำอย่างไรถ้าคุณต้องการเขียนคำอธิบายให้กับบุคคลที่สถานการณ์ที่เกิดขึ้นไม่ได้ขึ้นอยู่กับและพนักงานคนอื่น ๆ ก็ต้องโทษว่าเกิดอะไรขึ้นด้วย? สิ่งสำคัญในกรณีนี้คืออย่าตำหนิผู้อื่นในทุกสิ่งที่เกิดขึ้นดังนั้นจึงพยายามป้องกันตัวเองจากการลงโทษ และเข้าใกล้สถานการณ์อย่างเป็นกลางที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้และเขียนบันทึกอย่างเป็นกลางที่สุด คำอธิบายที่ร่างไว้อย่างดี ซึ่งเป็นตัวอย่างที่คุณเห็นข้างต้น สามารถรับประกันได้ว่าผู้กำกับจะตำหนิคุณและผู้ที่รับผิดชอบต่อสิ่งที่เกิดขึ้นเท่านั้น ด้วยวิธีนี้ คุณจะไม่เพียงแต่ไม่ทำให้เพื่อนร่วมงานของคุณผิดหวังและรักษาความสัมพันธ์ด้านแรงงานตามปกติในทีม แต่คุณยังจะดูดีในสายตาของผู้บังคับบัญชาของคุณด้วย


หากการละเมิดที่เกิดขึ้นกับคุณนั้นร้ายแรงพอ แต่คุณรู้ว่าคุณไม่ได้ทำอะไรผิด และคุณไม่มีความผิดในสิ่งที่เกิดขึ้น คุณสามารถปกป้องความบริสุทธิ์ของคุณจนถึงที่สุด หรือแม้แต่ไปขึ้นศาลเพื่อคืนความยุติธรรม
พนักงานจะต้องจัดทำบันทึกอธิบายให้กับฝ่ายบริหารขององค์กรภายในสองวันทำการ

หากคุณต้องการเขียนบันทึกอธิบาย และดังที่แบบฝึกหัดแสดงให้เห็น กรณีดังกล่าวเกิดขึ้นค่อนข้างบ่อย ให้เขียนอย่างเชี่ยวชาญและถูกต้อง อย่าประมาทเอกสารนี้ แนวทางที่จริงจังจะช่วยหลีกเลี่ยงความเข้าใจผิดและมาตรการทางวินัยเพิ่มเติม บทความนี้จะช่วยคุณในเรื่องนี้ เราจะได้เรียนรู้เกี่ยวกับวิธีการเขียนบันทึกอธิบาย มีประเภทใดบ้าง และข้อกำหนดสำหรับบันทึกนั้น นอกจากนี้ ข้อมูลนี้จะเป็นประโยชน์กับผู้จัดการและบุคคลที่มีความสามารถรวมถึงประเด็นนี้ด้วย

ข้อความอธิบายคืออะไร?

ใน ในความหมายทั่วไปคำว่า "หมายเหตุอธิบาย" ควรเข้าใจว่าเป็นเอกสารธุรกิจพิเศษซึ่งจัดทำขึ้นเพื่อให้คำอธิบายเกี่ยวกับข้อกำหนดส่วนบุคคลของเอกสารหลัก (แผน รายงาน โครงการ) หรือให้ความเห็นเกี่ยวกับเหตุผลของข้อเท็จจริง เหตุการณ์ หรือการกระทำใด ๆ .

เอกสารนี้มีรูปแบบและหลากหลายจำนวนมากสามารถแบ่งออกเป็นสองกลุ่ม

ประเภทของหมายเหตุอธิบาย

1. แนบเอกสารหลักหรือให้คำอธิบายเกี่ยวกับบทบัญญัติส่วนบุคคล
2. คำอธิบายเกี่ยวกับเหตุการณ์ การกระทำ สถานการณ์ปัจจุบัน และพฤติกรรมของพนักงานแต่ละคนในองค์กร นี่เป็นเอกสารประเภททั่วไปที่จัดทำโดยพนักงานขององค์กรตามคำร้องขอของผู้จัดการโดยตรงหรือผู้จัดการระดับสูง พวกเขาเกี่ยวข้องกับความสัมพันธ์ที่เกิดขึ้นในกระบวนการแรงงานและกิจกรรมการผลิต ตามกฎแล้ว มีการเขียนบันทึกอธิบายถึงผู้อำนวยการเกี่ยวกับการเกิดขึ้นของสถานการณ์ฉุกเฉิน การละเมิดวินัยแรงงานและ (หรือ) การผลิต ความผิดทางวินัยและการละเมิด ฯลฯ ในกรณีเหล่านี้ นายจ้างมีหน้าที่ต้องร้องขอ จากพนักงาน (ตาม รหัสแรงงาน RF มาตรา 193) เนื่องจากผู้บัญญัติกฎหมายถือเป็นรูปแบบหนึ่งของการป้องกันตัวเอง ดังนั้นหมายเหตุอธิบาย (ตัวอย่างด้านล่าง) จึงเป็นส่วนสำคัญ ส่วนสำคัญกระบวนการนำลูกจ้างเข้ารับผิดทางวินัย

จัดทำบันทึกอธิบาย

สำหรับเอกสารประเภทแรก การพิมพ์ถือเป็นข้อกำหนดบังคับ สำหรับเอกสารประเภทที่สอง สามารถใช้ข้อความที่เขียนด้วยลายมือบนกระดาษ A4 มาตรฐานได้ ทุกคนควรรู้วิธีเขียนบันทึกอธิบายและสิ่งที่ควรรวมไว้ในนั้นเพราะในทางปฏิบัติสิ่งนี้เกิดขึ้นบ่อยมาก ไม่ว่าคุณจะเป็นพนักงานที่เป็นแบบอย่างเพียงใด สถานการณ์ก็แตกต่างออกไป และไม่มีใครรอดพ้นจากสิ่งเหล่านี้ได้ โครงสร้างของบันทึกอธิบายประกอบด้วยองค์ประกอบบังคับดังต่อไปนี้:

• รายละเอียดผู้รับ;
• ชื่อของเอกสาร การระบุประเภท
• ชื่อเรื่องของข้อความ (ขึ้นต้นด้วยคำบุพบท “O (Ob)...”);
• ข้อความหลัก;
• วันที่เขียนเอกสาร
• ลายเซ็นส่วนตัว

ข้อความอธิบาย (ตัวอย่างด้านล่าง) ในส่วนของเนื้อหาควรสะท้อนถึงข้อมูลที่เป็นกลางเกี่ยวกับเหตุการณ์และข้อเท็จจริงเฉพาะเจาะจง และให้คำอธิบายที่ชัดเจน ข้อความหลักสะท้อนถึงตำแหน่งส่วนตัวของพนักงานในสถานการณ์ปัจจุบัน ทัศนคติของเขาต่อความผิดที่กระทำและผลที่ตามมา หากพนักงานยอมรับความผิดของเขาในการกระทำความผิด เขาก็จะสามารถสะท้อนสิ่งนี้ในส่วนที่สำคัญ โดยแสดงความสำนึกผิดต่อสิ่งที่เขาทำ และสัญญาว่าจะไม่ทำซ้ำอีกในอนาคต หากเขาคิดว่าตัวเองไร้เดียงสาก็มีโอกาสที่จะแสดงมุมมองและให้ข้อโต้แย้งและหลักฐานที่จำเป็น

โดยสรุป เราสามารถพูดได้ว่าข้อความอธิบายเป็นตัวอย่างว่าพนักงานสามารถปกป้องตัวเองได้อย่างไรในกรณีที่เกิดสถานการณ์ที่ขัดแย้งกัน คำอธิบายของเขามีส่วนช่วยในการประเมินข้อเท็จจริงบางอย่างตามวัตถุประสงค์ของนายจ้าง และทำให้สามารถระบุสถานการณ์ทั้งหมดของความผิดที่กระทำได้ และเลือกมาตรการทางวินัยที่ยุติธรรม หากจำเป็น

แจ้งให้พนักงานชี้แจง

ดังที่ได้กล่าวไปแล้วนายจ้างจำเป็นต้องขอคำอธิบายเป็นลายลักษณ์อักษรจากลูกจ้างก่อนที่จะใช้การลงโทษทางวินัย (มาตรา 193 แห่งประมวลกฎหมายแรงงานของสหพันธรัฐรัสเซีย) นอกจากนี้ยังมีกำหนดเวลาที่ต้องให้คำอธิบาย - สองวันทำการ ขึ้นอยู่กับสิ่งที่ผู้บัญญัติกฎหมายกำหนด เวลาที่แน่นอนนายจ้างจะต้องจัดทำเอกสารวันที่ขอให้ลูกจ้างจัดทำบันทึก ไม่มีข้อกำหนดบังคับสำหรับสิ่งนี้ แต่จากมุมมองเชิงปฏิบัติแล้ว เอกสารดังกล่าวจะมีประโยชน์ อย่างแรกคือวันที่เริ่มต้น และอย่างที่สองคือเอกสารหลักฐานที่แสดงว่าสิทธิของพนักงานไม่ถูกละเมิด เรายกตัวอย่างด้านล่างเพื่อให้ชัดเจนว่าควรระบุสิ่งใดในนั้นและจะเขียนอย่างไร มีการร้องขอข้อความอธิบายบนหัวจดหมายที่ลงนามโดยตัวแทนจากนายจ้าง ซึ่งมีอำนาจในการกำหนดบทลงโทษทางวินัย โดยทั่วไป นี่คือผู้จัดการหรือบุคคลที่ได้รับการมอบหมายอำนาจนี้ให้

ตัวอย่างการแจ้งเตือน

รองหัวหน้าแพทย์

คูคุชคิน อาร์.อาร์.

เกี่ยวกับการให้คำอธิบายเป็นลายลักษณ์อักษร

จากการปฏิบัติหน้าที่ที่ไม่เหมาะสมของคุณ ซึ่งส่งผลให้คุณขาดงานในช่วงระหว่างวันที่ 12/21/57 ถึง 12/23/57 ฉันขอให้คุณอธิบายเป็นลายลักษณ์อักษรสำหรับ ข้อเท็จจริงนี้ไปที่แผนกทรัพยากรบุคคลจนถึงเวลา 18:00 น. วันที่ 26/01/2557

หัวหน้าแพทย์ (ลงนาม) โซโรคิน พี.พี.

ได้รับแจ้งเมื่อ 24 มกราคม 2557

รองหัวหน้าแพทย์ (ลงนาม) Kukushkin R.R.

สถานการณ์อาจเกิดขึ้นเมื่อพนักงานปฏิเสธที่จะรับและลงนามในเอกสารดังกล่าวและบันทึกอธิบายการทำงานเขียนล่าช้าเมื่อไม่สามารถใช้มาตรการทางวินัยได้อีกต่อไปและกำหนดเวลาทั้งหมดหมดอายุแล้ว ในกรณีนี้ ตัวเลือกถัดไปอาจเป็นการแจ้งโดยคณะกรรมการ ซึ่งก็คือต่อหน้าหัวหน้างานทันที ตัวแทนจากสหภาพแรงงาน ที่ปรึกษากฎหมายขององค์กร และกลุ่มผู้มีส่วนได้เสียอื่นๆ หากมีการปฏิเสธก็คุ้มค่าที่จะทำการกระทำพร้อมลายเซ็นของทุกคนที่มีอยู่ ด้วยวิธีนี้คุณยืนยันการปฏิบัติตามบทบัญญัติของศิลปะ ประมวลกฎหมายแรงงาน 193 ของสหพันธรัฐรัสเซีย

คำอธิบาย (ตัวอย่าง) สำหรับงาน: ตัวอย่างที่ 1

สถานการณ์ที่พบบ่อยที่สุดเกี่ยวข้องกับการขาดงานหรือไปทำงานสาย

ถึงผู้บังคับบัญชาหน่วยทหารที่ 65487

พันเอก Sidorov S.S.

จากพนักงานกระทรวงกลาโหมสหพันธรัฐเสมียน

โวลโควา อาร์.แอล.

จดหมายอธิบาย

ฉัน Roman Lvovich Volkov ไปทำงานสาย 4 ชั่วโมงในวันที่ 16 พฤษภาคม 2014 เกี่ยวกับแก่นแท้ของสถานการณ์ปัจจุบัน ผมสามารถอธิบายได้ดังต่อไปนี้ เช้านี้ขณะขับรถไปทำงานผมพบเห็นอุบัติเหตุ ในเรื่องนี้เขาถูกบังคับให้เป็นพยานต่อเจ้าหน้าที่ตำรวจจราจร มันใช้เวลานานมาก ฉันกำลังแนบสำเนาโปรโตคอลไว้เป็นหลักฐานและบันทึกประกอบจากสารวัตรตำรวจจราจร P.P. Orlov

ตัวอย่างหมายเลข 2

ถึงผู้อำนวยการร้านปารุส

มาลินีนา เอ็ม.เอ็ม.

จากผู้จัดการคลังสินค้า

สโมโรดินต์เซวา เอส.เอส.

จดหมายอธิบาย

ฉัน Smorodintseva Sofia Semenovna ไปทำงานสาย 2 ชั่วโมงในวันที่ 30 ธันวาคม 2014 ความจริงก็คือเมื่อวันก่อนที่ฉันซื้อนาฬิกาใหม่พร้อมนาฬิกาปลุก ฉันตั้งเวลาไม่ถูกต้องและนอนเลยเวลาไปหนึ่งชั่วโมงโดยไม่เข้าใจกลไกทั้งหมด ฉันตระหนักถึงความผิดพลาดของฉัน ฉันสัญญาว่าสิ่งนี้จะไม่เกิดขึ้นอีกในอนาคต

หมายเหตุข้อผิดพลาด: ตัวอย่าง

เอกสารประเภทนี้ก็พบได้ค่อนข้างบ่อยเช่นกัน ข้อผิดพลาดอาจมีหลายประเภทที่เกี่ยวข้องกับกิจกรรมภาคปฏิบัติ เอกสาร ฯลฯ ในกรณีนี้จะพิจารณาสถานการณ์ที่ไม่ปฏิบัติตามแผนงาน

ถึงผู้อำนวยการ LLC "เงินมาก"

โมเนทคิน่า แอล.ดี.

จากหัวหน้าผู้เชี่ยวชาญ Bumazhkina R.M.

จดหมายอธิบาย

เมื่อไม่ปฏิบัติตามแผนเดือนกันยายน 2557

ฉัน Lyudmila Denisovna Monetkina ได้วิเคราะห์สถานการณ์ปัจจุบันที่เกี่ยวข้องกับความล้มเหลวในการปฏิบัติตามแผนการสรุป สัญญาเงินกู้ฉันขออธิบายดังต่อไปนี้ ปัญหาเกี่ยวข้องกับการขาดแคลนพนักงาน เนื่องจากผู้เชี่ยวชาญสองคนถูกไล่ออกภายในหนึ่งเดือนและไม่มีใครได้รับการว่าจ้างให้มาแทนที่ พนักงานที่เหลืออีกสองคนไม่สามารถรับมือกับปริมาณงานได้ แม้ว่าพวกเขาจะทำงานเกินปกติก็ตาม

จัดทำการดำเนินการเกี่ยวกับความล้มเหลวของพนักงานในการจัดทำบันทึกอธิบาย

หากหลังจากสิ้นสุดระยะเวลาที่กำหนดพนักงานไม่ได้จัดเตรียมคำอธิบาย (ตัวอย่างข้างต้น) จากนั้นตามมาตราที่ระบุของประมวลกฎหมายแรงงานของสหพันธรัฐรัสเซียนายจ้างจะต้องจัดทำพระราชบัญญัติพิเศษ จริงอยู่ผู้บัญญัติกฎหมายไม่ได้ระบุว่าพนักงานคนใดควรทำเช่นนี้โดยเฉพาะภายในกรอบเวลาใดและจำเป็นต้องทำความคุ้นเคยกับพนักงานหรือไม่ ซึ่งจะกำหนดในระดับองค์กรโดยคำนึงถึงกฎเกณฑ์ของงานในสำนักงาน การกระทำนี้จัดทำขึ้นโดยการมีส่วนร่วมของกลุ่มบุคคลและยืนยันเหตุการณ์หรือข้อเท็จจริงที่พวกเขาสร้างขึ้น ดังนั้นจึงต้องมีการจัดทำร่วมกันโดยแนะนำให้พนักงานที่เกี่ยวข้องเข้าร่วมเมื่อพนักงานได้รับแจ้งถึงข้อกำหนดในการจัดทำบันทึกอธิบาย มันเขียนในรูปแบบทั่วไปและอาจมีลักษณะเหมือนที่แสดงด้านล่าง

ตัวอย่างการกระทำ

เมื่อพนักงานไม่สามารถอธิบายเป็นลายลักษณ์อักษรเกี่ยวกับการกระทําความผิดทางวินัย

โดยฉัน หัวหน้าแผนกทรัพยากรบุคคล E.E. Koroleva ต่อหน้าหัวหน้าฝ่ายบัญชี N.N. Ivanova และนักเศรษฐศาสตร์ Pevtsov R.I. พระราชบัญญัตินี้ได้ร่างไว้ดังต่อไปนี้:

07/06/2014 ถึงนักบัญชี I.I. Petrova ตามมาตรา 193 ของประมวลกฎหมายแรงงานของสหพันธรัฐรัสเซีย ถูกขอให้จัดทำคำอธิบายเป็นลายลักษณ์อักษรเมื่อวันที่ 07/09/2014 เกี่ยวกับความผิดทางวินัยที่เธอกระทำ ซึ่งแสดงออกมาเมื่อไม่อยู่ในที่ทำงานเป็นเวลา 6 ชั่วโมงติดต่อกัน เปโตรวา ไอ.ไอ. วี เวลาที่กำหนดเธอไม่ได้ทำเช่นนี้โดยบอกว่าเธอได้ให้คำอธิบายด้วยวาจาแล้วและจะไม่เขียนอะไรอีก

การกระทำนี้จัดทำขึ้นเป็นสองชุด

/ลงนาม/ สมเด็จพระราชินีอี.อี.

/ลายเซ็น/ Ivanova N.N.

/ลายเซ็น/ Pevtsov R.I.

ได้รับสำเนาการกระทำโดย:

/ลายเซ็น/ Petrova I.I.

การปฏิเสธที่จะเขียนบันทึกอธิบายไม่ควรถือเป็นความผิดทางวินัยครั้งใหม่ เนื่องจากนี่เป็นสิทธิ์ของพนักงานแต่เพียงผู้เดียวและไม่ใช่ภาระผูกพัน และด้วยการกระทำนี้นายจ้างเพียงแต่ยืนยันว่าได้ปฏิบัติตามกฎของกฎหมายทั้งหมดแล้ว

ความแตกต่างระหว่างบันทึกอธิบายกับรายงานและบริการ

ไม่ควรสับสนแนวคิดทั้งสามนี้ เราได้จัดการกับอันแรกแล้ว เมื่อรู้วิธีเขียนบันทึกอธิบาย คุณสามารถรับมือกับส่วนที่เหลือได้อย่างง่ายดาย มาพูดถึงพวกเขาสั้น ๆ กันดีกว่า บันทึกเป็นสิ่งที่ตรงกันข้าม วัตถุประสงค์ของการเขียนคือการแจ้งให้ฝ่ายบริหารทราบเกี่ยวกับสถานการณ์ปัจจุบัน สถานการณ์ ข้อเท็จจริงที่เกิดขึ้น นั่นคือ เพื่อกระตุ้นให้พวกเขาดำเนินการบางอย่าง

บันทึกช่วยจำเกี่ยวข้องกับการถ่ายโอนข้อมูลบางอย่างตามสาขาการจัดการ "แนวนอน" นั่นคือจากผู้จัดการคนหนึ่งไปยังอีกคนหนึ่งพนักงานของแผนกหนึ่งไปยังพนักงานของอีกฝ่ายหนึ่ง ฯลฯ ตามกฎแล้วสิ่งเหล่านั้นเกี่ยวข้องกับลอจิสติกส์องค์กร เศรษฐกิจและประเด็นอื่นๆ โดยพื้นฐานแล้วนี่คือจดหมายโต้ตอบทางธุรกิจ

วิธีเขียนบันทึกอธิบาย (ตัวอย่างหรือตัวอย่าง) สามารถพบได้ง่ายบนอินเทอร์เน็ต ไม่มีรูปแบบเดียว แต่มีข้อกำหนดบางประการที่เราระบุไว้ คุณสามารถใช้และแก้ไขตัวอย่างที่ให้มาเพื่อให้เหมาะกับความต้องการของคุณได้อย่างง่ายดาย

หมายเหตุอธิบาย (ตัวอย่าง)เป็นเอกสารอ้างอิงหรือมีลักษณะเป็นข้อมูล ตามบทบัญญัติแห่งประมวลกฎหมายแรงงาน ก่อนที่จะตัดสินใจดึงดูดลูกจ้างเข้ามายังนายจ้าง จะต้องขอคำอธิบายจากนายจ้างเป็นลายลักษณ์อักษร

ตามอัตภาพ เอกสารสามารถอธิบายและยกเว้นได้ โดยในแต่ละกรณีจะใช้ประเภทใดประเภทหนึ่งโดยเฉพาะ จดหมายอธิบายที่มีลักษณะเป็นการยกเว้นโทษจะถูกร่างขึ้นในกรณีที่พนักงานเห็นด้วยกับการกระทำเชิงลบโดยไม่มีเงื่อนไข บันทึกคำอธิบายจะถูกร่างขึ้นเมื่อจำเป็นต้องอธิบายเงื่อนไขของความผิดที่กระทำ

อาจจำเป็นต้องมีคำอธิบายภายใต้สถานการณ์ต่าง ๆ ที่เกิดขึ้นในสถานที่ทำงานเพื่อยื่นต่อผู้บังคับบัญชาต่อไป เป็นทางการ. เอกสารถูกจัดทำขึ้นตามคำสั่งของฝ่ายหลังหรือตามความคิดริเริ่มของพนักงานเพื่อให้ได้ข้อมูลที่เป็นรูปธรรมเกี่ยวกับการประพฤติมิชอบที่กระทำ

หมายเหตุอธิบายมีข้อบ่งชี้ของ:

ข้อความอธิบายถูกเขียนลงบนกระดาษที่ส่งถึงบุคคลที่ร้องขอ ผู้บัญญัติกฎหมายไม่ได้จัดเตรียมแบบฟอร์มบังคับ แต่บริษัทหลายแห่งได้พัฒนาแบบฟอร์มมาตรฐานสำหรับเอกสารดังกล่าว

สำคัญ

พนักงานมีสิทธิ์ที่จะปฏิเสธที่จะเขียนบันทึกอธิบายในขณะที่ให้การปฏิเสธแก่นายจ้างเป็นลายลักษณ์อักษรซึ่งจะไม่มีผลทางกฎหมายสำหรับเขา

การกระทำที่ปฏิเสธที่จะเขียนบันทึกอธิบาย

ควรสะท้อนถึง:

• ชื่อ (การกระทำที่ปฏิเสธที่จะเขียนบันทึกอธิบาย);
• ข้อมูลเกี่ยวกับพนักงาน (“refusenik”) ซึ่งระบุชื่อย่อ ตำแหน่ง ชื่อองค์กร/องค์กร
• ข้อมูลเกี่ยวกับบุคคล (อย่างน้อย 2) ที่ปรากฏเมื่อร่างพระราชบัญญัติระบุชื่อเต็มและตำแหน่ง
• คำอธิบายของสถานการณ์ที่เป็นพื้นฐานสำหรับการเรียกร้องคำอธิบายจากพนักงานที่กระทำผิดโดยอ้างอิงถึงมาตราแห่งประมวลกฎหมายแรงงานของสหพันธรัฐรัสเซีย
• ข้อมูลอื่น ๆ เช่นเมื่อพนักงานให้คำอธิบายเกี่ยวกับการปฏิเสธที่จะเขียนบันทึกข้อเท็จจริงนี้ต้องมีการไตร่ตรองในการกระทำ
• วันที่จัดทำเอกสาร
• ลายเซ็นต์ของผู้เรียบเรียง

พนักงานมีเวลา 2 วัน (วันทำการ) ในการเขียนบันทึกอธิบาย มิฉะนั้นจะมีการร่างการกระทำปฏิเสธดังกล่าวข้างต้น โดยอาจใช้มาตรการทางวินัยกับเขา

วิธีการเขียนบันทึกอธิบาย

ไม่ใช่ทุกคนที่รู้วิธีเขียนบันทึกอธิบายในกรณีที่มีการละเมิดกฎระเบียบด้านแรงงาน, การไม่ปฏิบัติงานที่ได้รับมอบหมาย, คำสั่งการจัดการ ฯลฯ แม้ว่าจะไม่มีมาตรฐานพิเศษก็ตาม

จะเขียนบันทึกอธิบายอย่างถูกต้องได้อย่างไร? ในการดำเนินการนี้ คุณควรปฏิบัติตามกฎเกณฑ์บางประการ ได้แก่:

• การเขียนเอกสารในบุคคลที่ 1
• การรักษารูปแบบการนำเสนอทางธุรกิจ
• ความกะทัดรัด ตรรกะ ความน่าเชื่อถือ ความสม่ำเสมอของข้อมูลที่นำเสนอ

คำอธิบายได้รับการรับรองโดยลายเซ็นส่วนตัวของพนักงานที่กระทำความผิดและระบุวันที่เขียน โดยพื้นฐานแล้ว ผู้จัดการจะต้องตัดสินใจว่าจะบังคับหรือปฏิเสธ

บนเว็บไซต์พิเศษ คุณสามารถค้นหาตัวอย่างบันทึกอธิบายหรือดาวน์โหลดตัวอย่าง ซึ่งคุณสามารถใช้เป็นแนวทางในการจัดทำเอกสารได้

ข้อมูลที่ถูกต้องในนั้นมักจะช่วยให้หลีกเลี่ยงการลงโทษทางวินัยได้

การรู้ว่าอันไหนถ้าคุณตัดสินใจเลิก?

อธิบายสถานการณ์ต่างๆ

ข้อความอธิบายเกี่ยวกับการมาทำงานสายตัวอย่าง

ตัวอย่างเช่นมีการอธิบายคำอธิบายเกี่ยวกับการมาทำงานสายดังนี้:

• ที่มุมขวาบนจะมีการระบุชื่อย่อของเจ้าหน้าที่ซึ่งส่งที่อยู่ไป
• ด้านล่างนี้เป็นรายละเอียดของพนักงานที่ให้คำอธิบาย (ชื่อเต็ม ตำแหน่ง)
• ชื่อเขียนอยู่ตรงกลาง (หมายเหตุอธิบาย)
• ถัดไปจะระบุข้อมูลที่จำเป็นเกี่ยวกับสถานการณ์ที่ต้องมีคำอธิบายและระบุสาเหตุของการมาทำงานสาย
• ที่ด้านล่างของเอกสารคือวันที่เขียนและลายเซ็นส่วนตัวของพนักงาน

จากนั้นจะมีการส่งบันทึกอธิบายเกี่ยวกับการมาทำงานสายเพื่อพิจารณาต่อไปไปยังผู้จัดการ (เจ้าหน้าที่ผู้มีอำนาจอื่น ๆ ) ซึ่งจะต้องกำหนดมติของเขาเกี่ยวกับการดำเนินการต่อไปกับผู้กระทำผิด

บางครั้งพนักงานจำเป็นต้องอธิบายการไม่ปฏิบัติตามหน้าที่ที่ได้รับมอบหมายหรือไม่สมบูรณ์ตามลักษณะงาน