มารยาทในการโต้ตอบทางธุรกิจ เกี่ยวกับความประทับใจที่ดี
บทความนี้เป็นผลมาจากการสังเกตของฉันเกี่ยวกับสิ่งที่สร้างความประทับใจที่ดีให้กับจดหมายธุรกิจ
มันเกิดขึ้นเช่นนี้: คุณได้รับคำตอบในจดหมายของคุณและทำการตัดสินใจภายในทันที: ฉันต้องการและจะสื่อสารกับคนเหล่านี้ต่อไป แต่กับคนเหล่านี้ฉันอยากจะบอกลาทันที สิ่งนี้เคยเกิดขึ้นกับคุณหรือไม่? สำหรับฉันใช่ แนวทางปฏิบัติครั้งสุดท้ายนี้เกิดขึ้นกับฉันเมื่อไม่นานมานี้: ฉันได้ติดต่อกับบริษัทต่างๆ เกี่ยวกับการเลือกหลักสูตรภาษา
ด้านล่างนี้เป็นข้อสรุปโดยสรุปของฉันเกี่ยวกับสิ่งที่คุณควรจำไว้หากเป็นสิ่งสำคัญสำหรับคุณที่การสร้างความประทับใจที่ดีให้กับผู้รับและทำให้เขาต้องการทำธุรกิจกับคุณต่อไป
1. เวลาตอบกลับจดหมาย
- การลงท้ายจดหมายเชิงบวก
– สิ่งสุดท้ายที่ยังคงอยู่ในความสนใจของผู้รับเมื่ออ่านจดหมายของคุณ รักษาบรรยากาศทางอารมณ์และเชิงบวกของการสื่อสารทางธุรกิจในวลีสุดท้าย สร้างอารมณ์ดีให้ผู้รับจนอยากกลับมาคุยกับคุณอีกครั้ง!
เปรียบเทียบ:
คำตอบ ตัวเลือกที่ 1 | ตอบตัวเลือกที่ 2 |
สวัสดีมาช่า! ก่อนอื่น ขอขอบคุณที่เลือกสถาบันของเรา! เรามั่นใจว่าคุณจะพอใจกับความร่วมมือของเรา ในการส่งใบแจ้งหนี้ถึงคุณ เราจำเป็นต้องได้รับรายละเอียดเกี่ยวกับบริษัทนายจ้างของคุณจากคุณ กรุณาส่งพวกเขาตอบกลับจดหมายนี้...... | สวัสดีมาช่า! ก่อนอื่น ขอขอบคุณที่เลือกสถาบันของเรา! เรามั่นใจว่าคุณจะพอใจกับความร่วมมือของเรา ในการส่งใบแจ้งหนี้ถึงคุณ เราจำเป็นต้องได้รับรายละเอียดเกี่ยวกับบริษัทนายจ้างของคุณจากคุณ กรุณาส่งพวกเขาเพื่อตอบกลับจดหมายฉบับนี้ หากคุณมีคำถามใด ๆ โปรดติดต่อเรา! |
เคล็ดลับ #4:ตั้งค่าผู้รับเพื่อดำเนินการสนทนาต่อ แสดงความเคารพ! สร้างและเสริมสร้างอารมณ์ของความร่วมมือที่สะดวกสบาย! แบ่งปันอารมณ์เชิงบวกของคุณกับผู้รับและความปรารถนาอย่างจริงใจที่จะดำเนินการโต้ตอบทางธุรกิจต่อไป!
ตัวเลือกสำหรับวลีสุดท้าย:
ฉันยินดีที่จะให้ความร่วมมือ!
ฉันยินดีที่จะตอบคำถามของคุณ
หากคุณมีคำถามใด ๆ โปรดติดต่อเรา!
ด้วยความหวังว่าจะได้รับความร่วมมืออย่างประสบผลสำเร็จ
พร้อมให้ความช่วยเหลือและตอบคำถามของคุณเสมอ
ขอแสดงความนับถือ,
ขอแสดงความนับถือ,
ด้วยความเคารพท่าน
ด้วยความเคารพและหวังว่าจะได้รับความร่วมมืออย่างประสบผลสำเร็จ
5. บล็อกลายเซ็นและข้อมูลการติดต่อ
เป็นสิ่งสำคัญสำหรับบุคคลที่ดำเนินการติดต่อทางธุรกิจเพื่อทำความเข้าใจว่าใครคือ "อีกด้านหนึ่งของจอภาพ": ชื่อและนามสกุลของผู้รับ ตำแหน่ง พิกัดการติดต่อ
มีไว้เพื่ออะไร?
ชื่อและนามสกุล – อนุญาตให้มีการสื่อสารส่วนตัว
ตำแหน่ง – ช่วยให้ผู้รับเข้าใจถึงขอบเขตของอำนาจและความสามารถทางวิชาชีพในการแก้ไขปัญหา
พิกัด – ให้ความเป็นไปได้ในการสื่อสารการปฏิบัติงานเพิ่มเติมหากจำเป็น
เปรียบเทียบ: คำตอบใดดูเป็นมืออาชีพมากกว่าและสร้างแรงบันดาลใจให้เกิดความมั่นใจในข้อมูลมากขึ้น
สวัสดี! ฉันผ่านการทดสอบเบื้องต้นเมื่อลงทะเบียนหลักสูตรภาษาสเปนที่สถาบันของคุณ จากผลการทดสอบ ฉันลงทะเบียนในกลุ่ม PS-A2.1 ค่าเล่าเรียนของฉันจะจ่ายโดยนายจ้างของฉัน กรุณาส่งใบแจ้งหนี้ค่าเล่าเรียนให้ฉันด้วย ขอบคุณ ขอแสดงความนับถือ Masha Petrova | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
คำตอบ ตัวเลือกที่ 1 | ตอบตัวเลือกที่ 2 | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
สวัสดีมาช่า! ก่อนอื่น ขอขอบคุณที่เลือกสถาบันของเรา! เรามั่นใจว่าคุณจะพอใจกับความร่วมมือของเรา ในการส่งใบแจ้งหนี้ถึงคุณ เราจำเป็นต้องได้รับรายละเอียดเกี่ยวกับบริษัทนายจ้างของคุณจากคุณ กรุณาส่งพวกเขาเพื่อตอบกลับจดหมายฉบับนี้ หากคุณมีคำถามใด ๆ โปรดติดต่อเรา! นี่เป็นจดหมายอย่างเป็นทางการเพื่อแสดงความขอบคุณสำหรับความช่วยเหลือ การบริการ การสนับสนุน การเชิญ ฯลฯ “จรรยาบรรณของความสุภาพ” ของนักธุรกิจกำหนดไว้: คุณไม่ควรรอโอกาสที่จะแสดงความขอบคุณต่อผู้รับ ควรทำตรงเวลาเสมอ จดหมายแสดงความขอบคุณเป็นการรับประกันการก่อตั้งและการสนับสนุนเพิ่มเติม แอนนา ความร่วมมือที่ดี จดหมายดังกล่าวจะช่วยให้คุณเป็นที่รู้จักในฐานะบุคคลที่มีมารยาทดีและมีคุณธรรม แน่นอนว่าเป็นไปไม่ได้ที่จะแสดงรายการแสดงความขอบคุณทุกรูปแบบ แต่เราจะยกตัวอย่างรูปแบบการแสดงความขอบคุณโดยทั่วไป เมื่อใช้สิ่งเหล่านี้ คุณจะถือว่าเป็นคนดีและตระหนักถึงแผนการของคุณในการสื่อสาร UNI กับพันธมิตร: . ท่านที่รัก! . ผมขอแสดงความขอบคุณอย่างจริงใจสำหรับการต้อนรับอย่างเป็นมิตรที่... คุณจัดให้ตัวแทนของบริษัทเราคุณนาย...(นามสกุล) . เราหวังว่าข้อตกลงที่ได้บรรลุในที่ประชุมจะมีผลในเชิงบวก . ในจดหมายฉบับนี้ เรายังยืนยันข้อตกลงเบื้องต้นที่นายผู้แทนของเราจะไปเยี่ยมด้วย คุณเมื่อสิ้นเดือนเพื่อดำเนินการเจรจาต่อ . ท่านที่รัก! . เมื่อวานนี้ (วันที่) เราได้เจรจากับนาย...(นามสกุล) และหวังว่าผลที่ได้รับจะเป็นประโยชน์ร่วมกัน . เราอยากจะใช้โอกาสนี้เพื่อขอบคุณอย่างจริงใจ ขอบคุณที่มาเยี่ยมคุณนาย..(นามสกุล). เรารู้สึกขอบคุณเป็นอย่างยิ่งสำหรับการเจรจาอย่างเป็นมิตรและเปิดกว้างระหว่างสุภาพบุรุษและฝ่ายบริหารของบริษัทของเรา . ขอบคุณอีกครั้ง. ทีมงานบริษัท . ท่านที่รัก! . โปรดยอมรับความกตัญญูอย่างจริงใจสำหรับความช่วยเหลือทางการเงินนั้น คุณมีส่วนร่วมในสำนักพิมพ์ของเรา โดย. ด้วยความช่วยเหลือของคุณ เราจะสามารถจัดหา "พจนานุกรมคำพ้องความหมาย" ที่จำเป็นต่อสาธารณะได้ เราหวังว่าสิ่งนี้จะช่วยให้เชี่ยวชาญภาษายูเครนได้อย่างมีประสิทธิภาพ . ด้วยความขอบคุณและเคารพ ทีมงานสำนักพิมพ์ มูลค่าการซื้อขายทั่วไป1 จะช่วยให้เราแสดงความขอบคุณอย่างจริงใจสำหรับ การบริจาคอันมีน้ำใจของคุณ 2 อยากขอบคุณ. สำหรับความช่วยเหลือของคุณและรับรองว่าเรายินดีที่จะให้ความช่วยเหลือซึ่งกันและกันโดยเร็วที่สุด 3. ด่วน. ฉันขอขอบคุณอย่างจริงใจสำหรับการต้อนรับของคุณ 4. เราขอแสดงความขอบคุณอย่างจริงใจสำหรับการตกลงขยายเวลาการจัดส่ง ในระหว่างนี้เราสามารถรับสินค้าจากผู้ผลิตได้ 5. เราเขียน ด้วยความขอบคุณอย่างสุดซึ้งต่อความอดทนของคุณเกี่ยวกับความล่าช้าในการส่งมอบรายการที่สั่งซื้อ สินค้าของคุณ 6. รู้สึกขอบคุณมาก ถึงคุณสำหรับการเลื่อนกำหนดเวลาการชำระเงินตามใบแจ้งหนี้ 7. ก่อนอื่นขอขอบคุณสำหรับ เราส่งคำสั่งซื้อของคุณ ข้อเสนอพิเศษสำหรับคุณ 8. ขอขอบคุณสำหรับการแสดงความยินดีในโอกาสครบรอบบริษัท 9. เราให้ความสำคัญอย่างสูง การมีส่วนร่วมของคุณ: เขา จะสนับสนุนรากฐานของเราอย่างมาก เราขอแสดง 10 ในนามของผู้บริหารและทีมงานทั้งหมด เราขอขอบคุณอย่างจริงใจสำหรับการทำงานที่ประสบผลสำเร็จมาหลายปี 11. ขอขอบพระคุณอย่างจริงใจ. เพื่อคุณสำหรับสิ่งนั้น คุณทุ่มเทความพยายามและเวลาและมุ่งนำความสามารถของคุณไปสู่ความสำเร็จตามเป้าหมายร่วมกันของเราเสมอ 12. เราขอขอบคุณอีกครั้งและขอแสดงความหวังว่านี่เป็นเพียงจุดเริ่มต้นที่ประสบความสำเร็จของความร่วมมือของเรา และเราสามารถวางใจได้ในอนาคต การช่วยเหลือของคุณ 13 เราแสดงความขอบคุณอย่างจริงใจต่อทุกสิ่งอีกครั้ง คุณได้ทำเพื่อมหาวิทยาลัยของเราและเราหวังว่าคุณจะประสบความสำเร็จ งานของคุณ 14. ในนามของทุกคนที่สนใจในอุดมการณ์อันสูงส่งนี้ โปรดยอมรับความกตัญญูอย่างจริงใจของเรา 15. เราขอแสดงความขอบคุณอย่างจริงใจสำหรับ 16. ฉันขอขอบพระคุณอีกครั้ง คุณสำหรับ 17. ขอบคุณ ด้วยความช่วยเหลือของคุณ เราสามารถแก้ไขปัญหาการจ่ายเงินทุนการศึกษาได้ 18. เราขอถือโอกาสนี้แสดงความขอบคุณ ขอบคุณสำหรับการประชุมที่ยอดเยี่ยม 19. โปรดยอมรับความขอบคุณอย่างจริงใจสำหรับการสนับสนุน (ความช่วยเหลือ) ที่มอบให้เราในระหว่างการปรับปรุงสถานที่ของโรงเรียน 20. เราหวังเป็นอย่างยิ่งว่า คุณจะยังคงให้ความช่วยเหลือทางการเงินที่เป็นไปได้ (บางส่วน) ทั้งหมดแก่เราต่อไป 21. ฉันอยากจะแสดงความขอบคุณสำหรับการสนับสนุนทางการเงินที่มอบให้ฉัน 22. ขอขอบคุณสำหรับการส่งใบแจ้งหนี้ที่ถูกต้อง ซึ่งเราสามารถตรวจพบข้อผิดพลาดอันโชคร้ายที่ฝ่ายบัญชีของเราทำขึ้น 23. ในจดหมายฉบับนี้ ข้าพเจ้าต้องการแสดง ขอขอบคุณอย่างจริงใจสำหรับคำเชิญเข้าร่วมการประชุม (นิทรรศการ การประชุมโต๊ะกลม) 24. ขอบคุณ เราจะสามารถดำเนินการตามที่วางแผนไว้สำหรับเดือนนี้เพื่อช่วยเหลือเด็ก ๆ ที่ได้รับผลกระทบจากอุบัติเหตุเชอร์โนบิลได้สำเร็จ โปรดยอมรับความกตัญญูอย่างจริงใจของเรา 25. ขอบคุณ. คุณสำหรับข้อเสนอที่จะมีส่วนร่วมในการดำเนินโครงการเพื่อจัดการผลิตร่วมกัน เราหวังว่าความร่วมมือในอนาคตจะประสบความสำเร็จและเป็นประโยชน์ร่วมกัน 26. ฉันขอแสดงความขอบคุณอย่างจริงใจต่อองค์กร การพบปะกับคุณซึ่งฉันหวังว่าจะเป็นประโยชน์และสนุกสนานสำหรับคุณเช่นกัน สำหรับคุณและสำหรับฉัน 27. ก่อนอื่นต้องขอขอบคุณก่อน ขอขอบคุณที่สละเวลาและโอกาสในการเยี่ยมชมบริษัทของเรา 28. จดหมายฉบับนี้เป็นการแสดงถึงความเคารพและความขอบคุณอย่างสูงของเราสำหรับความช่วยเหลืออันล้ำค่าดังกล่าว คุณให้เรา 29. คุณสมควรได้รับความกตัญญูอย่างจริงใจและอย่างสุดซึ้งอย่างไม่ต้องสงสัย 30. ฉันไม่รู้ว่าต้องทำอย่างไร ขอบคุณเช่นกัน. คุณช่วยเหลือฉันอย่างยิ่งใหญ่ (อันล้ำค่า) 31. ฉันเป็นหนี้บุญคุณอย่างมาก คุณ 32. คุณนี่ใจดีมาก เคียงข้างคุณ 33. มาก. ฉันผูกพันกับคุณ (ขอบคุณ) 34. การสรรเสริญ. ถึงคุณจากก้นบึ้งของหัวใจของฉัน 35. ฉันดีใจมาก ขอบคุณ 36. ขอบคุณมากสำหรับ. ความกังวลของคุณ ในการปฏิบัติงานด้านการสื่อสารทางธุรกิจจะมีสถานที่พิเศษเพื่อให้สอดคล้องกับบรรทัดฐานและกฎมารยาทในการพูดในตัวอักษรที่มีเนื้อหาหลากหลาย มารยาทในการพูดของจดหมายธุรกิจเป็นการแสดงให้เห็นถึงวัฒนธรรมของผู้รับ ที่อยู่เปิดและปิดท้ายของความสุภาพเป็นสูตรมาตรฐานที่ยอมรับโดยทั่วไป ที่อยู่เปิด- นี่เป็นวิธีดึงดูดความสนใจของผู้รับและสร้างการติดต่อกับเขา ในการติดต่อสื่อสารภายในประเทศ จนกระทั่งเมื่อไม่นานมานี้ ที่อยู่นี้มักจะใช้ในรูปแบบจดหมายที่มีลักษณะกึ่งทางการ ในจดหมายเชิญที่ส่งถึงบุคคลใดบุคคลหนึ่ง (บุคคลผู้มีเกียรติด้านวิทยาศาสตร์ ศิลปะ วัฒนธรรม ผู้แทน บุคคลที่ดำรงตำแหน่งทางสังคมสูง ฯลฯ ) หรือกลุ่มบุคคลที่เกี่ยวข้องกับลักษณะของกิจกรรมของพวกเขา ในการติดต่อทางการค้า ในจดหมายอย่างเป็นทางการสมัยใหม่บทบาทของที่อยู่เพิ่มขึ้นซึ่งใช้ในกรณีที่สถานการณ์จำเป็นต้องอุทธรณ์โดยตรงต่อเจ้าหน้าที่หรือบุคคล คำอุทธรณ์จะวางอยู่บนบรรทัดแยกตรงกลาง เครื่องหมายอัศเจรีย์ทำให้ตัวอักษรมีลักษณะทางอารมณ์และบ่งบอกถึงความสำคัญพิเศษที่ผู้เขียนแนบไปกับเนื้อหาของคำถามที่ถูกโพสต์ เมื่อติดต่อผู้รับ เราควรคำนึงถึงตำแหน่งอย่างเป็นทางการของเขา สาขากิจกรรม ลักษณะของความสัมพันธ์ระหว่างทั้งสองฝ่าย วัตถุประสงค์ของจดหมาย ฯลฯ หากจดหมายถูกส่งไปยังสถาบัน องค์กร วิสาหกิจ บริษัท หรือจ่าหน้าถึงเจ้าหน้าที่ซึ่งไม่ทราบชื่อ นามสกุล และเพศ ที่อยู่ที่ยอมรับโดยทั่วไปจะเป็นดังนี้: - ท่านที่รัก! - สุภาพบุรุษ! เมื่อกล่าวถึงบุคคลในแวดวงวิชาชีพเดียวกัน เป็นไปได้ที่จะกล่าวถึง: - ถึงเพื่อนร่วมงาน! - ถึงเพื่อนร่วมงาน! สำหรับมารยาทในการพูดของรัสเซีย การปรับระดับเพศเป็นลักษณะเฉพาะ เนื่องจากก่อนปี 1917 ไม่มีผู้หญิงในราชการเลย และในสมัยโซเวียต คำปราศรัยแบบไม่อาศัยเพศว่า "สหาย" เป็นเรื่องปกติ (Comrade N. S. Ivanova) ในช่วงไม่กี่ปีที่ผ่านมา เมื่อส่งจดหมายถึงเจ้าหน้าที่หญิง มีการใช้คำนามเพศชาย (ผู้ตรวจสอบ ผู้อำนวยการทั่วไป ผู้จัดการ ฯลฯ) หากผู้รับจดหมายเป็นบุคคลสำคัญเป็นพิเศษ: เจ้าหน้าที่ระดับสูง (ผู้ว่าราชการ นายกเทศมนตรี) บุคคลผู้มีเกียรติด้านวิทยาศาสตร์และวัฒนธรรม บุคคลสาธารณะที่มีชื่อเสียง ประธานาธิบดี (ประธาน) ของสังคม การรณรงค์ บริษัท ฯลฯ ใช้คำอุทธรณ์ต่อไปนี้: - เรียน Alexey Petrovich! - เรียน Pavel Anatolyevich! สามารถสมัครได้ทั้งตำแหน่งและไม่มีนามสกุล: - เรียนท่านรัฐมนตรี! - เรียนท่านผู้ว่าราชการจังหวัด! - เรียนท่านรอง! - เรียนคุณสำนักพิมพ์! - เรียนท่านประธาน! เมื่อกล่าวถึงบุคคลที่มีตำแหน่ง คุณสามารถใช้ตัวเลือกต่อไปนี้: - เรียนคุณหมอ! - เรียนศาสตราจารย์! ผู้เขียนจดหมายควรจำไว้ว่าทุกวันนี้ การอุทธรณ์ส่วนบุคคลเป็นสิ่งสำคัญกว่าที่เคย ซึ่งกระตุ้นความสนใจในจดหมายในหมู่ผู้รับมากขึ้น และแสดงให้เห็นถึงความสนใจของผู้ส่งและความเคารพต่อคู่ค้าทางธุรกิจ การรวมนามสกุลของผู้รับไว้ในสูตรที่อยู่ทำให้ข้อความในเอกสารมีลักษณะสุภาพและเป็นทางการ หากที่อยู่ระบุถึงชื่อและนามสกุล แต่ไม่ได้ระบุนามสกุล แสดงว่าที่อยู่นั้นมีบุคลิกที่ค่อนข้างส่วนตัว การกล่าวถึงโดยใช้ชื่อและนามสกุลสามารถทำได้ในจดหมายเชิญ จดหมายข้อความ จดหมายแสดงความขอบคุณ และอื่นๆ ความแตกต่างเหล่านี้เกิดจากประเพณีของวัฒนธรรมการพูดของรัสเซีย: - เรียนคุณ Petrov! - เรียนคุณ Petrova! - เรียนคุณ Smirnov! - เรียนคุณ Demina! - เรียนคุณกอร์สกี้! - เรียนคุณ Pronina! - นายมาร์ตินอฟ - เรียนคุณมิทรี อิวาโนวิช! - เรียน Ksenia Petrovna! -อิกอร์ คอนสแตนติโนวิช... รูปแบบสุดท้ายของความสุภาพเติมข้อความหลักให้สมบูรณ์ วางทางด้านขวาในแนวตั้งเดียวกัน โดยมีวันที่อยู่ด้านบน และแยกออกจากเนื้อความของตัวอักษรด้วยช่วงสองหรือสามช่วง ในตอนท้ายของสูตรความสุภาพขั้นสุดท้ายตามกฎแล้วจะมีการวางลูกน้ำไว้ แต่ก็ยอมรับได้ว่าไม่มีอยู่ รายละเอียด "ลายเซ็น" (ชื่อตำแหน่งของบุคคลที่ลงนามในเอกสาร ลายเซ็นส่วนตัว และคำอธิบาย) อยู่ใต้สูตรมารยาทขั้นสุดท้ายตาม GOST R 6.30-97 ในจดหมายที่ออกด้วยหัวจดหมายอย่างเป็นทางการ (รวมถึงจดหมายส่วนตัวบางฉบับ) จะไม่รวมชื่อตำแหน่งและลายเซ็น ในการติดต่อทางธุรกิจ มีหลายทางเลือกสำหรับสูตรความสุภาพขั้นสุดท้าย หากจดหมายขึ้นต้นด้วยวลี: ท่านที่รัก ..., ก็ควรจะลงท้ายด้วยประโยคที่ว่า ขอแสดงความนับถือ,... ในจดหมายแสดงความยินดีและขอบคุณ และในจดหมายที่มีลักษณะส่วนตัว จะใช้สูตรภาษาต่อไปนี้: - ขอแสดงความนับถือ); ... - ขอแสดงความนับถือ... - กับ ที่สุดความปรารถนา, ... - ดีที่สุด ความปรารถนาและคำทักทาย ... -ด้วยความนับถืออย่างอบอุ่น ... - ด้วยความยินดีและปรารถนาดีจากใจจริง ... -ด้วยความขอบคุณ. ของคุณ... - กับ คำทักทายที่เป็นมิตร... - ด้วยการทักทายเป็นกันเอง, ... - ความปรารถนาดีของเราต่อนาย (ชื่อ) ในสถานการณ์จริง ผู้ส่งต้องได้รับคำแนะนำไม่เพียงแต่ตามมาตรฐานเท่านั้น แต่ยังต้องปฏิบัติตามกฎเกณฑ์มารยาทที่ดีด้วย ในจดหมายถึงบุคคลที่ไม่คุ้นเคยหรือหุ้นส่วนทางธุรกิจ ควรใช้ถ้อยคำที่เป็นทางการ: - ขอแสดงความนับถือ,... - ด้วยความขอบคุณและเคารพ ... - ด้วยความเคารพอย่างสูง .. จดหมายขอบคุณ ตามกฎแล้ว จดหมายดังกล่าวจะถูกส่งถึงเป็นการส่วนตัว คำแสดงความขอบคุณมีความเหมาะสมทั้งตอนต้นและตอนท้ายของจดหมาย จดหมายแสดงความขอบคุณอาจมีเนื้อหาที่แตกต่างกัน เช่น จดหมายร้องขอ จดหมายยืนยัน จดหมายเชิญ จดหมายตอบรับคำเชิญ จดหมายปะหน้า จดหมายร้องขอ เป็นต้น เมื่อเลือกอย่างใดอย่างหนึ่งหรือ อีกถ้อยคำหนึ่งสำหรับการแสดงความขอบคุณต่อลักษณะของธุรกิจและความสัมพันธ์ส่วนตัวระหว่างผู้ส่งและผู้รับจดหมายควรนำมาพิจารณาด้วย ในตอนต้นของจดหมาย คุณสามารถแสดงความเคารพ ทัศนคติที่ให้ความเคารพต่อผู้รับ การยอมรับในข้อดีของเขา การประเมินเชิงบวกต่อสติปัญญาของพันธมิตรทางธุรกิจ ฯลฯ หรือแสดงความขอบคุณสำหรับการติดต่อที่ได้รับ: -คุณช่างใจดีเหลือเกิน ... - ฉันซาบซึ้งในความมีน้ำใจของคุณมาก ... - รับทราบและชื่นชมการมีส่วนร่วมของคุณเพื่อ... - เราก็ยินดีรับ... - จดหมายนี้ - การแสดงความรู้สึกขอบคุณอย่างสุดซึ้ง (ความชื่นชม) ... - เราขอขอบคุณที่ได้รับคำสั่งซื้อของคุณสำหรับ... - ขอขอบคุณแฟกซ์จาก... - ขอบคุณสำหรับแคตตาล็อกที่เราได้รับ... - ขอขอบคุณจดหมายจาก... - ขอขอบพระคุณอย่างจริงใจ (อย่างลึกซึ้ง) สำหรับ... -ผมขอแสดงความขอบคุณอย่างสุดซึ้งสำหรับ... - ฉัน (จริงใจ) ขอขอบคุณสำหรับ... - ผมขอแสดงความขอบคุณสำหรับการเข้าร่วม... - ให้ฉันขอบคุณสำหรับ... - ฉันขอแสดงความขอบคุณต่อคุณ - เราขอขอบคุณสำหรับ... - เราขอแสดงความขอบคุณในนามของ... - ขอบคุณสำหรับการเข้าร่วม... ในตอนท้ายของจดหมายคุณยังสามารถใช้ถ้อยคำแสดงความขอบคุณ แสดงความหวังสำหรับการตอบกลับอย่างรวดเร็ว สำหรับความร่วมมืออย่างต่อเนื่อง สำหรับโอกาสที่เป็นไปได้สำหรับความสัมพันธ์ทางธุรกิจ ฯลฯ: กับ ฉันยังคงรู้สึกขอบคุณที่คุณสนใจในเรื่องนี้ ... - ขอบคุณล่วงหน้าสำหรับความช่วยเหลือของคุณ ฉันยังคงอยู่ คุณ... - ฉันจะ (เราจะ) รู้สึกขอบคุณมาก (ขอบคุณ) สำหรับการตอบกลับอย่างรวดเร็ว (เร่งด่วน) - เราจะขอบคุณมากถ้า จะคุณตอบโดยเร็วที่สุด - ขอบคุณมากสำหรับความช่วยเหลือ (ใจดี) ของคุณ - ความช่วยเหลือของคุณในกรณีนี้จะได้รับการชื่นชมอย่างมาก - ด้วยคำทักทายจากใจและขอบคุณสำหรับการกระทำของคุณ (ความอดทน) ในเรื่องนี้ - ฉันขอขอบคุณสำหรับความอดทนและความก้าวหน้าอย่างต่อเนื่องของคุณ ความสนใจ. - เรากำลังรอการตอบกลับของคุณ ด้วยความปรารถนาดีและเชื่อมั่นในการพัฒนาความร่วมมือที่เป็นประโยชน์ร่วมกัน... จดหมายแสดงความยินดี จดหมายแสดงความยินดีเป็นหลักฐานแสดงความปรารถนาดีของผู้ส่งที่มีต่อผู้รับ ขอแสดงความยินดีและความปรารถนาส่วนใหญ่มักเป็นส่วนสำคัญของจดหมาย ไปรษณียบัตร โทรเลข แต่ก็สามารถเป็นส่วนหนึ่งของจดหมายที่มีหลายแง่มุมได้เช่นกัน ในกรณีนี้ มักจะใส่คำแสดงความยินดีและความปรารถนาไว้หลังคำปราศรัยและคำทักทาย สำหรับจดหมายที่เขียนและส่งก่อนวันสำคัญสามารถแสดงความยินดีที่ท้ายจดหมายได้ ในจดหมายแสดงความยินดีอย่างเป็นทางการ สูตรที่ใช้บ่อยที่สุดคือ: ให้ฉันแสดงความยินดีกับคุณ ฉันขอแสดงความยินดีกับคุณ โปรดยอมรับความยินดีของฉัน (ของเรา)
หนังสือเชิญประชุม จดหมายเชิญอาจจ่าหน้าถึงบุคคลใดบุคคลหนึ่งหรือหลายคน หรือถึงสถาบันก็ได้ คำเชิญไปยังบุคคลใดบุคคลหนึ่งควรคำนึงถึงสถานะของผู้รับลักษณะของความสัมพันธ์ระหว่างทั้งสองฝ่ายตลอดจนระดับของพิธีการของงาน สำนวนที่พบบ่อยที่สุดในการติดต่อทางธุรกิจคือคำว่า: ให้ฉันเชิญ; ให้ฉันเชิญ. การแสดงออกที่เป็นกลางในรูปแบบเน้นความสนใจของบุคคลที่เชิญชวน การแสดงออกดังกล่าวมีลักษณะของการสนทนาเช่นกัน กล่าวคือ การเชิญฝ่ายเดียวโดยไม่ได้รับความยินยอมจากอีกฝ่าย ในกรณีที่อีกฝ่ายตกลงจะมีการส่งคำเชิญอย่างเป็นทางการ - เรายินดีที่จะพบคุณที่... - เราจะขอบคุณมากสำหรับการเข้าร่วมของคุณ ... -เราจะยินดีเป็นอย่างยิ่งหากคุณสามารถยอมรับคำเชิญของเราได้... ในกรณีที่ผู้ริเริ่มการเชิญเป็นอีกฝ่ายหนึ่ง (เราอยากจะมีส่วนร่วมในของคุณนกฮูก ความปรารถนา)ในจดหมายตอบรับคำเชิญ สำนวนต่อไปนี้มีความเหมาะสม: - เราจะ (ด้วยความยินดี) ที่ได้รับ (พบ) ตัวแทนของคุณ (คณะผู้แทนของคุณ) - เรายินดีที่จะเชิญคุณ... - เราตกลงที่จะรับการมอบหมายของคุณ ... - เรารับตัวแทนของคุณได้ - เราไม่คัดค้านการเข้าร่วมการประชุมของคุณ - ในส่วนของเรา เรา (ด้วยความยินดี) พร้อมที่จะรับ (เชิญ พบปะ) ตัวแทนของคุณ หากฝ่ายที่หนึ่งสนใจข้อตกลงเป็นพิเศษ หลังจากวลีเชิญจริงจะใช้สำนวนต่อไปนี้: - เราหวังว่าคุณจะยอมรับคำเชิญของเรา - เราหวังเป็นอย่างยิ่งว่าจะได้รับความยินยอมจากคุณ - เราหวังว่าคุณจะยอมรับคำเชิญ (ข้อเสนอ) ของเรา จดหมายขอโทษ สูตรแสดงความเสียใจที่เป็นที่ยอมรับโดยทั่วไปมีดังนี้: -น่าเสียดาย,... - เราเสียใจอย่างยิ่ง ... - ฉันเสียใจอย่างยิ่ง ... - เสียใจ... - เราต้องขออภัยเป็นอย่างยิ่ง ... - เราต้องขออภัยเป็นอย่างยิ่ง ... - ฉันเสียใจมากที่... - ฉันเสียใจที่ได้เรียนรู้จากจดหมายของคุณว่า ... - เสียใจ ... การแสดงความเสียใจเกี่ยวกับการทำธุรกรรมที่ล้มเหลว การชำระล่าช้า ความล่าช้าในการส่งมอบสินค้าที่สั่ง ฯลฯ อาจไม่เพียงพอที่จะรักษาความสัมพันธ์ที่ดีระหว่างทั้งสองฝ่ายและความเป็นไปได้ของความร่วมมือที่ประสบความสำเร็จต่อไป ดังนั้น กฎของมารยาททางธุรกิจขอแนะนำให้คุณขออภัยสำหรับ ความไม่สะดวกที่เกิดขึ้น การขอโทษในรูปแบบจดหมายสามารถมาพร้อมกับคำขอได้ (ขออภัยที่ถามท่าน.), ความล้มเหลว (ขออภัย เราไม่สามารถดำเนินการตามคำขอของคุณได้)และอื่น ๆ สูตรคำขอโทษโดยทั่วไปและใช้บ่อยที่สุดมีดังต่อไปนี้: จดหมายปะหน้า จดหมายปะหน้าจะถูกร่างขึ้นเมื่อส่งสินทรัพย์ที่สำคัญใด ๆ ไปยังผู้รับ เอกสารที่ไม่มีส่วนที่อยู่ เอกสารที่ต้องการคำชี้แจงเพิ่มเติม จำเป็นต้องมีจดหมายปะหน้าในกรณีที่เอกสารที่ส่งมีหลายแผ่น จดหมายปะหน้าระบุชื่อของเอกสารที่แนบมาพร้อมและอธิบายวัตถุประสงค์ของการส่ง กำหนดเวลาในการดำเนินการ สาเหตุของความล่าช้า ฯลฯ
- (เรา) แนบ... - เราส่งใบสมัครไปที่ ... - เราส่ง (ถึงคุณ) เงินสดในการจัดส่ง ... - ฉันยื่นเพื่อขออนุมัติ ... - เราส่งต่อ (ถึงคุณ) เพื่อการพิจารณา ... - ตามรายการที่แนบมานี้ ... - เรากำลังส่งตัวอย่างไปให้คุณพร้อมกับจดหมายนี้...
คำขอบคุณพื้นฐานในภาษาอังกฤษและตัวเลือกคำตอบ หากต้องการแสดงความขอบคุณเป็นภาษาอังกฤษ คุณสามารถใช้คำว่า “Thank you” แต่จะทำอย่างไรถ้าคุณไม่เพียงต้องการขอบคุณ แต่ขอบคุณมาก ขอบคุณจากก้นบึ้งของหัวใจ? จะตอบสนองต่อคำพูดขอบคุณอย่างไร? จะขอบคุณสำหรับสิ่งที่เฉพาะเจาะจงได้อย่างไร? อ่านเกี่ยวกับทั้งหมดนี้ด้านล่าง วิธีแสดงความขอบคุณเป็นภาษาอังกฤษในการพูดในชีวิตประจำวันเรามาดูวิธีการขอบคุณเป็นภาษาอังกฤษ ตอบสนองต่อความกตัญญู และขอบคุณสำหรับสิ่งที่เฉพาะเจาะจงกันดีกว่า 1. คำขอบคุณเป็นภาษาอังกฤษในสถานการณ์ทั่วไปในชีวิตประจำวัน วลีต่อไปนี้ใช้เพื่อแสดงความขอบคุณเป็นภาษาอังกฤษ:
ระหว่าง ขอบคุณและ ขอบคุณไม่มีความแตกต่าง ทั้งสองคำว่า "ขอบคุณ" หรือ "ขอบคุณ" ความแตกต่างเพียงอย่างเดียวคือสำหรับสถานการณ์ที่เป็นทางการ ขอบคุณเหมาะสมน้อยกว่า ขอบคุณ.
ตัวเลือกทั้งสามนี้แทบไม่แตกต่างกันเลย คำเหล่านี้คือ "ขอบคุณมาก" รูปแบบต่างๆ กัน และเหมาะสำหรับทั้งสถานการณ์ที่ไม่เป็นทางการและเป็นทางการ ฉันสังเกตว่าในสหรัฐอเมริกาพวกเขามักจะชอบเติมวลี “ฉันซาบซึ้ง” ตามหลังคำพูดแสดงความขอบคุณ ตัวอย่างเช่น:
วลีนี้สามารถพูดโดยมีเหตุผลหรือไม่มีเหตุผลก็ได้ คุณสามารถได้ยินจากเพื่อนที่ได้รับการช่วยยกเปียโนขึ้นไปที่ชั้น 8 และจากคนแปลกหน้าที่ถูกล็อคประตูไว้ในลิฟต์ เป็นเพียงวิธีเพิ่มความกตัญญูเพียงเล็กน้อยเท่านั้น
คำ ไชโยใช้เป็น “ขอบคุณ” ในสถานการณ์ที่ไม่เป็นทางการ เป็นการไม่เหมาะสมในการโต้ตอบทางธุรกิจหรือการสนทนาอย่างเป็นทางการ
คุณ ช่วยชีวิตฉันไว้- นี่ไม่ใช่ความหมายที่แท้จริงว่า "คุณช่วยชีวิตฉันไว้" แต่เป็นอะนาล็อกของ "ขอบคุณที่ช่วยเหลือ!" หรือ "คุณช่วยฉัน!" นั่นคือความกตัญญูสำหรับความช่วยเหลือบางอย่าง ฉันเป็นหนี้คุณอย่างหนึ่งหรือ ฉันเป็นหนี้คุณครั้งใหญ่- เทียบเท่ากับ "ฉันเป็นหนี้ของคุณ!"
“ขอบคุณ มันไม่คุ้มค่า!” นี่คือสิ่งที่พวกเขาพูด เช่น หลังจากได้รับของขวัญ ซึ่งหมายความว่ามันไม่คุ้มที่จะให้สิ่งที่มีค่าขนาดนั้น You should't (have) – เช่น “shouldn’t” เป็นวลีที่ไม่สมบูรณ์ เวอร์ชันเต็มอาจมีเสียงเช่นนี้: คุณไม่ควรทำอย่างนั้น! – คุณไม่ควรทำสิ่งนี้! คุณไม่ควรนำเสนอสิ่งนี้แก่ฉัน! – คุณไม่ควรมอบสิ่งนี้ให้ฉัน!
2. วิธีตอบสนองต่อคำพูดแสดงความขอบคุณวิธีที่ง่ายที่สุดในการตอบสนองต่อความกตัญญูคือวิธีสากลที่ปราศจากข้อผิดพลาด:
คำตอบนี้ใช้ได้กับทุกสถานการณ์! มีรูปแบบอื่น ๆ :
เช่นเดียวกับ “You’re well” คำเหล่านี้ก็ใช้ได้เกือบทุกที่ ฉันจะตั้งชื่อคำตอบที่เป็นไปได้เพิ่มเติมสองสามข้อ:
ตัวเลือกทั้งหมดหมายถึง "ยินดีต้อนรับ" หรือ "ไม่จำเป็นต้องขอบคุณ" ตัวเลือก ไม่มีปัญหาเรียกได้ว่าไม่เป็นทางการเหมาะสมในการสนทนากันเอง 3. วิธีพูดขอบคุณเป็นภาษาอังกฤษสำหรับบางสิ่งที่เฉพาะเจาะจงบ่อยครั้งที่คุณไม่จำเป็นต้องเพียงพูดว่า "ขอบคุณ" แต่ต้องขอบคุณสำหรับบางสิ่งที่เฉพาะเจาะจงด้วย มีสองวิธีหลักในการทำเช่นนี้:
เราเลือกตัวเลือกขึ้นอยู่กับว่าเหตุผลของความกตัญญูสามารถแสดงออกมาเป็นคำนามหรือกริยาได้หรือไม่ นี่คือตัวอย่างทั่วไปที่มีคำนาม:
และตัวอย่างบางส่วนที่มีคำกริยา:
วิธีแสดงความขอบคุณอย่างเป็นทางการเป็นภาษาอังกฤษมีวิธีที่เป็นทางการและสุภาพสองสามวิธีในการกล่าวขอบคุณเป็นภาษาอังกฤษ ในคำพูด จะใช้ในงานเฉลิมฉลอง งานราชการ พิธีต่างๆ แต่โดยส่วนใหญ่แล้ว การขอบคุณอย่างเป็นทางการเป็นสิ่งจำเป็นสำหรับสุนทรพจน์ที่เป็นลายลักษณ์อักษร โดยเฉพาะอย่างยิ่งสำหรับ ในหลายกรณี การใช้คำว่า "ขอบคุณ + เหตุผล" ตามปกติจะใช้ได้ ตัวอย่างเช่น นี่คือวลีแสดงความขอบคุณโดยทั่วไปจากการติดต่อทางธุรกิจ:
แต่มีวิธีอื่นในการแสดงความขอบคุณ ทั้งหมดล้วนเป็นความคิดโบราณ เป็นเทมเพลตสำหรับโอกาสต่างๆ
เพื่อน! ตอนนี้ฉันไม่ได้สอนพิเศษ แต่ถ้าคุณต้องการครู ฉันขอแนะนำเว็บไซต์ที่ยอดเยี่ยมนี้ - มีครูสอนภาษาเจ้าของภาษา (และไม่ใช่เจ้าของภาษา) อยู่ที่นั่น สำหรับทุกโอกาสและทุกกระเป๋า :) ฉันเรียนบทเรียนมากกว่า 50 บทเรียน กับครูที่ฉันพบที่นั่น ! คุณเขียนจดหมายธุรกิจเป็นภาษาอังกฤษทุกวันหรือไม่? หรือคุณเพียงแค่เรียนรู้พื้นฐานของการติดต่อสื่อสารอย่างเป็นทางการในหลักสูตรภาษาอังกฤษธุรกิจ? วลีและสำนวนที่เป็นประโยชน์ที่เราคัดสรรมาจะสอนวิธีเขียนจดหมายธุรกิจที่ถูกต้องเป็นภาษาอังกฤษ และช่วยกระจายคำพูดของคุณ ต้องขอบคุณมารยาททางธุรกิจ จึงเป็นที่ทราบกันดีว่าลูกค้าควรได้รับการทักทายที่ตอนต้นของจดหมายและลาก่อนในตอนท้าย ปัญหาเริ่มต้นขึ้นเมื่อเขียนเนื้อความของจดหมายหรือไม่? ตัวอย่างเช่น คุณจะบอกลูกค้าได้อย่างไรว่าสินค้าเกิดความล่าช้า หรือคุณจะบอกเป็นนัยว่ายินดีรับเงินสำหรับการให้บริการได้อย่างไร ทั้งหมดนี้สามารถอธิบายได้อย่างเชี่ยวชาญหากคุณใช้ "ช่องว่าง" ที่เหมาะสมสำหรับสถานการณ์ต่างๆ ด้วย "ช่องว่าง" การเขียนจดหมายจะเป็นเรื่องง่ายและสนุกสนาน การเริ่มจดหมายหรือวิธีเริ่มจดหมายเป็นภาษาอังกฤษในตอนต้นของจดหมายธุรกิจทุกฉบับ ทันทีหลังคำทักทาย คุณต้องอธิบายว่าเหตุใดคุณจึงเขียนทั้งหมดนี้ บางทีคุณอาจต้องการชี้แจงบางสิ่งบางอย่าง รับข้อมูลเพิ่มเติม หรือตัวอย่างเช่น เสนอบริการของคุณ วลีต่อไปนี้จะช่วยทุกอย่าง:
เพื่อยืนยัน... - ยืนยัน... การสร้างผู้ติดต่อหรือวิธีบอกคู่สนทนาของคุณว่าคุณรู้จักเขาได้อย่างไรบางครั้งคุณควรเตือนคู่ค้าทางธุรกิจของคุณว่าคุณพบกันครั้งสุดท้ายหรือหารือเกี่ยวกับความร่วมมือครั้งล่าสุดเมื่อใดและอย่างไร บางทีคุณอาจเขียนจดหมายธุรกิจเกี่ยวกับหัวข้อนี้แล้วเมื่อสองสามเดือนก่อน หรือบางทีคุณอาจพบกันที่การประชุมเมื่อสัปดาห์ที่แล้วและเริ่มเจรจาในตอนนั้น
การแสดงคำขอหรือวิธีถามคู่สนทนาของคุณเป็นภาษาอังกฤษอย่างมีไหวพริบในจดหมายธุรกิจ บางครั้งคุณต้องขออะไรบางอย่างจากคู่ค้าของคุณ บางครั้งคุณต้องการความล่าช้า และบางครั้งคุณก็ต้องการตัวอย่างวัสดุเพิ่มเติม เพื่ออธิบายทั้งหมดนี้ ภาษาอังกฤษธุรกิจจึงมีวลีที่กำหนดไว้แล้ว
การบ่นเป็นภาษาอังกฤษหรือวิธีทำให้ชัดเจนว่าคุณไม่มีความสุขน่าเสียดายที่บ่อยครั้งที่เราไม่ชอบบางสิ่งบางอย่าง แต่เมื่อเขียนจดหมายธุรกิจ เราไม่สามารถควบคุมความรู้สึกของเราได้อย่างอิสระและทดสอบโดยตรงว่าเราคิดอย่างไรเกี่ยวกับบริษัทและบริการของบริษัท มีความจำเป็นต้องใช้ภาษาอังกฤษเพื่อธุรกิจและแสดงความไม่พอใจอย่างระมัดระวัง วิธีนี้ทำให้เราสามารถรักษาพันธมิตรทางธุรกิจของเราไว้และระบายความในใจออกไปได้ วลีโต้ตอบทางธุรกิจมาตรฐานที่จะช่วยในเรื่องนี้:
วิธีแจ้งข่าวร้ายหรือข่าวดีในจดหมายธุรกิจเป็นภาษาอังกฤษในการติดต่อทางธุรกิจ บ่อยครั้งเราต้องทำให้ลูกค้าไม่พอใจ การทำสิ่งนี้อย่างสง่างามนั้นคุ้มค่าที่จะได้ไม่ทำให้คู่ของคุณโกรธมากยิ่งขึ้น ข่าวร้าย
ข่าวดีโชคดีที่บางครั้งทุกอย่างเป็นไปด้วยดีและเราสามารถทำให้ลูกค้าของเราพอใจด้วยข่าวดี
การขอโทษหรือวิธีที่จะไม่ทำให้ลูกค้าโกรธมากยิ่งขึ้นแน่นอนว่าในธุรกิจมักจะมีปัญหา และคุณเองที่ต้องขอโทษพวกเขา เป็นมิตร วางตัวเองในตำแหน่งคู่สนทนาของคุณ จำไว้ว่าการขอโทษหลายครั้งดีกว่าการสูญเสียลูกค้าคนสำคัญไป
เงินหรือวิธีแสดงให้คู่ของคุณเห็นว่าถึงเวลาจ่ายเงินแล้วบางครั้งคุณต้องการเขียนข้อความธรรมดาว่าถึงเวลาชำระเงินแล้ว แต่คุณไม่สามารถทำเช่นนี้ได้ในการติดต่อทางธุรกิจ แต่เราต้องใช้โครงสร้างที่นุ่มนวลกว่า ซึ่งเบื้องหลังยังคงมีคำถามที่ยากเหมือนเดิม
ความสุภาพในการโต้ตอบหรือวิธีบอกใบ้ในการประชุมครั้งใหม่คุณไม่ควรบอกลาคู่ค้าทางธุรกิจโดยสิ้นเชิง แม้หลังจากสิ้นสุดโครงการ คุณควรบันทึกความสัมพันธ์ไว้สำหรับคำสั่งซื้อในอนาคตจะดีกว่า จับคุณในภายหลังในตอนท้ายของจดหมายธุรกิจเป็นภาษาอังกฤษ มักจะเหมาะสมที่จะเตือนคู่ของคุณระหว่างบรรทัดเมื่อคุณคาดหวังข้อมูลจากเขาครั้งต่อไป
พบกันใหม่หลังจากสั่งซื้อสำเร็จ คุณควรเขียนจดหมายสั้น ๆ เป็นภาษาอังกฤษให้ลูกค้า เพื่อแจ้งให้ทราบว่าคุณไม่ได้ต่อต้านโครงการใหม่กับเขา
แน่นอนว่าภาษาอังกฤษธุรกิจไม่ใช่เรื่องง่ายเสมอไป โชคดีที่การเลือกวลีทางธุรกิจของเราน่าจะช่วยให้งานของคุณง่ายขึ้นมาก ตอนนี้คุณจะใช้เวลาน้อยลงมากในการเขียนจดหมาย ดังนั้นเลือกวลีที่เหมาะสม เพิ่มข้อมูลของคุณ และเอาใจเจ้านายของคุณด้วยจดหมายธุรกิจที่สวยงามเป็นภาษาอังกฤษ อ่านด้วย
|