วนีดาดเป็นทางการ สถาบันวิจัยเอกสารและเอกสารสำคัญแห่งรัสเซียทั้งหมด

ข้อมูลทั่วไปเกี่ยวกับบริษัท

ข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับบริษัท

บริการอ้างอิงและข้อมูลเกี่ยวกับปัญหาการสนับสนุนเอกสาร การพัฒนาโครงการเพื่อปรับปรุงระบบเอกสารการจัดการ การจัดทำกฎเกณฑ์และ สื่อการสอนในการจัดสนับสนุนเอกสารเพื่อการจัดการและจัดเก็บเอกสารในสถาบันองค์กรและสถานประกอบการ รูปแบบต่างๆความเป็นเจ้าของและการจัดการ การให้คำปรึกษาในประเด็นการรับรองความปลอดภัยของเอกสารการเลือกวิธีการทางเทคนิคของเอกสารและการจัดเก็บเอกสารสำคัญ การฝึกอบรมขั้นสูงในด้านการจัดการเอกสารและการเก็บถาวร

ข้อมูลรายละเอียดเกี่ยวกับบริษัท

บัณฑิตวิทยาลัย บริการสนับสนุนธุรกิจ เอกสารเอกสารและเอกสารประกอบ ที่ปรึกษาด้านระบบประมวลผลข้อมูลทางธุรกิจ การผลิต เชิงพาณิชย์ และข้อมูลธุรกิจ หลักสูตรการฝึกอบรมขึ้นใหม่และการฝึกอบรมบุคลากรขั้นสูง การจัดนิทรรศการ การประชุม สัมมนา แอพพลิเคชั่นซอฟต์แวร์ แพ็คเกจซอฟต์แวร์สำหรับธุรกิจ การเงิน สำนักงาน และนักพัฒนามืออาชีพ ซอฟต์แวร์สำหรับเทคโนโลยีการจัดเก็บข้อมูล การจัดการเอกสารสำคัญ การจัดการห้องสมุดและเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ (EDMS) ระบบจัดการฐานข้อมูล (DBMS) การจัดการศูนย์ข้อมูล บริการอ้างอิง การฝึกอบรมวิชาชีพ เทคนิค งานอดิเรก และการฝึกอบรมเฉพาะทางระยะสั้นและหลักสูตรการฝึกอบรมขั้นสูงอื่นๆ มหาวิทยาลัย, บัณฑิตวิทยาลัย, มหาวิทยาลัยเทคนิคและสถาบันการศึกษาระดับสูง (สถาบัน) บริการสำหรับจัดการประชุมและการประชุม สำหรับเอกสารทางเทคนิค การจัดเก็บและการเรียกค้นข้อมูล สำหรับเอกสารการฝึกอบรม การจัดเก็บและการทำลายเอกสาร การบำรุงรักษา การจัดการบริหารคลังเอกสาร

หัวข้อบริษัท

แนวทางการประยุกต์ใช้ GOST R 7.0.97-2016 “ระบบมาตรฐานสำหรับข้อมูล ห้องสมุด และการเผยแพร่ เอกสารขององค์กรและการบริหาร ข้อกำหนดในการเตรียมเอกสาร” / Rosarkhiv, VNIIDAD ม., 2018.

คำแนะนำด้านระเบียบวิธีสำหรับการพัฒนาโดยหน่วยงานรัฐบาลกลางเกี่ยวกับการตั้งชื่อคดีโดยประมาณสำหรับหน่วยงานในอาณาเขตและองค์กรรอง / Rosarkhiv, VNIIDAD ม., 2018.

คำแนะนำด้านระเบียบวิธีสำหรับการทำงานกับเอกสารเกี่ยวกับบุคลากรในหอจดหมายเหตุของรัฐและเทศบาล หอจดหมายเหตุขององค์กร / Rosarkhiv, VNIIDAD ม., 2018.

เตรียมไว้ สถาบันประวัติศาสตร์และจดหมายเหตุมหาวิทยาลัยมนุษยธรรมแห่งรัฐรัสเซียซึ่งเป็นส่วนหนึ่งของการดำเนินการตามโครงการเป้าหมายของรัฐบาลกลาง“ วัฒนธรรมแห่งรัสเซีย (2555-2561) กำลังเตรียมชุดข้อมูลอ้างอิงระเบียบวิธีและ เครื่องช่วยในทางปฏิบัติถึง "กฎสำหรับการจัดเก็บการได้มาการบัญชีและการใช้เอกสารของกองทุนจดหมายเหตุ สหพันธรัฐรัสเซียและเอกสารสำคัญอื่น ๆ ในหอจดหมายเหตุของรัฐและเทศบาล พิพิธภัณฑ์และห้องสมุด องค์กรของ Russian Academy of Sciences" (สัญญาของรัฐหมายเลข 079 ลงวันที่ 24 กุมภาพันธ์ 2014)

งานนี้ได้รับการตรวจสอบในสภาวิทยาศาสตร์และระเบียบวิธีของสถาบันจดหมายเหตุของเขตรัฐบาลกลางและหอจดหมายเหตุของรัฐบาลกลาง และได้รับการแนะนำให้ใช้ในกิจกรรมภาคปฏิบัติของสถาบันจดหมายเหตุ

ประการแรก คู่มือนี้มีไว้สำหรับผู้เก็บเอกสารที่ไม่มีการศึกษาพิเศษหรือมีประสบการณ์ทำงานในสถาบันเก็บเอกสาร

• โรซาร์คิฟ, วนิดาด. 2014

  โรซาร์คิฟ, วนิดาด. 2014

  . (ผู้รับเหมา - ADAPT LLC);

  . (นักแสดง - รัฐรัสเซีย มหาวิทยาลัยมนุษยศาสตร์(อาร์จีจียู);

  . (ผู้ดำเนินการ - สถาบันวิจัยเอกสารและเอกสารสำคัญแห่งรัสเซียทั้งหมด (VNIIDAD);

  . (ผู้ดำเนินการ - สถาบันวิจัยเอกสารและเอกสารสำคัญแห่งรัสเซียทั้งหมด (VNIIDAD);

  . (ผู้ดำเนินการ - สถาบันวิจัยเอกสารและเอกสารสำคัญแห่งรัสเซียทั้งหมด (VNIIDAD);

  (ผู้ดำเนินการ - สถาบันวิจัยเอกสารและเอกสารสำคัญแห่งรัสเซียทั้งหมด (VNIIDAD)

  การทบทวนเชิงวิเคราะห์ "สถานะและการพัฒนาวิทยาศาสตร์จดหมายเหตุในประเทศ CIS ปี 2542-2553" โรซาร์คิฟ, วนิดาด. 2555

  การทบทวนเชิงวิเคราะห์ "การวิเคราะห์เปรียบเทียบเทคโนโลยีแอนะล็อกและดิจิทัลสำหรับการพัฒนาและการประยุกต์ใช้โซลูชันทางเทคโนโลยีที่ช่วยให้มั่นใจในการฟื้นฟูข้อความที่ซีดจางของเอกสารสำคัญ" โรซาร์คิฟ, วนิดาด. 2555

  โรซาร์คิฟ, วนิดาด. 2555

  คำแนะนำด้านระเบียบวิธีเกี่ยวกับการจัดระเบียบงานและอุปกรณ์เทคโนโลยีของที่เก็บเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ โรซาร์คิฟ, วนิดาด. 2555

  คำแนะนำด้านระเบียบวิธีสำหรับการคัดลอกเอกสารสำคัญทางอิเล็กทรอนิกส์และการจัดการอาร์เรย์ข้อมูลที่เป็นผล โรซาร์คิฟ, วนิดาด. 2555

แนะนำการเปลี่ยนแปลงปิดรายงาน.

สถาบันวิจัยเอกสารและเอกสารสำคัญ All-Russian ก่อตั้งขึ้นในปี 2509 ตามคำสั่งของรัฐบาลสหภาพโซเวียต สถาบันฯ ดำเนินงานวิจัยด้านเอกสารสำคัญและการจัดการเอกสาร จากผลที่ได้รับ เจ้าหน้าที่สถาบันวิจัยได้เตรียมความพร้อม แนวทางและข้อเสนอแนะเกี่ยวกับการจัดระเบียบหอจดหมายเหตุและการเก็บบันทึกสำหรับสถาบันโปรไฟล์ต่างๆ หลังจากการเลิกรา สหภาพโซเวียตหน้าที่หลักของกิจกรรมการเก็บถาวรถูกโอนไปยัง Federal Archive ซึ่งรวมถึง VNIIDAD สถาบันนี้รวมอยู่ในระบบของหน่วยงานจดหมายเหตุกลางของประเทศในฐานะองค์กรอิสระ หน้าที่ของมันรวมถึงการพัฒนาระเบียบวิธีและ ประเด็นทางทฤษฎีการจัดการและจัดเก็บเอกสารรวมถึงการจัดเตรียมเอกสารให้กับองค์กร สถาบันประกอบด้วยหน่วยวิทยาศาสตร์และการวิจัยหลายแห่งที่จัดเครื่องมืออ้างอิงและบันทึกเอกสารสำคัญอย่างเข้มงวด สถาบันวิจัยมีภาคส่วนการได้มาและการตรวจสอบเอกสาร และแผนกการจัดการเอกสารและการกำหนดมาตรฐาน หน่วยพิเศษพัฒนาประเด็นการรับรองความปลอดภัยของเอกสาร พนักงานของสถาบันวิจัยได้พัฒนากฎระเบียบ ข้อบังคับ และวิธีการที่ชัดเจนในการทำงานหอจดหมายเหตุภายใต้เขตอำนาจของรัฐและ แต่ละองค์กร. กิจกรรมที่สำคัญอย่างหนึ่งของสถาบันคือการแก้ไขปัญหาที่เกี่ยวข้องโดยตรงกับการจำแนกประเภทของข้อมูลเอกสารสำคัญและสื่อสิ่งพิมพ์

วี.เอฟ. Yankovaya, K.I. น.รอง ผู้อำนวยการ VNIIDAD

สถาบันวิจัยเอกสารและจดหมายเหตุแห่งรัสเซียทั้งหมด (VNIIDAD) ปีที่ผ่านมาได้ทำงานที่เกี่ยวข้องกับการศึกษาเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ซ้ำแล้วซ้ำอีกการพัฒนารากฐานเชิงบรรทัดฐานและระเบียบวิธีสำหรับการจัดระเบียบงานกับเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ในงานสำนักงานและการจัดเก็บเอกสารสำคัญ

ย้อนกลับไปในปี 2548 คู่มือทางวิทยาศาสตร์และระเบียบวิธีของ M. V. Larin และ O. V. Ryskova ได้รับการตีพิมพ์ "เอกสารอิเล็กทรอนิกส์ในการจัดการ" ซึ่งตรวจสอบลักษณะของเอกสารอิเล็กทรอนิกส์สรุปประสบการณ์ของกฎระเบียบในการทำงานกับเอกสารอิเล็กทรอนิกส์และประสบการณ์การใช้อัตโนมัติ การจัดการเอกสารระบบ

งานวิจัยที่สำคัญที่สุดที่ดำเนินการโดยสถาบันในช่วงก่อนหน้านี้คือการพัฒนารากฐานเชิงบรรทัดฐานระเบียบวิธีและเทคโนโลยีสำหรับการสร้างการจัดเก็บและการใช้แหล่งข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์ที่เก็บถาวร - หัวข้อที่ดำเนินการภายใต้โครงการเป้าหมายของรัฐบาลกลาง "อิเล็กทรอนิกส์รัสเซีย ” ในปี 2550–2551 เป้าหมายของงานคือการสร้างกฎระเบียบและซอฟต์แวร์มาตรฐานสำหรับระบบต้นแบบสำหรับจัดการคลังข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์ของหน่วยงานสาธารณะ นอกเหนือจากงานนี้สถาบันในปี 2550-2551 มาตรฐานแห่งชาติจัดทำขึ้นตามมาตรฐาน ISO:

GOST R ISO 15489-1-2007 “ระบบมาตรฐานสารสนเทศ ห้องสมุด และการเผยแพร่ การจัดการเอกสาร. ข้อกำหนดทั่วไป";
GOST R ISO 23081-1-2008 “ระบบมาตรฐานสารสนเทศ ห้องสมุด และการเผยแพร่ การจัดการเอกสาร. กระบวนการจัดการเอกสาร ข้อมูลเมตาสำหรับเอกสาร”
ในความเป็นจริง มาตรฐานครอบคลุมการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์และมีข้อกำหนดสำหรับระบบการจัดการเอกสาร กระบวนการจัดการ เอกสารอิเล็กทรอนิกส์ และข้อมูลเมตา
ในปี 2552 ตามคำสั่งของรัฐบาลสหพันธรัฐรัสเซียลงวันที่ 15 มิถุนายน 2552 ฉบับที่ 477 กฎการทำงานในสำนักงานในหน่วยงานบริหารของรัฐบาลกลางได้รับการอนุมัติในการจัดทำร่างที่ VNIIDAD เกี่ยวข้องโดยตรง
กฎได้รับการพัฒนาตาม กฎหมายของรัฐบาลกลางลงวันที่ 27 กรกฎาคม 2549 “เกี่ยวกับข้อมูลเทคโนโลยีสารสนเทศและการปกป้องข้อมูล” (มาตรา 11) และกลายเป็นเอกสารกำกับดูแลฉบับแรกที่กำหนดหลักการพื้นฐานสำหรับการจัดการงานด้วยเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ในงานสำนักงานของหน่วยงานภาครัฐ (หมวดที่ 6 “คุณสมบัติของ ทำงานกับเอกสารอิเล็กทรอนิกส์")
ปัจจุบันกฎเป็นเพียงเอกสารกำกับดูแลเดียวที่จัดทำขึ้น ข้อกำหนดทั่วไปเพื่อจัดระเบียบการทำงานด้วยเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ในงานสำนักงานของหน่วยงานบริหารของรัฐบาลกลาง เมื่อพัฒนาหมวดที่ 6 ของกฎหลักระเบียบวิธีที่สำคัญได้รับการกำหนดและนำไปใช้ตามที่การจัดระเบียบการทำงานกับเอกสารบนกระดาษและเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ทั้งในงานในสำนักงานและในเอกสารสำคัญนั้นขึ้นอยู่กับวิธีการเดียว แต่แตกต่างกัน เทคโนโลยี
บทบัญญัติที่สำคัญที่สุดของกฎซึ่งมีลักษณะเป็นระเบียบวิธีรวมถึงบทบัญญัติต่อไปนี้:
- เอกสารอิเล็กทรอนิกส์ถูกสร้าง ประมวลผล และเก็บไว้ในระบบการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ของหน่วยงานบริหารของรัฐบาลกลาง
- ลายเซ็นดิจิทัลอิเล็กทรอนิกส์ใช้ในการลงนามในเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ของฝ่ายบริหารของรัฐบาลกลาง ได้รับการรับรองตามขั้นตอนที่กำหนด
- เพื่อบันทึกและค้นหาเอกสารในระบบการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ของหน่วยงานบริหารของรัฐบาลกลางจะใช้ข้อมูลบังคับเกี่ยวกับเอกสาร (รายการข้อมูลบังคับเกี่ยวกับเอกสารที่รวมอยู่ใน EDMS จะได้รับในภาคผนวกของกฎ) และข้อมูลเพิ่มเติม เกี่ยวกับเอกสารสามารถใช้ได้
- เมื่อส่งเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ที่ได้รับเพื่อการพิจารณาของหัวหน้าฝ่ายบริหารของรัฐบาลกลาง การส่งเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ไปยังหน่วยโครงสร้างและผู้บริหารที่รับผิดชอบของฝ่ายบริหารของรัฐบาลกลาง การส่งเอกสารอิเล็กทรอนิกส์และการจัดเก็บเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ ข้อมูลการลงทะเบียนของพวกเขาจะถูกถ่ายโอน (จัดเก็บ) พร้อมกับ เอกสารอิเล็กทรอนิกส์
- การรับและส่งเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ดำเนินการโดยบริการการจัดการสำนักงานของหน่วยงานบริหารของรัฐบาลกลาง
- เอกสารอิเล็กทรอนิกส์ที่ดำเนินการจะถูกจัดระบบเป็นกรณีต่างๆ ตามระบบการตั้งชื่อกรณีของหน่วยงานบริหารของรัฐบาลกลาง เมื่อรวบรวมรายชื่อคดีจะระบุว่าคดีดังกล่าวดำเนินการในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์ (ระยะเวลาการจัดเก็บเอกสารอิเล็กทรอนิกส์สอดคล้องกับระยะเวลาที่กำหนดไว้สำหรับเอกสารที่คล้ายกันบนกระดาษ)
ตั้งแต่ปี 2552 ถึงปัจจุบัน สถาบันภายใต้กรอบของโครงการเป้าหมายของรัฐบาลกลาง "วัฒนธรรมแห่งรัสเซีย" ดำเนินงานเป็นประจำทุกปีเพื่อติดตามการไหลของเอกสารในหน่วยงานบริหารของรัฐบาลกลาง ในส่วนหนึ่งของงานนี้ ข้อมูลจะถูกรวบรวมและวิเคราะห์เกี่ยวกับพลวัตของปริมาณการไหลของเอกสารในหน่วยงานของรัฐ และวิเคราะห์การเปลี่ยนแปลงในพารามิเตอร์เชิงคุณภาพของการไหลของเอกสาร: องค์ประกอบของเอกสาร (บนกระดาษและเอกสารอิเล็กทรอนิกส์) การใช้อุปกรณ์อิเล็กทรอนิกส์ มีการระบุและศึกษาปัญหาการเปลี่ยนไปใช้การไหลของเอกสารไร้กระดาษระหว่างแผนก ปฏิสัมพันธ์ทางอิเล็กทรอนิกส์ตลอดจนปัญหาที่เกี่ยวข้องกับการใช้ระบบการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์
โดยเฉพาะอย่างยิ่ง ข้อมูลที่ได้รับในปี 2013 (สำหรับปี 2012) แสดงให้เห็นว่าเป็นครั้งแรกในช่วงระยะเวลาการสังเกตทั้งหมด มีการลดจำนวนเอกสารบนกระดาษ ซึ่งส่วนใหญ่ได้รับจากการมีปฏิสัมพันธ์ของหน่วยงานบริหารของรัฐบาลกลางกับหน่วยงานระดับสูง (ประธานาธิบดี การบริหารงานของสหพันธรัฐรัสเซีย เครื่องมือของรัฐบาลสหพันธรัฐรัสเซีย) และปฏิสัมพันธ์ของสำนักงานกลางของหน่วยงานบริหารของรัฐบาลกลางกับการแบ่งเขตดินแดนในหน่วยงานที่เป็นส่วนประกอบของสหพันธรัฐรัสเซีย ในเวลาเดียวกันปริมาณเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ที่ส่งผ่านระบบ MEDO เพิ่มขึ้นอย่างมีนัยสำคัญในการโต้ตอบระหว่างหน่วยงานของรัฐบาลกลางกับหน่วยงานรองในหน่วยงานที่เป็นส่วนประกอบของสหพันธรัฐรัสเซียและในการจัดกิจกรรมภายใน จากหน่วยงานบริหารของรัฐบาลกลาง 63 แห่งที่ใช้ข้อมูลในการศึกษานี้ มี 17 แห่งที่เปลี่ยนมาใช้การรับส่งเอกสารแบบไร้กระดาษโดยสิ้นเชิงในกิจกรรมภายในของตน ดังนั้นจึงกำจัดการติดต่อภายในในรูปแบบของเอกสารกระดาษ ดังนั้นเอกสารอิเล็กทรอนิกส์จึงกลายเป็นปัจจัยสำคัญที่ส่งผลต่อการลดปริมาณเอกสารที่เป็นกระดาษ
พจนานุกรมคำศัพท์ “การจัดการเอกสาร” ที่สถาบันจัดทำขึ้นมีความสำคัญสำหรับสถาบันและผู้เชี่ยวชาญทุกคนในด้านการจัดการและจัดเก็บบันทึกข้อมูล และร่าง GOST R 7…. “ระบบมาตรฐานสารสนเทศ บรรณารักษ์ และสิ่งพิมพ์” การเก็บบันทึกและการเก็บถาวร ข้อกำหนดและคำจำกัดความ” ซึ่งได้รับการอนุมัติจาก Rosstandart เอกสารทั้งสองมีคำศัพท์เฉพาะด้านการจัดการเอกสาร รวมถึงคำศัพท์ที่สะท้อนถึงกระบวนการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ เหล่านี้เป็นคำเช่น เอกสารอิเล็กทรอนิกส์ เมตาดาต้า การแปลง การโยกย้าย รูปแบบไฟล์ การจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ฯลฯ ต่างจากมาตรฐานซึ่งรวมเฉพาะคำศัพท์พื้นฐานของสาขาวิชานั้น พจนานุกรมประกอบด้วยเนื้อหาหลักของคำศัพท์ที่ผู้เชี่ยวชาญใช้เป็นประจำ
ในปี 2550 ตามคำสั่งของกระทรวงวัฒนธรรมของรัสเซียลงวันที่ 18 มกราคม 2550 ฉบับที่ 19 กฎสำหรับการจัดระเบียบการจัดเก็บการได้มาการบันทึกและการใช้เอกสารของกองทุนเก็บถาวรของสหพันธรัฐรัสเซียและเอกสารเก็บถาวรอื่น ๆ ในรัฐและ หอจดหมายเหตุเทศบาล พิพิธภัณฑ์ และห้องสมุด องค์กรต่างๆ ได้รับการอนุมัติ สถาบันการศึกษารัสเซียวิทยาศาสตร์ซึ่งได้กลายเป็นพื้นฐานเชิงบรรทัดฐานสำหรับกิจกรรมของหอจดหมายเหตุของรัฐและเทศบาล
หอจดหมายเหตุขององค์กรยังไม่มีเอกสารกำกับดูแลที่กำหนดขั้นตอนการจัดเก็บเอกสารและขั้นตอนการถ่ายโอนเอกสารเพื่อการจัดเก็บถาวรไปยังหอจดหมายเหตุของรัฐและเทศบาล ด้วยเหตุนี้ในปี 2553-2555 VNIIDAD ได้จัดทำร่างกฎสำหรับการจัดระเบียบการจัดเก็บ การได้มา การบันทึก และการใช้เอกสารจาก Archive Fund ของสหพันธรัฐรัสเซีย และเอกสารสำคัญอื่น ๆ ในหน่วยงานราชการ หน่วยงาน รัฐบาลท้องถิ่นและองค์กรต่างๆ ในปี 2013 ร่างของเอกสารนี้ได้รับการสรุปโดยคำนึงถึงความคิดเห็นของสถาบันจดหมายเหตุของสหพันธรัฐรัสเซีย สันนิษฐานว่าหลังจากสรุปโครงการแล้วให้คำนึงถึงสิ่งที่เตรียมไว้ในปี 2555-2556 ด้วย คำแนะนำสำหรับการจัดจัดเก็บเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ในเอกสารสำคัญขององค์กรซึ่งจะกล่าวถึงด้านล่าง กฎเหล่านี้จะถูกส่งเพื่อขออนุมัติจากกระทรวงวัฒนธรรมของรัสเซีย

ผลงานของ VNIIDAD ในปี 2545-2556 เป็นร่างเอกสาร 2 ฉบับ คือ
คำแนะนำในการรวบรวมบันทึกและจัดระเบียบการจัดเก็บเอกสารเก็บถาวรอิเล็กทรอนิกส์ในคลังขององค์กร
คำแนะนำในการรวบรวมบันทึกและจัดระเบียบการจัดเก็บเอกสารเก็บถาวรอิเล็กทรอนิกส์ในคลังของรัฐและเทศบาล
วัตถุประสงค์ของการพัฒนาข้อเสนอแนะคือการสร้างพื้นฐานระเบียบวิธีและระเบียบวิธีแบบครบวงจรสำหรับการจัดระเบียบงานกับเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ที่เก็บถาวรในเอกสารสำคัญของหน่วยงานของรัฐรัฐบาลท้องถิ่นองค์กรของรัฐและที่ไม่ใช่ของรัฐตลอดจนในเอกสารสำคัญของรัฐและเทศบาลรวมถึงองค์กร การจัดเก็บการได้มาและการบัญชีของเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ตามข้อกำหนดของกฎหมายรัสเซียในด้านการเก็บข้อมูลโดยคำนึงถึงแนวโน้มในการพัฒนาเทคโนโลยีสารสนเทศในบริบทของการเปลี่ยนไปสู่การโต้ตอบทางอิเล็กทรอนิกส์ระหว่างแผนก
คำแนะนำนี้ใช้กับการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ที่สร้างขึ้นประมวลผลและเก็บไว้ในระบบข้อมูลขององค์กรอยู่ภายใต้การจัดเก็บในที่เก็บถาวรขององค์กรในลักษณะและภายในระยะเวลาที่กำหนดสำหรับเอกสารที่คล้ายกันบนกระดาษตลอดจนหัวข้อเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ เพื่อโอนไปจัดเก็บให้กับหน่วยงานราชการ (เทศบาล) หอจดหมายเหตุ
คำแนะนำดังกล่าวได้รับการพัฒนาโดยคำนึงถึงบทบัญญัติของกฎหมายของรัฐบาลกลางเมื่อวันที่ 22 ตุลาคม 2547 ฉบับที่ 125-FZ "ว่าด้วยกิจการจดหมายเหตุในสหพันธรัฐรัสเซีย" กฎสำหรับงานสำนักงานในหน่วยงานบริหารของรัฐบาลกลางซึ่งได้รับอนุมัติโดยพระราชกฤษฎีกาของรัฐบาล สหพันธรัฐรัสเซียเมื่อวันที่ 15 มิถุนายน 2552 ฉบับที่ 477 และข้อบังคับอื่น ๆ การดำเนินการทางกฎหมายในด้านข้อมูลเอกสารเอกสารสำคัญ
เมื่อพัฒนาข้อเสนอแนะจะต้องคำนึงถึงบทบัญญัติของมาตรฐานแห่งชาติของสหพันธรัฐรัสเซียและมาตรฐานขององค์การระหว่างประเทศเพื่อการมาตรฐาน (ISO):
GOST R ISO 15489-1-2007 ระบบมาตรฐานสารสนเทศ บรรณารักษ์ และสิ่งพิมพ์ การจัดการเอกสาร. ข้อกำหนดทั่วไป
GOST R ISO 23081-1-2008 ระบบมาตรฐานสารสนเทศ บรรณารักษ์ และสิ่งพิมพ์ การจัดการเอกสาร. กระบวนการจัดการเอกสาร ข้อมูลเมตาสำหรับเอกสาร
GOST R 53898-2010 ระบบการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ ปฏิสัมพันธ์ของระบบการจัดการเอกสาร ข้อกำหนดสำหรับข้อความอิเล็กทรอนิกส์
GOST R 54471-2011/ISO/TR 15801:2009 ระบบการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ การจัดการเอกสาร. ข้อมูลที่จัดเก็บในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์ คำแนะนำเพื่อให้มั่นใจถึงความถูกต้องและความน่าเชื่อถือ
GOST R 54989-2012/ISO/TR 18492:2005 สร้างความมั่นใจในความปลอดภัยในระยะยาวของเอกสารอิเล็กทรอนิกส์
ISO 19005-1:2005. การจัดการเอกสาร. รูปแบบไฟล์เอกสารอิเล็กทรอนิกส์เพื่อการเก็บรักษาในระยะยาว ส่วนที่ 1: การใช้ PDF 1.4 (PDF/A-1) (การจัดการเอกสาร - รูปแบบไฟล์เอกสารอิเล็กทรอนิกส์เพื่อการเก็บรักษาในระยะยาว – ส่วนที่ 1: การใช้ PDF 1.4 (PDF/A-1)
ข้อเสนอแนะร่างเสนอแนวทางสองวิธีในการจัดระเบียบการถ่ายโอนและการจัดเก็บเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ที่เก็บถาวรในคลังขององค์กรหอจดหมายเหตุของรัฐและเทศบาล: การถ่ายโอนและการจัดเก็บเอกสารอิเล็กทรอนิกส์บนสื่อที่จับต้องได้แยกทางกายภาพและการถ่ายโอนเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ผ่านช่องทางข้อมูลและโทรคมนาคมในภายหลัง ที่เก็บข้อมูลบนเซิร์ฟเวอร์เก็บถาวรขององค์กรที่เก็บถาวรของรัฐ (เทศบาล)
คุณลักษณะของการจัดเก็บเอกสารอิเล็กทรอนิกส์แบบถาวรคือในเอกสารเก็บถาวรขององค์กรเอกสารของรัฐหรือเทศบาลเอกสารอิเล็กทรอนิกส์จะถูกเก็บไว้ในสำเนาที่เหมือนกันสองชุดซึ่งในคำแนะนำถูกกำหนดให้เป็นสำเนาหลักและสำเนาการทำงาน อินสแตนซ์หลักเป็นข้อมูลอ้างอิงและใช้ในกรณีพิเศษ เช่น เพื่อสร้างอินสแตนซ์ที่ทำงานเพื่อแทนที่อินสแตนซ์ที่ล้มเหลว เอกสารการทำงานตามชื่อที่แนะนำคือสำเนาที่ใช้ในการเก็บถาวรในทุกกรณีที่จำเป็นต้องทำซ้ำเอกสารอิเล็กทรอนิกส์หรือทำสำเนาเอกสารอิเล็กทรอนิกส์เพื่อจัดเตรียมให้กับผู้ใช้
คำแนะนำระบุว่าเมื่อเตรียมเอกสารอิเล็กทรอนิกส์เพื่อถ่ายโอนไปยังที่เก็บถาวรขององค์กร เอกสารเหล่านั้นจะถูกแปลงเป็นรูปแบบการจัดเก็บถาวร PDF/A-1 หลังจากนั้นจึงสร้างคอนเทนเนอร์ของเอกสารอิเล็กทรอนิกส์
ที่เก็บเอกสารอิเล็กทรอนิกส์เป็นโฟลเดอร์บีบอัด (ไฟล์ zip) ที่ประกอบด้วย:
เอกสารอิเล็กทรอนิกส์ในรูปแบบ PDF/A-1
ข้อมูลเมตาของเอกสารในรูปแบบ XML
ไฟล์ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ที่ไม่ได้เชื่อมต่อ
เนื่องจากลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ ณ เวลาที่โอนเอกสารอิเล็กทรอนิกส์เพื่อจัดเก็บไปยังที่เก็บถาวรขององค์กร และหลังจากเวลาที่กำหนดไปยังที่เก็บถาวรของรัฐหรือเทศบาล จะไม่ถูกต้องและจะไม่สามารถรับประกันความสมบูรณ์ของเอกสารได้ คำแนะนำแนะนำให้ใช้ ของเทคโนโลยีการเข้ารหัสแฮชเพื่อคำนวณผลรวมตรวจสอบของคอนเทนเนอร์เอกสารอิเล็กทรอนิกส์

คำแนะนำยังกำหนดว่าในกรณีที่มีการเปลี่ยนแปลงสภาพแวดล้อมซอฟต์แวร์และฮาร์ดแวร์และความล้าสมัยของรูปแบบคอมพิวเตอร์หรือความเสียหายต่อสื่อ หน่วยงานเก็บถาวรขององค์กร (ที่เก็บถาวรของรัฐหรือเทศบาล) จะดำเนินการแปลงเอกสารอิเล็กทรอนิกส์เป็นรูปแบบใหม่ และ/หรือ โยกย้ายไปสู่สื่อใหม่

นอกจากนี้ในส่วนของคำแนะนำยังมีข้อกำหนดเกี่ยวกับการจัดระเบียบการจัดเก็บเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ในที่เก็บถาวรทำให้มั่นใจในความปลอดภัยของเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ที่เก็บไว้ในที่เก็บถาวรการบันทึกและการใช้เอกสารอิเล็กทรอนิกส์ตลอดจนขั้นตอนการถ่ายโอนเอกสารจากที่เก็บถาวรขององค์กร ไปยังเอกสารของรัฐหรือเทศบาล สิ่งสำคัญคือที่เก็บถาวรที่จัดเก็บเอกสารอิเล็กทรอนิกส์จะต้องมีอุปกรณ์และซอฟต์แวร์ที่เหมาะสมเพื่อดำเนินงานที่จำเป็น: การตรวจสอบความสามารถในการทำซ้ำของเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ การแปลงและการย้ายข้อมูล การทำสำเนาเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ ฯลฯ รวมถึงผู้จัดเก็บเอกสารผู้เชี่ยวชาญที่ได้รับการฝึกอบรมพิเศษ ในด้านเทคโนโลยีสารสนเทศภาคสนาม

อีกหัวข้อหนึ่งที่สถาบันจัดทำเสร็จในปี 2556 คือ “ข้อกำหนดการทำงานด้านเอกสารและการจัดการเอกสารสำหรับระบบข้อมูลที่จัดให้มีการไหลของเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ในกระบวนการของกิจกรรมภายในของหน่วยงานบริหารของรัฐบาลกลาง” เป็นที่ทราบกันว่าปัจจุบันมีระบบต่างๆ มากมายที่ให้การจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ในตลาดซอฟต์แวร์สำนักงาน ระบบต่างๆยังใช้ในหน่วยงานบริหารของรัฐบาลกลางด้วย ข้อกำหนดสำหรับระบบข้อมูลการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ของหน่วยงานบริหารของรัฐบาลกลางโดยคำนึงถึงเหนือสิ่งอื่นใดความจำเป็นในการประมวลผลข้อมูลอย่างเป็นทางการของการแจกจ่ายอย่าง จำกัด ผ่านระบบเหล่านี้ซึ่งได้รับการอนุมัติโดยคำสั่งของกระทรวงโทรคมนาคมและสื่อสารมวลชนของรัสเซียลงวันที่ 2 กันยายน 2011 ฉบับที่ 221 ในส่วนที่ II “คำอธิบายกระบวนการสนับสนุนเอกสารสำหรับการจัดการใน EDMS ของหน่วยงานบริหารของรัฐบาลกลาง » มีเนื้อหาห่างไกลจาก คำอธิบายแบบเต็มข้อกำหนดสำหรับการทำงานของระบบ โดยปล่อยให้อยู่นอกขอบเขตของข้อกำหนดสำหรับองค์ประกอบของข้อมูลเมตาของเอกสารที่จำเป็นในการจัดการเอกสารที่แท้จริง แบบองค์รวม เชื่อถือได้ และใช้งานได้ตลอดทั้งเอกสาร วงจรชีวิตในงานสำนักงานและในขั้นตอนการจัดเก็บเอกสารสำคัญ (จากเอกสารสำคัญขององค์กรไปยังเอกสารสำคัญของรัฐหรือเทศบาล)

หลังจากเสร็จสิ้นหัวข้อนี้แล้ว จะมีการให้คำอธิบายของกระบวนการจัดการเอกสารหลักใน EDMS ภายในวงจรชีวิตของเอกสาร และ หลักการทั่วไปและข้อกำหนดสำหรับ EDMS ตลอดจนแผนการจำแนกประเภทและการจัดระเบียบกรณี ข้อกำหนดสำหรับฟังก์ชันที่ประยุกต์ใช้ของ EDMS ข้อกำหนดสำหรับการสนับสนุนข้อมูลของ EDMS ข้อกำหนดสำหรับการใช้ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ สำหรับการค้นหาข้อมูลและการนำเสนอ ข้อมูลและการรายงาน ข้อกำหนดสำหรับการควบคุมข้อมูลใน EDMS องค์กรจัดเก็บข้อมูลใน EDMS การบริหารและการจัดการอำนาจใน EDMS ข้อกำหนดสำหรับการทำงานของ EDMS ต้นแบบและการฝึกอบรมผู้ใช้

ภาคผนวกแยกต่างหากของรายงานในหัวข้อนี้ให้คำอธิบายองค์ประกอบของฟิลด์ของแบบฟอร์มอินพุต (บัตรลงทะเบียนและควบคุมเอกสาร บัตรลักษณนามและไดเร็กทอรีที่รวมอยู่ในระบบที่ออกแบบ) ทำให้มั่นใจได้ถึงการระบุกลุ่มเอกสารต่างๆ การจัดการตลอดวงจรชีวิตของเอกสารใน EDMS ที่กำหนด วัตถุประสงค์การทำงานข้อมูลเกี่ยวกับเอกสารที่รวมอยู่ใน EDMS เมื่ออธิบายฟิลด์ของแบบฟอร์มอินพุตเป็นไปได้ที่จะรวมเอกสารเข้ากับระบบข้อมูลของที่เก็บถาวรขององค์กรและจากนั้นเข้าไปในระบบข้อมูลของที่เก็บถาวรของรัฐหรือเทศบาลหากเอกสารนั้นอยู่ภายใต้การจัดเก็บถาวรในที่เก็บถาวรที่เหมาะสม .

เป็นเวลาหลายปีที่ VNIIDAD ร่วมมือกับนักพัฒนาซอฟต์แวร์สำหรับงานในสำนักงานและเอกสารสำคัญ โดยเฉพาะ AltSoft CJSC (เซนต์ปีเตอร์สเบิร์ก) และ AS-Archive LLC (มอสโก) ซึ่งมีผู้เชี่ยวชาญที่เกี่ยวข้องกับงานวิจัยและพัฒนา
นอกจากนี้ในปี 2013 VNIIDAD ร่วมกับบริษัท AS-Archive ได้เริ่มดำเนินโครงการเพื่อสร้างระบบข้อมูลที่ซับซ้อนที่ให้การจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ในกระบวนการของกิจกรรม VNIIDAD และการจัดเก็บเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ที่เก็บถาวร (ตาม VNIIDAD คลังเก็บเอกสารสำคัญ).

เป็นผลจากการเรียน แนวทางที่ทันสมัยสำหรับการจัดการการจำแนกและการจัดเก็บเอกสารในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์แนวคิดของการสร้างพื้นที่เก็บข้อมูลดิจิทัลของเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ (DSED) ได้รับการกำหนดเป็นโครงสร้างองค์กรและกฎหมายที่สร้างขึ้นเพื่อสร้าง พื้นที่เดียวเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ที่มีความสำคัญทางกฎหมาย รวมถึงการจัดวางทางกายภาพและการรับรองความไม่เปลี่ยนแปลง ความปลอดภัย และการเข้าถึงได้ภายในกรอบนโยบายความปลอดภัยที่ได้รับอนุมัติ

ปัจจุบันมีการกำหนดข้อกำหนดสำหรับการทำงานของระบบข้อมูลอัตโนมัติที่ซับซ้อนมีการประเมินทางเทคนิคและเศรษฐศาสตร์ของวิธีการทางเทคนิคมีการสร้างซอฟต์แวร์และฮาร์ดแวร์ที่ซับซ้อนสำหรับการใช้งานการทำงานของระบบอัตโนมัติข้อต่อ การพัฒนาได้ดำเนินการในพื้นที่หลักและงานในการใช้ EDMS และเอกสารสำคัญขององค์กร

ในฐานะที่เป็นส่วนหนึ่งของการทำงานร่วมกันมีการวางแผนที่จะนำระบบอัตโนมัติมาใช้ในการจัดระเบียบงานร่วมกันในโครงการเอกสารการจัดการและเอกสารที่สร้างขึ้นในระหว่างการวิจัย การจัดระเบียบงานด้านการศึกษาและการสอนในระบบ การศึกษาเพิ่มเติมและการฝึกอบรมขั้นสูง การจัดระเบียบงานสารสนเทศ จัดงานเว็บไซต์ของสถาบัน

ลาริน เอ็ม.วี.เอกสารอิเล็กทรอนิกส์ในการจัดการ: วิธีการทางวิทยาศาสตร์ เบี้ยเลี้ยง / M.V. Larin, O.I. Ryskov - M.: VNIIDAD, 2005.

ตามกฎหมายของรัฐบาลกลางที่มีผลบังคับใช้ในปัจจุบันของวันที่ 6 เมษายน 2554 ฉบับที่ 63-FZ “บนลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์” - ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์

การจัดการเอกสาร. ข้อกำหนดและคำจำกัดความ พจนานุกรม. - อ.: วนีดาด, 2013.

ผลรวมตรวจสอบ (ของที่เก็บเอกสารอิเล็กทรอนิกส์) คือค่าที่คำนวณจากชุดข้อมูลโดยใช้อัลกอริธึมบางอย่าง (ฟังก์ชันแฮช) และใช้เพื่อตรวจสอบความสมบูรณ์ของข้อมูลระหว่างการส่งหรือการจัดเก็บ ตลอดจนการเปรียบเทียบชุดข้อมูลสองชุดอย่างรวดเร็วสำหรับข้อมูลที่ไม่ใช่ ความเท่าเทียมกันรวมทั้งการพิจารณาการมีอยู่ของไวรัสคอมพิวเตอร์