โปรดอธิบายว่าทำไม จะเขียนบันทึกอธิบายได้อย่างไร? ตัวอย่างการเขียนบันทึกอธิบาย

ข้อความถูกวาดในรูปแบบอิสระ แต่ตัวเอกสารจะต้องมีรายละเอียดที่จำเป็นหลายประการ:

• ผู้รับ - ชื่อนามสกุลและตำแหน่งของผู้จัดการ, ชื่อขององค์กร, เอกสารจะต้องมีการบ่งชี้ว่ามีวัตถุประสงค์เพื่อใคร;
• ชื่อของเอกสารและชื่อเรื่อง
• วันที่เขียน;
• ลายเซ็นต์พนักงาน;
• ข้อความอธิบายเหตุการณ์และอธิบายสิ่งที่เกิดขึ้น

จุดสนใจหลักควรอยู่ที่ข้อความ จำเป็นต้องอธิบายสถานการณ์โดยย่อและกระชับ - ข้อผิดพลาดประเภทใดที่เกิดขึ้นในการทำงาน ข้อผิดพลาดนี้ทำให้เกิดผลอะไรต่อกิจกรรมขององค์กร

ข้อความควรกระชับและกระชับ คุณไม่ควรเปลี่ยนข้อความอธิบายให้เป็นเรียงความ แต่ยังคงอยู่ เอกสารสำคัญมีไว้สำหรับหัวหน้าองค์กร ข้อมูลและอารมณ์ที่มากเกินไปอาจทำให้เกิดคำถามที่ไม่จำเป็นจากฝ่ายบริหารได้ ดังนั้นจึงคุ้มค่าที่จะเขียนให้กระชับและตรงประเด็น

หลังจากให้คำอธิบายข้อผิดพลาดของพนักงานแล้วควรเขียนเหตุผลในเรื่องนี้ คุณต้องพยายามระบุวัตถุประสงค์และเหตุผลที่ถูกต้อง แต่ถ้าเป็นไปไม่ได้ คุณไม่ควรโยนความผิดให้คนอื่น ตำหนิพนักงานคนอื่น ฝ่ายบริหารจะไม่อนุมัติสิ่งนี้ เป็นการดีกว่าที่จะพยายามอ้างถึงสถานการณ์ปัจจุบัน - ภาระงานหนักในที่ทำงาน, ลูกค้าหลั่งไหลเข้ามาจำนวนมากและต่อเนื่อง, ข้อผิดพลาดทางกลไกเนื่องจากวันที่ยุ่ง, สุขภาพไม่ดี หรือเหตุผลอื่น

หากพนักงานยอมรับความผิดที่ทำผิด เขาจะต้องแสดงความสำนึกผิด รับรองกับฝ่ายบริหารว่าจะไม่เกิดข้อผิดพลาดดังกล่าวอีกในอนาคต และโน้มน้าวให้ทุกคนมั่นใจว่าจะใช้มาตรการที่จำเป็นทั้งหมดเพื่อป้องกันไม่ให้สิ่งนี้เกิดขึ้น

ตัวอย่างคำอธิบายเกี่ยวกับข้อผิดพลาดในการทำงาน:

ถึงผู้อำนวยการบริษัท Alpha LLC

ตูโปเลฟ เอ.เอ.

จากนักบัญชี

คูฮาร์คินา เอ.พี.

จดหมายอธิบาย

เกี่ยวกับข้อผิดพลาดในการกรอกเอกสาร

เมื่อวันที่ 26 สิงหาคม 2558 ฉันระบุราคาสินค้าในใบส่งมอบหมายเลข 432 และใบแจ้งหนี้หมายเลข 564 ไม่ถูกต้อง ซึ่งสูงเกินจริง 10% ผู้ซื้อเมื่อเห็นราคาที่สูงเกินจริงจึงปฏิเสธที่จะรับสินค้าดังนั้นเขาจึงกลับไปที่คลังสินค้าของ Alpha LLC

ข้อผิดพลาดที่เกิดขึ้นมีสาเหตุมาจากภาระงานที่เพิ่มขึ้นในวันที่จัดเตรียมเอกสาร วันที่ 26 สิงหาคม แฟนของฉันไม่อยู่เนื่องจากป่วย จึงต้องทำงานสองคน เอกสารถูกจัดทำขึ้นเมื่อสิ้นสุดวันทำงานเมื่อความเหนื่อยล้าอย่างรุนแรงทำให้ไม่ตั้งใจในขณะทำงาน

ฉันยอมรับความผิดพลาดของฉัน ฉันจะพยายามตั้งใจทำงานให้มากขึ้นและกรอกเอกสารในอนาคต

26/08/2558 Kuharkina A.P.

นอกจากนี้ เป็นตัวอย่าง เราขอแนะนำให้ดาวน์โหลดตัวอย่างหมายเหตุอธิบายจากลิงก์ด้านล่าง

ตัวอย่างบันทึกอธิบายเกี่ยวกับข้อผิดพลาดในการทำงาน - .

การสนทนา: 5 ความคิดเห็น

สวัสดี ฉันจ่ายเงินมากเกินไปเมื่อถูกเลิกจ้าง ฉันต้องเขียนบันทึกอธิบาย

คำตอบ

1. สวัสดีเอเลน่า
   เขียนในรูปแบบอิสระ ระบุสาเหตุของการจ่ายเงินมากเกินไป - การไม่ตั้งใจ ปริมาณงาน ความเหนื่อยล้า มีคนฟุ้งซ่าน ข้อมูลเริ่มต้นไม่ถูกต้อง ฯลฯ ใช้ตัวอย่างในบทความ

   คำตอบ

สวัสดี! ที่บริษัทที่ฉันถูกไล่ออกเมื่อวันที่ 18 พฤศจิกายน 2559 มีการตรวจสอบจากสถิติซึ่งเผยให้เห็นการบิดเบือนข้อมูลในรายงานจำนวน 12 ตัน พวกเขาจัดทำรายงานและระเบียบการต่อต้านฉัน พรุ่งนี้เป็นการพิจารณาคดี ฉันต้องเขียนข้อความอธิบายเพื่อว่าถ้าพวกเขาลงโทษฉัน มันจะเป็นการลงโทษให้น้อยที่สุด ใน รายละเอียดงานความรับผิดชอบระบุว่า “จัดทำรายงานที่จัดตั้งขึ้น” ตามคำสั่งฉันไม่รับผิดชอบต่อรายงานนี้ + นอกจากนี้ ฉันอยู่ในช่วงลาป่วยและลาพักร้อน และฉันไม่รู้ว่าใครเป็นผู้ให้ข้อมูลสำหรับรายงานนี้ โดยทั่วไปพรุ่งนี้เราต้องอธิบายทุกอย่างให้ผู้พิพากษาฟัง

คำตอบ

สวัสดี บอกฉันว่าจะเขียนบันทึกอธิบายอย่างไร ฉันทำงานเป็นพยาบาลในห้องปฏิบัติการฟอกไต ฉันทำผิดพลาดในโปรแกรม nephron ในเดือนสิงหาคม และตอนนี้หลังจากการตรวจสอบ พวกเขาต้องการคำอธิบาย ฉันทำงานด้านการฟอกเลือดตั้งแต่เดือนมิถุนายนของปีนั้น และนั่นคือสาเหตุที่ฉันยังไม่เข้าใจโปรแกรมนี้จริงๆ ในเดือนสิงหาคม และฉันไม่รู้ว่าต้องทำอย่างไร

คำตอบ

1. สวัสดีเวโรนิก้า
   เขียนแบบนั้นคุณไม่มีมัน ระดับที่เพียงพอความรู้ด้านโปรแกรมก็มีประสบการณ์น้อย คุณทำผิดพลาด ดังนั้นในข้อความอธิบาย ให้รับทราบข้อผิดพลาดและสัญญาว่าจะเอาใจใส่มากขึ้น

   คำตอบ

จดหมายอธิบาย– เอกสารยืนยันสาเหตุของการละเมิดที่กระทำโดยพนักงานคนใดคนหนึ่งหรือคนอื่น โดยปกติจะเขียนโดยสมัครใจหรือตามคำร้องขอของผู้จัดการในกรณีที่พนักงานขององค์กรทำอะไรผิด (เขามาสายหรือไม่ได้มาทำงานเลย มาเมา ไม่ปฏิบัติตามคำแนะนำที่มอบให้เขา ฯลฯ)

ไฟล์

เหตุใดคุณจึงต้องมีคำอธิบายประกอบ

ตามกฎแล้ว การละเมิดที่ต้องได้รับคำอธิบายจากพนักงานนั้นค่อนข้างร้ายแรงและอาจนำไปสู่การลงโทษทางวินัย รวมถึงการเลิกจ้างด้วย เพื่อหลีกเลี่ยงปัญหานี้และเข้าใจสถานการณ์อย่างตรงไปตรงมา ผู้จัดการที่มีความสามารถจะขอคำอธิบายเป็นลายลักษณ์อักษร

ข้อความอธิบายสามารถปกป้องพนักงานในสถานการณ์ที่มีการโต้เถียงเมื่อมีความขัดแย้งกับนายจ้าง และยังสามารถรับสถานะของเอกสารที่เป็นหลักฐานได้ในกรณีที่ฝ่ายใดฝ่ายหนึ่งขึ้นศาล

ข้อความอธิบายควรกล่าวถึงใคร?

ส่วนใหญ่แล้วบันทึกอธิบายจะเขียนถึงผู้อำนวยการขององค์กร แต่ถ้าบริษัทมีขนาดใหญ่มาก ก็ควรเขียนถึงผู้บริหารโดยตรง (หัวหน้าโรงงาน โฟร์แมน หัวหน้าแผนก ฯลฯ) โดยปกติแล้ว ตำแหน่งของบุคคลที่จำเป็นต้องเขียนชื่อบันทึกจะถูกควบคุมโดย “กฎภายใน” ซึ่งควรอยู่ในทุกองค์กร

เมื่อใดควรเขียนบันทึกอธิบาย

สำหรับการเขียน หมายเหตุอธิบายมีการกำหนดกำหนดเวลาที่แน่นอน: ไม่เกินสองวันทำการนับจากเหตุการณ์ นั่นคือเหตุผลที่นายจ้างต้องกำหนดวันที่เมื่อยื่นคำร้องขอคำอธิบายเป็นลายลักษณ์อักษร - รายงานจะถูกเก็บไว้ตั้งแต่วันนั้น ถ้าเข้า. ตั้งเวลาจะไม่มีการเขียนคำอธิบาย นายจ้างมีสิทธิที่จะใช้บทลงโทษใด ๆ ที่เพียงพอต่อความผิดและอยู่ภายใต้กรอบของกฎหมายกับผู้ใต้บังคับบัญชา

ควรจำไว้ว่าการลงโทษทางวินัยเพียงครั้งเดียวเท่านั้นที่สามารถนำไปใช้สำหรับการละเมิดหนึ่งครั้งและไม่เกินหนึ่งเดือนหลังจากที่มีการสร้างข้อเท็จจริงของการละเมิด (ความจริงนั้นถูกกำหนดไว้เป็นลายลักษณ์อักษรด้วยโดยการจัดทำและลงทะเบียนการกระทำพิเศษ)

กฎเกณฑ์ในการจัดทำบันทึกอธิบาย

บันทึกอธิบายเขียนในรูปแบบอิสระ จะต้องมีข้อมูลต่อไปนี้:

• ข้อมูลเกี่ยวกับบริษัท
• ข้อมูลเกี่ยวกับผู้จัดการและพนักงานที่กระทำผิด
• วันที่กระทำความผิด
• คำอธิบาย

ยิ่งส่วนหลักน่าเชื่อถือมากขึ้นเท่าไร พนักงานก็จะยิ่งดีเท่านั้น ในการโต้แย้ง เป็นการดีที่สุดที่จะให้ข้อโต้แย้งที่ได้รับการยืนยันเป็นลายลักษณ์อักษร (เช่น หากคุณไปทำงานสาย - ใบรับรองจากสถาบันการแพทย์หรือ ใบเสร็จรับเงินจากศูนย์บริการรถยนต์พร้อมวันที่และเวลาซ่อม ฯลฯ ป.) นอกจากนี้ บทบาทเชิงบวกยังแสดงโดยการกลับใจต่อการละเมิดที่กระทำ (หากเป็นความผิดโดยตรงของพนักงาน) และสัญญาว่าจะปรับปรุงในอนาคตและไม่ทำผิดพลาดที่คล้ายกัน

หากพนักงานไม่เห็นความผิดใดๆ จะต้องสะท้อนให้เห็นในหมายเหตุอธิบายด้วย โดยให้หลักฐานที่จำเป็นทั้งหมดเกี่ยวกับการขาดหายไป

คุณสามารถเขียนบันทึกอธิบายด้วยมือหรือพิมพ์บนคอมพิวเตอร์ ตัวเลือกแรกเป็นทางเลือกที่ดีกว่า และนี่คือวิธีที่ผู้เชี่ยวชาญด้านทรัพยากรบุคคลและทนายความที่มีประสบการณ์กำหนดให้ต้องจัดทำเอกสาร ในกรณีใดจะต้องมีคำอธิบาย รับรองโดยลายมือชื่อที่มีชีวิตพนักงานที่มีใบรับรองผลการเรียน "สด" ที่บังคับ

บันทึกอธิบายจะต้องเขียนเป็นสองชุด โดยชุดหนึ่งจะต้องมอบให้นายจ้าง และชุดที่สองจะต้องเก็บไว้ แต่หลังจากที่นายจ้างทำเครื่องหมายบนทั้งสองชุดแล้วเท่านั้นจึงจะได้รับบันทึกอธิบายแล้ว

คำแนะนำในการเขียนบันทึกอธิบาย

ข้อความอธิบายจากมุมมองของบรรทัดฐานและกฎเกณฑ์ของงานในสำนักงานมีโครงสร้างที่ได้มาตรฐานอย่างสมบูรณ์และไม่ควรทำให้เกิดความยุ่งยากในการเขียนมากนัก

คุณต้องป้อนในส่วนหัวของเอกสารที่มุมขวาบน ข้อมูลเกี่ยวกับผู้รับ.

1. ขั้นแรกให้ระบุตำแหน่งของพนักงานที่มีชื่อเขียนไว้ (ผู้อำนวยการ ผู้บริหารสูงสุด, หัวหน้าแผนก, หัวหน้ากลุ่ม ฯลฯ)
2. จากนั้นเขียนชื่อเต็มขององค์กรโดยระบุโครงสร้างองค์กร สถานะทางกฎหมาย(IP, LLC, ZOA, JSC) รวมถึงนามสกุล ชื่อ นามสกุลของผู้รับ
3. หลังจากนั้นข้อมูลเกี่ยวกับพนักงานจะถูกบันทึกในลักษณะเดียวกันทุกประการ (ตำแหน่ง, ชื่อบริษัท, นามสกุล, ชื่อ, นามสกุล)
4. สิ่งต่อไปนี้ถูกระบุ ท้องที่ที่สถานประกอบการจดทะเบียนตลอดจนวันที่เขียนใบสมัคร

จากนั้นตรงกลางบรรทัดคุณต้องเขียนชื่อของเอกสารพร้อมคำอธิบายสั้น ๆ เกี่ยวกับสาระสำคัญ (ในกรณีนี้ "เกี่ยวกับการไปทำงานสาย")

ส่วนที่สองเป็นส่วนหลัก ที่นี่จำเป็นต้องจัดเตรียมเท่านั้น ข้อเท็จจริงและเหตุผลของการกระทำความผิดในกรณีนี้คุณควรพยายามให้คำอธิบายที่ถูกต้องโดยใช้สูตรและข้อโต้แย้งที่ชัดเจน หากมีหลักฐานเป็นลายลักษณ์อักษรเกี่ยวกับความบริสุทธิ์ของพนักงาน ก็ควรสังเกตเรื่องนี้ด้วย ไม่จำเป็นต้องเขียนมากและละเอียดมาก จะไม่มีใครอ่านข้อความหลายหน้า ยิ่งไปกว่านั้นคำอธิบายดังกล่าวอาจทำให้เกิดปฏิกิริยาทางลบจากนายจ้างได้

จำเป็นต้องสมัคร เข้าสู่ระบบด้วยการถอดรหัสลายเซ็นบังคับและส่งมอบให้กับเลขานุการหรือด้วยตนเองให้กับผู้บังคับบัญชาทันที

ในกรณีที่มีการละเมิดหลายอย่างในส่วนของพนักงานตามมาตรา 139 แห่งประมวลกฎหมายแรงงานของสหพันธรัฐรัสเซีย เจ้านายมีหน้าที่ต้องขอคำอธิบายจากเขา การขอบันทึกคำอธิบายอาจทำโดยวาจาหรือเป็นลายลักษณ์อักษรก็ได้ ไม่มีบทบัญญัติในกฎหมายที่จะระบุรูปแบบของคำขอ เป็นการดีกว่าที่นายจ้างจะยื่นคำร้องเป็นลายลักษณ์อักษร

การปฏิบัติด้านตุลาการแสดงให้เห็นว่าผู้พิพากษาเข้าข้างลูกจ้างเนื่องจากนายจ้างไม่ได้กำหนดข้อกำหนดในการเขียนบันทึกอธิบายเป็นลายลักษณ์อักษรอย่างเป็นทางการ หากพนักงานปฏิเสธที่จะยอมรับคำขอจากเจ้านายเป็นลายลักษณ์อักษรจะมีการจัดทำรายงานเกี่ยวกับเรื่องนี้ แต่เจ้านายไม่มีสิทธิแสดงให้ผู้ใต้บังคับบัญชาทราบว่าต้องยอมรับคำขอของตน ซึ่งถือว่าผิดกฎหมายและก่อให้เกิดการละเมิดสิทธิแรงงานของพนักงาน

กรอบเวลาในการเขียนคำอธิบายตามประมวลกฎหมายแรงงานคือ 2 วัน กฎหมายให้เวลาพนักงานในการอธิบายเหตุผลที่กระตุ้นให้เขากระทำการเช่นนี้ ละเมิดวินัยแรงงาน เป็นต้น กฎหมายไม่ต้องการให้ลูกจ้างเขียนคำอธิบาย การไม่มีหลักนิติธรรมนี้ในประมวลกฎหมายแรงงานของสหพันธรัฐรัสเซียอาจเนื่องมาจากข้อกำหนดของความสมเหตุสมผล หากพนักงานเห็นคุณค่าของงานเขาจะเขียนคำอธิบายอย่างแน่นอน แต่จะเป็นการดีกว่าถ้าสร้างคำสั่งให้คำอธิบายแก่นายจ้างในรูปแบบของเอกสารที่เป็นลายลักษณ์อักษร

จะขอคำอธิบายจากพนักงานได้อย่างไร?

ในเอกสารของบริษัท ข้อความอธิบายทำหน้าที่เป็นเอกสารราชการ เอกสารนี้จะต้องอธิบายสาเหตุของการละเมิดวินัยแรงงานของพนักงานในลักษณะที่แห้งและรัดกุมภายใต้กฎเกณฑ์ จดหมายทางธุรกิจ. นายจ้างอาจกำหนดให้ลูกจ้างชี้แจงได้เฉพาะในกรณีที่มีพฤติการณ์ที่บ่งชี้ว่ามีการละเมิดกฎหมายแรงงาน

สถานการณ์เหล่านี้ระบุไว้ในประมวลกฎหมายแรงงานของสหพันธรัฐรัสเซีย:

• ไปทำงานสาย
• ความล้มเหลวในการปฏิบัติหน้าที่ด้านแรงงานตามหน้าที่ของพนักงาน
• ขาดงานเป็นเวลา 4 ชั่วโมง
• ทำให้ทรัพย์สินของนายจ้างเสียหาย
• สถานะของความมึนเมา (แอลกอฮอล์หรือยาเสพติด);
• การไม่ปฏิบัติตามกฎความปลอดภัยของแรงงาน
• ความล้มเหลวในการให้ข้อมูลที่เชื่อถือได้แก่การจัดการขององค์กร

ข้อกำหนดในการเขียนบันทึกอธิบายนั้นจัดทำโดยนายจ้าง เขาต้องทำสิ่งนี้ เนื่องจากพนักงานจะต้องรับผิดชอบบนพื้นฐานของเอกสารและกำหนดระดับความผิดของเขา นายจ้างมีหน้าที่ประเมินสถานการณ์ที่เกิดขึ้นกับผู้ใต้บังคับบัญชาตามความเป็นจริง และหน้าที่ของพนักงานคือระบุสาระสำคัญของสิ่งที่เกิดขึ้นให้ถูกต้องเพื่อให้นายจ้างเข้าใจการดำเนินการต่อไปอย่างชัดเจน หากการตัดสินใจของนายจ้างไม่เป็นที่พอใจของลูกจ้างก็สามารถยื่นคำร้องขอคุ้มครองสิทธิแรงงานได้ แนวป้องกันแรกมักเป็น CLC (คณะกรรมการข้อพิพาทด้านแรงงาน) แต่พวกเขาไม่ได้ถูกสร้างขึ้นในองค์กรเสมอไป ดังนั้นประชาชนส่วนใหญ่จึงหันไปหาศาลและสำนักงานตรวจแรงงาน

พนักงานที่ได้รับคำร้องขออธิบายเป็นลายลักษณ์อักษรจากนายจ้างจะต้องตอบกลับ และนี่ไม่ได้ขึ้นอยู่กับตัวเลือกใดในสองตัวเลือกที่เขาตัดสินใจ: เขียนบันทึกหรือไม่ทำ หากพนักงานไม่ต้องการเขียนคำอธิบาย เขาจะต้องแจ้งให้หัวหน้าทราบ แต่การที่ผู้ใต้บังคับบัญชาปฏิเสธที่จะเขียนคำอธิบายนั้นไม่อาจถือเป็นความผิดของเจ้านายได้

แบบฟอร์มใบสมัคร

ไม่มีแบบฟอร์มการสมัครที่ได้มาตรฐาน ดังนั้นจึงใช้รูปแบบอิสระ บางองค์กรออกแบบฟอร์มอธิบายพิเศษที่มอบให้กับพนักงานเป็นครั้งคราว ในสถานการณ์อื่นๆ พนักงานหยิบกระดาษ A4 แล้วเขียนข้อความด้วยมือหรือบนคอมพิวเตอร์ จากข้อความดังกล่าว นายจ้างจะประเมินความถูกต้องตามกฎหมายของการกระทำของลูกจ้าง สิ่งที่ควรระบุในข้อความของบันทึกอธิบาย?

หากเราพูดถึงวิธีที่ดีที่สุดสำหรับพนักงานในการเขียนเอกสารนี้ เอกสารควรสะท้อนถึงคำตอบสำหรับคำถามต่อไปนี้:

1. คำอธิบายของสถานการณ์ที่พลเมืองพบว่าตัวเอง
2. ทัศนคติต่อการกระทำของคุณ
3. การรับหรือไม่รับผิด
4. ความคิดเห็นของพนักงานเกี่ยวกับการทำให้เขาต้องรับผิดชอบ

พนักงานจะต้องลงนามและลงวันที่ในบันทึกอธิบาย นี่เป็นคำอธิบายง่ายๆ: นายจ้างต้องรู้ว่าเขาได้รับคำอธิบายจากใคร และกำหนดวันเพื่อแจ้งให้นายจ้างทราบว่าพลเมืองไม่พลาดกำหนดเวลาที่กำหนดให้เขียนคำอธิบาย (2 วัน) หากบันทึกถูกเขียนในอีกหนึ่งสัปดาห์ต่อมา สิ่งนี้จะไม่ส่งผลทางกฎหมายต่อพนักงานอีกต่อไป ในกรณีที่ไม่มีคำอธิบายจากพนักงาน เจ้านายของเขาจะจัดทำรายงาน การลงโทษพนักงานหากพบว่าการกระทำผิดของเขาจะถูกกำหนดภายในหกเดือนหลังจากเหตุการณ์ ยกเว้นกรณีที่เกี่ยวข้องกับการละเมิดในด้านการเงิน การตรวจสอบ การตรวจสอบบัญชี กำหนดเวลาจะขยายออกไปในกรณีเหล่านี้อีกปีครึ่ง

เมื่อมองแวบแรกดูเหมือนว่าไม่มีความแตกต่างอย่างมีนัยสำคัญระหว่างบันทึกอย่างเป็นทางการบันทึกและคำอธิบายเนื่องจาก เอกสารเหล่านี้มีวัตถุประสงค์คล้ายกัน - มีลักษณะเป็นข้อมูลทั้งหมด อย่างไรก็ตาม เอกสารเหล่านี้เป็นเอกสารที่แตกต่างกันซึ่งมีเนื้อหา การกำหนดเป้าหมาย และวัตถุประสงค์ในการเตรียมการที่แตกต่างกัน นอกจากนี้ยังไม่มีคำแนะนำ แต่ให้ข้อมูลเพื่อแจ้งให้ผู้รับทำการตัดสินใจขั้นสุดท้ายเกี่ยวกับปัญหาที่อยู่ระหว่างการพิจารณา

คุณลักษณะของทางการ รายงาน บันทึกอธิบายมีอะไรบ้าง จะเตรียมเอกสารแต่ละฉบับลงบนกระดาษอย่างถูกต้องได้อย่างไร? เราจะพยายามตอบคำถามเหล่านี้และคำถามอื่น ๆ จากมุมมองเชิงปฏิบัติ

รายงาน

บันทึกข้อตกลง(รหัส 0286041 ตาม OKUD) เป็นข้อมูลและเอกสารอ้างอิงที่ส่งถึงผู้จัดการ หัวหน้าแผนก และผู้มีอำนาจอื่น ๆ มันกำหนดรายละเอียดปัญหาใด ๆ พร้อมกับข้อสรุปและข้อเสนอของผู้รวบรวมและมีวัตถุประสงค์เพื่อกระตุ้นให้ฝ่ายบริหารทำการตัดสินใจบางอย่าง

ไม่มีคำจำกัดความของ “บันทึก” ที่เป็นแนวคิดอิสระในกฎหมาย

บันทึกข้อตกลงจัดทำขึ้นทั้งตามคำแนะนำเป็นลายลักษณ์อักษรหรือด้วยวาจาของผู้จัดการและตามความคิดริเริ่มของพนักงานเอง (ตัวอย่างเช่นในกรณีที่เพื่อแก้ไขปัญหาการผลิตหรือเศรษฐกิจใด ๆ จำเป็นต้องนำเสนอข้อมูลเป็นลายลักษณ์อักษร ไปสู่การบริหารจัดการที่สูงขึ้น) ด้วยความช่วยเหลือของเอกสารดังกล่าว คุณสามารถจัดทำข้อเสนอเพื่อปรับปรุงด้านเทคนิคของกระบวนการผลิต แสดงความไม่เห็นด้วยกับการตัดสินใจของผู้จัดการระดับสูง และยังแสดงมุมมองของคุณหากเกิดความขัดแย้งกับเพื่อนร่วมงาน ดังนั้นเมื่อจัดทำบันทึกข้อตกลง สิ่งที่สำคัญที่สุดคือผู้เขียนจะต้องกำหนดจุดยืนของตนให้ชัดเจน จากนั้นจึงจัดเตรียมข้อโต้แย้งที่น่าเชื่อถือเพื่อสนับสนุนผู้เขียน

ประเภทของบันทึกช่วยจำ

• ถึงความคิดริเริ่ม
• ข้อมูล;
• การรายงาน

ความคิดริเริ่มบันทึกข้อตกลงจัดทำขึ้นโดยมีวัตถุประสงค์เพื่อชักจูงให้ผู้รับยอมรับ การตัดสินใจที่แน่นอนดังนั้นข้อความในบันทึกจึงระบุข้อเท็จจริงประกอบด้วย ข้อเสนอเฉพาะข้อเสนอแนะหรือข้อสรุป

ข้อมูลมีจัดทำรายงานเป็นประจำและมีข้อมูลเกี่ยวกับรายละเอียด ผลลัพธ์ หรือวิธีการปฏิบัติงาน

การรายงานรายงานจะแจ้งเกี่ยวกับความสมบูรณ์ของงาน ขั้นตอน การดำเนินการตามคำสั่ง คำสั่ง ฯลฯ

ขึ้นอยู่กับ จากผู้รับรายงานแบ่งออกเป็น:

• สู่ภายนอก;
• ภายใน.

บันทึกภายนอกจ่าหน้าถึงหัวหน้าสถาบันใดสถาบันหนึ่ง ร่างบนหัวจดหมายทั่วไปขององค์กร ลงนามโดยหัวหน้า และมักจะมีรายละเอียดดังต่อไปนี้:

• ชื่อบริษัท
• วันที่;
• ดัชนี;
• สถานที่รวบรวม;
• ผู้รับ;
• ชื่อเรื่องของข้อความ;
• ข้อความ;
• ลายเซ็นของผู้จัดการ
• นามสกุลของนักแสดง, หมายเลขโทรศัพท์.

บันทึกข้อตกลงภายนอกถูกส่งไปยังหัวหน้าองค์กรแม่ (ตัวอย่างที่ 1)

ตัวอย่างที่ 1

บันทึกภายนอก

รายงาน

10.02.2014 № 12/05-14

ในการดึงดูดเพิ่มเติม

ทรัพยากรแรงงาน

เรียน Andrey Vasilievich!

เนื่องจากขาดผู้สมัครในขั้นตอนการจัดตั้งเครื่องมือการบริหารสำหรับสาขามอสโกจึงจำเป็นต้องดึงดูดทรัพยากรแรงงานจาก แหล่งข้อมูลเพิ่มเติมถึงวันที่ 14 เมษายน 2557 การสัมภาษณ์ผู้สมัครใหม่จะต้องดำเนินการภายในวันที่ 21/04/2014

การชำระค่าใช้จ่ายสำหรับ บริการเพิ่มเติมจะดำเนินการตามข้อ 4.5 ของข้อตกลงการบริการหมายเลข 04/56 ลงวันที่ 02/14/2014

หัวหน้าแผนกทรัพยากรบุคคล เซเมนอฟใน. เซเมนอฟ

กรณีหมายเลข 03-56

โอดินต์โซวา 02/10/2014

บันทึกภายในส่งนอกสถาบัน เช่น ไปยังองค์กรระดับสูง วาดบนกระดาษมาตรฐาน A4 แต่ระบุรายละเอียดที่จำเป็นทั้งหมดซึ่งเป็นไปตาม GOST 6.30-2003 “ระบบเอกสารแบบครบวงจร ระบบเอกสารองค์กรและการบริหารแบบครบวงจร ข้อกำหนดในการจัดทำเอกสาร" (ตัวอย่างที่ 2)

รายละเอียดบังคับของบันทึกภายในประกอบด้วย:

• ชื่อของหน่วยโครงสร้าง
• ชื่อของประเภทเอกสาร (รายงาน)
• วันที่;
• การลงทะเบียน (หมายเลขขาออก);
• ชื่อเรื่องของข้อความ;
• ข้อความ;
• ทำเครื่องหมายเกี่ยวกับการมีอยู่ของแอปพลิเคชัน (ถ้ามี)
• ปลายทาง;
• ลายเซ็นต์ของผู้ริเริ่ม (ระบุตำแหน่ง ชื่อย่อ นามสกุล)

ตัวอย่างที่ 2

บันทึกภายใน

รายงาน

07.04.2014 № 6

เกี่ยวกับการขาดงานของผู้จัดการ

ฝ่ายขาย

ฉันขอแจ้งให้ทราบว่าวันนี้ 04/07/2014 ผู้จัดการฝ่ายขาย Valentina Ivanovna Petrova ไม่อยู่ในที่ทำงานของเธอตลอดทั้งวันทำงานตั้งแต่เวลา 10.00 น. ถึง 18.30 น.

ไม่มีการให้ข้อมูลหรือเอกสารยืนยันเหตุผลของการไม่อยู่ของ V.I. Petrova

ในส่วนที่เกี่ยวข้องกับการละเมิดฉันขอเสนอให้ยกเลิก V.I. Petrova สำหรับการขาดงาน

หัวหน้าฝ่ายขาย อิกเนติเยฟโอเอ อิกเนติเยฟ

กรณีหมายเลข 02-10

ซิโดโรวา 04/07/2557

การลงทะเบียนรายละเอียดของรายงาน

เมื่อจัดทำบันทึกข้อตกลงจะใช้ทั้งเชิงมุม (ตัวอย่างที่ 3) และการจัดตามยาวของรายละเอียดของส่วนหัว (ตัวอย่างที่ 4)

ตัวอย่างที่ 3

ตำแหน่งเชิงมุมของรายละเอียดในบันทึกข้อตกลง

ชื่อ

หน่วยโครงสร้างปลายทาง

รายงาน

______________ № ________

หัวเรื่อง

ตัวอย่างที่ 4

การจัดเรียงตามยาวของรายละเอียดในรายงาน

ชื่อของหน่วยโครงสร้าง

รายงาน

_____________ № _________

หัวเรื่อง

ชื่อของประเภทเอกสารเขียนด้วยตัวพิมพ์ใหญ่ (บันทึกรายงาน) และสามารถอยู่ตรงกลางหรือจากขอบของระยะขอบด้านซ้าย

วันที่และ ตัวเลขบันทึกช่วยจำเขียนอยู่ในบรรทัดเดียว วันที่เขียนด้วยเลขอารบิค ( 21.04.2014 ) หรือวิธีตัวอักษรและตัวเลข ( 21 เมษายน 2014.).

บันทึก

วันที่บันทึกบันทึกภายนอกคือวันที่รับรองและส่งไปยังผู้รับวันที่บันทึกบันทึกภายใน - วันที่จัดทำและลงนาม

ทะเบียนเลขที่ในบันทึกข้อตกลงภายในจะมีการทำเครื่องหมาย ณ สถานที่จัดเตรียมหรือสถานที่รับ - ขึ้นอยู่กับระบบการลงทะเบียนเอกสารที่ทำงานในองค์กร

หากรายงานต้องได้รับการตรวจสอบโดยผู้มีส่วนได้เสียจะมีการทำเครื่องหมายไว้ การอนุมัติวีซ่าและหลังจากตัดสินใจแล้ว- ปณิธานผู้นำ.

การยอมรับมติถือเป็นขั้นตอนสุดท้ายของการพิจารณารายงาน

บันทึก

มติของผู้จัดการที่ตรวจสอบบันทึกภายในจะเป็นพื้นฐานในการดำเนินมาตรการ การออกเอกสาร หรือการจัดงานต่างๆ

หัวเรื่องเพื่อให้ข้อความเปิดเผยเนื้อหาของเอกสารโดยย่อ จัดทำขึ้นตามกฎทั่วไปในการรวบรวมหัวข้อเอกสาร: การใช้คำบุพบท โอ/โอและคำนามวาจาในกรณีบุพบทเป็นต้น เกี่ยวกับการขาดงาน Lazarenko O.O.

ข้อความบันทึกประกอบด้วยสองหรือสามส่วนความหมาย:

• ในครั้งแรก - ระบุชิ้นส่วน- ระบุเหตุผล ข้อเท็จจริง หรือเหตุการณ์ที่เป็นเหตุในการเขียน
• ในครั้งที่สอง - กำลังวิเคราะห์ส่วนหนึ่ง- มีการวิเคราะห์สถานการณ์ปัจจุบันและจัดให้มี ตัวเลือกที่เป็นไปได้โซลูชั่น;
• ในสาม - ส่วนสรุป- มีข้อสรุปและข้อเสนอสำหรับการดำเนินการเฉพาะที่ต้องดำเนินการตามความเห็นของผู้รวบรวม

ส่วนที่สองของรายงานอาจหายไป ในกรณีนี้ข้อความในบันทึกประกอบด้วยเหตุผล ข้อสรุป และข้อเสนอของผู้เรียบเรียง

หากบันทึกมีภาคผนวก ทำเครื่องหมายเกี่ยวกับแอปพลิเคชันเสร็จสิ้นก่อนการลงนาม

หมายเหตุที่ระบุถึงการมีอยู่ของแอปพลิเคชันที่มีชื่ออยู่ในข้อความของบันทึกมีรูปแบบดังนี้:

การใช้งาน: สำหรับ 3 ลิตร ใน 1 สำเนา

หากบันทึกมีภาคผนวกที่ไม่มีชื่อในข้อความ ให้ระบุชื่อ จำนวนแผ่นงาน และสำเนา

ภาคผนวก: ข้อบังคับเกี่ยวกับแผนกสินเชื่อภูมิภาคจำนวน 5 หน้า ใน 1 สำเนา

บันทึกภายใน เข้าสู่ระบบคอมไพเลอร์ (หากนำเสนอต่อหัวหน้าหน่วย) และหัวหน้าหน่วย (หากนำเสนอต่อหัวหน้าองค์กร) บันทึกภายนอก สัญญาณหัวหน้าองค์กร.

บันทึก

หากบันทึกข้อตกลงจัดทำขึ้นตั้งแต่สองหน้าขึ้นไปจะต้องระบุหมายเลขหน้าที่สองและหน้าถัดไป หมายเลขประจำเครื่องจะเขียนไว้ทางด้านขวาของขอบด้านบนของหน้าเป็นเลขอารบิค

หมายเหตุการบริการ

บันทึกการบริการเป็นรายงานประเภทหนึ่ง นี่เป็นข้อความข้อมูลที่เขียนซึ่งใช้กันอย่างแพร่หลายในการปฏิบัติงานของโครงสร้างการจัดการสมัยใหม่ในระดับต่างๆ และรูปแบบองค์กรและกฎหมาย บันทึกช่วยจำ Office ให้การสื่อสารโดยตรงระหว่างออบเจ็กต์การจัดการในระดับแนวนอน

อนึ่ง

บันทึกอย่างเป็นทางการคือเอกสารที่ไม่มีสถานะเป็นทางการ ไม่ได้ระบุไว้ใน OKUD

บันทึกช่วยจำจัดทำขึ้นในสถานการณ์ที่หลากหลาย วัตถุประสงค์ทั่วไปของเอกสารนี้ได้แก่:

• ขอข้อมูล;
• การออกคำแนะนำ
• พร้อมด้วยข้อความอื่น ( หมายเหตุปก);
• ประกาศ (ประกาศ)

ข้อความ บันทึกมีข้อมูลเกี่ยวกับเหตุผลในการจัดทำในรูปแบบของข้อเสนอคำขอใบสมัคร ซึ่งอาจเป็นข้อมูลเกี่ยวกับความเคลื่อนไหวของบุคลากร การประชุม การเปลี่ยนแปลงวัฒนธรรมองค์กรของบริษัท เป็นต้น บันทึกการบริการจะวาดลงบนกระดาษ A4 มาตรฐาน

บันทึกช่วยจำลงนามโดยผู้เชี่ยวชาญหรือหัวหน้าแผนก วันที่ของบันทึกคือวันที่ร่างและลงนาม

กฎหมายไม่ได้กำหนดข้อกำหนดที่เข้มงวดสำหรับการจัดทำและการดำเนินการตามบันทึกอย่างเป็นทางการดังนั้นขั้นตอนในการดำเนินการโดยคำนึงถึงลักษณะเฉพาะขององค์กรจึงควรได้รับการแก้ไขในกฎหมายท้องถิ่นเช่นในคำแนะนำสำหรับสำนักงาน งาน. รูปแบบของบันทึกควรมีวัตถุประสงค์เพื่อลดความซับซ้อนและเร่งกระบวนการสื่อสารภายใน

การออกแบบตัวอย่างบันทึกช่วยจำแสดงไว้ในตัวอย่างที่ 5 .

ตัวอย่างที่ 5

บันทึกการบริการ

ในวันเสาร์ที่ 19/04/2557 เวลา 9:00 น. - 16:00 น. แผนกทรัพยากรบุคคลของ Sever LLC จะดำเนินการติดตั้งเพื่อติดตั้งระบบเตือนภัย

ฉันขอให้คุณอนุญาตการเข้าถึงเพื่อทำงานให้กับพนักงานของบริษัท Energoset ต่อไปนี้:

1. สิมะคิน ไอ.พี.

2. อีวานอฟ พี.เอ็น.

หัวหน้าฝ่ายปฏิบัติการธุรการ สวิริดอฟเอ็น.เอ็น. สวิริดอฟ

กรณีหมายเลข 02-14

อิลิน่า 16/04/2557

จดหมายอธิบาย

จดหมายอธิบาย- เป็นเอกสารภายในที่อธิบายเหตุผลของการกระทำ ข้อเท็จจริง กรณี เหตุการณ์ที่จัดทำโดยพนักงานขององค์กรและนำเสนอต่อเจ้าหน้าที่ระดับสูง

ตามส่วนที่หนึ่งของศิลปะ 193 รหัสแรงงาน สหพันธรัฐรัสเซียก่อนใช้งาน การลงโทษทางวินัยนายจ้างต้องขอคำชี้แจงเป็นลายลักษณ์อักษรจากลูกจ้าง พนักงานรายงานเหตุผลและสถานการณ์ของการกระทำความผิดทางวินัยในบันทึกอธิบาย ตามคำอธิบายที่อธิบายไว้ ผู้จัดการจะตัดสินใจใช้การลงโทษทางวินัยกับพนักงาน นอกจากนี้ เอกสารนี้ยังเป็นหนึ่งในเหตุผลสำหรับนายจ้างในการประเมินความรุนแรงของความผิดที่กระทำและสถานการณ์ที่เกิดขึ้น

ใน OKUD ตกลง 011-93 เอกสารนี้ถูกกล่าวถึงเพียงครั้งเดียว - ข้อความอธิบายเกี่ยวกับการละเมิดวินัยแรงงาน (รหัส 0286091) ซึ่งอยู่ในคลาส 0286000 "เอกสารสำหรับการลงทะเบียนการลงโทษทางวินัย"

ประเภทของคำอธิบายและคุณลักษณะต่างๆ

• จัดทำขึ้นเพื่ออธิบายข้อกำหนดส่วนบุคคลของงานที่ทำ (โครงการ รายงาน การพัฒนา)
• จัดทำขึ้นในกรณีที่มีสถานการณ์ปกติ, การละเมิดวินัย, การประพฤติมิชอบ ฯลฯ

บันทึกอธิบายเขียนด้วยมือโดยพนักงานในสำเนาเดียวบนกระดาษ A4 มาตรฐานและส่งถึงบุคคลที่ร้องขอ นอกจากนี้ยังสามารถพิมพ์บนคอมพิวเตอร์โดยใช้แบบฟอร์มลายฉลุที่องค์กรยอมรับ รูปแบบของบันทึกอธิบายตลอดจนวิธีการดำเนินการ (เขียนด้วยลายมือหรือบนคอมพิวเตอร์) ไม่ได้ถูกกำหนดไว้ตามกฎหมาย

หมายเหตุอธิบายสามารถจัดทำขึ้นโดยหน่วยโครงสร้างหรือเจ้าหน้าที่เฉพาะราย

บันทึกไว้เป็นหลักฐาน

นายจ้างโดยกำหนดให้ลูกจ้างเขียนคำอธิบายด้วยมือ จึงเป็นการป้องกันตนเองจากการกระทำที่ผิดกฎหมายของลูกจ้างในระหว่างข้อพิพาทแรงงาน ป้องกันการทดแทนเอกสารต้นฉบับ

หากบริษัทใช้แบบฟอร์มเทมเพลต คุณสามารถจดบันทึกได้ในตอนท้ายของข้อความ:คำอธิบายนี้รวบรวมด้วยตนเองโดยใช้คอมพิวเตอร์ส่วนบุคคล วันที่. ลายเซ็น.

การลงทะเบียนรายละเอียดส่วนบุคคลของรายงาน

เพื่อรวมข้อมูลและเอกสารอ้างอิงเข้าด้วยกันควรมีการจัดทำและดำเนินการบันทึกอธิบายตามข้อกำหนดของ GOST 6.30-2003

วันที่หมายเหตุอธิบายคือวันที่จัดทำ

ข้อความหมายเหตุอธิบายจะต้องมี:

คำอธิบายของข้อเท็จจริงที่เป็นเหตุผลในการเขียน

ข้อโต้แย้งที่อธิบายสถานการณ์ปัจจุบัน

ข้อความในบันทึกจะต้องน่าเชื่อถือและมีหลักฐานที่หักล้างไม่ได้

เมื่อลงทะเบียนแล้ว ลายเซ็นตำแหน่ง ลายเซ็นส่วนตัว ชื่อย่อ และนามสกุลจะถูกระบุ

เช่น การใช้งานอาจมีการจัดหาเอกสารที่แสดงให้เห็นถึงการกระทำของผู้จัดทำเอกสารและยืนยันสถานการณ์บางอย่าง

ในแง่ของโครงสร้างของข้อความ ข้อความอธิบายแตกต่างจากรายงานตรงที่ไม่มีข้อสรุปและข้อเสนอ (ตัวอย่างที่ 6)

บันทึก

หากบริษัทได้พัฒนาและอนุมัติรูปแบบมาตรฐานของบันทึกอธิบายที่ใช้ในสถานการณ์ต่างๆ ไม่ได้หมายความว่าพนักงานจะต้องจัดทำบันทึกตามแบบฟอร์มที่ได้รับอนุมัติ เอกสารที่ไม่ได้จัดทำขึ้นตามแบบฟอร์มก็อาจใช้ได้เช่นกัน

ตัวอย่างที่ 6

จดหมายอธิบาย

ดำเนินการทางวินัย
ในรูปแบบของการตำหนิ Alexandrova I.I.

ออกคำสั่งให้ฝ่ายทรัพยากรบุคคล
สโมลกิ้น 17/04/2557

ถึงผู้อำนวยการ LLC "SV"

เอ.วี. สโมลคิน

จดหมายอธิบาย

14.04.2014 № 14

เกี่ยวกับการขาดงาน

ฉัน Alexandrova Irina Igorevna นักบัญชี ไม่อยู่ในที่ทำงานเมื่อวันที่ 14 เมษายน 2556 เวลา 9.00 น. ถึง 15.30 น. เนื่องจากสถานการณ์ส่วนตัว

ฉันไม่มีเอกสารประกอบ

นักบัญชี อเล็กซานโดรวาฉัน. อเล็กซานโดรวา

การลงทะเบียนรายงาน อย่างเป็นทางการ หมายเหตุเชิงอธิบาย

หนึ่งในหน้าที่ของบริการจัดการบันทึกขององค์กรคือเพื่อให้แน่ใจว่าสามารถค้นหาข้อมูลที่จำเป็นที่เกี่ยวข้องกับการส่งเสริมเอกสารที่ถ่ายโอนไปยังผู้รับเหมาได้อย่างรวดเร็ว เพื่อให้ง่ายต่อการค้นหาข้อมูลนี้ จึงมีการใช้แบบฟอร์มลงทะเบียนต่างๆ

รายงานอย่างเป็นทางการ บันทึกอธิบาย ในแบบของตัวเอง วัตถุประสงค์การทำงานเป็นผู้ให้ข้อมูลบางอย่าง เนื่องจากปัญหาที่ระบุไว้ในบันทึกต้องมีการตัดสินใจเป็นลายลักษณ์อักษรในรูปแบบของมติของหัวหน้าองค์กรหรืออื่น ๆ ที่ได้รับอนุญาต เป็นทางการ,เอกสารต้องลงทะเบียน.

เราขอเตือนคุณว่าการลงทะเบียนเอกสารมีสามรูปแบบ: นิตยสาร การ์ด และระบบอัตโนมัติ. องค์กรมีสิทธิ์เลือกรูปแบบการลงทะเบียนที่มีประสิทธิภาพและเหมาะสมที่สุด

▪ แบบฟอร์มลงทะเบียนวารสาร -ที่พบบ่อยที่สุดแต่ก็ไม่สะดวกเสมอไปเพราะว่า เอกสารทั้งหมดจะถูกบันทึกไว้ตามลำดับเวลา และเมื่อค้นหาเอกสารใดเอกสารหนึ่ง ผู้เชี่ยวชาญจะต้องตรวจสอบแผ่นงานทั้งหมดของวารสาร การค้นหาข้อมูลยังมีความซับซ้อนเนื่องจากสามารถลงทะเบียนเอกสารการริเริ่มได้ เช่น ในวารสารฉบับหนึ่ง และการตอบกลับในวารสารอื่น ไม่มีแบบฟอร์มลงทะเบียนบังคับ (นิตยสาร) ตามกฎหมาย แบบฟอร์มสมุดบันทึกที่แนะนำจะแสดงอยู่ในตัวอย่างที่ 7

ตัวอย่างที่ 7

ส่วนของบันทึกรายงานและหมายเหตุอธิบาย

วันที่เอกสาร	ทะเบียนเลขที่	ประเภทเอกสาร, สรุป	ใครลงนามในเอกสาร	ผู้ดำเนินการ	โอนไปที่	ใบเสร็จรับเงิน (ลายเซ็น, วันที่)	ทำเครื่องหมายในการส่งเอกสารไปยังไฟล์
07.04.2014	03-10/14	เกี่ยวกับการเรียกคืนแคชเชียร์ O.R. Shvets จากวันหยุดพักผ่อน	หัวหน้าแผนกทรัพยากรบุคคล	ผู้ตรวจสอบแผนกทรัพยากรบุคคล	ฝ่ายทรัพยากรบุคคล	สมีร์โนวา วี.เอ. 07.04.2014	ในกรณีที่หมายเลข 03-14 Smirnova 04/07/2014

▪ แบบฟอร์มลงทะเบียนบัตรเมื่อเทียบกับฉบับนิตยสารจะสะดวกและดัดแปลงมากกว่า การ์ดการลงทะเบียนและการควบคุมเอกสารที่สร้างขึ้นเมื่อค้นหาในตัวแยกประเภททำให้สามารถปรับกระบวนการค้นหาเอกสารให้เหมาะสมและลดเวลาของกระบวนการลงทะเบียนได้ ข้อได้เปรียบที่ชัดเจนของการลงทะเบียนบัตรคือพนักงานหลายคนสามารถจัดการการลงทะเบียนได้ในเวลาเดียวกัน

▪ แบบฟอร์มลงทะเบียนอัตโนมัติ (อิเล็กทรอนิกส์)เกี่ยวข้องกับการใช้ซอฟต์แวร์พิเศษ ข้อมูลเกี่ยวกับเอกสารจะถูกป้อนลงในการลงทะเบียนอิเล็กทรอนิกส์และบัตรควบคุมที่จัดเก็บไว้ในฐานข้อมูล สามารถพิมพ์บัตรลงทะเบียนและการ์ดควบคุมพร้อมกันกับการลงทะเบียนได้

โดยทั่วไป รายงานและหมายเหตุอธิบายจะมีดัชนีการลงทะเบียนที่ซับซ้อน ซึ่งมีการกำหนดสูตรในลักษณะเดียวกับดัชนีของเอกสารขาออก หมายเลขทะเบียนประกอบด้วยดัชนีกรณีตามระบบการตั้งชื่อกรณี (รวมถึงดัชนีของหน่วยโครงสร้างและหมายเลขกรณีตามระบบการตั้งชื่อกรณีของหน่วยนี้) และหมายเลขซีเรียลของเอกสารภายในปีปฏิทิน

บันทึก

ปัญหาการลงทะเบียนและการบัญชีเอกสารในองค์กรควรสะท้อนให้เห็นในคำแนะนำในการทำงานในสำนักงาน คำแนะนำควรรวมถึง:

1) รายการเอกสารที่ไม่ได้ลงทะเบียน

2) รายชื่อกลุ่มเอกสารที่ลงทะเบียนและสำหรับแต่ละกลุ่มจะต้องระบุสิ่งต่อไปนี้:

สถานที่ลงทะเบียน

เวลาและขั้นตอนการลงทะเบียน

กฎการสร้างหมายเลขทะเบียน

แบบฟอร์มการลงทะเบียน;

รายการรายละเอียดที่กรอกในแบบฟอร์มกฎการกรอก

หลักเกณฑ์การบันทึกความเคลื่อนไหวของเอกสารภายหลังการลงทะเบียน

หลักการลงทะเบียน (การลงทะเบียนครั้งเดียวหรือซ้ำเมื่อโอนเอกสารไปยังแผนกอื่น)

3) ขั้นตอนการรับเอกสารซ้ำให้กับองค์กร (สำหรับเอกสารขาเข้า)

ระยะเวลาการจัดเก็บรายงาน บันทึกอย่างเป็นทางการ และคำอธิบาย

ระยะเวลาการจัดเก็บถูกกำหนดไว้ในรายการเอกสารเอกสารการบริหารมาตรฐานที่สร้างขึ้นในระหว่างการดำเนินกิจกรรมของหน่วยงานภาครัฐและหน่วยงานต่างๆ รัฐบาลท้องถิ่นและองค์กรที่ระบุระยะเวลาการเก็บรักษาได้รับการอนุมัติตามคำสั่งของกระทรวงวัฒนธรรมของรัสเซียลงวันที่ 25 สิงหาคม 2553 ลำดับที่ 558 ตามรายการที่ระบุระยะเวลาการเก็บรักษาบันทึกช่วยจำอาจเป็น 1 ปี 3 ปี 5 ปี 75 ปี ,อย่างถาวร. หมายเหตุอธิบายควรเก็บไว้อย่างถาวร

คำแนะนำของเรา

เมื่อจัดทำบันทึกจำเป็นต้องปฏิบัติตามรูปแบบที่เหมือนกันและข้อความหลักของเอกสารจะต้องเป็นไปตามกฎจรรยาบรรณทางธุรกิจและข้อกำหนดที่กำหนดไว้สำหรับการดำเนินการเอกสาร ความรู้สึกที่ไม่พึงประสงค์เกิดจากเอกสารที่รวบรวมและดำเนินการอย่างไม่เป็นระเบียบซึ่งมีข้อผิดพลาดทางไวยากรณ์ อย่ารีบเร่งในการส่งเอกสารไปยังผู้รับ แต่ควรตรวจทานอย่างละเอียด แก้ไขข้อผิดพลาดทางไวยากรณ์หรือการพิมพ์ผิด หากมี

ไม่มีใครรอดพ้นจากอุบัติเหตุรวมถึงในที่ทำงานด้วย การละเมิดวินัยแรงงานมีโทษเว้นแต่จะมีเหตุผลอันสมควร

เรียนผู้อ่าน! บทความนี้พูดถึงวิธีทั่วไปในการแก้ไขปัญหาทางกฎหมาย แต่แต่ละกรณีเป็นรายบุคคล หากท่านต้องการทราบวิธีการ แก้ไขปัญหาของคุณได้อย่างตรงจุด- ติดต่อที่ปรึกษา:

แอปพลิเคชันและการโทรได้รับการยอมรับตลอด 24 ชั่วโมงทุกวันและ 7 วันต่อสัปดาห์.

มันเร็วและ ฟรี!

จะกรอกบันทึกอธิบายที่ทำงานในปี 2562 ได้อย่างไร? การไม่ปฏิบัติตามวินัยด้านแรงงานคุกคามพนักงานด้วยมาตรการทางวินัย

ในบางกรณีการละเมิดอาจส่งผลให้ถูกไล่ออก ในกรณีนี้ พนักงานสามารถมีอิทธิพลต่อการตัดสินใจของฝ่ายบริหารโดยอ้างเหตุผลที่ถูกต้องสำหรับการละเมิด จะเขียนบันทึกอธิบายที่ทำงานในปี 2562 ได้อย่างไร?

ช่วงเวลาพื้นฐาน

สถานการณ์อาจเกิดขึ้นกับพนักงานคนใดก็ได้เมื่อเขาไปทำงานสาย ไม่สามารถปฏิบัติหน้าที่ได้อย่างเหมาะสม หรือถูกบังคับให้ขาดเวลาทำงาน

จากตำแหน่ง กฎหมายแรงงานจะถือเป็นการละเมิดวินัยแรงงาน แต่เหตุผลอาจเป็นได้ทั้งการเคารพและไม่เคารพ

ตามคำอธิบายของพนักงาน ฝ่ายบริหารจะตัดสินใจว่าจะลงโทษพนักงานหรือไม่

พนักงานจะต้องอธิบายสถานการณ์ปัจจุบันเป็นลายลักษณ์อักษร ตามกฎที่ยอมรับกันโดยทั่วไปจะมีการร่างบันทึกอธิบายไว้

นี่อาจเป็นการยกเว้นหรืออธิบาย บันทึกอธิบายเป็นเอกสารอย่างเป็นทางการและจะต้องจัดทำขึ้นอย่างถูกต้อง

วัตถุประสงค์หลักของบันทึกย่อคือการอธิบายสาเหตุของการละเมิดและความเป็นไปได้ที่จะทำให้พนักงานพ้นผิด แต่ต้องนำเสนอข้อมูลให้ถูกต้อง

มันคืออะไร

ไม่มีแนวคิดเรื่อง “” ในกฎหมาย อย่างไรก็ตาม มีการกล่าวถึง “ต้องมีคำอธิบายเป็นลายลักษณ์อักษร”

เรากำลังพูดถึงสถานการณ์ที่พนักงานกระทำการที่ผิดกฎหมายหรือกระบวนการผลิตหยุดชะงักเนื่องจากความผิดของเขา

เป็นที่ชัดเจนว่าพนักงานจะพยายามอธิบายสถานการณ์ด้วยวาจา แต่คำอธิบายดังกล่าวไม่สามารถใช้ในการไหลของเอกสารได้

ดังนั้นบันทึกอธิบายจึงเป็นเอกสารที่พนักงานระบุเป็นลายลักษณ์อักษรถึงสาเหตุของการละเมิดมาตรฐานแรงงาน

กล่าวคือเพียงระบุเหตุการณ์ที่เกิดขึ้น พนักงานไม่ได้แถลงใดๆ ในบันทึกอธิบาย เขาไม่ขอให้เข้าใจสถานการณ์ปัจจุบัน

ข้อเท็จจริงนี้ทำให้บันทึกนี้แตกต่างจากเอกสารทางการอื่นๆ เช่น รายงานหรือคำแถลง หมายเหตุอธิบายหมายถึงเอกสารที่มีลักษณะเป็นข้อมูลหรืออ้างอิง

หรือพนักงานตัดสินผิด ผลที่ตามมาที่เป็นไปได้ของการกระทำของคุณ หมายเหตุอธิบายไม่เพียงแสดงสาเหตุของการละเมิดเท่านั้น แต่ยังรวมถึงข้อกำหนดเบื้องต้นที่นำไปสู่การเกิดขึ้นของสถานการณ์ด้วย

มีการระบุสถานการณ์ที่ส่งผลให้ไม่ใส่ใจในรายละเอียดของงานด้วย จะเขียนบันทึกอธิบายเกี่ยวกับข้อผิดพลาดในการทำงานได้อย่างไร?

ไม่แนะนำให้เปลี่ยนความรับผิดชอบของคุณไปที่เพื่อนร่วมงาน อย่างไรก็ตาม คุณไม่ควรยอมรับความผิดหากไม่ได้กระทำความผิด

ตัวอย่างเช่น พนักงานคนหนึ่งทำผิดพลาดขณะทำงานกับอุปกรณ์ใหม่ แน่นอนคุณสามารถอ้างอิงถึงคำแนะนำที่ไม่เพียงพอได้ แต่เป็นการดีกว่าถ้าพูดถึงการขาดประสบการณ์ที่เหมาะสม

สำหรับเวลาว่าง

การขาดงานตลอดวันทำงานหรือเกินสี่ชั่วโมงติดต่อกันในระหว่างกะงานหนึ่งกะ

การขาดงานโดยไม่มีเหตุผลอันสมควรอาจเป็นเหตุให้ยกเลิกสัญญาจ้างงาน ดังนั้นพนักงานจึงสนใจที่จะพูดคุยรายละเอียดเกี่ยวกับการขาดงานเป็นอย่างมาก

ตามกฎแล้ว สิ่งต่อไปนี้ถือเป็นการให้เกียรติ:

• ความเจ็บป่วยของพนักงานหรือญาติสนิทที่ยืนยันโดยใบรับรองแพทย์
• การเสียชีวิตของสมาชิกในครอบครัว
• อุบัติเหตุ;
• อุบัติเหตุ;
• ภัยพิบัติ.

ถึงอย่างไร เหตุผลที่ดีรับรู้ได้ก็ต่อเมื่อมีเอกสารหลักฐานเท่านั้น

เพราะมาช้า.