หมายเหตุการบริการสำหรับการทำความสะอาดหน้าต่าง คำแนะนำ: จัดทำบันทึกช่วยจำ

สิ่งนี้มักเกิดขึ้นเนื่องจากการที่ทรัพยากรวัสดุอย่างใดอย่างหนึ่งกำลังจะสิ้นสุดลงหรือใกล้จะถึงแล้ว นอกจากนี้ยังเป็นทรัพยากรสำหรับความพร้อมซึ่งไม่ใช่พนักงานที่รับผิดชอบ แต่เป็นหัวหน้าแผนกหรือทั้งองค์กร

ตัวอย่างเช่น เฟอร์นิเจอร์ – มีแนวโน้มที่จะแตกหักและสึกหรอ เช่นเดียวกับชุดทำงาน - บางทีคุณอาจต้องเปลี่ยนเสื้อผ้าบางส่วนหรือเพิ่มชุดใหม่เนื่องจากการเติมเต็มของพนักงาน

เหตุใดคุณจึงต้องใช้เอกสารนี้เมื่อซื้อที่องค์กร

เห็นได้ชัดเจนจากวัตถุประสงค์ของเอกสาร (ข้อมูลอ้างอิงและข้อมูล) ด้วยความช่วยเหลือผู้สนใจจะแจ้งให้ทราบ คนที่มีความรับผิดชอบเกี่ยวกับความจำเป็นในการซื้อสินค้าบางอย่างและอธิบายว่าทำไมจึงต้องทำเช่นนี้ เกี่ยวข้องกับเหตุการณ์ใดที่มีความต้องการดังกล่าวเกิดขึ้น ตัวอย่างเช่น เครื่องพิมพ์เสีย มีการเติมพนักงาน และทุกคนต้องการคอมพิวเตอร์และเครื่องแบบ

อะไรอยู่ข้างในเอกสาร?

ไม่มีมาตรฐานสากลสำหรับเอกสารดังกล่าว อย่างไรก็ตาม บริษัทขนาดใหญ่มีเทมเพลตพิเศษสำหรับบันทึกดังกล่าว - สามารถพบได้ในเอกสารท้องถิ่นของบริษัท ซึ่งใช้ได้กับทั้งเอกสาร "กระดาษ" และอีเมล (โฟลเดอร์ "เทมเพลต")

ในกรณีหลังนี้ ก่อนที่จะส่ง คุณจะต้องเปิดใช้งานฟังก์ชันการแจ้งเตือนการอ่าน วิธีนี้จะทำให้คุณทราบได้อย่างแน่นอนว่าบันทึกนั้นถูกอ่านแล้วหรือไม่

ความสนใจ!เวอร์ชัน "กระดาษ" ได้รับการลงทะเบียนกับเลขานุการในวารสารเอกสารขาเข้า คุณยังสามารถส่งเอกสารผ่านฝ่ายบริการบุคลากรได้

บันทึกจะมีข้อมูลต่อไปนี้เสมอ:

วาดขึ้น บันทึกบนกระดาษมาตรฐาน A-4.
คุณควรเริ่มต้นด้วย "ส่วนหัว" - ตามกฎแล้วจะเขียนไว้ที่มุมขวาบนของเอกสาร

ระบุว่าเอกสารจ่าหน้าถึงใครและจากใคร ถัดไป ตรงกลาง เป็นตัวพิมพ์ใหญ่ - หมายเหตุการบริการ ด้านล่างนี้เป็นสาระสำคัญของคำถามและคำขอ โดยปกติแล้วพวกเขาจะเขียนโดยใช้วลี “ฉันถามคุณ...” “ฉันอยากจะแจ้งให้คุณทราบว่า...” ถือว่าถูกต้องแล้ว

จดหมายบริการควรเขียนด้วยภาษาที่มีความสามารถ ชัดเจน และเข้าใจได้. สไตล์การเขียนเป็นแบบธุรกิจ จำเป็นต้องหลีกเลี่ยงวลีที่ซับซ้อน ยุ่งยาก และยาวจนเกินไป รวมถึงเสียงหวือหวาทางอารมณ์ การใช้ศัพท์ในทางที่ผิด คำสแลง หรือภาษาพูด โดยเฉพาะภาษาที่ไม่เหมาะสม เป็นสิ่งที่ยอมรับไม่ได้อย่างยิ่ง

เช่นเดียวกับข้อผิดพลาด - ไวยากรณ์ การสะกด คำศัพท์ ฯลฯ หากผู้เขียนไม่ทราบวิธีเขียนคำหรือวลีใดโดยเฉพาะ คุณจะต้องแทนที่คำหรือวลีเหล่านั้นด้วยคำที่ง่ายกว่าและเข้าใจง่ายกว่า

เขียนและเขียนอย่างไรให้ถูกต้อง?

ชุดทำงาน (PPE)

ในกรณีนี้จำเป็นต้องระบุจำนวนหน่วยที่จะซื้อและอธิบายว่าเหตุใดจึงจำเป็น โปรดทราบว่าการออกชุดทำงานนั้นได้รับการปันส่วนเสมอ - ขึ้นอยู่กับทั้งนโยบายส่วนบุคคลของบริษัทใดบริษัทหนึ่งและเกณฑ์ที่กำหนดสำหรับอุตสาหกรรมเฉพาะ

เรามายกตัวอย่างเฉพาะ:

รองเลขาธิการ ผู้อำนวยการของ Pizza-Energo LLC ฝ่ายทรัพยากรบุคคล

Vasiliev I.V.

จากผู้จัดการฝ่ายทรัพยากรบุคคล I.I. Ivanov

หมายเหตุการบริการหมายเลข 5

เกี่ยวกับการจ้างพนักงาน 2 คนในตำแหน่งผู้ส่งสินค้า ฉันขอให้คุณซื้อชุดทำงานผู้ชายที่มีโลโก้ของ Pizza-Energo LLC จำนวน 2 ชุด

ขอแสดงความนับถือ

อีวานอฟ อีวาน อิวาโนวิช (ลายเซ็น)

เฟอร์นิเจอร์

ที่นี่คุณควรระบุเฟอร์นิเจอร์และแผนกใดที่คุณต้องการซื้อ

เช่นเดียวกับทุกสิ่งทุกอย่าง คุณต้องสรุปเหตุผลให้ชัดเจน ตัวอย่างเช่น.

ถึงหัวหน้าของ AHO Interpress LLC, A.A. Medzhidov

จากผู้จัดการแผนกทรัพยากรบุคคล M.I. Petrova

หมายเหตุการบริการหมายเลข 4

ฉันขอให้คุณซื้อเก้าอี้สำหรับห้องโถงจำนวน 10 ตัว ใน ช่วงเวลานี้ในห้องโถงจะมีโซฟาตัวหนึ่ง และผู้มาติดต่อเพื่อสัมภาษณ์หรือนัดหมายกับพนักงานต้องรอถึงคราวของตน

ขอแสดงความนับถือ,

เปโตรวา มาเรีย อิวานอฟนา (ลายเซ็น)

เครื่องเขียน

ดูเหมือนจะเป็นเรื่องเล็ก แต่ถึงแม้ที่นี่จะต้องมีเหตุผลตามความจำเป็นในการผลิต ตัวอย่างเช่น:

หัวหน้าแผนกโลจิสติกส์

CJSC "ซิกมา-คอนซัลท์"

ซิโดรอฟ เอส.เอส.

หมายเหตุการบริการหมายเลข 3

เนื่องจากมีพนักงานเพิ่มขึ้น ฉันขอให้คุณซื้อเพิ่มสำหรับแผนกบริการลูกค้า:

• หมึกแสตมป์ Noris-Color (สีดำ), 30 มล. – 20 ชิ้น;
• เจาะรู - 5 ชิ้น;
• บล็อกหลากสี – 10 ชิ้น

ขอแสดงความนับถือ,

หัวหน้าฝ่ายบริการลูกค้า

อิวาโนวา อิรินา อิวานอฟนา (ลายเซ็น)

อุปกรณ์สำนักงาน (สแกนเนอร์ เครื่องพิมพ์)

ในกรณีนี้ คุณต้องระบุให้แน่ชัดว่าหน่วยใด (เครื่องพิมพ์, mini-PBX, สแกนเนอร์ ฯลฯ) และแผนกใดที่มีไว้สำหรับ หากแบรนด์มีความสำคัญขั้นพื้นฐาน จะต้องระบุสิ่งนี้ด้วย เช่น:

ผู้อำนวยการฝ่ายจัดซื้อ

LLC "ซิกมา-พายุ"

ซาวิน ไอ.ไอ.

จากผู้จัดการสำนักงาน Petrova E.E.

หมายเหตุการบริการหมายเลข 5

ฉันอยากจะแจ้งให้คุณทราบถึงความจำเป็นในการซื้ออุปกรณ์ต่อไปนี้:

• เครื่องพิมพ์เลเซอร์ HP laserjet 1102 – 2 ชิ้น;
• มินิ PBX Panasonic kx-teb308ru – 2 ชิ้น

ขอแสดงความนับถือ,

Petrova Elena Evgenievna (ลายเซ็น)

โทรศัพท์

มีการระบุยี่ห้อของโทรศัพท์และวัตถุประสงค์ - สำหรับใครโดยเฉพาะไปยังแผนกใด ตัวอย่างเช่น:

ถึงผู้อำนวยการฝ่ายจัดซื้อของ Altercom CJSC

มัตวีฟ ไอ.ไอ.

จากผู้จัดการฝ่ายทรัพยากรบุคคล E.V. Kuznetsova

หมายเหตุการบริการหมายเลข 8

ฉันขอแจ้งให้คุณทราบว่ามีโทรศัพท์เพียงเครื่องเดียวที่แผนกต้อนรับในล็อบบี้ ในขณะที่มีเลขานุการสองคนทำงานอยู่ ซึ่งทำให้สื่อสารกับลูกค้าได้ยากมาก ฉันขอให้คุณซื้อโทรศัพท์ Panasonic KX-HDV100 ให้กับเลขานุการ E.E. Mikhailova ซึ่งได้รับการว่าจ้างเป็นเลขานุการคนที่สองเมื่อวันที่ 2 กุมภาพันธ์ 2017

ขอแสดงความนับถือ,

Kuznetsova Elena Viktorovna (ลายเซ็น)

เครื่องมือ

ทุกอย่างเป็นมาตรฐานที่นี่ - มีการระบุว่าเครื่องมือใดและปริมาณใดเช่น:

ถึงหัวหน้าบริษัทจัดการ Sovremont LLC

เปตรอฟ พี.พี.

จากหัวหน้าคนงาน Ivanov I.I.

หมายเหตุการบริการหมายเลข 1

ฉันขอให้คุณซื้อสว่านโรตารี่ BOSCH GBH 2-28 จำนวน 10 ชิ้น

อีวานอฟ อีวาน อิวาโนวิช (ลายเซ็น)

โคมไฟ

โดยปกติแล้วอุปกรณ์นี้จะถูกระบุไว้ในรายการเครื่องใช้สำนักงานซึ่งผู้จัดการสำนักงานจะนำเสนอต่อผู้อำนวยการ แต่ก็สามารถทำได้แบบส่วนตัวเช่น:

ผู้จัดการสำนักงานของ Leibstandarte LLC Aleksandrova A.A.

หมายเหตุการบริการหมายเลข 5

ฉันขอให้คุณซื้อโคมไฟตั้งโต๊ะสำนักงาน Ursula 281/1T-LEDBlacksand

ขอแสดงความนับถือ,

รอง ผู้อำนวยการทั่วไปบอริซอฟ บี.บี. (ลายเซ็น)

อาฟโตชิน

ในกรณีนี้ จะมีการระบุยี่ห้อยางและปริมาณ เช่น:

ผู้อำนวยการทั่วไปของ Kaira-Express LLC

บอริซอฟ บี.บี.

จากหัวหน้า AHO Smirnov S.S.

หมายเหตุการบริการหมายเลข 6

ฉันขอให้คุณซื้อยาง pirelli scorpion verde all season 265/60 r18 110h สำหรับรถยนต์ของบริษัท จำนวน 20 เส้น

ขอแสดงความนับถือ,

สมีร์นอฟ เซอร์เกย์ เซอร์เกวิช (ลายเซ็น)

อ้างอิง!ตามที่ชัดเจนว่าเอกสารดังกล่าวไม่ได้นำเสนอปัญหาพิเศษใด ๆ สิ่งที่จำเป็นในการออกแบบคือผลิตภัณฑ์ในหมวดหมู่ แบรนด์ และปริมาณใด (และที่สำคัญที่สุด คือ เพราะเหตุใด) จึงเป็นที่ต้องการของแผนกของคุณ

จากนั้นปัญหาการจัดซื้อจะไม่เกิดขึ้นเลย - ผู้มีส่วนได้เสียส่งบันทึกผู้รับใช้ขั้นตอนเฉพาะเพื่อดำเนินการตามคำขอ

)? ตัวแทนของกิจกรรมด้านต่าง ๆ ต้องเผชิญกับคำถามนี้เป็นระยะ บันทึกย่อเป็นหนึ่งในวิธีการโต้ตอบระหว่างพนักงานขององค์กรและฝ่ายบริหารที่ใช้กันทั่วไปและได้รับความนิยมมากที่สุด เราจะจัดเตรียมบันทึกตัวอย่างด้านล่างและบอกวิธีเขียนบันทึกอย่างถูกต้อง

ทำไมคุณต้องเขียนบันทึกช่วยจำ?

เอกสารภายในเป็นรูปแบบหนึ่งของการไหลของเอกสารภายในที่ช่วยให้คุณสามารถแก้ไขสถานการณ์การผลิตในปัจจุบันได้อย่างมีประสิทธิภาพและประสิทธิผลสูงสุด

วัตถุประสงค์ของบันทึกเพื่อแจ้งให้เจ้าหน้าที่ทราบ ปัญหาที่มีอยู่จัดทำข้อเสนอเพื่อแก้ไขหรือประสานงานการดำเนินการตามแผน

ประโยชน์เพิ่มเติมของเอกสารประเภทนี้คือเป็นหลักฐานโดยตรงที่ผู้เชี่ยวชาญได้กล่าวถึงปัญหาภายในขอบเขตความเชี่ยวชาญของเขา หากผู้เชี่ยวชาญไม่สามารถแก้ไขปัญหาได้ด้วยตัวเอง และส่งในรูปแบบของบันทึกช่วยจำเพื่อขอการแก้ไขโดยผู้เชี่ยวชาญคนอื่น ๆ เขาจะปลดเปลื้องความรับผิดชอบในการพิจารณาปัญหาอย่างไม่เหมาะสมหรือมีคุณภาพต่ำ

ไม่มีรูปแบบพิเศษสำหรับบันทึกช่วยจำ แต่จะวาดขึ้นในรูปแบบใด ๆ และสามารถส่งบนกระดาษหรือทางอิเล็กทรอนิกส์

ตัวอย่างการเขียนบันทึก แบบฟอร์ม เทมเพลต

เราพบว่าในกรณีใดบ้างที่เอกสารธุรกิจที่เรากำลังพิจารณาจะถูกส่งไป ตอนนี้คุณต้องตัดสินใจเลือกตัวอย่างการเขียนบันทึก ดังที่เราได้กล่าวไปแล้ว ไม่มีรูปแบบพิเศษสำหรับบันทึกช่วยจำ อย่างไรก็ตามมี ข้อกำหนดทั่วไปไปจนถึงเนื้อหาของเอกสาร

ซึ่งรวมถึง:

1. ข้อบ่งชี้บังคับของผู้รับบันทึก ที่มุมขวาบน คุณจะต้องเขียนนามสกุล ชื่อจริง และนามสกุล รวมถึงตำแหน่งของบุคคลที่ส่งคำอุทธรณ์ให้
2. ด้านล่างนี้คือชื่อเอกสารและหมายเลข
3. ถัดไป คุณควรร่างสาระสำคัญของปัญหาที่ผู้เขียนเอกสารพบ หรือสถานการณ์ที่ต้องจัดการ
4. ด้านล่างนี้เป็นข้อเสนอแนะสำหรับการแก้ไขปัญหาหรือข้อบ่งชี้ถึงการดำเนินการที่ผู้เขียนบันทึกคาดหวังจากผู้รับ
5. ในตอนท้ายของเอกสารจะมีการระบุนามสกุลและชื่อย่อของบุคคลที่ส่งคำอุทธรณ์รวมถึงตำแหน่งของเขา

เทมเพลตบันทึกนี้สามารถใช้ได้หากจำเป็น

วิธีเขียนบันทึกช่วยจำ: การออกแบบตัวอย่าง

วิธีเขียนบันทึกช่วยจำ (ตัวอย่าง) มาดูกัน ตัวอย่างง่ายๆ. ข้อความในบันทึกอาจเหมือนกับข้อความด้านล่าง

ตัวอย่างของบันทึกช่วยจำ

ถึงผู้อำนวยการของ Gvozdika LLC

สโลโบดิน วลาดิมีร์ อเล็กซานโดรวิช

หมายเหตุการบริการ

สายพานลำเลียงในร้านขนมเสียหายตั้งแต่วันที่ 2 มกราคม 2561 ในการซ่อมจำเป็นต้องซื้ออะไหล่ตามรายการที่แนบมานี้ ต้นทุนรวมของงานซ่อมโดยคำนึงถึงการซื้อชิ้นส่วนคือ 12,500 (หนึ่งสองพันห้าร้อยรูเบิล 00 โกเปค) เนื่องจากเงินทุนสำหรับการซ่อมแซมและบำรุงรักษาอุปกรณ์หมดลงแล้ว และไม่มีชิ้นส่วนที่จำเป็นเพื่อหลีกเลี่ยงการหยุดทำงานของเวิร์คช็อป

1. เลือกที่จำเป็น จำนวนเงินตามรายการที่แนบมานี้
2. จัดให้มีทีมงานซ่อมแซมเพื่อดำเนินงาน

ขอแสดงความนับถือหัวหน้าร้านขายขนม Dmitrienko Denis Sergeevich

เราจะบอกคุณด้านล่างถึงวิธีการเขียนบันทึกช่วยจำทางอิเล็กทรอนิกส์

คุณสมบัติของการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์

หากองค์กรอนุญาตให้มีการแลกเปลี่ยนข้อมูลโดยใช้การสื่อสารทางอิเล็กทรอนิกส์ รวมถึงอีเมล การส่งบันทึกช่วยจำจะง่ายขึ้น ข้อดีของการหมุนเวียนเอกสารดังกล่าวภายในองค์กรยังรวมถึงความรวดเร็วในการพิจารณาคำขอด้วย

จะเขียนบันทึกช่วยจำทางอิเล็กทรอนิกส์ได้อย่างไร? เหมือนกับในเวอร์ชันกระดาษคลาสสิกทุกประการ ไม่มีความแตกต่างที่มีนัยสำคัญในเอกสาร ตัวอย่างในรูปแบบนี้แทบจะไม่แตกต่างจากตัวอย่างที่ให้ไว้ก่อนหน้านี้

ส่วนหลักของบันทึกช่วยจำของคุณ (นั่นคือคำอธิบายโดยทันทีของสถานการณ์และข้อเสนอที่ส่งมาเพื่อการพิจารณา) ยังคงเหมือนกับในตัวอย่างของเราทุกประการ

ข้อยกเว้นประการเดียวคือคุณไม่จำเป็นต้องระบุผู้รับในบันทึกอีกต่อไป ชื่อของผู้ใช้ที่ส่งคำขอไปจะถูกป้อนในบรรทัด "ที่อยู่" หากเราพูดถึงการแลกเปลี่ยนเอกสารผ่านทรัพยากรที่ใช้ร่วมกัน (เช่น หนึ่งที่อยู่อีเมลต่อแผนก) ในบรรทัด "หัวเรื่อง" คุณจะต้องระบุว่าใครเป็นผู้ส่งข้อความถึง

นอกจากนี้ เมื่อใช้อีเมล (กล่องจดหมายส่วนบุคคล) ในกรณีส่วนใหญ่จะมีลายเซ็นที่แทรกลงในข้อความของจดหมายโดยอัตโนมัติอยู่แล้ว วิธีนี้ช่วยให้คุณประหยัดเวลาได้อย่างมาก รวมถึงการเขียนบันทึกด้วย หากจดหมายของคุณไม่อนุญาตให้คุณระบุผู้ส่ง (เช่น หากคุณใช้กล่องจดหมายที่ใช้ร่วมกัน) อย่าลืมระบุชื่อและตำแหน่งของคุณที่ท้ายจดหมาย

สำคัญ: เมื่อส่งข้อมูลทางอีเมลอย่าลืมขอใบตอบรับการอ่านข้อความที่ส่ง (ในการดำเนินการนี้คุณต้องทำเครื่องหมายในช่องที่เหมาะสม) การแจ้งเตือนนี้เป็นข้อพิสูจน์ว่าคุณได้ส่งบันทึกช่วยจำไปยังผู้รับที่ระบุในเวลาที่กำหนดจริงๆ

ผู้คนทำสิ่งสำคัญเกือบทั้งหมดด้วยการติดต่อทางจดหมาย

ความสามารถในการพูดจึงไม่เพียงพอ

ลุค เดอ โวเวนาร์กส์

เรามาพูดถึงบันทึกช่วยจำซึ่งเป็นวิธีหลักในการสื่อสารภายใน ซึ่งเป็นเอกสารที่สามารถปรับปรุงความสัมพันธ์ภายใน รับรองการแลกเปลี่ยนข้อมูลโดยทันที และแก้ไขสถานการณ์ที่มีการโต้เถียง

เหตุใดองค์กรจึงเพิกเฉยต่อบันทึกอย่างเป็นทางการ

บันทึกช่วยจำยังคงเป็นบุคคลภายนอกใน จดหมายทางธุรกิจองค์กรเอกชน ในทางกลับกัน ในหน่วยงานภาครัฐ เอกสารภายในส่วนใหญ่เป็นบันทึกภายใน

บ่อยครั้งในองค์กรเชิงพาณิชย์ บันทึกช่วยจำถือเป็นพิธีการที่ไม่มีความหมาย แต่องค์ประกอบของการไหลของเอกสารภายในองค์กรนี้ ซึ่งเป็นส่วนหนึ่งของวัฒนธรรมองค์กร มีศักยภาพอันล้ำค่าสำหรับการพัฒนาธุรกิจ

มันขึ้นอยู่กับอะไร ทัศนคติเชิงลบผู้จัดการสายงานขององค์กรการค้าจำนวนหนึ่งในเอกสารภายในที่สำคัญที่สุดซึ่งทำหน้าที่เป็นพื้นฐานในการตัดสินใจด้านการจัดการ? เหตุผลที่เป็นไปได้:

วัฒนธรรมในระดับต่ำ การสื่อสารทางธุรกิจขาดมาตรฐานองค์กร การตัดสินใจของฝ่ายบริหารที่เข้มแข็งในด้านการไหลของเอกสารภายใน

ขาดสถานะอย่างเป็นทางการเนื่องจากบันทึกไม่รวมอยู่ในตัวแยกประเภทเอกสารการจัดการ

ความพร้อมใช้งานของวิธีการสื่อสารทางอิเล็กทรอนิกส์ ผู้จัดการไม่ต้องการเสียเวลาในการจัดกระบวนการจัดการอย่างเป็นทางการ โดยเลือกที่จะแลกเปลี่ยนคำพูดสองสามคำในการประชุมส่วนตัว โทร โทรศัพท์มือถือ, เขียนทางอีเมลหรือ Skype เป็นต้น

แต่มีเหตุผลอื่น: บางครั้งผู้จัดการก่อวินาศกรรมระบบเอกสารภายในอย่างเป็นทางการ เป็นการยากที่จะหักล้างข้อมูลที่เป็นเอกสารเกี่ยวกับสถานะของกิจการในองค์กรคำแนะนำต่อเจ้าหน้าที่หรือคำสั่งเกี่ยวกับขั้นตอนการดำเนินการในสถานการณ์เฉพาะ การทำงานในความสับสนวุ่นวายมีข้อดีบางประการ: ไม่มีอะไรง่ายไปกว่าการละทิ้งข้อเท็จจริงในการส่งข้อมูลด้วยวาจา เช่นเดียวกับคำแนะนำแบบตัวต่อตัว ทุกคนคุ้นเคยกับสถานการณ์ที่พนักงานได้รับคำแนะนำเฉพาะกันด้วยวาจาเป็นประจำ การไม่ปฏิบัติตามคำสั่งใด ๆ ที่นำมาซึ่งการลงโทษทางปกครอง

บันทึกอย่างเป็นทางการมีประโยชน์อย่างไร?

บันทึกช่วยจำอยู่ภายใน จดหมายธุรกิจซึ่งคุณสามารถแก้ไขปัญหาการผลิตในปัจจุบันได้อย่างรวดเร็วและมีประสิทธิภาพ

วัตถุประสงค์หลักของบันทึกช่วยจำคือการแลกเปลี่ยนข้อมูลอย่างเป็นทางการระหว่างพนักงานในองค์กรเดียวกันที่มีสถานะเท่าเทียมกัน

วัตถุประสงค์ของการเขียนบันทึกอาจแตกต่างกัน:

การสื่อสารในแนวนอนของหัวหน้าแผนกโครงสร้าง/เจ้าหน้าที่เมื่อแก้ไขปัญหาและปัญหาการผลิตทั่วไป

ปฏิสัมพันธ์ข้อมูลที่มีประสิทธิภาพ:

การแลกเปลี่ยนข้อมูลการดำเนินงานระหว่างฝ่ายโครงสร้าง/อิสระและสาขา

ขอข้อมูลความเป็นมา;

การดำเนินการตามคำแนะนำ;

ประกอบข้อความอื่น (บันทึกย่อ);

แก้ไขปัญหาปัจจุบันด้านการบริหาร เศรษฐกิจ ลอจิสติกส์ ข้อมูล และการสนับสนุนอื่น ๆ

การแก้ปัญหาความขัดแย้งและสถานการณ์ความขัดแย้ง

ความสามารถในการจัดทำเอกสารภายในอย่างมีความสามารถ รวมถึงบันทึกภายใน ช่วยในสถานการณ์ที่ยากลำบากและสับสนอย่างยิ่ง

ก่อนอื่นบันทึกช่วยจำเป็นผู้ช่วยหลักสำหรับพนักงานของบริการสนับสนุนเอกสารการจัดการ (ต่อไปนี้ - DOU) ในสถานการณ์ที่มีการโต้เถียง

น่าเสียดายที่หัวหน้าหน่วยโครงสร้างหลักมักพยายามตำหนิข้อบกพร่องของแผนกเมื่อทำงานกับเอกสารเกี่ยวกับพนักงานของหน่วยเสริม ตัวอย่างเช่นการจัดการหน่วยโครงสร้างไม่ปฏิบัติตามคำแนะนำของผู้จัดการระดับสูงตรงเวลา แต่มีความรับผิดชอบในการเปลี่ยนแปลงการบริการของสถาบันการศึกษาก่อนวัยเรียนซึ่งถูกกล่าวหาว่าทำให้การส่งจดหมายขาออกล่าช้า

บันทึกช่วยจำจะช่วยหักล้างข้อกล่าวหาที่ไม่มีมูล บันทึกที่มีข้อเท็จจริง กำหนดเวลา ชื่อนามสกุล พนักงานสถาบันการศึกษาก่อนวัยเรียนที่ทำงานเสร็จอย่างมีประสิทธิภาพและทันเวลาพร้อมแนบเอกสารยืนยัน (สำเนาบัตรลงทะเบียน ข้อความที่ตัดตอนมาจากบันทึกการลงทะเบียน ฯลฯ) มักจะช่วยรักษาความเป็นกลาง รับรู้การเรียกร้องที่ไม่มีมูล และฟื้นฟูชื่อเสียงทางธุรกิจ ของพนักงานคนใดคนหนึ่งและบริการของสถานศึกษาก่อนวัยเรียนโดยรวม (ตัวอย่างที่ 1)

ข้อความในบันทึกต้องระบุวัตถุประสงค์ของข้อความอย่างชัดเจนในรูปแบบที่เข้าถึงได้และกระชับ ข้อมูลที่ไม่สมบูรณ์หรือซ้ำซ้อนทำให้ผู้รับเข้าใจสาระสำคัญของปัญหาได้ยาก และอาจนำไปสู่การตีความที่ไม่ชัดเจน ส่งผลให้ไม่มีผลลัพธ์ที่ต้องการ ประสิทธิผลของบันทึกช่วยจำขึ้นอยู่กับว่าโครงสร้างของเอกสารมีโครงสร้างดีเพียงใด และข้อโต้แย้งที่นำเสนอนั้นมีเหตุผลหรือไม่

เรากำลังดำเนินการบันทึกการบริการให้เสร็จสิ้น

หากอยู่ในฟอร์ม จะเป็นอย่างไร?

บันทึกช่วยจำ Office มักจะเขียนบนกระดาษเปล่า A4 อย่างไรก็ตามองค์กรการค้าเพื่อจุดประสงค์นี้มักใช้แบบฟอร์มจดหมายซึ่งตามข้อ 4.7 ของ GOST R 6.30-2003 “ระบบเอกสารแบบครบวงจร ระบบเอกสารองค์กรและการบริหารแบบครบวงจร ข้อกำหนดในการเตรียมเอกสาร" ประกอบด้วย

ตราสัญลักษณ์หรือเครื่องหมายการค้าขององค์กร (เครื่องหมายบริการ);

ชื่อบริษัท

รหัสองค์กร

หมายเลขทะเบียนหลักของรัฐ (OGRN) นิติบุคคล;

หมายเลขประจำตัวผู้เสียภาษี/รหัสเหตุผลในการจดทะเบียน (TIN/KPP)

ข้อมูลอ้างอิงเกี่ยวกับองค์กร

สถานที่รวบรวมหรือเผยแพร่เอกสาร

นอก​จาก​นั้น ผู้​เชี่ยวชาญ​บาง​คน​ตาม​หน้า​นิตยสาร​และ​อินเทอร์เน็ต​ได้​ยก​ตัว​อย่าง​บันทึก​ที่​เขียน​ด้วย​หัวจดหมาย.

ไม่ต้องสงสัยเลยว่าการเตรียมเอกสารทั้งหมดโดยไม่เลือกปฏิบัติในแบบฟอร์มเดียวกันจะง่ายกว่า อย่างไรก็ตามมันไม่สมเหตุสมผลเลยที่จะเขียนบันทึกถึงหัวหน้าแผนกใกล้เคียงด้วยหัวจดหมายที่มีข้อมูลอ้างอิง, TIN, OGRN เป็นต้น นอกจากนี้ แบบฟอร์มจดหมายขององค์กรยังใช้พื้นที่อย่างน้อย 20 เปอร์เซ็นต์ของปริมาณทั้งหมดของหน้าแรก และบ่อยครั้งที่ข้อมูลที่จำเป็นไม่พอดีกับแผ่นงานเดียว ดูเหมือนเป็นสิ่งเล็กๆ แต่ภายในองค์กรขนาดใหญ่ สิ่งเล็กๆ น้อยๆ เหล่านี้นำไปสู่การใช้จ่ายที่ไม่เกิดผลมากกว่าการประหยัดเงิน

มาดูกันว่าคุณสามารถเขียนบันทึกในรูปแบบใดได้ (หากต้องการ)

ประเภทของแบบฟอร์มเอกสารกำหนดไว้ในข้อ 4.6 ของ GOST R 6.30-2003

ในขณะเดียวกัน GOST R 7.0.97-2016 “ระบบมาตรฐานสำหรับข้อมูล ห้องสมุด และการเผยแพร่ เอกสารขององค์กรและการบริหาร ข้อกำหนดในการจัดทำเอกสาร” ซึ่งมีผลใช้บังคับเมื่อวันที่ 1 กรกฎาคม 2561 มีคำชี้แจงเกี่ยวกับการจัดทำแบบฟอร์มองค์กรแล้ว (ข้อ 5.8 และ 6.6)

จากนี้ไปมาตรฐานไม่แนะนำให้เขียนบันทึกช่วยจำบนหัวจดหมาย แต่หากความปรารถนาที่จะดำเนินการติดต่อภายในนั้นยิ่งใหญ่คุณสามารถพัฒนาและรักษาความปลอดภัยใน LNA แบบฟอร์มสำหรับเอกสารประเภทใดประเภทหนึ่ง - บันทึกอย่างเป็นทางการ

แบบฟอร์มบันทึกการบริการ: รายละเอียด

ในรูปแบบของเอกสารประเภทเฉพาะ (ในกรณีของเราคือบันทึกอย่างเป็นทางการ) ตาม GOST R 6.30-2003 จะต้องรวมรายละเอียดต่อไปนี้ (ตัวอย่างที่ 2):

03 - “สัญลักษณ์องค์กรหรือเครื่องหมายการค้า (เครื่องหมายบริการ)”;

08 - "ชื่อองค์กร";

10 - “ชื่อประเภทเอกสาร”;

11 - "วันที่ของเอกสาร";

12 - "หมายเลขทะเบียนเอกสาร";

14 - "สถานที่จัดเตรียมหรือเผยแพร่เอกสาร";

15 - “ผู้รับ” (ชื่อของหน่วยโครงสร้างและตำแหน่งของพนักงานที่ส่งบันทึก)

18 - "ชื่อเรื่องของข้อความ";

20 - “ข้อความเอกสาร”;

21 - "เครื่องหมายของการมีอยู่ของแอปพลิเคชัน";

22 - "ลายเซ็น";

27 - “หมายเหตุเกี่ยวกับนักแสดง”

ความแตกต่างของรายละเอียดการลงทะเบียน

• "ปลายทาง". หากส่งบันทึกไปยังแผนกโครงสร้างหลายแห่ง รายละเอียด "ผู้รับ" จะถูกป้อนที่มุมขวาบนดังนี้:

ถ้า ทั้งหมดหากมีผู้รับมากกว่าสี่คน คุณต้องสร้างรายชื่อผู้รับอีเมล

• "ข้อความเอกสาร". บันทึกช่วยจำต้องมีโครงสร้างที่ชัดเจนเช่นเดียวกับจดหมายธุรกิจ ข้อความในบันทึกช่วยจำเขียนด้วยการใช้บุรุษที่ 1 เอกพจน์ (“โปรดระบุ” “ฉันเห็นว่าจำเป็น” ฯลฯ)

ข้อความที่แบ่งออกเป็นย่อหน้าที่สมบูรณ์ตามตรรกะ ช่วยให้อ่านและทำความเข้าใจได้ง่ายขึ้น ช่วยให้แต่ละความคิดมีตรรกะครบถ้วน และช่วยให้ผู้รับสามารถนำทางข้อความในเอกสารได้ดีขึ้น

ข้อความในบันทึกมักจะประกอบด้วย:

จากคำนำ (ส่วนเบื้องต้น);

ส่วนสำคัญ;

ส่วนสุดท้าย (ข้อสรุป ข้อเสนอแนะ คำร้องขอ ฯลฯ)

คำนำเปิดเผยจุดประสงค์ของการเขียนบันทึกและมีการอ้างอิงถึงวันที่ เอกสาร และข้อเท็จจริงที่เป็นเหตุผลในการเตรียมบันทึก ข้อมูลที่มีอยู่ในคำนำอาจเป็นแบบย่อหรือแบบละเอียดก็ได้ คำนำนำไปสู่ส่วนหลักได้อย่างราบรื่น

ขนาดของร่างกายจะแตกต่างกันไปขึ้นอยู่กับวัตถุประสงค์ที่ระบุไว้ในบันทึก และอาจมีข้อความที่พิมพ์หลายบรรทัดหรือหลายหน้า

เป้าหมายหลักของส่วนหลักคือการอธิบาย โน้มน้าว กระตุ้นให้ดำเนินการ นั่นคือ เพื่อให้บรรลุผล นี่เป็นส่วนหนึ่งของข้อความที่เปิดเผยเนื้อหาของบันทึกได้ครบถ้วนที่สุด ส่วนหลักได้แก่ จำนวนมากที่สุดเนื้อหาข้อเท็จจริงที่ไม่เพียงแต่ควรแจ้งเท่านั้น แต่ยังโน้มน้าวใจด้วย ต้องมีการระบุแอปพลิเคชัน (ถ้ามี) ด้วย

ส่วนสุดท้ายหรือบทสรุปของบันทึกช่วยจำนั้นเป็นบทสรุปประเภทหนึ่งที่ยืนยันสิ่งที่กล่าวมาข้างต้น ประกอบด้วยข้อสรุป คำร้องขอ ข้อเสนอเฉพาะเพื่อแก้ไขปัญหา ยิ่งถ้อยคำในการสรุปชัดเจนยิ่งขึ้นเท่าใด โอกาสที่การตัดสินใจในประเด็นต่างๆ จะดำเนินการได้ทันท่วงทีก็จะยิ่งสูงขึ้นเท่านั้น

การลงทะเบียนและเส้นทางการเคลื่อนย้ายบันทึกย่อในองค์กร

ปัญหาการจดทะเบียนและการโอนบันทึกอย่างเป็นทางการไปยังผู้รับในภายหลังมักทำให้เกิดความขัดแย้ง ใครควรลงทะเบียนบันทึกช่วยจำ? บริการ DOW? หน่วยโครงสร้าง? เลขานุการ? และจำเป็นต้องจดทะเบียนตามหลักการหรือไม่? ใครและอย่างไรควรส่งบันทึกภายในเพื่อให้เข้าถึงเจ้าหน้าที่ที่สนใจได้ทันท่วงที?

ไม่ต้องสงสัยเลยว่าการแก้ไขปัญหาเหล่านี้เป็นสิทธิพิเศษขององค์กรเองซึ่งคำแนะนำในการจัดการสำนักงานควรมีส่วนที่เกี่ยวกับการทำงานกับเอกสารภายใน กฎที่กำหนดใน LNA และขั้นตอนการดำเนินการจะช่วยหลีกเลี่ยงความขัดแย้ง

จะทำอย่างไรถ้าไม่มีเอกสารดังกล่าว? แน่นอนสร้างมันขึ้นมาโดยกำหนดขั้นตอนการร่าง ประมวลผล และย้ายเอกสารราชการภายในอย่างเป็นทางการ การทำให้เป็นทางการช่วยปรับปรุงกระบวนการทางธุรกิจหลายอย่างซึ่งส่งผลเชิงบวกอย่างมากต่อลำดับโดยรวมในองค์กร

มีความจำเป็นต้องเริ่มทำงานโดยการวิเคราะห์โฟลว์ของบันทึกอย่างเป็นทางการ: กำหนดปริมาณและเส้นทางโดยไม่รวมส่วนที่ไม่จำเป็นอย่างเห็นได้ชัดตามเส้นทางของเอกสาร ในการกำหนดเส้นทางที่มีประสิทธิภาพสูงสุดสำหรับเอกสาร อย่ากลัวที่จะทำลายการออกแบบเก่าที่ไม่สะดวก แก้ไขและแก้ไขข้อผิดพลาดในการขนส่ง

อาจมีหลายทางเลือกในการกำหนดเส้นทางบันทึกอย่างเป็นทางการ - โดยการมีส่วนร่วมของบริการสถาบันการศึกษาก่อนวัยเรียน (โครงการ 1) และไม่มี (โครงการ 2) มาดูกันว่าแผนการใดที่มีประสิทธิภาพมากที่สุด

การลงทะเบียนที่ไม่มีประสิทธิภาพและแผนการกำหนดเส้นทางหมายเหตุ

• การลงทะเบียนในบริการการศึกษาก่อนวัยเรียนขององค์กรขนาดใหญ่. การโอนบันทึกอย่างเป็นทางการไปยังบริการของสถาบันการศึกษาก่อนวัยเรียนเพื่อการลงทะเบียนและการเปลี่ยนเส้นทางในภายหลังไปยังผู้รับจะทำให้กระบวนการสื่อสารข้อมูลและการตัดสินใจช้าลง สิ่งนี้สังเกตได้ชัดเจนโดยเฉพาะในองค์กรที่มีปริมาณการรับส่งเอกสารทั้งภายนอกและภายในจำนวนมาก เมื่อพิจารณาถึงภาระงานโดยรวม ไม่ใช่ทุกสถาบันการศึกษาก่อนวัยเรียนที่สามารถมอบหมายพนักงานแยกต่างหากให้ลงทะเบียนอย่างเป็นทางการ บันทึกช่วยจำ และบันทึกอื่น ๆ ได้ ไม่ทางใดก็ทางหนึ่ง จดหมาย คำสั่ง คำแนะนำ การติดต่อที่เข้ามาจากหน่วยงานระดับสูงจะถูกลงทะเบียนก่อนเสมอ และบันทึกช่วยจำจะรออยู่ที่ปีกอย่างอ่อนโยน

• ขึ้นทะเบียนเป็นเลขานุการในองค์กรขนาดเล็ก. ในองค์กรที่มีการรับส่งเอกสารจำนวนไม่มาก บันทึกช่วยจำภายในจะถูกลงทะเบียนโดยเลขานุการของผู้จัดการ บันทึกภายในเป็นเอกสารภายในแนวนอนและไม่สามารถมีไว้สำหรับเจ้าหน้าที่ระดับสูงได้

รายงาน บันทึกเชิงวิเคราะห์และคำอธิบายใช้เพื่อให้ข้อมูลแก่ฝ่ายบริหารในการติดต่อทางธุรกิจ ดังนั้นเลขานุการในสายการรับและส่งบันทึกอย่างเป็นทางการระหว่างเจ้าหน้าที่ที่มีสถานะเท่าเทียมกันจึงมีความเชื่อมโยงเพิ่มเติม

• โดยไม่ต้องลงทะเบียน แต่มีเครื่องหมายจากบริการ DOW เกี่ยวกับการโอน. หากไม่ใช่เรื่องปกติที่องค์กรจะลงทะเบียนบันทึกอย่างเป็นทางการก็ไม่มีเหตุผลที่จะส่งเอกสารเหล่านั้นไปยังผู้รับผ่านบริการ DOU โดยไม่ต้องลงทะเบียน ในการมอบบันทึกไปยังบริการ DOW และรับเครื่องหมายในการโอนตามด้วยการโอนเอกสารโดยบริการ DOW ไปยังหน่วยผู้รับและทำเครื่องหมายอื่นในการโอน - ทั้งหมดนี้ทำให้กระบวนการซับซ้อนต้องใช้เวลาและ เพิ่มกำหนดเวลาในการดำเนินการตามคำสั่ง

หากองค์กรยังคงมีขั้นตอนในการส่งบันทึกอย่างเป็นทางการโดยได้รับเครื่องหมายตอบรับผู้รับจะลงนามเพื่อรับระบุตำแหน่งวันที่และเวลารับเอกสาร (หากจำเป็น) เครื่องหมายใบเสร็จจะถูกบันทึกไว้ในสำเนาบันทึกซึ่งจะถูกส่งกลับไปยังแผนกผู้รับ

เครื่องหมายใบเสร็จสามารถแทนที่ได้ด้วยตราประทับ "ได้รับ" ซึ่งมีช่องระบุวันที่รับชื่อเต็ม และลายเซ็นต์ของเจ้าหน้าที่ (รูป)

ข้าว. เครื่องหมายใบเสร็จสามารถแทนที่ด้วยตราประทับ "ได้รับ"

การลงทะเบียนที่มีประสิทธิภาพและหมายเหตุแผนการกำหนดเส้นทาง

• การลงทะเบียนในหน่วยโครงสร้าง การโอนบันทึกระหว่างหน่วยโดยตรง. การลงทะเบียนบันทึกอย่างเป็นทางการในหน่วยโครงสร้างตลอดจนการถ่ายโอนจากหน่วยโครงสร้างหนึ่งไปยังอีกหน่วยหนึ่งโดยผ่านตัวกลาง (บริการ DOU หรือเลขานุการ) ทำให้เส้นทางของเอกสารสั้นลงไปยังผู้รับ

หากหน่วยโครงสร้างไม่มีตำแหน่งเสมียน (เลขานุการแผนก/แผนก/แผนก) จะต้องแต่งตั้งเจ้าหน้าที่ที่รับผิดชอบในการจัดการบันทึกเพื่อลงทะเบียนเอกสาร รวมถึงเอกสารภายในด้วย ผู้รับผิดชอบงานสำนักงานถูกกำหนดโดยหัวหน้าแผนกโครงสร้าง ตามกฎแล้วพนักงานจะได้รับการแต่งตั้งซึ่งไม่มีภาระหน้าที่รับผิดชอบในการทำงาน การมอบหมายหน้าที่เพิ่มเติมได้รับการอนุมัติตามคำสั่งหรือข้อบังคับและบันทึกไว้ในรายละเอียดงาน

• การลงทะเบียนบันทึกย่อขาออก. เจ้าหน้าที่ที่รับผิดชอบงานสำนักงานในหน่วยโครงสร้างจะลงทะเบียนบันทึกช่วยจำขาออก

บันทึกช่วยจำขาออกจะถูกบันทึกไว้ในสมุดบันทึกการติดต่อภายใน (ขาออก) ของแผนก (ตัวอย่างที่ 3) เมื่อลงทะเบียนบันทึกการบริการขาออก ให้ระบุ:

หมายเลขทะเบียนเอกสาร

ผู้รับ (แผนกที่ส่งบันทึก);

เลขหน้า;

ความพร้อมใช้งานของแอปพลิเคชัน

วันที่ดำเนินการ;

ชื่อเต็ม. พนักงานที่เตรียมบันทึกช่วยจำ

บันทึกช่วยจำสามารถสแกนและส่งทางอีเมล

หากจำเป็นต้องส่งต้นฉบับเจ้าหน้าที่ที่รับผิดชอบงานสำนักงานในหน่วยโครงสร้างสามารถกำหนดตารางเวลาในการส่งบันทึกอย่างเป็นทางการไปยังผู้รับ - วันละครั้ง 2 ครั้งต่อวัน เป็นต้น

บันทึกเร่งด่วน (มีกำหนดเวลาระบุไว้ชัดเจน) จะต้องส่งทันที คุณสามารถส่งบันทึกอย่างเป็นทางการไปยังหน่วยผู้รับได้โดยตรงหรือผ่านห้องขังที่มีอุปกรณ์พิเศษในบริการสถาบันการศึกษาก่อนวัยเรียนพร้อมหมายเลขและ/หรือชื่อของหน่วยโครงสร้าง ในกรณีนี้บริการสถานศึกษาก่อนวัยเรียนไม่มีส่วนร่วมในกระบวนการโอนเอกสาร

การลงทะเบียนบันทึกย่อที่เข้ามา. เมื่อแผนกผู้รับได้รับบันทึก เจ้าหน้าที่ที่รับผิดชอบงานสำนักงานในแผนกผู้รับจะลงทะเบียนเป็นเอกสารขาเข้าภายในในบันทึกการติดต่อภายใน (ขาเข้า) ของแผนก (ตัวอย่างที่ 4) ระบุรายละเอียดต่อไปนี้:

หมายเลขทะเบียนที่เข้ามา

วันที่ได้รับ (ลงทะเบียน);

เลขหน้า;

การใช้งาน;

วันที่ดำเนินการ;

ผู้ดำเนินการ (เจ้าหน้าที่ที่ส่งบันทึกให้)

ความรับผิดชอบต่อการปฏิบัติตามกำหนดเวลาที่ระบุไว้ในบันทึกช่วยจำตกเป็นของเจ้าหน้าที่ที่ได้รับการจ่าหน้าถึงนั้น ผู้ริเริ่มบันทึกและ/หรือเจ้าหน้าที่ผู้บังคับบัญชาสามารถเปลี่ยนกำหนดเวลาในการดำเนินการตามเอกสารได้

• การลงทะเบียนโดยพนักงานทุกคน. หากองค์กรหรือแผนกโครงสร้างไม่มีพนักงานที่รับผิดชอบงานในสำนักงาน คุณสามารถค้นหากลไกอื่น ๆ ในการลงทะเบียนบันทึกอย่างเป็นทางการได้ ตัวอย่างเช่น วางบันทึกการบริการในรูปแบบ Word หรือ Excel บนเซิร์ฟเวอร์เพื่อการใช้งานสาธารณะ ในกรณีนี้การลงทะเบียนบันทึกโดยพนักงานของหน่วยโครงสร้างจะใช้เวลาไม่เกินการโอนเอกสารไปยังเลขานุการเป็นการส่วนตัว

อย่างไรก็ตาม ผู้เชี่ยวชาญจากหน่วยโครงสร้างเฉพาะทางมักจะก่อวินาศกรรมข้อเสนอดังกล่าว ความพยายามที่จะมอบความไว้วางใจแม้แต่งานเล็กๆ น้อยๆ ในสำนักงานก็ต้องเผชิญกับการต่อต้านอย่างแข็งขัน ผู้เชี่ยวชาญก็พูดถูกในบางแง่ จำไว้ว่าไอ.เอ. Krylova: “ปัญหาคือ ถ้าช่างทำรองเท้าเริ่มอบพาย และคนทำเค้กเริ่มทำรองเท้าบู๊ต สิ่งต่างๆ จะไม่เป็นไปด้วยดี”?

คุณสามารถหลีกเลี่ยงความขัดแย้งอย่างเปิดเผยกับผู้เชี่ยวชาญจากแผนกที่เกี่ยวข้องได้ หากคุณออกคำสั่งหรือคำสั่งที่เหมาะสมที่ลงนามโดยหัวหน้าองค์กร ในกรณีนี้ผู้ริเริ่มจะต้องเป็นหัวหน้าฝ่ายบริการของสถาบันการศึกษาก่อนวัยเรียนหรือบุคคลอื่นที่รับผิดชอบงานในสำนักงาน เขาสนใจที่จะลบฟังก์ชันเก่าๆ บางส่วนออก ปรับปรุงการทำงานด้วยโฟลว์เอกสาร สร้างเส้นทางที่มีประสิทธิภาพสำหรับการเคลื่อนย้าย และป้องกันการสูญเสียเอกสารภายใน

ทันทีที่โครงการดังกล่าวมีผลบังคับใช้ ความไม่พอใจของพนักงานจะลดลง เนื่องจากเวลาในการลงทะเบียนลดลงอย่างมาก และการลงทะเบียนก็จะมีความโปร่งใส

เงื่อนไขการจัดเก็บบันทึกอย่างเป็นทางการ

ระยะเวลาการจัดเก็บบันทึกย่ออยู่ในรายการเอกสารสำคัญการบริหารมาตรฐานที่สร้างขึ้นในกิจกรรมของหน่วยงานของรัฐ รัฐบาลท้องถิ่นและองค์กรที่ระบุระยะเวลาการเก็บรักษา (อนุมัติโดยคำสั่งของกระทรวงวัฒนธรรมของรัสเซียลงวันที่ 25 สิงหาคม 2553 ฉบับที่ 558 ซึ่งแก้ไขเพิ่มเติมเมื่อวันที่ 16 กุมภาพันธ์ 2559 ซึ่งต่อไปนี้จะเรียกว่ารายการปี 2010) (ตาราง)

องค์กรที่ดำเนินงานที่ประสบความสำเร็จใดๆ ก็คือสิ่งมีชีวิตที่มีชีวิตและเปลี่ยนแปลงอยู่ตลอดเวลา และงานในสำนักงานก็เป็นภาพสะท้อนของระบบการจัดการของสิ่งมีชีวิตนี้ คุณต้องการที่จะตามทันเวลาและอยู่แถวหน้าหรือไม่? พยายามเริ่มต้นด้วยบันทึกช่วยจำภายใน - นี่จะเป็นก้าวแรกสู่การไหลของเอกสารที่มีการจัดการอย่างดี และการขนส่งเส้นทางเอกสารภายในที่ได้รับการตรวจสอบแล้วจะเป็นก้าวแรกในการต่อสู้กับความสับสนวุ่นวายในการบริหารจัดการ ตัวอย่างของหมายเหตุการบริการมีดังต่อไปนี้ (ตัวอย่างที่ 5-10)

ตัวอย่างบันทึกอย่างเป็นทางการ

บันทึกการบริการ (SZ) เป็นบันทึกข้อตกลงประเภทหนึ่ง

ข้อแตกต่างที่สำคัญคือ SZ ถูกส่งไป เจ้าหน้าที่ซึ่งอยู่ที่ระดับการควบคุมเดียวกันในแนวนอน

รายงานจะถูกส่งไปยังผู้จัดการอาวุโสในแนวตั้ง

ไม่มีกฎบังคับสำหรับการสร้าง SZ หรือแบบจำลองในกฎหมาย ตัวแยกประเภทเอกสารการจัดการมีการอ้างอิงเฉพาะรายงาน หมายเหตุเชิงอธิบาย และคำอธิบายเท่านั้น กฎและคำแนะนำในการลงทะเบียน SZ ภายในนิติบุคคลเฉพาะนั้นสามารถควบคุมได้ที่ระดับของการดำเนินการตามกฎระเบียบท้องถิ่นในประเด็นด้านเอกสาร

เนื่องจาก SZ เป็นเอกสารที่เป็นลายลักษณ์อักษรและต้องคำนึงถึง (ลงทะเบียน) โดยบุคคลที่ส่งเอกสารเหล่านี้ จึงใช้เป็นหลักฐานในการส่งข้อมูล คำขอ ข้อความเกี่ยวกับปัญหาที่ไม่สามารถแก้ไขได้ด้วยตนเอง การล่าช้าและการแบ่งความรับผิดชอบ

วิธีกรอกให้ถูกต้อง: กรอก SZ ตาม GOST

GOST ที่มีผลบังคับใช้ประกอบด้วยกฎระเบียบที่มีรายละเอียดมากขึ้นและรวมถึงส่วนใหม่

ข้อกำหนดด้านรูปลักษณ์

บันทึกการบริการจะเขียนบนกระดาษสีขาวหรือกระดาษสีอ่อนอื่นๆ ในรูปแบบ A4 หรือ A5

มีระยะขอบตามขอบ: ขวา - 10 มม. ส่วนอีกด้านหนึ่ง - 20 มม. ในประเทศของเรา เอกสารถูกสร้างขึ้นเป็นภาษารัสเซีย

ส่วนบน (“หมวก”) ป้อนผู้รับ SZ ที่มุมขวาบน (ไม่เกิน 4 มิฉะนั้นจำเป็นต้องส่งจดหมาย)

ด้านซ้ายด้านล่างเป็นชื่อกระดาษ วันที่ และหมายเลขทะเบียน สรุป(ชื่อ).

สามารถระบุวันที่ในรูปแบบตัวเลขโดยใช้เลขอารบิค (DD.MM.YYYY, YYYY.MM.DD) หรือใช้คำก็ได้ หมายเลขทะเบียนเป็นค่าตัวเลขอนุกรม อาจมีการเพิ่มตัวอักษรด้วย

สำคัญ:ชื่อเรื่องควรสะท้อนถึงสาระสำคัญของเนื้อหาในรายงานและบอกว่าบทความเกี่ยวกับอะไร

หากบันทึกช่วยจำกินพื้นที่มากกว่าหนึ่งหน้าที่พิมพ์ หน้าถัดไปจะถูกกำหนดหมายเลข

GOST ใหม่มีมาตรฐานเพิ่มเติม:

• เขากล่าวถึงไม่เพียงแต่เอกสารกระดาษแบบดั้งเดิมเท่านั้น แต่ยังรวมถึงการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ที่สอดคล้องกับกฎการออกแบบเดียวกัน
• ข้อความ. เป็นการดีที่สุดที่จะใช้แบบอักษร ไทม์ส ใหม่โรมัน, อาเรียล, เวอร์ดานา, คาลิบริ ขนาดตั้งแต่ 12 ถึง 14 ตามแบบอักษรที่เลือก ระยะห่างระหว่างบรรทัดแบบดั้งเดิมคือ 1-1.5; สำหรับตัวอักษรในคำพูด – ปกติ; ระหว่าง ในคำที่แยกจากกัน– พื้นที่ (ชิ้นเดียว) ข้อความ SZ จัดชิดกับความกว้างของแผ่นงาน
• การกำหนดหมายเลขหน้าจะอยู่ที่ด้านบนของแผ่นงาน (ส่วนหัว)
• อนุญาตให้พิมพ์เอกสารสองด้านโดยยังคงขนาดขอบที่ต้องการไว้ทุกด้าน
• ระยะเยื้องย่อหน้า 1.25 ซม.

อ้างอิง:เนื่องจาก SZ ถูกส่งภายในบริษัทเดียว จึงไม่จำเป็นต้องประทับตราบนนั้น

ตัวอย่างเอกสารในภาพด้านล่าง:

บันทึกช่วยจำไม่เป็นไปตามกฎเมื่อใด

ตามที่ระบุไว้ข้างต้น SZ ไม่ใช่เอกสารอย่างเป็นทางการ ดังนั้นจึงไม่มีการระบุผลกระทบเฉพาะใดๆ สำหรับการส่งบันทึกที่ไม่อยู่ในแบบฟอร์ม

วัตถุประสงค์ของ SZ คือการได้รับหรือให้ข้อมูลบางอย่างแก่เพื่อนร่วมงานและผลเสียที่เป็นไปได้เพียงอย่างเดียวคือการขาดปฏิกิริยาต่อโน้ต

กฎหมายประกอบด้วยเงื่อนไขทั่วไปสำหรับการสมัคร การไม่ปฏิบัติตามซึ่งจะไม่ได้รับการพิจารณา ดูเหมือนว่าสามารถนำไปใช้ได้โดยการเปรียบเทียบกับ SZ โดยเฉพาะอย่างยิ่งแอปพลิเคชันต่อไปนี้จะไม่ได้รับการตอบกลับ:

1. ไม่มีข้อบ่งชี้ถึงบุคคลที่รวบรวม (ไม่ระบุชื่อ)
2. มีถ้อยคำหยาบคาย ดูหมิ่น ข่มขู่
3. อ่านไม่ออก;
4. หากมีการตอบคำขอที่คล้ายกันซ้ำแล้วซ้ำเล่า
5. หากคำตอบเกี่ยวข้องกับการเปิดเผยความลับที่ได้รับการคุ้มครอง
6. และคนอื่น ๆ.

บรรทัดฐานเหล่านี้มีอยู่ในกฎหมายของรัฐบาลกลาง“ ในกระบวนการพิจารณาคำอุทธรณ์จากพลเมืองของสหพันธรัฐรัสเซีย” แม้ว่าจะไม่มีกฎหมายของกฎบังคับสำหรับการโต้ตอบผ่านบันทึกช่วยจำอย่างเป็นทางการ แต่ก็จะต้องจัดทำขึ้นให้สอดคล้องกับบรรทัดฐานของธุรกิจ การสื่อสาร กฎของภาษารัสเซีย และข้อกำหนดดั้งเดิมสำหรับเอกสารทางธุรกิจ

บันทึกช่วยจำซึ่งเป็นหนึ่งในรูปแบบหลักของการสื่อสารและการสื่อสารอย่างเป็นทางการมีบทบาทสำคัญในการทำงานของทุกองค์กร จำเป็นต้องเข้าใจรายละเอียดเพิ่มเติมว่าเอกสารนี้คืออะไร ตัวอย่างบันทึกควรมีลักษณะอย่างไร และจะเขียนอย่างไรให้ถูกต้อง (ใช้ตัวอย่างเฉพาะ)

เอกสารประเภทนี้จำเป็นเพื่อวัตถุประสงค์อะไร?

บันทึกช่วยจำคือประเภทของบันทึกช่วยจำ เป็นเอกสารข้อมูลและเอกสารอ้างอิงที่จำเป็นสำหรับการแลกเปลี่ยนข้อมูลและการโต้ตอบภายในองค์กรระหว่างแผนกและหน่วยโครงสร้างของระดับการจัดการเดียวกัน (ในระดับแนวนอน) นั่นคือหากคุณติดต่อผู้จัดการหรือผู้เชี่ยวชาญของแผนกอื่น บันทึกจะถูกร่างขึ้น และหากเป็นการอุทธรณ์ไปยังผู้จัดการระดับที่สูงกว่า บันทึกก็จะถูกนำมาใช้ ข้อแตกต่างระหว่างพวกเขาคือสิ่งนี้

เอกสารนี้จัดทำขึ้นในรูปแบบลายลักษณ์อักษรหรืออิเล็กทรอนิกส์ในกรณีที่คำแถลงด้วยวาจาไม่เพียงพอที่จะแก้ไขปัญหาหรือปัญหาใด ๆ เมื่อจำเป็นต้องมีการจัดทำเอกสารการอุทธรณ์
สำหรับผู้เชี่ยวชาญและเจ้าหน้าที่ บันทึกช่วยจำที่เป็นลายลักษณ์อักษรในเวลาที่เหมาะสมจะเป็นประโยชน์ในแง่ที่ว่าพวกเขาจะพิสูจน์ความพยายามของผู้เชี่ยวชาญเฉพาะรายในการแก้ไขปัญหาเฉพาะ

บันทึกช่วยจำใช้เพื่อการสื่อสารภายในเท่านั้น องค์กรธุรกิจและจำเป็นหากการแก้ปัญหาเฉพาะเรื่องขึ้นอยู่กับพนักงาน (หัวหน้า) ของแผนกอื่น

เช่น เตรียมเอกสารดังต่อไปนี้:

• ประกาศหรือประกาศข่าวใด ๆ
• เช่น หมายเหตุประกอบสำหรับข้อความหลัก
• ต้องการข้อมูล;
• การออกคำสั่งประเภทต่างๆ และอื่นๆ

ข้อความมีรูปแบบที่กระชับและเข้าใจง่ายเพียงพอ ข้อมูลต่างๆ, คำขอ, ใบสมัคร, ข้อเสนอ

ตามเนื้อผ้า เอกสารจะถูกจัดทำขึ้นในรูปแบบลายลักษณ์อักษรบนกระดาษ A4 อย่างไรก็ตาม ด้วยการพัฒนาการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ในบริษัทต่างๆ บันทึกอย่างเป็นทางการจึงถูกกรอกทางอิเล็กทรอนิกส์บนคอมพิวเตอร์มากขึ้น สิ่งนี้มีข้อดี เช่น ความสามารถในการพิจารณาปัญหาเฉพาะอย่างทันท่วงทีและไม่ชักช้า

ความสนใจ! เอกสารสามารถเขียนในรูปแบบใดก็ได้เนื่องจากกฎหมายของรัสเซียไม่ได้กำหนดข้อกำหนดบังคับใด ๆ สำหรับการเตรียมการหรือการดำเนินการ

ข้อมูลเฉพาะบางประการอาจประดิษฐานอยู่ในกฎการจัดการสำนักงานขององค์กรใดองค์กรหนึ่ง แต่ไม่ว่าในกรณีใด เอกสารดังกล่าวจะถูกจัดทำขึ้นตามประเภทเดียวกันโดยประมาณ

กฎเกณฑ์ในการเขียนบันทึก

กฎ "ที่ไม่ได้เขียนไว้" สำหรับการจัดทำเอกสารประเภทนี้แนะนำให้ปฏิบัติตามแผนต่อไปนี้

1. ที่ด้านบนของแผ่นงานใน "ส่วนหัว" ของเอกสารคุณต้องระบุในกรณีที่ผู้รับที่ส่งบันทึกย่อไป: ตำแหน่ง; ชื่อองค์กร ชื่อเต็ม.
2. ด้านล่างตรงกลางมีชื่อ “บันทึกอย่างเป็นทางการ” ระบุหมายเลขและวันที่รวบรวม
3. ถัดไปคือข้อความที่เขียนเองซึ่งเป็นข้อความข้อมูล ข้อความยังสามารถเริ่มต้นด้วยหัวข้อเกี่ยวกับเรื่องของบันทึกย่อ คอมไพเลอร์อธิบายสถานการณ์ได้ค่อนข้างกระชับในตอนท้ายเขาก็ให้คำขอและการดำเนินการที่จำเป็นต้องดำเนินการ
4. ด้านล่างนี้คือตำแหน่งผู้เรียบเรียง ชื่อเต็ม ลายเซ็นพร้อมสำเนา

เอกสารนี้ลงนามโดยพนักงานผู้รวบรวม หากหัวหน้าแผนกต้องลงนามในบันทึก ลายเซ็นของพนักงานจะอยู่ที่มุมซ้ายล่าง (แทนผู้ดำเนินการ)

ในบางสถานการณ์ โดยการมีส่วนร่วมของผู้มีส่วนได้เสีย วีซ่าของพวกเขาจะถูกระบุไว้ในหมายเหตุ: นามสกุล ชื่อและชื่อย่อนามสกุล วันที่และลายเซ็นพร้อมใบรับรองผลการเรียน

หากเราพูดถึงบันทึกช่วยจำในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์บันทึกนั้นก็จะถูกรวบรวมในลักษณะเดียวกัน ข้อแตกต่างเพียงอย่างเดียวคือในเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ไม่จำเป็นต้องกรอก "ส่วนหัว" นั่นคือระบุผู้รับ ด้วยการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ ทั้งองค์กรจะเชื่อมต่อกันเป็นเครือข่ายเดียว และเพียงเลือกบุคคลที่ต้องการในบรรทัด "หัวเรื่อง" ก็เพียงพอแล้ว ลายเซ็นด้วย: ไม่จำเป็นต้องใส่เพราะในระบบการไหลของเอกสารลายเซ็นจะถูกกำหนดให้กับบุคคลใดบุคคลหนึ่งในตอนแรก

สำหรับเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ การสร้างโฟลเดอร์เฉพาะบนฮาร์ดไดรฟ์ของคุณจะมีประโยชน์ โดยที่บันทึกย่อทั้งหมดจะอยู่ใต้หมายเลขซีเรียล

ตัวอย่างการเตรียมเอกสาร

เพื่อแสดงให้เห็นอย่างชัดเจนถึงวิธีการเขียนบันทึกช่วยจำอย่างถูกต้อง เราจะยกตัวอย่างต่อไปนี้

ถึง ผู้อำนวยการ OJSC "เดรโว"
ฟิลิปโปวา ไอ.จี.
หัวหน้าฝ่ายผลิต
ผลิตภัณฑ์ผักและผลไม้
Tretyakova S.B.

บันทึกการบริการ
22.07.2016 №33

คนงาน Zholin S.L. และ Kotorsky E.R. เป็นเวลา 2 (สอง) เดือนปฏิบัติตามอย่างเป็นเรื่องเป็นราว ความรับผิดชอบต่อหน้าที่และเกินมาตรฐานการทำงาน บนพื้นฐานนี้ ฉันขอให้คุณมอบโบนัสให้กับพนักงานของ S.L. Zholin และ Kotorsky E.R. พร้อมรางวัลเงินสด ที่แนบมา รายละเอียดข้อมูลเกี่ยวกับปริมาณงานที่ทำโดยพนักงานเหล่านี้

หัวหน้าฝ่ายผลิต
ผลิตภัณฑ์ผักและผลไม้
Tretyakov S.B.

โดยสรุป ควรกล่าวว่าเอกสารประเภทนี้เป็นวิธีการสื่อสารอย่างเป็นทางการที่ดีเยี่ยม โดยแจ้งเพื่อนร่วมงานของคุณภายในองค์กร พนักงานทุกคนต้องจำไว้ว่าบันทึกที่ตรงเวลาและบันทึกไว้ไม่เพียงแต่จะช่วยเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานและช่วยให้คุณดูดีในสายตาของผู้บังคับบัญชาเท่านั้น แต่ยังป้องกันปัญหาที่อาจเกิดขึ้นและแก้ไขปัญหาและความเข้าใจผิดอีกด้วย

การสร้างบันทึกช่วยจำ: วิดีโอ