ในโฟลว์เอกสารทางธุรกิจ รูปแบบจดหมายคำขอจะใช้บ่อยมาก เมื่อมีความจำเป็นต้องได้รับความยินยอมจากฝ่ายที่สองหรือบริการเฉพาะจากฝ่ายนั้น สามารถดูตัวอย่างและตัวอย่างสำเร็จรูปสำหรับสถานการณ์ต่าง ๆ รวมถึงกฎเกณฑ์ในการเขียนจดหมายดังกล่าวได้ในบทความนี้

ประเพณีและกฎเกณฑ์ในการจัดทำหนังสือร้องขอได้รับการพัฒนาโดยเฉพาะในการจัดการเอกสารเชิงปฏิบัติ - เช่น ไม่มีแบบฟอร์มหรือคำแนะนำที่ได้รับอนุมัติในระดับนิติบัญญัติ อย่างไรก็ตามใน ปริทัศน์ควรปฏิบัติตามโครงสร้างต่อไปนี้:

1. ตามปกติแล้วจะมีการกรอก "ส่วนหัว" ก่อนซึ่งระบุชื่อเต็มขององค์กรที่ส่งพร้อมข้อมูลติดต่อที่เกี่ยวข้องตลอดจนชื่อของพนักงานเฉพาะราย (โดยปกติจะเป็นผู้อำนวยการของบริษัท) และชื่อของผู้รับ องค์กร.
2. ตามด้วยข้อความซึ่งประกอบด้วยคำอธิบายสถานการณ์และเหตุผลสำหรับคำขอ ข้อความควรสั้นที่สุดเท่าที่จะทำได้ โดยปกติแล้ว 1-2 ย่อหน้าก็เพียงพอแล้ว สิ่งสำคัญคือต้องระบุคำขอของคุณโดยเฉพาะและไม่คลุมเครือเพื่อให้คู่สนทนาเข้าใจสาระสำคัญของการอุทธรณ์ของคุณอย่างชัดเจน
3. ตามด้วยลายเซ็น ใบสำเนาของลายเซ็น และวันที่รวบรวม

ดังนั้นจึงจัดทำขึ้นตามเวอร์ชันมาตรฐานสำหรับเอกสารดังกล่าว - แบบฟอร์มด้านล่าง

ตัวอย่างที่เสร็จแล้วสามารถใช้เป็นตัวอย่างได้

บันทึก. การตัดสินใจระบุหรือไม่ระบุชื่อเรื่องของเอกสาร (เช่น เขียน “Letter of Request” ตรงกลาง) เป็นผู้ตัดสินใจเอง โดยทั่วไป นี่เป็นสิ่งจำเป็นในกรณีที่เหมาะสมที่จะเน้นลักษณะของเอกสารและวัตถุประสงค์ที่บริษัทหนึ่งพยายามบรรลุจากอีกบริษัทหนึ่ง

เนื่องจากในกรณีนี้ เรากำลังพูดถึงความจริงที่ว่าบริษัทแห่งหนึ่งได้รับความโปรดปรานหรือแม้แต่สัมปทานจากหุ้นส่วน แน่นอนว่าการเขียนจดหมาย การออกแบบ และแม้แต่การส่งก็ควรได้รับการพิจารณาอย่างจริงจัง รายละเอียดใด ๆ สามารถสร้างความประทับใจได้ ดังนั้นจึงเป็นการดีกว่าที่จะคำนึงถึงแม้แต่ความแตกต่างที่ดูเหมือนไม่มีนัยสำคัญ:

1. ก่อนอื่นควรส่งทางไปรษณีย์จะดีกว่า - Russian Post ปกติหรือดีกว่านั้น องค์กรเอกชนซึ่งส่งจดหมายถึงประตูบ้านและเร็วกว่ามาก ข้อความในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์ หรือยิ่งกว่านั้นคือส่งทางแฟกซ์ มักจะถูกมองว่าไม่มีตัวตนมากกว่า เช่น สแปม
2. นอกจากนี้ วิธีการดำเนินการเอกสารทางกายภาพ (เช่น การส่งไปรษณีย์ธรรมดา) ช่วยให้คุณสร้างความประทับใจได้โดยไม่จำเป็นต้องใช้กระดาษ ซองจดหมาย แสตมป์ และวิธีการลงทะเบียนอื่น ๆ ที่มีราคาแพงกว่า
3. ในการเขียนข้อความ จะต้องเลือกหัวจดหมายของบริษัทเสมอ ซึ่งจะทำให้คำขอเป็นทางการมากขึ้น
4. เป็นการดีกว่าที่จะหลีกเลี่ยงการนับถือศาสนาที่ชัดเจนในข้อความ - เช่น คำและสำนวนที่มั่นคงซึ่งมักใช้ในสภาพแวดล้อมทางธุรกิจ พวกเขา "แห้ง" การเล่าเรื่องอย่างแท้จริงและสร้างความประทับใจเชิงลบโดยทั่วไป สามารถแทนที่ได้อย่างง่ายดายด้วยตัวเลือกดั้งเดิมมากขึ้น - ตัวอย่างเช่น "โปรดพิจารณา" ด้วย "ฉันหวังว่าคุณจะเข้าใจและให้ความช่วยเหลือในการแก้ไขปัญหานี้"
5. ในที่สุดมันก็คุ้มค่าที่จะปฏิบัติตามประเพณีการติดต่อทางธุรกิจโดยทั่วไปเช่น ข้อความส่วนใหญ่เขียนในรูปแบบธุรกิจอย่างเป็นทางการ ไม่ควรมีการพูดนอกเรื่องโคลงสั้น ๆ โครงสร้างทางวากยสัมพันธ์ที่ซับซ้อนมากเกินไป หรือวลีที่คลุมเครือ (ในความหมาย) ควรใช้ความระมัดระวังเพื่อให้แน่ใจว่าข้อความนั้นเป็นเรื่องง่ายสำหรับคู่สนทนาที่จะรับรู้ทั้งในแง่ของความเข้าใจและทางจิตวิทยา

คำแนะนำ. หากสามารถเขียนข้อความด้วยมือได้ควรใช้วิธีนี้ดีกว่า จดหมายที่เขียนด้วยลายมือทำให้โดดเด่นกว่าคนอื่นๆ อย่างไรก็ตาม เป็นการดีกว่าที่จะมอบความไว้วางใจในการเขียนให้กับผู้เชี่ยวชาญที่รู้เทคนิคการประดิษฐ์ตัวอักษร

พันธุ์

มีตัวเลือกตัวอักษรที่แตกต่างกันขึ้นอยู่กับสถานการณ์เฉพาะ คำขอส่วนใหญ่เกี่ยวข้องกับ ปัญหาทางการเงิน– ตัวอย่างเช่น การให้ส่วนลด ลดการชำระค่าบริการ หรือการเลื่อนออกไป จดหมายร้องขอส่วนน้อยมีไว้เพื่อให้ความช่วยเหลือในการแก้ไขปัญหาอื่นๆ กรณีที่พบบ่อยที่สุดและ ตัวอย่างสำเร็จรูปจดหมายจะกล่าวถึงด้านล่าง

เกี่ยวกับการจัดสรรเงินทุน

การร้องขอให้จัดสรรเงินแม้จะเพื่อการกุศลถือเป็นคำขอที่ค่อนข้างจริงจัง ดังนั้นเมื่อร่างภาพเป็นสิ่งสำคัญที่จะต้องอธิบายสถานการณ์ให้เฉพาะเจาะจงที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้และยิ่งกว่านั้นเพื่อระบุให้ชัดเจนว่าจำเป็นต้องใช้เงินเพื่ออะไรและด้วยเหตุผลใดจึงไม่สามารถพรากจากแหล่งอื่นได้

เมื่อทำการคอมไพล์ คุณสามารถใช้ตัวอย่างนี้เป็นพื้นฐานได้

จาก เอ็นพีโอ "สายรุ้ง"

รองสภานิติบัญญัติ

เซนต์ปีเตอร์สเบิร์ก Miloshnikov I.N.

เรียน Ilya Nikolaevich! ผู้อำนวยการขององค์กรไม่แสวงผลกำไร Rainbow ยินดีต้อนรับคุณ” องค์กรของเราก่อตั้งขึ้นในปี 2012 และตลอดหลายปีที่ผ่านมา องค์กรได้ให้ความช่วยเหลือทางการเงินแก่เด็กที่ป่วยเป็นมะเร็งเม็ดเลือดขาวชนิดเฉียบพลันอย่างต่อเนื่อง ทิศทางหลักของกิจกรรมของเราคือการซื้อสิ่งที่เกี่ยวข้อง ยาและการดำเนินการที่ซับซ้อน

ตลอดหลายปีที่ผ่านมา แหล่งเงินทุนหลักสำหรับกิจกรรมของเราคือองค์กร LLC "..." อย่างไรก็ตาม ในเดือนเมษายนปี 2017 ปริมาณการระดมทุนลดลงอย่างรวดเร็วและเข้า ช่วงเวลานี้เราไม่สามารถดำเนินการได้ กิจกรรมการกุศลในปริมาณเดียวกัน

จากข้อมูลของเรา งบประมาณประจำปีของกองทุนโดยคำนึงถึงการบริจาคภาคเอกชนควรอยู่ที่ 10 ล้านรูเบิล ดังนั้นเนื่องจากการยุติการจัดหาเงินทุนจึงจำเป็นต้องครอบคลุมส่วนต่างจำนวน 8 ล้านรูเบิล เป็นประจำทุกปี เราหวังว่าจะได้รับความช่วยเหลือจากคุณ เนื่องจากขณะนี้ยังไม่สามารถหาผู้สนับสนุนได้

ขอแสดงความนับถือ Svetozarov V.K.

เกี่ยวกับการจัดส่งสินค้า

สิ่งสำคัญคือต้องแสดงความสนใจและความปรารถนาที่จะร่วมมือ ดังนั้นคุณต้องค้นหาคำพูดที่เหมาะสมเพื่อให้คู่สนทนาของคุณตื้นตันใจและตัดสินใจได้อย่างเหมาะสม คุณสามารถใช้ตัวอย่างนี้เป็นพื้นฐานได้

ผู้อำนวยการทั่วไปของ LLC "..."

เนคราซอฟ เอ็น.เค.

จากผู้อำนวยการ LLC "..."

เอลิซาโรวา วี.เอ็ม.

สวัสดีนิโคไลคอนสแตนติโนวิช! ในงานนิทรรศการระดับภูมิภาค เกษตรกรรมซึ่งจัดขึ้นในเดือนพฤษภาคมของปีนี้ บริษัทของเราเริ่มสนใจตัวอย่างเครื่องจักรและอุปกรณ์ที่คุณนำเสนอ

เราต้องการเริ่มต้นความร่วมมือกับคุณด้วยการส่งมอบสินค้าชุดทดลอง ( รายการทั้งหมดที่แนบมาเป็นเอกสารแยกต่างหากในจดหมายนี้) เรารับประกันการชำระค่าสินค้าและบริการตรงเวลา เราแสดงความหวังสำหรับความร่วมมือระยะยาวและเป็นประโยชน์ร่วมกัน

รายละเอียดการติดต่อของเรา:

ขอแสดงความนับถือ Elizarov V.M.

เกี่ยวกับการให้ส่วนลด

ในปัจจุบันนี้ถือเป็นเรื่องธรรมดาเนื่องจากภาวะเศรษฐกิจแย่ลงในหลาย ๆ ด้าน ประสบการณ์แสดงให้เห็นว่าการโน้มน้าวให้คู่สัญญาให้ส่วนลดได้ผลดีเป็นพิเศษในกรณีต่อไปนี้:

• หากบริษัทต่างๆ ให้ความร่วมมือมาเป็นเวลานาน เช่น มากกว่าหนึ่งปี เป็นต้น
• หากซื้อทันที จำนวนมากสินค้า.

ถึงซีอีโอ

LLC "Avantage" Filippov G.V.

จากผู้อำนวยการของ Veres LLC

Alexandrova K.N.

สวัสดี Gennady Viktorovich เรามีความยินดีที่จะทราบว่าบริษัทของเราให้ความร่วมมือมานานกว่า 2 ปี เราแสดงความขอบคุณต่อคุณเสมอมา คุณภาพสูงบริการของคุณตลอดจนความช่วยเหลือในการแก้ไขปัญหาปัจจุบันจำนวนหนึ่ง

เราเชื่อว่าไม่มีความลับอะไรกับคุณเลย ปีที่แล้วสถานการณ์ทางเศรษฐกิจในตลาดเฉพาะกลุ่มของเราเสื่อมถอยลงอย่างมาก น่าเสียดายที่ในขณะนี้ เรากำลังประสบปัญหาการขาดรายได้ ซึ่งสัมพันธ์กับผลกำไรรายไตรมาสที่ลดลง

เนื่องด้วยสถานการณ์เหล่านี้ เราหวังว่าคุณจะเข้าใจและยินยอมที่จะมอบส่วนลด 10% สำหรับบริการที่จะให้บริการในปีหน้า 2561 ปีปฏิทิน. แน่นอนว่ามาตรการดังกล่าวเป็นเพียงมาตรการชั่วคราว และเรามุ่งมั่นที่จะร่วมมืออย่างเต็มที่ตามเงื่อนไขที่เป็นประโยชน์ร่วมกัน หากสถานการณ์ทางเศรษฐกิจมีเสถียรภาพ

ขอแสดงความนับถือ Alexandrov K.N.

เกี่ยวกับการลดค่าเช่า

ในกรณีนี้ เหตุผลสำหรับคำขอของคุณในจดหมายจะใกล้เคียงกับที่กล่าวไว้ในตัวอย่างก่อนหน้านี้

ถึงซีอีโอ

LLC "Avantage" Filippov G.V.

จากผู้อำนวยการของ Veres LLC

Alexandrova K.N.

สวัสดี Gennady Viktorovich ในปีงบประมาณที่สิ้นสุดในปี 2559 บริษัทของเราประสบผลขาดทุนเกินความคาดหมายถึง 10% เราถูกบังคับให้ยอมรับว่าบริษัทของเราได้รับผลกระทบจากวิกฤตทางการเงิน สิ่งนี้สะท้อนให้เห็นจากการไหลของลูกค้าลดลง 15-20% ของเจ้าของ

ในเรื่องนี้ เราหวังว่าข้อตกลงของคุณจะมอบส่วนลดค่าเช่า 10% โปรดทราบว่าเราเป็นผู้เช่ารายใหญ่และในเวลาเดียวกันตลอดระยะเวลาห้าปีของความร่วมมือของเรา เราไม่อนุญาตให้มีการชำระเงินล่าช้าแม้แต่ครั้งเดียว และยังได้กรอกข้อกำหนดอื่น ๆ ทั้งหมดของสัญญาด้วย เราดำเนินการจากข้อเท็จจริงที่ว่ามาตรการนี้เป็นมาตรการชั่วคราว ดังนั้นเราจึงพร้อมที่จะชำระค่าธรรมเนียมเต็มจำนวนต่อไปทันทีที่สถานการณ์ตลาดมีเสถียรภาพ

ขอแสดงความนับถือ Alexandrov K.N.

เกี่ยวกับการเลื่อนการชำระเงิน

ในกรณีนี้ สิ่งสำคัญคือต้องยอมรับว่าคุณชำระเงินไม่ตรงเวลาจริงๆ และอธิบายเหตุผลโดยละเอียด แน่นอนว่าคุณต้องระบุเงื่อนไขการชำระหนี้ของจำนวนเงินทั้งหมดอย่างถูกต้อง

ถึงผู้อำนวยการ LLC "Gruzodar"

วาคูลอฟ เอ็น.ยู.

จากผู้อำนวยการบริษัท Parabolia LLC

อัคซาโควา ที.จี.

สวัสดีที่รัก Nikolai Yuryevich ในเดือนกันยายน 2560 เราไม่ได้ชำระเงินงวดถัดไปสำหรับบริการของคุณจำนวน 100,000 รูเบิล เราได้แจ้งให้คุณทราบล่วงหน้าหนึ่งเดือนอย่างเป็นทางการว่าไม่สามารถชำระเงินได้ ขณะนี้เราชี้แจงว่าบริษัทหาเงินทุนมาจ่ายแล้ว เราขอให้คุณจัดเตรียมแผนการผ่อนชำระเป็นเวลาสองเดือน: ตุลาคมและพฤศจิกายน (คนละ 50,000 รูเบิล)

เราไม่อายที่จะปฏิบัติตามภาระผูกพันทางการเงินและหนี้สินของเรา และดึงความสนใจของคุณไปยังความจริงที่ว่าตลอด 3 ปีของความร่วมมือของเรา เราไม่เคยละเมิดสัญญา เราหวังว่าคุณจะเข้าใจและหวังว่าจะได้รับความร่วมมือที่เป็นประโยชน์ร่วมกันต่อไป

ขอแสดงความนับถือ Aksakov T.G.

กรุณาชำระเงินให้กับบริษัทอื่น

คำขอดังกล่าวอาจเกิดขึ้นในกรณีที่บริษัทหนึ่งดำเนินการเพื่อปฏิบัติตามภาระผูกพันทางการเงินของบริษัทอื่นภายใต้เงื่อนไขบางประการ คุณสามารถใช้เทมเพลตนี้เป็นตัวอย่าง

ไอพี บลาโกดาโรวา เอ.เค.

จาก IP Inina A.A.

สวัสดีที่รัก Anatoly Konstantinovich อย่างที่คุณทราบคุณมีหนี้กับฉันจำนวน 100,000 รูเบิล ที่ผ่านมา ปีงบประมาณฉันมีหนี้บริษัท 3 แห่งจำนวน 50,000 รูเบิล ฉันขอแนะนำให้คุณชำระหนี้ของฉันให้หมด ในส่วนของผม ผมรับประกันการผ่อนชำระตามยอดหนี้ของคุณเป็นระยะเวลา 6 เดือน

ขอแสดงความนับถือ Inin A.A.

เกี่ยวกับความช่วยเหลือในการแก้ไขปัญหา

สุดท้ายนี้ หากคุณต้องการแก้ไขปัญหาเฉพาะเจาะจง คุณสามารถเขียนข้อความต่อไปนี้:

ไอพี นิคาโนรอฟ วีอาร์

จากผู้อำนวยการ Good Solutions LLC

อับดุลโลวา วี.เอ็น.

เรียนคุณ Vladimir Romanovich ฉันเป็นหัวหน้าองค์กรการกุศลที่ดำเนินการ วันหยุดปีใหม่สำหรับเด็กที่มาจากครอบครัวที่มีรายได้น้อย ตามที่เราเรียนรู้จากโอเพ่นซอร์ส คุณขายผลิตภัณฑ์ขนมหวาน เราขอให้คุณจัดเตรียมการจัดส่ง ของขวัญปีใหม่จำนวน 1,000 ชิ้น จำนวน 20 งาน

ในส่วนของเรา เรารับประกันว่าจะแสดงความขอบคุณเป็นลายลักษณ์อักษรและด้วยวาจาต่อคุณ และแสดงความคิดเห็นเชิงบวกในทุกองค์กร ตามคำขอของคุณ

ขอแสดงความนับถือ Abdulova V.M.

มีข้อกำหนดพิเศษสำหรับการประมวลผลจดหมายขาออก เนื่องจากมีลักษณะเป็นข้อมูลและเป็นข้อมูลอ้างอิง เมื่อลงทะเบียนแล้ว จดหมายบริการควรคำนึงถึงข้อกำหนดของ GOST R 6.30-2003 “ระบบเอกสารแบบครบวงจร ระบบเอกสารองค์กรและการบริหารแบบครบวงจร ข้อกำหนดด้านเอกสาร” และใช้แบบฟอร์มขององค์กร สำหรับรายละเอียด คุณต้องอ้างอิง GOST R 6.30-2003 (ตั้งแต่วันที่ 07/01/2018 คุณจะต้องอ้างอิง GOST R 7.0.97-2016) สิ่งนี้จะช่วยให้คุณสามารถรักษาโครงสร้างเอกสารที่ชัดเจนและรักษารูปแบบที่ต้องการได้ การสื่อสารทางธุรกิจและวางรายละเอียดให้ถูกต้องด้วย จดหมายธุรกิจ.

สิ่งสำคัญที่ควรทราบคือ GOST R 6.30-2003 (เช่นเดียวกับ GOST R 7.0.97-2016) ถือเป็นที่ปรึกษาและองค์กรต่างๆ สามารถพัฒนาหัวจดหมายสำหรับการติดต่อทางธุรกิจได้ด้วยตนเอง การปฏิบัติตาม GOST นี้บังคับใช้สำหรับหน่วยงานบริหารของรัฐบาลกลางเท่านั้น

ส่วนหัวของเอกสารสามารถวางตำแหน่งตามยาวหรืออยู่ในตำแหน่งเชิงมุมได้ (โดยปกติรายละเอียดของแบบฟอร์มจดหมาย หมายเลขโทรศัพท์ และที่อยู่ขององค์กรจะอยู่ที่นี่) จดหมายตัวอย่างที่มีการจัดเรียงรายละเอียดมุมเป็นตัวเลือกที่พบบ่อยที่สุดในงานสำนักงานสมัยใหม่

ตัวอย่างแบบฟอร์มจดหมายพร้อมรายละเอียดมุม

ที่ด้านบนของเอกสารระบุ:

• วันที่;
• ตัวเลข;
• อ้างอิงถึงหมายเลขทะเบียนและวันที่ของเอกสาร (หากการติดต่อเป็นการตอบกลับ)
• ชื่อเรื่องของข้อความระบุไว้ในวลีเดียว

ส่วนหัวของจดหมายบริการอยู่ใต้หมายเลขทะเบียน มันมีการอุทธรณ์ไปยังผู้รับ ชื่อเต็ม. และตำแหน่งของผู้รับควรอยู่ที่มุมขวาบนของเอกสาร ข้อความถึงผู้รับจะเขียนไว้ตรงกลาง

จากใครและเพื่อใคร

รายละเอียดของบริษัทของผู้ส่งมักระบุไว้บนหัวจดหมายของบริษัท นอกจากนี้ยังจำเป็นต้องระบุผู้รับจดหมายอย่างถูกต้อง กล่าวคือ รายละเอียดของผู้รับ:

• ชื่อ บริษัท;
• ชื่อของหน่วยโครงสร้างที่ส่งจดหมายออกไป
• ตำแหน่งผู้รับ
• นามสกุลและชื่อย่อของผู้รับ
• ที่อยู่ทางไปรษณีย์ขององค์กร

ตัวอย่างจดหมายบนหัวจดหมายของบริษัท

สิ่งสำคัญคือต้องทราบว่าหากจำเป็นต้องส่งจดหมายที่มีเนื้อหาเดียวกันไปยังผู้รับหลายคน ก่อนอื่นจำเป็นต้องระบุที่อยู่ของผู้รับหลักและเฉพาะผู้รับรายอื่นเท่านั้น

ตัวอย่างเช่น:

LLC "เอลกิ-ปัลกิ"

ฝ่ายกฎหมาย

มอสโก, ถนนเซเลนายา, 5

สำเนา

ถึงซีอีโอ

LLC "สาขาสีเขียว"

ซิมาคอฟ วี.เอ.

เซนต์ปีเตอร์สเบิร์ก,

ถนน Frunze, 3

วันที่และหมายเลข

หลังจากลงนามในเอกสารขาออกแล้ว จะมีประทับวันที่ไว้ วันที่อาจอยู่ในรูปแบบ 17/05/2018 หรือ 17 พฤษภาคม 2019 ในกรณีที่ระบุวันที่หลายครั้งในเอกสาร แนะนำให้คงรูปแบบการเขียนไว้เหมือนเดิม

หมายเลขการลงทะเบียนถูกกำหนดตามระบบสำหรับการลงทะเบียนเอกสารขาออกที่องค์กรนำมาใช้และหลังจากลงนามในเอกสารแล้วเท่านั้น หมายเลขทะเบียนประกอบด้วยหมายเลขซีเรียลของเอกสารซึ่งสามารถเสริมด้วยดัชนีตัวพิมพ์หรือตัวอักษรได้

สิ่งสำคัญคือต้องทราบว่าการลงทะเบียนเอกสารขาออกทำให้ทั้งคุณและผู้รับประมวลผลจดหมายได้ง่ายขึ้น

เมื่อตอบกลับจดหมายอย่างเป็นทางการที่ได้รับ จำเป็นต้องกรอกรายละเอียด “ลิงก์ไปยังหมายเลขทะเบียนและวันที่ขอ” ในกรณีนี้ จดหมายตอบกลับจะระบุวันที่และหมายเลขของข้อความที่ได้รับ สิ่งนี้จะช่วยให้มั่นใจได้ว่าการประมวลผลจดหมายถึงบริษัทผู้รับจะรวดเร็วยิ่งขึ้น

ใครเซ็น.

จดหมายโต้ตอบอย่างเป็นทางการส่วนใหญ่ลงนามโดยผู้จัดการ และหากเขาไม่อยู่ในที่ทำงาน - โดยเจ้าหน้าที่หรือผู้อื่น เจ้าหน้าที่ซึ่งปฏิบัติหน้าที่ของผู้จัดการในระหว่างที่เขาไม่อยู่

สิ่งสำคัญที่ควรทราบก็คือ การติดต่อทางธุรกิจสมัยใหม่นั้นไม่เพียงส่งทางไปรษณีย์เท่านั้น แต่ยังส่งทางโทรเลข โทรสาร และอีเมลด้วย

ฉันจำเป็นต้องระบุศิลปินหรือไม่?

แม้ว่าข้อความทางธุรกิจแต่ละข้อความจะมีการลงนามโดยหัวหน้าของบริษัทหรือเจ้าหน้าที่ผู้มีอำนาจของเขา แต่การติดต่อนั้นจะดำเนินการโดยพนักงานธรรมดาสามัญ เช่น ผู้บริหาร เป็นชื่อและข้อมูลการติดต่อของเขาที่เราระบุไว้ในส่วนนี้

ข้อมูลเกี่ยวกับศิลปินจะอยู่ที่ด้านล่างสุดในบรรทัดสุดท้ายเสมอ เขียนชื่อเต็ม นามสกุล และนามสกุลของพนักงาน โดยขึ้นบรรทัดใหม่ด้วยหมายเลขโทรศัพท์ติดต่อ และที่อยู่อีเมลที่ต่ำกว่า เราปล่อยให้แบบอักษรเหมือนเดิม

มีแสตมป์มั้ย?

โดยปกติจดหมายจะไม่มีการประทับตรา แต่ถ้าจดหมายขาออกมีลักษณะเป็นทางการ ออกโดยหัวจดหมายขององค์กรและมีวัตถุประสงค์เพื่อเข้าสู่ความสัมพันธ์ทางกฎหมายกับบุคคลหรือองค์กรอื่น และรับผิดชอบตำแหน่งทั้งหมดที่แสดงในจดหมาย ฝ่ายบริหารอาจต้องการเพิ่ม รายละเอียดเพิ่มเติมในรูปของตราประทับ

(จดหมายอิเล็กทรอนิกส์)

จดหมายเสนอความร่วมมือ

เรื่อง : ข้อเสนอความร่วมมือ.
ข้อมูล: 05.20.0216
จาก: [ป้องกันอีเมล]
ถึง: [ป้องกันอีเมล]

ประธานคณะกรรมการ
สหภาพผู้ผลิตเครื่องดื่มแอลกอฮอล์
โดบรอฟ ดี.อี.

เรียนคุณ Dmitry Evgenievich!

สหภาพผู้ผลิตแอลกอฮอล์ (UPAP) เป็นสมาคมชั้นนำของผู้นำอุตสาหกรรมในอุตสาหกรรมเครื่องดื่มแอลกอฮอล์ในประเทศ ขอแสดงความนับถือ งานที่ใช้งานอยู่ดำเนินการโดยองค์กรของคุณที่เกี่ยวข้องกับการสร้างตลาดอารยะสำหรับผลิตภัณฑ์เครื่องดื่มแอลกอฮอล์และสุราในสหพันธรัฐรัสเซีย

แน่นอนว่าความคำนึงถึงคุณภาพและความปลอดภัยของผลิตภัณฑ์ที่ผลิตขึ้นเป็นสิ่งหนึ่งที่ งานสำคัญ SPAP และผู้เข้าร่วมเป็นผู้ผลิตที่มีมโนธรรมซึ่งให้ความสำคัญกับประเด็นเหล่านี้เป็นอย่างมาก

AIG เป็นหนึ่งในสถาบันประกันภัยที่ใหญ่ที่สุดในโลก บริษัทข้ามชาติแห่งนี้อยู่ในตลาดประกันภัยมาเป็นเวลา 90 ปี และมีสำนักงานใน 160 ประเทศ แผนกรัสเซียของบริษัทเปิดดำเนินการมานานกว่า 15 ปี

ความร่วมมือกับผู้ผลิตอาหารและเครื่องดื่มถือเป็นสิ่งสำคัญสำหรับบริษัทของเรา นำโดยหลายปี ประสบการณ์ระดับนานาชาติ"AIG" ในรัสเซียได้พัฒนาโปรแกรมประกันภัยเฉพาะสำหรับองค์กรในอุตสาหกรรมเครื่องดื่มแอลกอฮอล์ (การประกันความรับผิดต่อผลิตภัณฑ์และการเรียกคืนผลิตภัณฑ์จากตลาด)

เราเชื่อว่าโปรแกรมนี้อาจเป็นประโยชน์สำหรับผู้เข้าร่วม SPAP เนื่องจาก ผลิตภัณฑ์ เช่น แอลกอฮอล์ ต้องใช้แนวทางพิเศษในด้านคุณภาพของวัตถุดิบ บรรจุภัณฑ์ และความปลอดภัยสำหรับผู้บริโภค

จากที่กล่าวมาข้างต้น เราจะติดต่อคุณพร้อมคำเชิญเพื่อหารือเกี่ยวกับศักยภาพในการร่วมมือในด้านนี้

เราจะขอบคุณสำหรับการประเมินความร่วมมือดังกล่าวอย่างมืออาชีพของคุณ และขอให้คุณกำหนดขั้นตอนสำหรับการมีปฏิสัมพันธ์ระหว่างบริษัทของเราต่อไป เราพร้อมที่จะพิจารณาข้อเสนอของคุณในรูปแบบการทำงานร่วมกัน

ขอแสดงความนับถือ,

อันดรีฟ พาเวล

รองประธานเอไอจี
โทร.: 8-495-xxx-xx-xx
8-915-xxx-xx-xx
[ป้องกันอีเมล]

หนังสือเชิญประชุม

เรื่อง : ขอเชิญเข้าร่วมสัมมนา
ข้อมูล: 25/06/2559
จาก: อันนา ซิโมโนวา
ถึง: xxx-xxx-xxx

เรียน พันธมิตรทุกท่าน

17 มีนาคม 2559ขอเชิญเข้าร่วมสัมมนาเรื่องการสร้างโครงการประกันภัยระหว่างประเทศ ซึ่งจะจัดขึ้นเพื่อพันธมิตรของ AIG โดยเฉพาะ มาร์ค โกลเดนเบิร์ก- ที่ปรึกษาระดับภูมิภาคสำหรับโครงการประกันภัยระหว่างประเทศของ AIG

มาร์กมาที่รัสเซียเพื่อจัดกิจกรรมการฝึกอบรมต่างๆ โดยเฉพาะ เพราะเขามีประสบการณ์กว้างขวางที่สุดในด้านการประกันภัยบริษัทข้ามชาติ

เมื่อพิจารณาจากประสบการณ์ปัจจุบันในการนำเสนอโปรแกรมนานาชาติสำหรับลูกค้าชาวรัสเซียที่มีการดำเนินงานในต่างประเทศ ผมมั่นใจว่าการสัมมนาครั้งนี้จะน่าสนใจมากและจะตอบคำถามมากมายในเรื่องนี้

ฉันกำลังแนบหนังสือเชิญและโครงการสัมมนา

ฉันขอให้คุณส่งต่อคำเชิญนี้ไปยังเพื่อนร่วมงานที่สนใจหัวข้อนี้

การลงทะเบียนจะดำเนินการโดยการตอบกลับจดหมายนี้ เข้าร่วมฟรี จำนวนที่นั่งมีจำนวนจำกัด

ที่อยู่ของการสัมมนา: รัสเซีย 125315 มอสโก Leningradsky Prospekt 72 อาคาร 2 ชั้น 3

เรายินดีที่จะพบคุณ!

ขอแสดงความนับถือ,

อันนา ซิโมโนวา

หัวหน้าโครงการฝึกอบรม
ไอจี
โทร.: 495-777-11-11
8-916-777-45-56
[ป้องกันอีเมล]

หนังสือขอจัดประชุม

เรื่อง: การจัดประชุมกับ Elena Firsova
ข้อมูล: 25/06/2559
จาก: เชอร์เคซอฟ อิลยา
ถึง: อิวาโนวา กาลินา

เรียน Galina Nikolaevna!

หากข้อเสนอของคุณถูกต้อง สัปดาห์หน้า (ตั้งแต่วันที่ 6 มิถุนายนถึง 10 มิถุนายน) ฉันสามารถมาได้ตลอดเวลาที่สะดวกสำหรับ Elena Petrovna

ฉันจะขอบคุณมากหากคุณแจ้งให้ฉันทราบถึงการตัดสินใจของ Ms. Firsova

ขอแสดงความนับถือ,

วาดิม ทาทาเรนโก

ผู้จัดการบริษัทเอไอจี

[ป้องกันอีเมล]

จดหมายขอการติดต่อ

เรื่อง: หมายเลขโทรศัพท์ของ Elena Firsova
ข้อมูล: 25/06/2559
จาก: เชอร์เคซอฟ อิลยา
ถึง: อิวาโนวา กาลินา

เรียน Galina Nikolaevna!

ขอขอบคุณอีกครั้งสำหรับการประชุมและการสนทนาที่สร้างสรรค์

ฉันจะขอบคุณมากหากคุณส่งไปยังที่อยู่ที่ระบุหรือแจ้งให้ฉันทราบทางโทรศัพท์

ขอบคุณล่วงหน้า!

ขอแสดงความนับถือ,

วาดิม ทาทาเรนโก

ผู้จัดการบริษัทเอไอจี
โทร.: 495-777-11-11; 8-916-777-45-56
[ป้องกันอีเมล]

จดหมายตอบกลับจดหมายก้าวร้าวจากลูกค้า

จดหมายก้าวร้าวจากลูกค้า:

เรื่อง: คุณบ้าไปแล้ว!
ข้อมูล: 20/02/2016
จาก: เปตรอฟ อันเดรย์
ถึง: [ป้องกันอีเมล]

ฉันจะคืนเงินที่ฉันจ่ายไปสำหรับบริการเวรกรรมของคุณได้อย่างไร ฉันยอมเสียมันไปกับสิ่งอื่นที่ไม่ใช่ระบบลามกของคุณ ใช้ servis.tutu.net เวรกรรมของคุณเอง

อันเดรย์ เปตรอฟ

ตอบกลับจดหมายลูกค้าเชิงรุก

เรื่อง: เกี่ยวกับการคืนเงินและการแก้ไขปัญหา! ข้อมูล: 20/02/2016 จาก: [ป้องกันอีเมล] ถึง: เปตรอฟ อันเดรย์	อัลกอริธึมการทำงาน พร้อมหนังสือปฏิเสธ
สวัสดีอังเดร!
หากฉันเข้าใจคุณถูกต้อง แสดงว่าคุณไม่พอใจกับบริการของเราและต้องการรับเงินคืน	2. ชี้แจงกับผู้รับถึงความเข้าใจของเราเกี่ยวกับคำขอ/การเรียกร้อง/คำถาม นี่เป็นสิ่งจำเป็นอย่างยิ่งหากจดหมายของผู้รับวุ่นวายและเป็นการยากที่จะเข้าใจแก่นแท้ของปัญหา
ฉันจะแจ้งให้คุณทราบว่าสามารถทำได้อย่างไร ตามข้อ 2.4 ข้อตกลง หากคุณไม่มีแผนที่จะใช้บริการของเราในอนาคต เราสามารถคืนให้คุณได้ เงินสด. ในการดำเนินการนี้ โปรดส่งใบสมัครอย่างเป็นทางการมาให้ฉัน (แบบฟอร์มที่แนบมาด้วย) เมื่อเราได้รับแล้วเราจะเริ่มขั้นตอนการคืนสินค้า โดยทั่วไปจะใช้เวลาไม่เกินสามวัน หากมีสิ่งใดจากคำตอบของฉันต้องการคำชี้แจงเพิ่มเติม โปรดเขียนหรือโทร - ฉันจะตอบคุณอย่างแน่นอน	3. ให้ข้อมูลที่ชัดเจนและครบถ้วนแก่ผู้รับเกี่ยวกับประเด็นที่เขาสนใจ
Andrey เช่นเดียวกับคุณ ฉันไม่สบายใจกับสถานการณ์นี้ ซึ่งส่งผลให้คุณพร้อมที่จะหยุดมีปฏิสัมพันธ์กับเรา ฉันคิดว่าทั้งเราและคุณเป็นผู้แพ้ในกรณีนี้: เราสูญเสียลูกค้าและคุณสูญเสียโอกาสในการใช้บริการของเรา (ฉันรับรองกับคุณว่าบริการนี้ค่อนข้างสะดวกและมีประสิทธิภาพ!) หากคุณพร้อมที่จะใช้เวลาเพื่อจัดการกับสถานการณ์ โปรดเขียนถึงฉันเกี่ยวกับสิ่งที่เกิดขึ้นซึ่งคุณต้องการเงินคืน เราจะเข้าใจเหตุผลและช่วยให้คุณใช้บริการของเราได้อย่างสะดวกสบายและมีประสิทธิภาพมากที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้สำหรับคุณ	4. ความคิดเห็นและแง่มุมทางอารมณ์
ป.ล. คำขอเดียว: มาสื่อสารภายในกรอบคำศัพท์เชิงบรรทัดฐานกันเถอะ	5. ใช้คำลงท้าย แสดงทัศนคติของคุณต่อผู้รับการใช้รูปแบบการเขียนที่ไม่ถูกต้อง
ขอแสดงความนับถือ, เอเลนา อิวาชเชนโก ผู้จัดการฝ่ายบริการลูกค้า CJSC "มาตรฐานการบริการ" โทร.: 8-999-111-22-33

ความคิดโบราณในการแสดงความร้องขอไม่ให้ใช้คำหยาบคายในการติดต่อสื่อสาร:
กรุณาพยายามอย่าใช้ภาษาที่ไม่เหมาะสม มันไม่ได้มีส่วนช่วยในการแก้ไขปัญหาอย่างสร้างสรรค์
เราขอแจ้งให้คุณทราบว่าเราขอสงวนสิทธิ์ที่จะไม่ตอบกลับจดหมายที่มีภาษาหยาบคายหรือหยาบคายที่จ่าหน้าถึงบริษัทหรือบุคลากรของบริษัท

จดหมายปฏิเสธ

จดหมายลูกค้า

ขอให้เป็นวันที่ดีอันเดรย์!

ฉันกำลังเขียนถึงคุณพร้อมกับคำขออย่างเป็นทางการ

บริษัทของเราจำหน่ายอุปกรณ์อุตสาหกรรม รวมถึงอะไหล่ให้กับองค์กรอุตสาหกรรมอาหาร ตั้งแต่ปี 2010 เราเป็นลูกค้าประจำของคุณ

เราขอขอบคุณล่วงหน้าสำหรับความเข้าใจและการสนับสนุนของคุณ!

ขอแสดงความนับถือ,

ผู้อำนวยการฝ่ายการตลาด

ซีเจเอสซี "พิชเชพรหม"

โรมัน เปเตรนโก้

โทร.: 495-777-77-77
8-905- 777-89-45
[ป้องกันอีเมล]

ตัวอย่างที่ 1จดหมายปฏิเสธคำขอของลูกค้า

	อัลกอริธึมการทำงาน พร้อมหนังสือปฏิเสธ
เรียนคุณโรมัน เปโตรวิช!	1. การโทรด้วยชื่อเป็นสัญญาณบ่งบอกถึงความสนใจต่อคู่สนทนา ช่วยหลีกเลี่ยงการไร้หน้า
เราขอแสดงความขอบคุณอย่างจริงใจต่อคุณสำหรับความร่วมมือระยะยาวกับบริษัทของเรา	2. ขอขอบคุณสำหรับการร่วมงานกับบริษัท (หรือเพียงสำหรับจดหมาย)
ปัจจุบันส่วนลดของบริษัทของคุณคือ 10% ในช่วง 12 เดือนที่ผ่านมา บริษัทของคุณได้มีการสั่งซื้อบริการสำหรับ... รูเบิล เกณฑ์ส่วนลดถัดไปคือ…. รูเบิล ส่วนลด 15% จะใช้จากมัน เมื่อคุณถึงเกณฑ์นี้ ส่วนลดของคุณจะเพิ่มขึ้นโดยอัตโนมัติ	3. ระบุเหตุผลเฉพาะที่ไม่อนุญาตให้คุณตอบสนองคำขอ (ใช้ประวัติปัญหา หมายเลข กำหนดเวลา ขั้นตอน)
หากคุณตัดสินใจที่จะใช้บริการการชำระเงินแบบเลื่อนออกไป โปรดติดต่อ Irina Mikhailova (โทร.: 495-777-89-21; [ป้องกันอีเมล] ).	4. แสดงความเข้าใจว่าหัวข้อของคำขอมีความสำคัญมาก 5. เสนอทางเลือกอื่นหากเป็นไปได้
	6. แสดงความหวังของคุณสำหรับความร่วมมืออย่างต่อเนื่อง
ขอแสดงความนับถือ, อันเดรย์ อิวานอฟ

⁠ ⁠ ⁠ _____________________________________________________________________________________________

ตัวอย่างที่ 2

เรื่อง : เกี่ยวกับการยุติความร่วมมือ
ข้อมูล: 20/03/2016
จาก: [ป้องกันอีเมล]
ถึง: Petrenko Ivan

เรียน Ivan Nikolaevich!

เราดีใจที่ได้ร่วมมือกับบริษัทของคุณเป็นเวลา 7 ปี เราพอใจกับบริการและคุณภาพของผลิตภัณฑ์ในระดับดีมาโดยตลอด อย่างไรก็ตาม ในปีที่ผ่านมา มีเหตุการณ์หลายอย่างเกิดขึ้น เช่น: การละเมิดกำหนดเวลาในการส่งมอบเป็นประจำ คุณภาพของสินค้าที่ไม่น่าพึงพอใจ และทัศนคติที่ไม่ถูกต้องของพนักงานในบริษัทของคุณต่อสถานการณ์เหล่านี้ จากผลทั้งหมดนี้ ปฏิสัมพันธ์ของเราจึงถึงทางตัน

ในเรื่องนี้ เราถูกบังคับให้ยุติความร่วมมือกับคุณเมื่อสัญญาหมดอายุ ขอบคุณสำหรับปีแห่งการบริการ

ขอแสดงความนับถือ,

ผู้อำนวยการ
LLC "มาคุลาทูรา"

มาลาคอฟ เกนนาดี วิคโตโรวิช
โทร.: 8-945-xxx-xx-xx
[ป้องกันอีเมล]

⁠ ⁠ ⁠ _____________________________________________________________________________________________

ตัวอย่างที่ 3

เรื่อง : การปฏิเสธการจ่ายเงินชดเชย
ข้อมูล: 20/06/2558
จาก: aig.ru
ถึง: เยฟเกนีย์ คินช์

เรียน Evgeniy!

ขอบคุณสำหรับความร่วมมือระยะยาวกับบริษัทของเรา!

ขออภัย เราถูกบังคับให้ปฏิเสธที่จะจ่ายเงินชดเชยที่จำเป็นให้กับคุณเป็นจำนวน... รูเบิล

ในขณะนี้บริษัทได้กำหนดขั้นตอนในการตัดสินใจเรื่องค่าสินไหมทดแทนที่แตกต่างกันซึ่งคุณได้รับแจ้งซ้ำแล้วซ้ำเล่า
(ดูสำเนาการแจ้งเตือนนี้ที่แนบมาด้วย)

นอกจากนี้ คุณยังระบุไว้ใน คำแถลงการเรียกร้องการเรียกร้องข้อ 4-6 ไม่สามารถรับประกันได้ เนื่องจากข้อ 12.1-12.2 ของข้อตกลงถูกละเมิด

เราเข้าใจสถานการณ์ของคุณเป็นอย่างดี และหากคุณต้องการหลีกเลี่ยงเหตุการณ์เช่นนี้ในอนาคต เราขอเสนอข้อตกลงเพิ่มเติมกับบริษัทของเราที่อนุญาตให้คุณชดเชยความสูญเสียที่เกี่ยวข้องกับความเสี่ยงทางธุรกิจที่คล้ายกับของคุณ (ดูข้อตกลงเพิ่มเติมในเอกสารแนบ)

เราหวังว่าคุณจะเข้าใจและให้ความร่วมมืออย่างต่อเนื่อง!

ขอแสดงความนับถือ,

ผู้จัดการเอไอจี

ทุชคอฟ วลาดิมีร์
โทร.: 8-495-xxx-xx-xx
8-903-xxx-xx-xx
[ป้องกันอีเมล]

จดหมายตอบกลับการร้องเรียนที่สมเหตุสมผล

เรื่อง: การตอบสนองต่อการร้องเรียน.
ข้อมูล: 05/12/2016
จาก: [ป้องกันอีเมล]
ถึง: แอนนา โคเลสนิโควา

เรียนแอนนา!

ในนามของทีมงานทั้งหมดของโรงงานของเรา ผมขอแสดงความเสียใจอย่างจริงใจและขออภัยสำหรับสถานการณ์ปัจจุบัน

โรงงานของเราทำงานอย่างมั่นคงและมีประสิทธิภาพในตลาดการตัดเย็บและซ่อมแซมเสื้อผ้ามานานหลายปี

สถานการณ์ของคุณเกี่ยวข้องกับกรณีที่ไม่ค่อยพบบ่อยซึ่งต้องตำหนิสำหรับสิ่งที่เรียกว่าปัจจัยมนุษย์

เราได้ดำเนินการสอบสวน และผู้ที่รับผิดชอบต่อการละเมิดกำหนดเวลาและความหยาบคายจะถูกลงโทษ ตามคำสั่งของโรงงานลงวันที่ 13 เมษายน 2559 ลำดับที่ 78/2 หัวหน้ากะ V.V. Volkova ถูกตำหนิ เครื่องตัด A.P. Gusev ถูกย้ายเป็นช่างตัดเสื้อให้กับทีมเย็บแจ๊กเก็ตผู้ชาย

ฝ่ายบริหารได้ใช้มาตรการเร่งด่วนเพื่อปฏิบัติตามคำสั่งของคุณ เขาจะพร้อม 15.05.2016. ในเวลาใดก็ได้ที่คุณสะดวก เจ้าหน้าที่จัดส่งจะจัดส่งไปยังที่อยู่ที่คุณระบุ

เชื่อฉันเถอะ เราไม่พอใจกับสถานการณ์ปัจจุบันเช่นเดียวกับคุณ!

สวัสดีอีกครั้งสมาชิกที่รักและแขกบล็อกของฉัน คุณรู้สึกอย่างไรกับเอกสารราชการ? คุณชอบที่จะกรอกมันหรือไม่? ฉันกล้าพูดได้ว่าพวกคุณส่วนใหญ่จะตอบในแง่ลบ

จดหมายจะต้องอ่าน

เห็นได้ชัดว่าจดหมายอย่างเป็นทางการเป็นเอกสารที่จัดทำขึ้นโดยใช้ตัวอย่างบางฉบับซึ่งบางครั้งก็อยู่ในรูปแบบพิเศษ คุณแต่ละคนได้จัดทำเอกสารดังกล่าวอย่างน้อยหนึ่งครั้งในชีวิต นี่อาจเป็นข้อความอธิบาย จดหมายขอบคุณ, หนังสือรับประกัน, การร้องเรียน ฯลฯ ดังนั้นคุณจึงคุ้นเคยกับขั้นตอนการกรอกข้อความประเภทนี้

วัตถุประสงค์หลักจดหมายธุรกิจ – การถ่ายทอดข้อมูลที่ไม่เปลี่ยนแปลงไปยังผู้รับ หากคุณกำลังเขียนจดหมายแสดงความขอบคุณ อย่าลืมระบุเหตุผลที่บุคคลนี้หรือบุคคลนั้นช่วยคุณ อย่าลืมใส่นามสกุลและชื่อย่อของเขาด้วย จดหมายที่ส่งไปในความว่างเปล่าจะไม่มีวันถูกอ่าน ดังนั้นอย่าลืมระบุที่อยู่ของผู้รับและในอุดมคติแล้วคือผู้ส่ง

โปรดทราบว่าจดหมายจะถูกส่งทางอีเมลอย่างไร:

• คุณกดปุ่ม "เขียนจดหมาย";
• เขียนข้อความ
• กรอกบรรทัดที่อยู่ของผู้รับ
• คลิกที่ปุ่ม "ส่ง"

แน่นอนว่าลำดับของการกระทำสามารถเปลี่ยนแปลงได้ (กรอกบรรทัดที่อยู่ก่อนแล้วจึงสร้างตัวอักษร) แต่จะส่งการดำเนินการสุดท้ายเสมอ คุณเห็นด้วยหรือไม่? ตอนนี้บอกฉันว่า: “เป็นไปได้ไหมที่จะส่งข้อความหากไม่มีที่อยู่อีเมล” โดยธรรมชาติแล้วไม่ ดังนั้นควรค้นหา จดจำ และจดบันทึกข้อมูลเพื่อให้คุณสามารถติดต่อบุคคลที่สำคัญกับคุณได้ตลอดเวลา

อย่าลืมสวมบทบาทเป็นผู้รับข้อความของคุณ วิธีนี้ทำให้คุณสามารถสังเกตเห็นข้อผิดพลาดที่คุณทำระหว่างการสร้าง แก้ไขข้อความ ลบคำที่มีความหมายสองนัย ฯลฯ คุณคิดว่าผู้รับยินดีเปิดซองจดหมายพิมพ์จดหมายแล้วเห็นว่าข้อความนี้ถึงเขาเป็นการส่วนตัวหรือไม่ เขาเข้าใจเรื่องนี้ได้อย่างไร? ค่อนข้างง่าย: จดหมายใด ๆ ควรเริ่มต้นด้วยที่อยู่และคำทักทาย (นี่คือสิ่งที่ทำให้ผู้ส่งชนะใจผู้รับ)

หากคุณไม่สามารถค้นหาชื่อและนามสกุลของบุคคลนั้นได้ด้วยเหตุผลบางประการ ให้แทนที่ด้วยชื่ออื่น เช่น นาย ผู้อำนวยการ ที่เคารพ ฯลฯ ไม่ควรย่อคำเหล่านี้ไม่ว่าในกรณีใด มิฉะนั้นผู้เขียนข้อความจะเปิดเผยถึงความไม่พอใจ ความโกรธ และลักษณะนิสัยเชิงลบอื่น ๆ ดังนั้นจึงไม่คุ้มที่จะพูดถึงความโน้มเอียงของผู้รับในการสื่อสารและรับรู้ข้อมูล

ฉันจะบอกทันทีว่าแม้ฉันจะได้รับจดหมายที่น่าสงสัยทางอีเมลดังนั้นฉันจึงตรวจสอบเนื้อหาของพวกเขาอย่างระมัดระวัง เมื่อฉันเปิดจดหมายที่ได้รับ ฉันพยายามอ่านอย่างรวดเร็วเพื่อประเมินความสำคัญของจดหมาย คุณทำเช่นเดียวกัน? ขณะรอจดหมายพิเศษ คุณสามารถใช้เวลาหลายชั่วโมงศึกษาข้อความที่คุณได้รับ แล้วทำไมไม่เรียนรู้วิธีดูข้อความเหล่านั้นอย่างรวดเร็วล่ะ

ข้อความที่ส่งต้องมีชื่อเรื่อง (ในเวอร์ชันอิเล็กทรอนิกส์ คุณต้องระบุหัวเรื่อง) พิธีการที่เรียบง่ายเช่นนี้ทำให้ผู้รับเข้าใจถึงความสำคัญของข้อความ และหากไปจบลงที่ศูนย์กระจายสินค้าขององค์กรขนาดใหญ่ก็สามารถส่งไปยังผู้รับได้อย่างสงบโดยไม่มีปัญหาที่ไม่จำเป็น คุณต้องการให้ข้อความของคุณถึงผู้รับโดยเร็วที่สุดใช่ไหม?

รูปแบบตัวอักษรและเนื้อหา

ตอนนี้คุณรู้วิธีตรวจสอบให้แน่ใจว่าจดหมายของคุณถึงผู้รับในเวลาอันสั้นที่สุด:

• รู้ที่อยู่ของเขา
• ระบุหัวเรื่องของข้อความ
• เริ่มจดหมายของคุณด้วยการทักทายผู้อ่าน

อย่างไรก็ตาม คุณสมบัติเหล่านี้ไม่ใช่คุณสมบัติทั้งหมดของการสร้างจดหมายธุรกิจ มีบทบาทสำคัญโดย: รูปแบบการนำเสนอ, วิธีการนำเสนอข้อมูล, การดำเนินการของเอกสารดังกล่าว ฯลฯ มาดูวิธีตรวจสอบให้แน่ใจเพิ่มเติมว่าผู้รับจะไม่ส่งจดหมายไปยังโฟลเดอร์สแปมในอีเมลจำนวนมาก และไม่ทิ้งข้อความของคุณลงถังขยะ

อันดับแรกสิ่งที่ควรเป็น - คำทักทายและที่อยู่ถึงผู้รับ โปรดทราบว่ามันจะเป็นการดีที่จะปลดปล่อยผู้อ่าน ในการทำเช่นนี้ เพียงแค่เริ่มต้นด้วยคำชม สังเกตว่าเขายุ่งแค่ไหน ฯลฯ เขียนข้อความของคุณเพื่อให้ผู้รับเห็นด้วยกับทุกคำพูดเพราะในกรณีนี้มันจะค่อนข้างง่ายที่จะพาเขาไปสู่ข้อสรุปของข้อตกลง

ความคิดเห็นสุดท้ายอาจจะสำคัญที่สุด หมายถึง การใช้คำ วลี และสำนวนที่มีลักษณะคลุมเครือ ประเด็นทั้งหมดก็คือผู้ส่งไม่สามารถเข้าไปในหัวของผู้รับและค้นหาระดับการรับรู้ของเขาได้ นี่คือสาเหตุที่แน่ชัดว่าทำไมก่อนที่จะส่งข้อความ คุณต้องอ่านหลายๆ ครั้ง และหากจำเป็น ให้แก้ไขให้ถูกต้อง โดยลบความหมายที่ซ้ำซ้อนของข้อความออก

โครงสร้างของจดหมายราชการ

จดหมายอย่างเป็นทางการเขียนด้วยแบบฟอร์มพิเศษซึ่งมีเครื่องหมายอยู่บ้างแล้ว ที่ด้านบนของแบบฟอร์ม (มุมขวา) จะมี "ส่วนหัว" ซึ่งประกอบด้วยรายละเอียดครบชุดเสมอ (ชื่อและชื่อย่อของผู้รับ ที่อยู่บริษัท หมายเลขโทรศัพท์ ชื่อแผนก ตราแผ่นดิน หรือสัญลักษณ์ของบริษัท เป็นต้น ). โปรดทราบว่ายิ่งกรอกข้อมูลทุกช่องให้ชัดเจนยิ่งขึ้น โอกาสที่ข้อความจะถูกส่งและอ่านก็จะยิ่งมีมากขึ้นเท่านั้น

หากมีผู้รับหลายคน ควรระบุชื่อตามลำดับชั้นตั้งแต่ตำแหน่งที่เหนือกว่าไปจนถึงผู้ใต้บังคับบัญชา นี่เป็นกฎที่ไม่แนะนำให้ฝ่าฝืน เนื่องจากมีที่ว่างด้านซ้ายบน ผู้ส่ง (ชื่อย่อและวันที่) และผู้รับ (เหมือนกัน) จึงทำเครื่องหมายไว้ที่นั่น

อย่างที่คุณทราบจดหมายธุรกิจเช่น เรียงความของโรงเรียน, จำเป็นต้องมี 3 ส่วน: บทนำ ส่วนหลัก และบทสรุป ถูกต้องแล้วหลังจากอ่านบทแรกแล้ว ผู้รับก็จะสรุปได้ว่าข้อความนี้เป็นข้อความเร่งด่วนหรือสามารถศึกษาได้เพียงเล็กน้อย โปรดทราบว่าบทนำนี้เขียนขึ้นสำหรับเวอร์ชันอิเล็กทรอนิกส์ เป็นส่วนเพิ่มเติมจากแอปพลิเคชัน ดังนั้นในการเขียนอย่างถูกต้องคุณต้องมี:

• ฝากข้อความและทักทาย
• เน้นส่วนหนึ่งของคำชมเชย
• อธิบายเหตุผลสำหรับคำขอของคุณโดยย่อ

ปัจจัยสำคัญในการนำเสนอเนื้อหาคือลักษณะการนำเสนอ ความครบถ้วน และความซื่อสัตย์ในการนำเสนอข้อมูล (ห้ามหลอกลวงผู้รับไม่ว่ากรณีใด ๆ ) โปรดจำไว้ว่า เมื่ออ่านคำอุทธรณ์ของคุณ ผู้รับจะต้องระบุสิ่งที่อธิบายไว้ ดังนั้นรายละเอียดจึงมีความจำเป็น แต่อย่าลืมสนับสนุนพวกเขาด้วยข้อเท็จจริงเพิ่มเติม วันที่ ฯลฯ

ใส่ใจกับคำพูดและสไตล์การนำเสนอเนื้อหา หากเป็นเอกสารราชการ จดหมายจะเขียนในรูปแบบธุรกิจ เป็นเรื่องที่คุ้มค่าที่จะคาดเดาว่าผู้รับได้รับจดหมายจำนวนมากและเขาจะไม่มีเวลามากพอที่จะทำความรู้จักกับแต่ละคนอย่างละเอียด ดังนั้นจึงต้องนำเสนอวัสดุโดยย่อ กระชับ โดยไม่มีการพูดเกินจริงและการใช้สีที่ไม่จำเป็น เฉพาะในกรณีนี้เท่านั้นที่คุณสามารถวางใจได้ในการตอบสนองอย่างรวดเร็วจากผู้รับ

โดยสรุปคุณต้องระบุความปรารถนาของคุณเอง (บางครั้งก็เป็นการร้องขอ) เพื่อสรุปทั้งหมดที่ระบุไว้ ปรากฎว่าหลังจากอ่านจดหมายอย่างเป็นทางการส่วนนี้แล้ว ผู้รับควรเห็นข้อเสนอของคุณเพื่อหาทางออกจากสถานการณ์ปัจจุบัน (ปัญหา) เขาสามารถเห็นด้วยกับมันเท่านั้นหรือเลือกตัวเลือกของเขาเอง

จดหมายอย่างเป็นทางการลงท้ายด้วยลายเซ็นบังคับและวันที่จัดเตรียม คุณสามารถดูสิ่งนี้ได้โดยศึกษาตัวอย่างจดหมายทางการหลายตัวอย่าง

ก่อนส่ง โปรดอ่านเอกสารอีกครั้ง ตรวจสอบว่ารายละเอียดตรงกัน และข้อความมีรูปแบบที่ถูกต้อง อย่าลืมประเมินความสามารถในการนำเสนอ แบบอักษรที่พิมพ์ข้อความ (อ่านง่ายหรือไม่) เป็นต้น

นั่นคือทั้งหมดที่ ปรากฎว่าการจัดทำเอกสารราชการนั้นไม่ใช่เรื่องยาก ในการดำเนินการนี้ เพียงใช้แบบฟอร์มที่จำเป็นซึ่งมีการใช้คุณลักษณะบางประการแล้ว กรอกตามกฎที่อธิบายไว้ข้างต้น และส่งไปยังผู้รับ หากคุณยังคงมีคำถาม คุณสามารถรับคำตอบได้โดยการโพสต์ไว้ในส่วน "ความคิดเห็น"

คุณได้บอกเพื่อนและคนรู้จักของคุณเกี่ยวกับวิธีการเตรียมเอกสารราชการอย่างถูกต้องแล้วหรือยัง? ถ้าไม่ โปรดแชร์ลิงก์ไปยังบทวิจารณ์นี้กับพวกเขา ในการทำเช่นนี้คุณต้องคลิกที่ปุ่ม สังคมออนไลน์ซึ่งคุณได้ลงทะเบียนแล้วและตกลงที่จะเพิ่มข้อมูลลงในหน้าส่วนตัวของคุณ เมื่อดำเนินการจัดการเหล่านี้ คุณจะอนุญาตให้ผู้อื่นเห็นบทวิจารณ์นี้ ทำความคุ้นเคยกับมัน และเรียนรู้วิธีกรอกเอกสารทุกประเภทอย่างถูกต้อง

ฉันไม่ได้บอกลาคุณ แต่พูดว่า: "ลาก่อน" ฉันยินดีที่จะพบคุณอีกครั้งในฐานะผู้อ่านผลงานสร้างสรรค์ของฉันเกี่ยวกับธุรกิจข้อมูล ฉันหวังว่าบทวิจารณ์ของฉันจะเป็นแรงบันดาลใจให้คุณดำเนินการและช่วยให้คุณได้รับข้อมูลที่เป็นประโยชน์

ขอแสดงความนับถือ Elena Izotova

เอกสารทางธุรกิจ— วิธีหลักในการดำเนินกิจกรรมการจัดการการบันทึกและการส่งข้อมูล ด้วยความช่วยเหลือของเอกสาร กิจกรรมทางธุรกิจจะได้รับการประสานงานและรวบรวมข้อมูล ในองค์กรขนาดใหญ่มักจะร่างคำแนะนำเพื่อระบุว่าใครเป็นผู้เขียนเอกสารอย่างเป็นทางการใครรายงานถึงใครและในกรณีใดใครส่งข้อมูลให้ใคร ฯลฯ วิธีที่สำคัญที่สุดวิธีหนึ่งในการโอนข้อมูลอย่างเป็นทางการคือแบบฟอร์มมาตรฐาน (แบบฟอร์ม) ข้อดีของแบบฟอร์มคือผู้กรอกไม่จำเป็นต้องพิจารณาว่าจะต้องให้ข้อมูลเมื่อใด อย่างไร และอย่างไรในกรณีนี้ สิ่งนี้ช่วยประหยัดเวลาได้มาก

ส่วนแบ่งการติดต่อในชีวิตทางธุรกิจมีขนาดใหญ่มาก

รวบรวมอย่างถูกต้องตรงตามข้อกำหนดต่อไปนี้:

• ความน่าเชื่อถือและความเป็นกลางของการนำเสนอ
• ความครบถ้วนสมบูรณ์ของข้อมูล
• ความสั้นของการนำเสนอ (จดหมายธุรกิจไม่ควรเกินหนึ่งหน้า)
• ขาดเหตุผลและคำบรรยาย
• น้ำเสียงที่เป็นกลางในการนำเสนอ แต่ในขณะเดียวกันความปรารถนาดี ไม่มีความหยาบคายและการประชด การเสแสร้ง ความสุภาพที่ผิด ๆ
• การใช้วิธีเชิงตรรกะมากกว่าการประเมินสถานการณ์และข้อเท็จจริงทางอารมณ์

จดหมายธุรกิจมีหลายประเภท ดังนั้น จดหมายที่มีคำเตือน การเตือน การเชิญชวน การยืนยัน การปฏิเสธ จดหมายปะหน้า การรับประกัน ข้อมูล จดหมายแจ้งเตือน และคำสั่ง ไม่จำเป็นต้องตอบกลับเป็นลายลักษณ์อักษร คำตอบจะต้องเขียนลงในจดหมายพร้อมคำขอ อุทธรณ์ ข้อเสนอ คำขอ ความต้องการ

จริยธรรมในการเขียนธุรกิจ

ผู้รับจะรู้สึกได้ถึงการไม่เคารพผู้เขียนจดหมายธุรกิจแม้ว่าจะถูกปกปิดก็ตาม ซึ่งก่อให้เกิดทัศนคติเชิงลบต่อจดหมายและผู้เขียนอย่างต่อเนื่อง แม้ว่าวิธีการโน้มน้าวใจข้อความจะดูไร้ที่ติก็ตาม

คุณต้องระมัดระวังเป็นพิเศษเมื่ออ่านจดหมายที่มีการปฏิเสธ คุณไม่สามารถเริ่มจดหมายดังกล่าวด้วยข้อความปฏิเสธได้ ประการแรก จะต้องให้คำอธิบายที่น่าเชื่อถือ ใช้สูตรต่อไปนี้: “คำขอของคุณไม่สามารถดำเนินการได้ด้วยเหตุผลดังต่อไปนี้...”; “น่าเสียดาย ที่ไม่สามารถตอบสนองคำขอของคุณได้...”; “เราเสียใจอย่างสุดซึ้ง แต่เราไม่สามารถตอบสนองคำขอของคุณได้...” ฯลฯ ตำแหน่งของสูตรนี้อยู่ในย่อหน้าสุดท้ายของตัวอักษร ในกรณีนี้ คุณต้องจำกฎไว้: “เมื่อทำการปฏิเสธ จงระวังการสูญเสียเพื่อนหรือลูกค้า”

ให้กันเถอะ แผนคร่าวๆจดหมายตอบกลับซึ่งมีการปฏิเสธคำขอหรือการปฏิเสธข้อเสนอ:

• การทำซ้ำคำขอ - ผู้รับจะต้องแน่ใจว่าได้อ่านจดหมายของเขาอย่างละเอียดและเข้าใจสาระสำคัญของคำขอของเขาอย่างถูกต้อง
• เหตุผลที่ไม่สามารถอนุมัติคำขอได้หรือเหตุใดจึงไม่สามารถยอมรับข้อเสนอได้คือการเตรียมการเชิงเหตุผลและจิตวิทยาของผู้รับสำหรับการปฏิเสธในภายหลัง
• คำแถลงการปฏิเสธหรือการปฏิเสธข้อเสนอเป็นสูตรการปฏิเสธ

ภาษาจดหมายธุรกิจ

นักวิชาการ D.S. Likhachev ผู้เชี่ยวชาญด้านภาษารัสเซียที่เก่งกาจเขียนในบันทึกถึงเพื่อนร่วมงานรุ่นเยาว์ของเขาว่า "ในภาษาที่ดีของงานทางวิทยาศาสตร์": "ผู้อ่านไม่ได้สังเกตเห็นภาษาที่ดี ผู้อ่านควรสังเกตเฉพาะความคิด แต่ไม่ใช่ภาษาที่ใช้แสดงความคิด”

มั่นใจในการเขียนได้ด้วยประสบการณ์หลายปี ในตอนแรกขอแนะนำให้ใช้ คำแนะนำการปฏิบัติผู้เชี่ยวชาญ:

• ควรเลือก คำง่ายๆแต่อย่าทำให้ภาษาเสื่อมโทรม
• ใช้คำกริยามากกว่าคำคุณศัพท์: วิธีนี้ข้อความจะเป็นแบบไดนามิกและในเวลาเดียวกันก็ไม่โอ้อวด
• ไม่เริ่มจากที่ไกล ไม่เบี่ยงเบนประเด็น ไม่อธิบายรายละเอียดให้มาก
• หลีกเลี่ยงข้อความที่ยาว: มันไม่น่าเชื่อ ดังนั้นคุณควรกระชับและใช้ประโยครองให้น้อยที่สุด
• การเปลี่ยนจากวลีหนึ่งไปอีกวลีหนึ่งควรมีเหตุผลและเป็นธรรมชาติ "ไม่มีใครสังเกตเห็น"
• ตรวจสอบแต่ละวลีที่เขียนด้วยหู
• ใช้คำสรรพนามขั้นต่ำที่ทำให้คุณนึกถึงสิ่งที่พวกเขาอ้างถึง คำที่พวกเขา "แทนที่" (เขียนโดยเฉพาะและไม่ใช่ "เกี่ยวกับเรื่องนี้" "นั่น" "เธอ/มัน/พวกเขา" ฯลฯ )

จดหมายธุรกิจจะต้องมีความรู้และมีโวหารที่ถูกต้อง

การจัดรูปแบบจดหมายธุรกิจ

จดหมายอย่างเป็นทางการจะเขียนลงบนหัวจดหมายขององค์กรเสมอ

ที่มุมซ้ายบนของจดหมายขาออก (เช่น ส่งจากองค์กร) หมายเลขขาออกจะถูกระบุ ซึ่งบันทึกไว้ในบันทึกเอกสารขององค์กร ต้องระบุวันที่ที่เขียนจดหมาย ที่มุมขวาบนคือชื่อองค์กร (ใน กรณีเสนอชื่อ) ตำแหน่งและนามสกุลของผู้รับ ที่มุมซ้ายล่างคือตำแหน่ง นามสกุล และลายเซ็นต์ของผู้จัดการ และด้านล่าง 2 ซม. - นามสกุลของผู้ดำเนินการจดหมาย (ไม่มีชื่อย่อ) และหมายเลขโทรศัพท์ของเขา

เนื้อหาของจดหมายโดยพื้นฐานและมองเห็นประกอบด้วยหลายช่วงตึก: o สูตรของตัวอักษร - สาระสำคัญของคำขอคืออะไร; เหตุผลในการร้องขอ; o ข้อมูลสนับสนุน

ในจดหมายตอบกลับของคุณ อย่าลืมอ้างอิงถึงจดหมายฉบับสุดท้ายของเขาอย่างสุภาพ หากจดหมายฉบับนี้เปิดการติดต่อกับพันธมิตรชาวต่างชาติ คุณจะต้องแนะนำองค์กร อธิบายเป้าหมายและวัตถุประสงค์ขององค์กรในด้านกิจกรรมระหว่างประเทศ จดหมายส่วนนี้สั้นมาก เนื่องจากควรระบุข้อมูลพื้นฐานเกี่ยวกับองค์กรไว้ในหนังสือเล่มเล็กที่แนบมากับจดหมาย (ลิงก์ที่จำเป็นในจดหมาย) จดหมายดังกล่าวควรลงท้ายด้วยความขอบคุณสำหรับความร่วมมือและ/หรือการแสดงความหวังในอนาคต สูตรที่พิสูจน์แล้วคือ “ขอแสดงความนับถือ (ชื่อของคุณ)”

การเขียนที่ดีต้องใช้คำศัพท์จำนวนมากและความสามารถในการเชื่อมโยงคำศัพท์เหล่านั้น ซึ่งต้องใช้การอ่านนิยายและสารคดีอย่างเป็นระบบและรอบคอบ โดยไม่ต้องชาร์จอย่างต่อเนื่อง ความรู้ด้านมนุษยธรรมผู้นำที่เต็มเปี่ยมจะไม่เกิดขึ้น นี่คือบทสรุปของ Lee Iacocca ผู้เชี่ยวชาญด้านการจัดการที่มีชื่อเสียง: “หลายปีที่ผ่านมา เมื่อลูกๆ ของฉันถามว่าจะเรียนอะไร คำแนะนำของฉันอยู่เสมอคือพวกเขาจำเป็นต้องได้รับการศึกษาที่ดีในสาขานั้น มนุษยศาสตร์... สิ่งสำคัญคือการวางรากฐานความรู้ในสาขาวรรณกรรมให้เชี่ยวชาญการพูดและการเขียนเป็นอย่างดี”