ตัวอย่างจดหมายโต้ตอบทางธุรกิจ จดหมายโต้ตอบทางธุรกิจ - ตัวอย่างจดหมาย

ใน เมื่อเร็วๆ นี้อีเมลมีความสำคัญมากขึ้นในการติดต่อทางธุรกิจ ข้อดีของมันชัดเจน: ประสิทธิภาพ การเข้าถึง และความสะดวกในการใช้งาน ควรจำไว้ว่าการติดต่อทางอิเล็กทรอนิกส์มีความแตกต่างในตัวเอง

การรับจดหมาย

1. เช็คอีเมลของคุณอย่างน้อยวันละ 2 ครั้ง ในตอนเช้าและตอนบ่าย มิฉะนั้น คุณสามารถขัดขวางการทำงานของผู้อื่นและทำให้การแก้ไขปัญหาล่าช้าได้
2. หากคุณได้รับจดหมาย แสดงว่ามีคนส่งมาและทำด้วยเหตุผลบางอย่าง ดังนั้นจึงต้องอ่านจดหมายที่ได้รับ แน่นอนว่าที่นี่ไม่นับสแปม
3. หากคุณเป็นผู้จัดการ วันทำงานของคุณควรเริ่มต้นด้วยการเปิดตัวโปรแกรมรับส่งเมลที่ไม่โหลดทั้งวันและจะตรวจสอบอีเมลโดยอัตโนมัติ ตั้งค่าการส่ง/รับจดหมายอัตโนมัติอย่างน้อยทุกๆ 10 นาที (หรือดีกว่า 2 - 3) นาที
4. หากคุณยุ่งมากและได้รับจดหมาย ประเมินว่าจดหมายนั้นมาจากใคร หัวข้อเรื่อง และตรวจสอบดูในจดหมาย ซึ่งจะช่วยให้คุณเข้าใจได้อย่างรวดเร็วว่าจดหมายนั้นต้องการการตอบสนองอย่างเร่งด่วนหรือสามารถรอสักครู่ได้
5. ที่ง่ายที่สุดและ วิธีการที่มีประสิทธิภาพย้ายของไปตามไม่เก็บกองจดหมาย - ตอบจดหมายทันที ดังนั้น หากคุณไม่ได้มีส่วนร่วมในการสนทนาหรือกิจกรรมอื่น ๆ ที่ไม่ยอมให้เกิดการขัดจังหวะ ให้ตอบกลับจดหมายทันที

ช่อง "ถึง", "สำเนา", "สำเนาลับถึง"

คุณควรเข้าใจ จดจำ และใช้ช่อง "ถึง", "สำเนา" และ "สำเนาลับ" อย่างถูกต้อง การกระทำของคุณเมื่อได้รับจดหมายหรือการกระทำของผู้รับขึ้นอยู่กับสิ่งนี้

1. "ถึงผู้ซึ่ง". หากคุณส่งคำถาม คุณคาดหวังการตอบกลับจากผู้รับที่ระบุในช่อง "ถึง" หากคุณเป็นผู้รับคุณต้องตอบกลับ นั่นคือจดหมายและข้อมูลหรือคำถามที่มีอยู่จะถูกส่งตรงไปยังผู้รับที่ระบุในช่องนี้
2. "สำเนา". ผู้รับในสาขานี้จะได้รับจดหมายแจ้งข้อมูลหรือ "เชิญเป็นพยาน" โดยทั่วไปผู้รับสำเนาไม่ควรตอบกลับจดหมาย ยิ่งไปกว่านั้น เมื่อมีความจำเป็นดังกล่าว ก็ถือเป็นการสุภาพที่จะเริ่มด้วยวลี “ขออภัยที่รบกวน”
3. "สำเนาที่ซ่อนอยู่" ความจริงที่ว่าจดหมายถูกส่งไปยังบุคคลที่ระบุในช่อง "สำเนาลับ" จะไม่เป็นที่รู้จักของผู้รับหลักหรือผู้ที่อยู่ในสำเนา ฟิลด์นี้ยังใช้สำหรับการส่งจดหมายจำนวนมาก เพื่อไม่ให้ผู้รับทุกคนรู้จักสมุดที่อยู่ของคุณ

เมื่อตอบกลับอย่าลืมปุ่ม "ตอบกลับทั้งหมด" ซึ่งจะบันทึกสำเนาของผู้รับจดหมายเริ่มต้นและคำตอบของคุณจะไม่ผ่านพวกเขา คุณสามารถลบผู้รับที่ไม่ต้องการหรือเพิ่มผู้รับอื่นได้ตลอดเวลา

หากจดหมายที่ได้รับมีผู้รับมากกว่าสองคนในช่อง "ถึง" หมายความว่าผู้สื่อข่าวทั้งสองคนหรือคนใดคนหนึ่งต้องตอบกลับ ตัดสินใจว่าใครควรตอบ อย่างไรก็ตาม โปรดใช้ความระมัดระวังเมื่อส่งจดหมายที่มีผู้รับมากกว่าสองคนในช่อง "ถึง": หากคุณส่งจดหมายถึงทุกคน คุณจะเสี่ยงที่จะไม่ได้รับการตอบกลับจากใครเลย

ฟิลด์หัวเรื่อง

คุณไม่ควรปล่อยให้ฟิลด์นี้ว่างเปล่า คนที่คุณติดต่อด้วยอาจได้รับอีเมลหลายร้อยฉบับต่อวัน และใช้ฟิลด์นี้เพื่อประเมินความสำคัญของเนื้อหาของอีเมลอย่างรวดเร็ว

หัวเรื่องควรสะท้อนถึงหัวข้อของจดหมายโดยย่อ ชื่อเช่น “คำถาม”, “สวัสดี!” หรือหัวข้อที่ว่างเปล่าแสดงว่าคุณเป็นมือใหม่หรือขาดทักษะพื้นฐานในการติดต่อทางธุรกิจ

“ความสำคัญของการเขียน”

หากจดหมายมีข้อมูลเกี่ยวกับการเปลี่ยนแปลงเร่งด่วน ข้อความในสัญญา หรือข้อมูลอื่น ๆ ที่คุณต้องให้ความสนใจก่อน ให้ใช้ความสำคัญ "สูง" ซึ่งจะเน้นตัวอักษรในกล่องจดหมาย

• อย่าใช้ความสำคัญ "สูง" อย่างไร้ประโยชน์!
• จดหมายส่วนตัวถึงนักข่าวธุรกิจหรือจดหมายที่มีรูปภาพหรือลิงก์ที่ตลกและไม่เกี่ยวข้องกับธุรกิจควรทำเครื่องหมายว่ามีความสำคัญ "ต่ำ"

การเขียนตอบกลับ

1. เริ่มต้นด้วยการทักทายก็สุภาพ
2. พูดภาษาเดียวกันกับบุคคลนั้น สิ่งนี้ไม่เพียงเกี่ยวข้องกับภาษารัสเซีย/อังกฤษเท่านั้น แต่ยังรวมถึงรูปแบบของข้อความด้วย การตอบกลับจดหมายอย่างเป็นทางการอย่างไม่เป็นทางการถือเป็นการไม่เคารพผู้ถูกร้องและเป็นการแสดงวัฒนธรรมที่ต่ำของตนเอง
3. ห้ามใช้การทับศัพท์ ยกเว้นเมื่อส่งจดหมายด้วย อุปกรณ์เคลื่อนที่. หากโปรแกรมรับส่งอีเมลของคุณไม่รองรับภาษารัสเซียหรือทำให้การเข้ารหัสเสียหาย โปรดแนบข้อความตอบกลับในไฟล์แนบ
4. จดหมายธุรกิจควรมีความแม่นยำ เฉพาะเจาะจง และกระชับ
   • ความแม่นยำ– ระบุรายละเอียดที่แน่นอนที่คุณอ้างถึง (เช่น วันที่ประชุม วาระการประชุม วันที่และหัวเรื่องของอีเมลอื่น หรือชื่อไฟล์)
   • ความจำเพาะ– ควรมีความชัดเจนจากจดหมายอย่างชัดเจนว่าผู้รับต้องการอะไรกันแน่
   • ความกระชับ. ผู้ที่คิดชัดเจนย่อมพูดชัดเจน และผู้รับก็มองเห็น ดังนั้นคุณไม่ควรใส่สิ่งที่สามารถเขียนเป็นสามประโยคลงในสามหน้าได้ ข้อความทางธุรกิจที่กระชับไม่ใช่ความแห้งกร้าน แต่เป็นการประหยัดเวลาและความแม่นยำในการคิด
5. หากจดหมายมีคำถาม หัวข้อหรืองานหลายข้อ ให้จัดโครงสร้างและแยกคำถามเหล่านั้นออก “กระแสสบู่” ที่ต่อเนื่องกันนั้นอ่านยาก และในความเป็นจริงแล้วคุณอาจพลาดคำถามหลักของจดหมายได้
6. ตอบคำขอในจดหมายให้ถูกต้องที่สุด คำตอบสำหรับคำขอหรืองานคือ “มาทำกันเถอะ!” ไม่สมบูรณ์ “เราจะดำเนินการภายในวันที่ดังกล่าว” “ในอีกไม่กี่วันข้างหน้า” “หลังจากเหตุการณ์ดังกล่าวและเหตุการณ์ดังกล่าว” เป็นคำตอบที่ชัดเจนและแม่นยำยิ่งขึ้น
7. ข้อความต้องไม่มีข้อผิดพลาด! การพิมพ์ผิดไม่ใช่เรื่องน่ากลัว แต่ถ้าคุณสะกดคำผิดในตัวอักษรทุกตัว มันจะสังเกตเห็นได้เร็วมากและทิ้งรอยประทับเชิงลบไว้บนภาพลักษณ์ของคุณในฐานะหุ้นส่วนทางธุรกิจ
8. อย่าส่งจดหมายโดยไม่ได้อ่านสิ่งที่คุณเขียน! อ่านคำตอบของคุณและตรวจสอบให้แน่ใจว่ากระชับ ถูกต้อง ชัดเจน เฉพาะเจาะจง และปราศจากข้อผิดพลาดทางไวยากรณ์ ตรวจสอบว่าระบุผู้รับที่จำเป็นทั้งหมดแล้ว และวางไว้ในช่อง "ถึง" และ "สำเนา" อย่างถูกต้อง ตรวจสอบข้อผิดพลาดทางไวยากรณ์
9. อ้างข้อความของจดหมายต้นฉบับ
10. เมื่ออ้างอิงข้อความทั้งหมด (หากคำตอบของคุณคือทั้งจดหมาย) ให้เขียนข้อความตอบกลับที่จุดเริ่มต้นของจดหมาย ไม่ใช่ที่ตอนท้าย!
11. หากคำตอบของคุณเป็นแบบจุดต่อจุด ให้แยกใบเสนอราคาด้วยบรรทัดว่างด้านบนและด้านล่าง

ไฟล์แนบ

1. อย่าแนบไฟล์ในรูปแบบ EXE, PIF, BAT, COM, CMD, SCR ไปกับตัวอักษร - ไคลเอนต์อีเมลหรือเซิร์ฟเวอร์จำนวนมากบล็อกไฟล์แนบดังกล่าวอย่างแน่นหนา และผู้รับจะไม่มีทางอ่านเลย บรรจุไว้ในไฟล์เก็บถาวร (zip, rar) ราวกับว่าอยู่ในเชลล์แล้วแทรกลงในแบบฟอร์มนี้
2. การส่งไฟล์แนบที่มีขนาดสูงสุด 2-3 เมกะไบต์ถือว่าเป็นเรื่องปกติโดยไม่มีการเตือนล่วงหน้า หากคุณต้องการส่งเอกสารแนบ ขนาดใหญ่ขึ้นตรวจสอบกับผู้สื่อข่าวว่าไฟล์ดังกล่าวจะผ่านเซิร์ฟเวอร์ของเขาหรือจะพอดีกับกล่องจดหมายของเขา
3. ละเว้นจากการลงทุนในเนื้อหาที่น่าสงสัย: ประการแรก ผู้สื่อข่าวของคุณอาจไม่เปิดเผยรสนิยมของคุณ และประการที่สอง คุณอาจสร้างปัญหาให้กับบุคคลที่ทำงานในองค์กรที่ใช้การเซ็นเซอร์อีเมล

ลายเซนต์อิเล็กทรอนิกส์

1. การมีข้อมูลดังกล่าวมีประโยชน์ (มีข้อมูลติดต่อของคุณ) และเป็นรูปแบบที่ดีที่แสดงถึงความเป็นมืออาชีพของคุณ
2. ลายเซ็นไม่ควรเกิน 5-6 บรรทัด อย่างน้อยที่สุดจะต้องมีชื่อและนามสกุลของคุณ นอกจากนี้ ขอแนะนำให้ระบุหมายเลขโทรศัพท์ ที่อยู่อีเมล ชื่อและที่อยู่ทางกายภาพของบริษัท รวมถึงที่อยู่ของเว็บไซต์ด้วย
3. มีสองตัวเลือกสำหรับลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์: สำหรับจดหมายริเริ่ม (ของตัวเอง) พร้อมลายเซ็นเต็ม

จดหมายธุรกิจควรมีโครงสร้างที่ชัดเจน โดยมีข้อดีดังนี้

• ประหยัดเวลาของคุณและเวลาของผู้รับ
• รับประกันว่าผู้รับจะอ่านจดหมายและเข้าใจสาระสำคัญของจดหมายอย่างถูกต้อง
• ได้รับคำตอบที่เข้าใจได้ชัดเจน

โครงสร้างของจดหมายธุรกิจ

อุทธรณ์

อยู่ในส่วนหัวของจดหมายและมีตำแหน่งและชื่อเต็มของผู้รับ สำหรับการติดต่อทางธุรกิจอย่างเป็นทางการ ที่อยู่มาตรฐานคือ “เรียน” ซึ่งเขียนด้วยตัวพิมพ์ใหญ่ตรงกลางหน้า แล้วมีตัวเลือกมากมายขึ้นอยู่กับสิ่งที่พวกเขาเขียนและใคร ดังนั้นในรัสเซียจึงเป็นเรื่องปกติที่จะเรียกผู้คนด้วยชื่อและนามสกุลในบริษัทที่มีวัฒนธรรมองค์กรแบบตะวันตก - เพียงแค่ชื่อ หากคุณรู้จักคู่ของคุณเป็นการส่วนตัว คุณสามารถพูดกับเขาได้ดังนี้: “Dear Andrey Petrovich” หากคุณไม่รู้ “Dear Mr. Smirnov” อย่างไรก็ตาม เมื่อกล่าวถึงบุคคล คำว่า “นาย” ไม่สามารถย่อเป็น “นาย” ได้ และไม่ควรเขียนว่า "เรียนคุณ A.P. Smirnov" ไม่ว่าจะเป็น "Andrey Petrovich" หรือ "Mr. Smirnov"

หากท่านไม่ได้เขียนจดหมายถึงราชวงศ์ ผู้แทนนิกายทางศาสนา ประธานาธิบดี และสมาชิกรัฐสภา ประเทศต่างๆคิดว่าตัวเองโชคดี มีสูตรการแปลงอย่างเป็นทางการสำหรับพวกเขา และสูตรพิเศษสำหรับแต่ละอันดับ ก่อนที่จะส่งจดหมายดังกล่าว ให้ตรวจสอบอย่างรอบคอบว่าข้อความที่เลือกนั้นสอดคล้องกับสถานะของผู้รับหรือไม่ มันง่ายกว่ามากที่จะจำวิธีเขียนถึงบุคลากรทางทหาร: “เรียนพันเอกที่รัก” แม้ว่าผู้พันคนนี้จะเป็นผู้หญิงก็ตาม แต่ที่อยู่ "สุภาพสตรีและสุภาพบุรุษ" นั้นเป็นคำที่ไม่ธรรมดาและควรใช้เพื่อเชิญชวนให้เปิดร้านเสริมสวยจะดีกว่า เสื้อผ้าแฟชั่น. หากคุณกำลังเชิญใครสักคนมาร่วมงานนำเสนอทางธุรกิจ เช่น แท่นขุดเจาะใหม่ ดังนั้น ตามหลักปฏิบัติที่กำหนดไว้แล้ว ทุกคนจะใช้ที่อยู่ทั่วไปว่า "Dear Sirs" ในกรณีนี้ไม่สำคัญว่าผู้หญิงจะทำงานในองค์กรนี้ด้วย

ตัวอย่าง:

ถึงซีอีโอ
LLC "คองคอร์ด"
โดโบรโวลสกี้ พี.ไอ.

เรียน Pavel Ilyich!
หรือ
เรียนคุณ Dobrovolsky!

คำนำ

สร้างย่อหน้าแรกของจดหมายซึ่งระบุวัตถุประสงค์และเหตุผลที่ทำให้คุณเขียนจดหมาย หลังจากอ่านคำนำแล้วผู้รับจะต้องเข้าใจสาระสำคัญของจดหมาย ตัวอย่าง: ฉันเขียนถึงคุณเพื่อแสดงความไม่พอใจกับคุณภาพของวัตถุดิบสำหรับการผลิตเฟอร์นิเจอร์ที่ บริษัท ของคุณจัดหาให้เราและฉันเชื่อมั่นในการกระทำของคุณ มุ่งเป้าไปที่การเปลี่ยนแปลงสถานการณ์ให้ดีขึ้นอย่างรวดเร็วและชดเชยความสูญเสียที่เกิดขึ้นกับเรา

ตัวอย่าง:ในเดือนที่ผ่านมา เริ่มตั้งแต่วันที่ 2 มิถุนายนของปีนี้ 10-15% ของวัตถุดิบแต่ละชุดของคุณมีข้อบกพร่อง ข้อเท็จจริงเหล่านี้ได้รับการบันทึกไว้อย่างถูกต้องโดยผู้เชี่ยวชาญของบริษัทของเรา สำเนาเอกสารแนบมากับจดหมายนี้ ความสูญเสียของบริษัทของเราอันเนื่องมาจากการรับวัตถุดิบที่มีข้อบกพร่องมีจำนวนประมาณ 1 ล้านรูเบิล เราร่วมมือกับ Concord LLC มาเป็นเวลาห้าปีแล้ว และจนถึงตอนนี้เราไม่มีเหตุผลที่จะบ่น ในสถานการณ์นี้ เรายืนกรานที่จะชดเชยความเสียหายของเราเต็มจำนวน หากจำเป็น เราก็พร้อมที่จะดำเนินการตรวจสอบวัตถุดิบที่ถูกปฏิเสธร่วมกัน

บทสรุป

จำเป็นสำหรับการสรุปโดยย่อของทุกสิ่งที่เขียนและข้อสรุปเชิงตรรกะของจดหมาย

ตัวอย่าง:ฉันแน่ใจว่าคุณจะเข้าใจสถานการณ์นี้ และในอนาคตอันใกล้นี้ความร่วมมือของเราจะกลับมาเป็นปกติ

ลายเซ็น

จดหมายลงท้ายด้วยลายเซ็น (ตำแหน่ง + ชื่อเต็ม) ของผู้รับ ซึ่งนำหน้าด้วยแบบฟอร์มสุภาพมาตรฐาน “ด้วยความเคารพ” ตัวเลือกยังเป็นไปได้: "ขอแสดงความนับถือ", "ด้วยความหวังสำหรับความร่วมมือที่มีประสิทธิผล", "ด้วยความขอบคุณสำหรับความร่วมมือของคุณ" ฯลฯ เมื่อลงนามในจดหมาย สิ่งสำคัญคือต้องคำนึงถึงอันดับของผู้รับและผู้รับด้วย จดหมายที่ส่งถึงผู้อำนวยการทั่วไปจะต้องลงนามด้วย ผู้บริหารสูงสุดหรืออย่างน้อยก็เป็นรองของเขา ในกรณีนี้ลายเซ็นจะต้องสอดคล้องกับการถอดรหัส: สถานการณ์ที่รองผู้อำนวยการใส่เครื่องหมายทับถัดจากนามสกุลของผู้อำนวยการและลงนามด้วยชื่อของเขาเองนั้นไม่สามารถยอมรับได้

ตัวอย่าง:ขอแสดงความนับถือ ผู้อำนวยการทั่วไปของโรงงานเฟอร์นิเจอร์ Zarya A.D. Kiselev

ป.ล

Postscript (ป.ล. ) - คำลงท้ายที่ท้ายจดหมายหลังลายเซ็น - ค่อนข้างไม่ค่อยใช้ในการโต้ตอบทางธุรกิจ ทำหน้าที่แจ้งผู้รับเกี่ยวกับเหตุการณ์สำคัญที่เกิดขึ้นหลังจากเขียนจดหมายหรือเพื่อถ่ายทอดข้อมูลที่เกี่ยวข้องทางอ้อมกับหัวข้อของจดหมายให้เขาทราบ

ตัวอย่างที่ 1:ป.ล. ฉันแจ้งให้คุณทราบว่าเปอร์เซ็นต์ของข้อบกพร่องในชุดวัตถุดิบที่ได้รับเมื่อ 3 ชั่วโมงที่แล้วเพิ่มขึ้นเป็น 17%!

ตัวอย่างที่ 2:ป.ล. หัวหน้าแผนกรับวัตถุดิบของเราจะเข้าพบผู้เชี่ยวชาญที่องค์กรของคุณในวันพรุ่งนี้เวลา 14:00 น.

การใช้งาน

เอกสารแนบเป็นส่วนเสริมที่เป็นทางเลือกสำหรับข้อความหลักของจดหมาย ดังนั้นจึงถูกร่างขึ้นในแผ่นงานแยกกัน - แต่ละไฟล์แนบอยู่ในแผ่นงานของตัวเอง ไม่มีกฎเกณฑ์ในการเขียน

วลีมาตรฐานจดหมายทางธุรกิจ

ประกาศ

• ขอแจ้งให้ทราบว่าการขนส่งล่าช้า...เกิดขึ้นเนื่องจาก...
• ขอแจ้งให้ทราบว่าทางผู้บริหารโรงงานได้ตัดสินใจ...
• เราแจ้งให้คุณทราบว่าข้อเสนอของคุณได้รับการยอมรับแล้ว
• เราแจ้งให้คุณทราบว่าเรา...
• เราขอแจ้งให้ทราบว่า...
• เราแจ้งให้คุณทราบว่า น่าเสียดาย เราไม่สามารถ...

แบบจำลองสำนวนที่อธิบายแรงจูงใจ (วลีที่พบบ่อยที่สุดที่ตอนต้นของจดหมายธุรกิจมาตรฐาน)

ตามระเบียบการ...
• เพื่อเสริมสร้างการปกป้องทรัพย์สิน...
• เพื่อตอบสนองคำขอของคุณ...
• เพื่อยืนยันการสนทนาทางโทรศัพท์ของเรา...
• เพื่อยืนยันข้อตกลงของเรา...
• เพื่อให้ความช่วยเหลือด้านเทคนิค...
• เนื่องจากสถานการณ์ที่ยากลำบาก...
• ในส่วนของการทำงานร่วมกัน...
• ตามจดหมายของลูกค้า...

หากผู้เขียนเป็นนิติบุคคล การดำเนินการจะถูกโอน:

1. บุคคลที่สามเอกพจน์ เช่น:
   • โรงงาน Zarya ไม่รังเกียจ...
   • Soyuz K ซึ่งเป็นบริษัทร่วมทุนระหว่างรัสเซียและอังกฤษ เสนอ...
   • สหกรณ์ Naiv รับประกัน...
2. จากพหูพจน์บุคคลที่สาม เช่น คณะกรรมการบริหารและสหภาพแรงงานของโรงงาน Zarya ขออย่างจริงจัง...
3. พหูพจน์บุรุษที่หนึ่ง:
   • โปรด...
   • เรายืนยัน...
   • เราแจ้ง...

หากผู้เขียนเป็นบุคคล การดำเนินการจะถูกโอน:

1. บุรุษที่ 1 เอกพจน์ เช่น
   • สำหรับข้อมูลของคุณ...
   • ถาม…
   • ฉันกำลังแจ้งให้คุณทราบ...
2. พหูพจน์บุรุษที่หนึ่ง เช่น:
   • เราอนุมัติ...
   • เราได้รับโทรเลขของคุณแล้ว...
   • ยินดีด้วย...
   • เราสนับสนุน...

ขอ

• กรุณาตรวจสอบความคืบหน้าของงาน...
• กรุณาดำเนินการ...
• โปรดระบุข้อมูลประสิทธิภาพ...

การส่งเอกสารหรือทรัพย์สินวัสดุ

• เราส่งแบบประกอบเครื่องจักร...
• เราจัดส่งเอกสารที่ท่านสนใจทางไปรษณีย์ลงทะเบียน...
• เราส่งสัญญาที่ลงนามโดยเรา...

การยืนยัน

• เราขอขอบคุณที่ได้รับคำสั่งซื้อของคุณและดำเนินการดำเนินการ...
• เรายืนยันการรับข้อมูลจำเพาะสำหรับ...
• โรงงาน Zarya ยืนยันเงื่อนไขการจัดหาอุปกรณ์...

เสนอ

• เราสามารถให้คุณ…
• เราขอเชิญคุณซื้อ…
• เราแนะนำคุณได้...

การเชิญ

• ขอเชิญร่วมเสวนาโครงการ...
• ขอร่วมเสวนาปัญหา...
• เราขอเชิญตัวแทนของบริษัทของคุณเข้าเยี่ยมชม...

การปฏิเสธและการปฏิเสธข้อเสนอ (โครงการ)

• รายชื่อร่างที่คุณส่งสำหรับโครงการก่อสร้างมูลค่า... เราไม่สามารถอนุมัติได้ด้วยเหตุผลดังต่อไปนี้
• ข้อเสนอของคุณ (โครงการ) ถูกปฏิเสธด้วยเหตุผลดังต่อไปนี้...

คำเตือน

• เราขอเตือนคุณว่าตามแผนการทำงานร่วมกันคุณต้อง...
• เราขอเตือนคุณว่าตาม... คุณต้อง...
• เราขอเตือนคุณว่ายอดค้างชำระของคุณเป็นจำนวน...
• เราขอเตือนคุณว่าหมดเขตส่งต้นฉบับแล้ว...

การค้ำประกัน

• เรารับประกันการชำระเงิน
• เรารับประกันกำหนดเวลา
• เรารับประกันคุณภาพของผลิตภัณฑ์

การตีความจุดยืนของตนเอง

• การอุทธรณ์ของเราเกี่ยวกับปัญหานี้ไม่ได้นำไปสู่ผลลัพธ์เชิงบวก
• เราไม่มีข้อโต้แย้งต่อการออกแบบ
• เราไม่สามารถจัดส่งสินค้าให้คุณได้...เนื่องจากสาเหตุดังต่อไปนี้:...

การตีความการกระทำของอีกฝ่าย

• ความล่าช้าดังกล่าวอาจทำให้...
• อธิบายไม่ได้โดยสิ้นเชิงว่าเหตุใดโรงงานของคุณจึงชะลอการจัดส่งแม่พิมพ์...
• คำสัญญาที่คุณทำไว้จะไม่ถูกรักษา

คำพูดสุดท้าย

• เราหวังว่าคำขอของเราจะได้รับการตอบสนอง
• เราหวังว่าจะได้รับความร่วมมือเพิ่มเติม
• ด้วยความปรารถนาที่จะประสบความสำเร็จ
• เราขอให้คุณอย่าชะลอการตอบกลับของคุณ
• ขออภัยในความล่าช้าในการตอบกลับ (สำหรับข้อผิดพลาด)

มาตรฐานจริยธรรมสำหรับการติดต่อทางธุรกิจ

การติดต่อทางธุรกิจ เช่นเดียวกับปฏิสัมพันธ์ของมนุษย์ในรูปแบบอื่น ๆ นั้นอยู่บนพื้นฐานของกฎเกณฑ์และบรรทัดฐานทางจริยธรรม ซึ่งหลักประการหนึ่งคือ “ความถูกต้องและการเคารพคู่ของคุณ” แม้ว่าจุดประสงค์ของจดหมายคือเพื่อแสดงการร้องเรียน แต่ข้อความในจดหมายไม่ควรมีคำหยาบคายหรือสำนวนที่ไม่ถูกต้องซึ่งอาจทำให้คู่สัญญาของคุณขุ่นเคือง ด้วยการดูแลรักษาศักดิ์ศรีของผู้รับ เท่ากับคุณรักษาศักดิ์ศรีของคุณเอง

• เริ่มข้อความด้วยข้อความปฏิเสธ ก่อนอื่น คุณควรระบุแรงจูงใจของคุณ ตัดสินใจแล้วและชี้แจงให้ชัดเจนว่าภายใต้สถานการณ์บางอย่างสามารถส่งประเด็นกลับเข้าสู่การพิจารณาได้
• กำหนดผลลัพธ์ที่คาดหวังของคำถามแก่ผู้รับ เช่น: “โปรดศึกษาและแก้ไขปัญหาในเชิงบวก” หรือ “โปรดอนุมัติผู้สมัครรับเลือกตั้งนี้”
• สนับสนุนให้ผู้รับรีบเร่งในการตัดสินใจด้วยคำว่า “เร่งด่วน” “ทันที” “ในระยะเวลาอันสั้น” ควรใช้สูตรมารยาท "ฉันขอให้คุณตอบกลับภายในวันที่ดังกล่าว" "ฉันขอให้คุณแจ้งการตัดสินใจของคุณทันที"
• บอกใบ้ถึงผู้รับเกี่ยวกับการไม่ตั้งใจในจินตนาการของเขา การไร้ความสามารถ โดยแนะนำข้อความในจดหมายเช่น "ฉันเสนอให้ศึกษาอย่างรอบคอบ ... "

สำหรับผู้รับจดหมายธุรกิจ ข้อกำหนดบังคับจากมุมมองของมาตรฐานทางจริยธรรมคือ:

• การปฏิเสธแบบฟอร์มตอบกลับซึ่งมีการส่งคืนจดหมายคำขอหรือจดหมายเสนอให้กับผู้เขียนพร้อมข้อมูลคำตอบที่วางไว้
• การตอบสนองที่รวดเร็วและชัดเจนต่อองค์กรผู้ส่ง ความล่าช้าหรือขาดการตอบสนองอาจถือว่าไม่ให้ความร่วมมือ

การปฏิบัติตามมาตรฐานทางจริยธรรมของการติดต่อทางธุรกิจที่ระบุไว้ข้างต้น คุณไม่จำเป็นต้องดำเนินการใดๆ และเมื่อเวลาผ่านไปจะกลายเป็นเรื่องง่ายและเป็นนิสัย ยิ่งไปกว่านั้น มันจะทำให้คุณได้รับชื่อเสียงในฐานะคนที่มีไหวพริบและยังสอนวิธีเปลี่ยนคู่ต่อสู้ให้เป็นพันธมิตรอีกด้วย

กฎทั่วไปสำหรับการเขียนจดหมายธุรกิจ

นอกจากโครงสร้างแล้ว องค์ประกอบที่สำคัญอีกประการหนึ่งของจดหมายธุรกิจที่มีความสามารถก็คือการออกแบบที่ประณีต

จดหมายข้อมูล

จดหมายข้อมูล- นี้ จดหมายบริการโดยแจ้งข้อมูลอย่างเป็นทางการให้ผู้รับทราบ

ความยาวของจดหมายข่าวมีตั้งแต่หนึ่งย่อหน้าไปจนถึงหลายหน้า

โดยปกติ, จดหมายข่าวลงนามโดยหัวหน้าองค์กรและในกรณีของการส่งจดหมายจำนวนมาก (เช่น ถึงลูกค้าทั้งหมดของบริษัท) อาจไม่มีลายเซ็นด้วยตนเองเลย บ่อยครั้งที่จดหมายข้อมูลมีลักษณะมาตรฐาน

สอบถามรายละเอียดเพิ่มเติม– จดหมายอย่างเป็นทางการที่ส่งไปเพื่อรับข้อมูลหรือเอกสารอย่างเป็นทางการ

โดยทั่วไป จดหมายสอบถามจะร่างในลักษณะเดียวกับจดหมายร้องขอ จดหมายร้องขอมักจะลงนามโดยหัวหน้าองค์กรหรือเจ้าหน้าที่ผู้มีอำนาจอย่างเป็นทางการ

ข้อความในจดหมายร้องขอจะต้องมีเหตุผลสำหรับความจำเป็นในการจัดหาวัสดุหรือข้อมูลและคำชี้แจงที่แท้จริงของคำขอ

จดหมายร้องขอต้องมีจดหมายตอบกลับ

จดหมายตอบกลับ

จดหมายตอบรับคือจดหมายบริการที่เขียนขึ้นเพื่อตอบจดหมายสอบถามหรือจดหมายร้องขอ

คำตอบอาจเป็นเชิงลบ (จดหมายปฏิเสธ) หรือบวก

ข้อความในจดหมายตอบกลับควรใช้ภาษาและคำศัพท์เดียวกันกับที่ผู้เขียนใช้ในจดหมายเริ่มต้น โดยมีเงื่อนไขว่าจดหมายร้องขอจะต้องเขียนอย่างถูกต้องในแง่ของภาษา

คุณไม่ควรใส่ลิงก์ไปยังจดหมายที่ได้รับในข้อความของจดหมายตอบกลับ (“ถึงจดหมายของคุณลงวันที่ _______#__…”)

ข้อมูลเกี่ยวกับจดหมายริเริ่มจะรวมอยู่ในหมายเลขลงทะเบียนของจดหมายตอบกลับขอแนะนำให้เริ่มจดหมายปฏิเสธพร้อมเหตุผลในการปฏิเสธ: "เกี่ยวข้องกับ ... " เนื่องจากจะต้องให้เหตุผลในการตอบสนองเชิงลบจึงไม่สามารถ เพียงแค่ปฏิเสธคำขอโดยไม่มีคำอธิบาย

จดหมายยืนยัน

หนังสือยืนยันเป็นจดหมายอย่างเป็นทางการที่ผู้รับยืนยันข้อตกลง ความตั้งใจ การรับข้อมูล เอกสาร หรือวัสดุอื่น ๆ ที่ได้บรรลุก่อนหน้านี้

สูตรภาษาหลักของจดหมายประเภทนี้คือ: “เรายืนยัน (การรับเอกสาร ข้อตกลงเบื้องต้น ยินยอม ...)”

เมื่อยืนยันข้อตกลงเบื้องต้น ข้อความในจดหมายจะต้องสรุปสาระสำคัญโดยสังเขป

หากยืนยันการรับเอกสารแล้ว ควรตั้งชื่อ ฯลฯ จดหมายยืนยันอาจลงท้ายด้วยคำขอ ความปรารถนา หรือข้อเสนอ

หนังสือร้องเรียน

จดหมายร้องเรียนเป็นจดหมายธุรกิจที่ริเริ่มโดยมีวัตถุประสงค์เพื่อแสดงข้อร้องเรียนหรือความไม่พอใจต่อผู้รับ

โดยสรุปควรแสดงความปรารถนาหรือข้อเสนอเฉพาะเพื่อแก้ไขสถานการณ์

หนังสือค้ำประกัน

หนังสือค้ำประกันมีวัตถุประสงค์เพื่อให้การรับประกันเป็นลายลักษณ์อักษรแก่ผู้รับเพื่อยืนยันคำสัญญาหรือเงื่อนไขความตั้งใจหรือการกระทำของผู้เขียน (องค์กรที่ส่ง) ไม่ทางใดก็ทางหนึ่งที่ส่งผลกระทบต่อผลประโยชน์ของผู้รับ

หนังสือค้ำประกันจ่าหน้าถึงองค์กรหรือบุคคล คำว่า "การรับประกัน" ไม่อาจกล่าวถึงได้เลยในข้อความของจดหมาย อย่างไรก็ตาม จดหมายจะยังคงเป็นเอกสารที่มีการค้ำประกัน

สามารถรับประกันการจ่ายเงินสำหรับงานที่ทำ, ระยะเวลาของความสำเร็จ, คุณภาพของงาน, คุณภาพของผลิตภัณฑ์, ระยะเวลาในการส่งมอบ, การชำระค่าสินค้าที่ได้รับ ฯลฯ ด้านเหล่านี้สามารถสร้างเนื้อหาของ จดหมายทั้งฉบับหรือรวมอยู่ในข้อความของจดหมายเป็นส่วนประกอบ

หนังสือค้ำประกันมีลักษณะทางกฎหมายอย่างชัดเจน ซึ่งสอดคล้องกับสถานะของเอกสารที่มีลักษณะตามสัญญา ส่วนใหญ่มักจะมีการออกหนังสือค้ำประกันเพื่อยืนยันการชำระเงิน

ในกรณีนี้จำเป็นต้องระบุหมายเลขสัญญาและใบแจ้งหนี้ตามที่ต้องชำระเงิน

หนังสือค้ำประกันมีความโดดเด่นด้วยความชัดเจนความถูกต้องและไม่คลุมเครือของถ้อยคำ - เนื่องจากเรากำลังพูดถึงการให้การรับประกันแก่ผู้รับในนามของและในนามขององค์กรหรือ เป็นทางการ. โดยจะต้องระบุประเภทของการดำเนินการที่จะดำเนินการ

จดหมายดังกล่าวอาจขึ้นต้นด้วยข้อความสาระสำคัญของการค้ำประกันที่มอบให้ผู้รับ เช่น “ข้าพเจ้ารับประกันด้วยจดหมายฉบับนี้...”

ในกรณีอื่น หนังสือค้ำประกันอาจมีคำชี้แจงถึงเหตุผลที่ผู้เขียนแสดงเจตนาที่จะประกาศความพร้อมในการให้หลักประกันแก่ผู้รับ ในกรณีนี้ ข้อความที่เกี่ยวข้องจะถูกกำหนดไว้ในประโยคสุดท้าย เช่น "เรารับประกันการชำระเงิน" หรือ "ฉันรับประกันการชำระเงินเต็มเวลาและตรงเวลา"

ลักษณะเฉพาะของจดหมายประเภทนี้คือการปรากฏตัวพร้อมกับลายเซ็นของผู้เขียน (เช่นผู้อำนวยการขององค์กร) ของลายเซ็นของเจ้าหน้าที่ที่รับผิดชอบโดยตรงในด้านการเงินหรือประเด็นอื่น ๆ หากมีการส่งหนังสือค้ำประกันเป็นภาระผูกพันในการชำระค่าซื้อ การให้บริการ ฯลฯ จะต้องระบุรายละเอียดธนาคารขององค์กรที่ชำระเงิน

วลีสำคัญของหนังสือค้ำประกันอาจรวมถึงคำและสำนวนต่อไปนี้:

• เรารับประกัน...
• เรารับประกันว่า...
• บริษัทพันธมิตรรับประกัน...
• กรุณาส่งไปยังที่อยู่ของเราเก็บเงินปลายทาง (ประเภทการรับประกัน)...
• เรารับประกันการชำระเงิน...
• เราจึงรับประกัน...

สรุป

เรซูเม่เป็นจดหมายธุรกิจประเภทหนึ่งที่มุ่งนำเสนอผู้เชี่ยวชาญต่อนายจ้างให้ครบถ้วนและได้เปรียบที่สุด

เมื่อเขียนเรซูเม่ คุณควรปฏิบัติตามกฎเกณฑ์ต่างๆ อย่างเคร่งครัด:

1. แนะนำตัวเอง
2. การศึกษา
3. ประสบการณ์
4. ฉันจำเป็นต้องระบุระดับเงินเดือนที่ต้องการหรือไม่?
5. ฉันจำเป็นต้องให้ข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับตัวเองหรือไม่?
6. คุณต้องการข้อมูลส่วนตัวหรือไม่?
7. ปรับแต่งเรซูเม่ของคุณให้ตรงกับความต้องการของนายจ้าง
8. ทัศนคติต่อการเดินทางเพื่อธุรกิจ
9. ความพร้อมของคำแนะนำ
10. จดหมายปะหน้า

ไม่มีและไม่สามารถมีเรซูเม่เดียวสำหรับทุกโอกาสที่สามารถส่งไปยังทุกบริษัทได้โดยไม่มีการเปลี่ยนแปลง

แต่ละครั้งคุณควรคิดถึงคุณสมบัติที่จะได้รับการประเมินมูลค่าก่อน งานใหม่และแก้ไขเรซูเม่ให้เหมาะสมข้อมูลที่นำเสนอในเรซูเม่จะต้องเชื่อถือได้ อย่าทิ้งจุดว่างไว้ในเรซูเม่ของคุณ

และที่สำคัญที่สุด เรซูเม่ควรสั้น: ไม่เกินหนึ่งถึงหนึ่งหน้าครึ่ง ความสามารถในการกำหนดอย่างชัดเจนและรัดกุมเป็นตัวบ่งชี้ ระดับสูงวัฒนธรรมทั่วไป

ยินดีให้มีรูปถ่ายในเรซูเม่ของคุณ

1. การยืนยันข้อเท็จจริงและเงื่อนไขการทำงานในองค์กร ข้อมูลโดยย่อเกี่ยวกับตำแหน่งที่ดำรงตำแหน่งและหน้าที่ที่ปฏิบัติ (สำหรับจดหมายแนะนำจากบุคคลทั่วไป ย่อหน้านี้ระบุว่าเป็นระยะเวลาเท่าใดและในฐานะที่ผู้เขียนจดหมายรู้จักบุคคลที่แนะนำ) รายการความรับผิดชอบควรระบุคุณสมบัติของบุคคลที่แนะนำ หากผู้แนะนำดำรงตำแหน่งต่าง ๆ ข้อมูลตำแหน่งที่ถือและดำเนินการ ความรับผิดชอบต่อหน้าที่ระบุไว้ในแต่ละช่วงเวลา ตัวอย่าง: Sidorov Vladimir Aleksandrovich ทำงานที่ บริษัท Vector ตั้งแต่วันที่ 12 มีนาคม 2541 ถึงวันที่ 16 มีนาคม 2545 รวมถึงตั้งแต่วันที่ 12 มีนาคม 2541 ถึง 16 มีนาคม 2545 ในตำแหน่งผู้จัดการฝ่ายการค้าและการจัดซื้อตั้งแต่วันที่ 17 มีนาคมถึง 25 พฤศจิกายน 2545 - ในฐานะ ผู้จัดการอาวุโสในแผนกเดียวกัน ความรับผิดชอบของเขาในฐานะผู้จัดการประกอบด้วยการจัดการจัดหาส่วนประกอบ และในฐานะผู้จัดการอาวุโส - ในการจัดปฏิสัมพันธ์ระหว่างบริษัทที่จัดหาส่วนประกอบและการผลิต
2. คำอธิบายโดยย่อเกี่ยวกับคุณสมบัติทางวิชาชีพ ธุรกิจ และส่วนบุคคลที่แนะนำ และความสำเร็จที่ได้รับระหว่างการทำงานในองค์กร คุณควรละทิ้งคำทั่วไปเช่นเชื่อถือได้มีความสามารถมีมโนธรรม ฯลฯ และมุ่งเน้นไปที่ข้อเท็จจริงเฉพาะที่บ่งบอกถึงลักษณะของบุคคลที่แนะนำในแง่ของคุณสมบัติทางวิชาชีพและความสามารถในการรับมือกับงานบางอย่าง ที่นี่ คุณสามารถมุ่งเน้นไปที่หมวดหมู่เช่นความรู้ระดับ และความขยันหมั่นเพียรในการปฏิบัติหน้าที่ขั้นพื้นฐาน, ความสามารถในการรับมือกับงานที่ไม่ได้มาตรฐาน, ความเฉลียวฉลาด, ความคิดริเริ่ม, ความสามารถในการเรียนรู้, ความสามารถในการปรับตัวในสถานการณ์ต่างๆ, ความมั่นคงทางอารมณ์, คุณสมบัติความเป็นผู้นำ ในที่นี้ ท่านสามารถแสดงการเปรียบเทียบผลงานของ บุคคลที่แนะนำกับผลงานของเพื่อนร่วมงานระบุมากที่สุด ความสำเร็จที่สำคัญโครงการที่พัฒนาและดำเนินการโดยเขาเป็นการส่วนตัว ตัวอย่าง:เขาเชี่ยวชาญซอฟต์แวร์อย่างอิสระ ดำเนินการเจรจาธุรกิจอย่างอิสระและประสบความสำเร็จ ดูแลผู้ใต้บังคับบัญชาอย่างมีประสิทธิภาพ ฯลฯ
3. เหตุผลในการเปลี่ยนงาน (ลาออกจากองค์กร ย้ายไปที่อื่น) นี่อาจเป็นการเปลี่ยนแปลงในโปรไฟล์ขององค์กร การปิดแผนก การเปลี่ยนแปลงบุคลากรในองค์กร การเปลี่ยนถิ่นที่อยู่ ฯลฯ
4. ข้อสรุป การประเมินความสามารถ คุณสมบัติทางธุรกิจของบุคคลที่แนะนำ ศักยภาพและความสามารถเชิงสร้างสรรค์โดยสรุปและเฉพาะเจาะจง การเติบโตของอาชีพ. คำแนะนำสำหรับการดำรงตำแหน่งเฉพาะ (ในบางกรณี ขอแนะนำให้ระบุขอบเขตที่คุณแนะนำบุคคลสำหรับตำแหน่งที่ต้องการที่นี่: ไม่แนะนำโดยไม่มีเงื่อนไข อย่างยิ่ง พร้อมการจองบางส่วน) ตัวอย่าง: Sidorov Vladimir Aleksandrovich เชี่ยวชาญด้านเทคโนโลยี... (มีประสบการณ์มากมายในการทำงานกับซอฟต์แวร์เซิร์ฟเวอร์... หรือ...สามารถทำงานได้อย่างอิสระด้วย ลูกค้าองค์กร…และอื่นๆ) ฉันเชื่อว่านาย Sidorov สามารถปฏิบัติหน้าที่หัวหน้าแผนกได้อย่างมีประสิทธิภาพ โดยทำงานเป็นหัวหน้าแผนก รองหัวหน้าแผนกคอมพิวเตอร์ขององค์กรระดับกลาง
5. รายละเอียดการติดต่อของผู้ลงนามในจดหมาย ประเด็นนี้มีความเกี่ยวข้องโดยเฉพาะกับจดหมายแนะนำที่เขียนโดยบุคคลธรรมดา เนื่องจากมีความเป็นไปได้ค่อนข้างมากที่นายจ้างใหม่หลังจากอ่านจดหมายแนะนำแล้วจะต้องการชี้แจงรายละเอียดบางอย่าง

ข่าวประชาสัมพันธ์

ข่าวประชาสัมพันธ์เป็นข้อความข้อมูลสำหรับสื่อมวลชน โดยมีวัตถุประสงค์เพื่อดึงดูดความสนใจไปยังเหตุการณ์บางอย่าง (เกิดขึ้นหรือที่กำลังจะเกิดขึ้น) เพื่อเพิ่มการรายงานข่าวของเหตุการณ์นี้ในสื่อให้มากที่สุด

ข่าวประชาสัมพันธ์รวบรวมและส่งโดยบริการข่าวของบริษัทและองค์กรต่างๆ และมีกฎการเขียนบางประการ:

• ต้องระบุคำว่า “ข่าวประชาสัมพันธ์” ในส่วนหัวของเอกสารและต้องระบุวันที่เผยแพร่
• ชื่อเรื่องของข่าวประชาสัมพันธ์ควรสะท้อนถึงหัวข้อและข้อความของข้อความข้อมูลให้ชัดเจนที่สุด
• สาระสำคัญของชื่อข่าวประชาสัมพันธ์สามารถเปิดเผยได้โดยละเอียดในคำบรรยาย (แต่ไม่จำเป็นต้องมีอยู่)
• ย่อหน้าแรกของข่าวประชาสัมพันธ์จะต้องมีข้อมูลต่อไปนี้: อะไร ที่ไหน และเกิดขึ้นเมื่อใด (จะเกิดขึ้น)
• ปริมาณของข่าวประชาสัมพันธ์ไม่ควรเกินหนึ่งหน้าครึ่งของข้อความพิมพ์ดีด ในกรณีนี้ ขอแนะนำให้จำกัดตัวเองไว้ที่หน้าเดียว รวมถึงลายเซ็นและส่วนท้ายของหัวจดหมายขององค์กรด้วย
• ข่าวประชาสัมพันธ์อาจมีคำพูดจากผู้จัดทำข่าว - วิทยากรที่รับผิดชอบขององค์กร
• ข่าวประชาสัมพันธ์จัดทำขึ้นบนหัวจดหมายขององค์กร
• ลายเซ็นในข่าวประชาสัมพันธ์จะต้องระบุชื่อเต็มของผู้ติดต่อที่สามารถให้ข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับหัวข้อข่าวประชาสัมพันธ์ และข้อมูลติดต่อ: โทรศัพท์ (ควรเป็นมือถือ) อีเมล หมายเลข ICQ

จดหมายแสดงความยินดี

รูปแบบ "ขอแสดงความยินดี" อยู่ในหมวดหมู่จดหมายโต้ตอบทางธุรกิจส่วนตัว

มันถูกวาดขึ้นบนแบบฟอร์มทักทายหรือไปรษณียบัตรและแนวทางที่สร้างสรรค์สามารถและควรเหนือกว่าในการจัดทำ สิ่งนี้ใช้ได้กับทั้งข้อความของจดหมายและการออกแบบ

ขอแสดงความยินดีอาจเป็นเรื่องส่วนตัว (สุขสันต์วันเกิด) หรือพิธีมิสซา (เช่น สวัสดีปีใหม่)

ในกรณีแรกที่อยู่ของผู้รับจะต้องเป็นส่วนตัว - ตามชื่อและนามสกุล ในกรณีที่สองอาจเป็นเรื่องทั่วไป เช่น “Dear friends!”

ในทั้งสองกรณี ผู้ส่งจะต้องลงนามแสดงความยินดีเป็นการส่วนตัว (ใช้โทรสารเมื่อส่งการแสดงความยินดีในพิธีมิสซา)

ขอแสดงความยินดีเป็นการส่วนตัว

ขอแสดงความยินดี

หนังสือเชิญประชุม

รูปแบบ "คำเชิญ" อยู่ในหมวดหมู่ของการติดต่อทางธุรกิจส่วนตัว

ออกโดยใช้หัวจดหมายอย่างเป็นทางการหรือไปรษณียบัตร และมีวัตถุประสงค์เพื่อแจ้งให้ผู้รับทราบเกี่ยวกับกิจกรรมพิเศษบางอย่างที่เขาได้รับเชิญให้เข้าร่วม

คำเชิญจะต้องมีข้อมูลเกี่ยวกับสถานที่และเวลาของกิจกรรมตลอดจนชื่อ

คำเชิญจะต้องระบุการแต่งกายที่ยอมรับได้ (เช่น สีดำและผูกเน็คไท) รวมถึงจำนวนบุคคลที่ได้รับคำเชิญ

ตามกฎแล้ว การเชิญมีลักษณะเป็นการส่วนตัว แต่ในระหว่างงานสาธารณะ คำเชิญอาจไม่เป็นส่วนตัวได้

คำเชิญส่วนตัว

เชิญมิสซา

จดหมายแสดงความขอบคุณ

รูปแบบ "ขอบคุณ" อยู่ในหมวดหมู่ของจดหมายธุรกิจส่วนตัวและมีวัตถุประสงค์เพื่อแสดงความขอบคุณต่อผู้รับ

ตามกฎแล้วจะมีการออกความกตัญญูบนหัวจดหมายอย่างเป็นทางการขององค์กร แต่สามารถออกเป็นไปรษณียบัตรได้

ข้อความในจดหมายขอบคุณเขียนในรูปแบบที่กระชับ เป็นมิตร และเป็นทางการ โดยอ้างอิงถึงเหตุการณ์ที่ทำให้ผู้ส่งแสดงความขอบคุณต่อผู้รับ หากต้องการสามารถระบุข้อดีอื่น ๆ ของผู้รับได้ ความกตัญญูได้รับการรับรองโดยลายเซ็นส่วนตัวของผู้ส่งและในบางกรณีโดยตราประทับขององค์กร

ตัวอย่าง: ข้อความจากนายกรัฐมนตรีแห่งบริเตนใหญ่ถึงประธานสภาผู้บังคับการตำรวจแห่งสหภาพโซเวียต (25 เมษายน 2485) “ ฉันขอบคุณคุณมากสำหรับข้อความของคุณเมื่อวันที่ 23 เมษายน แน่นอนว่าเราจะยินดีต้อนรับการมาเยือนของนายโมโลตอฟ ซึ่งผมมั่นใจว่าเราจะสามารถทำงานที่เป็นประโยชน์ได้มากมาย ฉันดีใจมากที่คุณพบว่าสามารถให้การมาเยือนครั้งนี้ได้ ซึ่งฉันแน่ใจว่าจะมีคุณค่ามาก”

จดหมายแสดงความเสียใจ

รูปแบบ "การแสดงความเสียใจ" อยู่ในหมวดหมู่ของการติดต่อทางธุรกิจส่วนบุคคลและมีจุดมุ่งหมายเพื่อแสดงความเห็นอกเห็นใจและสนับสนุนผู้รับเกี่ยวกับเหตุการณ์ที่น่าเศร้าหรือการสูญเสียอื่น ๆ

เมื่อเขียนข้อความแสดงความเสียใจ สิ่งสำคัญคือต้องเลือกคำพูดที่จริงใจซึ่งสามารถช่วยเหลือผู้รับในความโศกเศร้าได้อย่างแท้จริง

ในขณะเดียวกัน สิ่งสำคัญคือต้องแสดงความรู้สึกและประสบการณ์ของคุณเกี่ยวกับสิ่งที่เกิดขึ้น

การแสดงความเสียใจจะออกในรูปแบบที่ถูกต้องและรอบคอบบนหัวจดหมายอย่างเป็นทางการหรือไปรษณียบัตรพิเศษ และรับรองโดยลายเซ็นส่วนตัวของผู้ส่ง

จดหมายธุรกิจ- เอกสารที่ใช้ในการสื่อสารการส่งข้อมูลในระยะไกลระหว่างผู้สื่อข่าวสองคนซึ่งสามารถเป็นได้ทั้งนิติบุคคลและบุคคล

เนื่องจากลักษณะของกิจกรรม ผู้จัดการหรือผู้เชี่ยวชาญด้านการจัดการจำเป็นต้องเขียนจดหมายธุรกิจจำนวนมาก

จดหมายธุรกิจประกอบด้วยลักษณะ ประวัติย่อ จดหมายแนะนำ จดหมายเตือนความจำและแสดงความขอบคุณ จดหมายเชิญให้สัมภาษณ์หรือนำเสนอ จดหมายปฏิเสธ คำแถลงการเรียกร้องการร้องเรียน ฯลฯ

วิธีเขียนจดหมายธุรกิจอย่างถูกต้อง

• กระดาษสำหรับจดหมายธุรกิจต้องมีคุณภาพดี สะอาดหมดจด ตัดขอบเรียบร้อย
• ขอแนะนำว่าแบบฟอร์มจดหมายธุรกิจมีโลโก้ขององค์กรด้วย ชื่อเต็มที่อยู่ทางไปรษณีย์และโทรเลข โทรศัพท์ โทรสาร อีเมล และรายละเอียดธนาคาร
• พิมพ์จดหมายธุรกิจอย่างเป็นทางการที่ด้านหน้าของแผ่นงานโดยไม่มีเครื่องหมาย ทุกหน้ายกเว้นหน้าแรกจะมีเลขอารบิค
• ความกว้างของระยะขอบด้านซ้ายของแผ่นต้องมีอย่างน้อย 2 ซม. ย่อหน้าเริ่มต้นด้วยเส้นสีแดงโดยถอยห่างห้าช่วงจากขอบด้านซ้ายของเส้น ข้อความถูกพิมพ์ในช่วงเวลาหนึ่งถึงครึ่งถึงสอง ขอแนะนำให้หลีกเลี่ยงการตัดคำ
• ที่มุมขวาบนของจดหมายธุรกิจภายใต้ที่อยู่ขององค์กรผู้ส่งจะมีการระบุวันที่โดยควรกรอกแบบเต็ม (เช่น 2 มกราคม 2550)
• ชื่อขององค์กรหรือนามสกุลและที่อยู่ของบุคคลที่ส่งจดหมายธุรกิจให้เขียนไว้ทางด้านซ้ายของแผ่นงาน
• ด้านล่างจากขอบของบรรทัดหรือตรงกลางของแผ่นงานจะมีการเขียนที่อยู่แบบสุภาพ ตัวอย่างเช่น "เรียน Ivan Ivanovich"; ต้องใช้ลูกน้ำหลังที่อยู่ แต่มักใช้เครื่องหมายอัศเจรีย์เพื่อขึ้นต้นวลีถัดไปด้วยเส้นสีแดงและตัวพิมพ์ใหญ่
• จดหมายธุรกิจลงท้ายด้วยคำขอบคุณสำหรับความร่วมมือและแสดงความหวังในการดำเนินการต่อ
• ลายเซ็นจะถูกวางไว้ทางด้านขวาของแผ่นงาน หลังจากวลีแสดงความสุภาพสุดท้าย เช่น "ด้วยความเคารพ..." นามสกุลของผู้ลงนามจะถูกพิมพ์ไว้ใต้ลายเซ็นที่เขียนด้วยลายมือของเขา
• ความละเอียดของจดหมายขาเข้าทุกประเภทต้องทำด้วยดินสอหรือบนกระดาษแยกกัน จดหมายธุรกิจถูกพับโดยมีข้อความอยู่ข้างใน และจดหมายธุรกิจที่สำคัญที่สุดจะไม่ถูกพับ ซึ่งจะส่งในซองหนาขนาดใหญ่
• ควรตอบคำขอโทรเลขภายใน 3 วัน จดหมายธุรกิจ - 10; หากคำขอต้องมีการพิจารณาโดยละเอียด คุณควรแจ้งภายใน 3 วันว่าจดหมายธุรกิจได้นำมาพิจารณาแล้วและให้คำตอบครั้งสุดท้ายภายใน 30 วัน

• ความถูกต้องและชัดเจนในการนำเสนอความคิด - คำสั้น ๆ, วลีสั้น , ย่อหน้าสั้น ๆ
• การเข้าถึงข้อความเพื่อความเข้าใจสูงสุด การใช้วลีง่ายๆ ที่แสดงสาระสำคัญได้อย่างถูกต้องและไม่คลุมเครือ
• การรู้หนังสือ
• ความถูกต้อง

จดหมายถูกเขียนมาตั้งแต่สมัยโบราณและยังคงเขียนมาจนถึงทุกวันนี้ พวกเขาทำหน้าที่เป็นเครื่องมือในการสื่อสารระหว่างผู้คนช่วยถ่ายทอดสาระสำคัญไปยังคู่สนทนาซึ่งเป็นเหตุผลในการเขียนอย่างชัดเจน ในบทความนี้เราจะดูจดหมายธุรกิจหลายประเภทและเรียนรู้วิธีเขียนจดหมายธุรกิจอย่างถูกต้อง

ในการเขียนจดหมายธุรกิจอย่างถูกต้อง คุณจะต้องสามารถระบุสาระสำคัญของจดหมายได้อย่างชัดเจนและจัดโครงสร้างจดหมายได้อย่างถูกต้อง การติดต่อทางธุรกิจจะดำเนินการโดยใช้หัวจดหมายที่บริษัทอนุมัติพร้อมโลโก้และที่อยู่ของคุณเอง ที่มุมขวาบน ให้กรอกส่วนหัวที่ประกอบด้วยตำแหน่งและชื่อหัวหน้าบริษัทผู้รับ ในตอนท้ายของส่วนหัวจะมีการเขียนข้อมูลสั้น ๆ เกี่ยวกับผู้ส่ง ขั้นตอนต่อไปของการเขียนจดหมายคือการเขียนคำอุทธรณ์ อาจฟังดูแตกต่างกันไปขึ้นอยู่กับระดับความคุ้นเคยกับผู้รับ หากคุณรู้จักเขาเป็นการส่วนตัว คุณสามารถพูดกับเขาเป็นดังนี้: “เรียน Sergey Yuryevich!” ถ้าผู้รับ คนแปลกหน้าที่อยู่อาจมีลักษณะดังนี้: “เรียนคุณอิวานอฟ!” จะต้องจำไว้ว่าในกรณีเหล่านี้ เป็นที่ยอมรับไม่ได้ที่จะย่อคำว่านายหรือใส่ชื่อย่อแทนนามสกุลและชื่อ การถ่ายทอดสาระสำคัญของจดหมายในรูปแบบที่กระชับถือเป็นหน้าที่ของคำนำ ส่วนใหญ่มักประกอบด้วยหนึ่งย่อหน้า หลังจากอ่านคำนำแล้ว ผู้รับควรมีความเข้าใจเนื้อหาของจดหมายพอสมควรแล้ว หลังจากนั้น ข้อความหลักจะเริ่มต้นขึ้น โดยมีหลายย่อหน้า ข้อความควรแสดงความคิดของคุณเกี่ยวกับสถานการณ์โดยกระชับ ขอแนะนำว่าข้อความหลักมีความยาวไม่เกินสี่ย่อหน้า จดหมายควรลงท้ายด้วยบทสรุปซึ่งสรุปผลลัพธ์ของจดหมายโดยย่อ ใส่วันที่และลายเซ็นระบุชื่อและตำแหน่งของผู้ส่ง ขึ้นอยู่กับเหตุผลในการเขียนคำอุทธรณ์บางครั้งก็เหมาะสมที่จะลงท้ายด้วยคำว่า: "ขอแสดงความนับถือ!", "ด้วยความหวังว่าจะได้รับความร่วมมือเพิ่มเติม" ฯลฯ จดหมายธุรกิจประเภทหนึ่งทั่วไปคือหนังสือค้ำประกัน ในเนื้อหาหลักผู้เขียนรับประกันการปฏิบัติตามสัญญาอย่างใดอย่างหนึ่งประกาศวันสิ้นสุดสำหรับการปฏิบัติตามการรับประกันและกำหนดจำนวนค่าปรับที่เขาจะต้องจ่ายในกรณีที่ละเมิดภาระผูกพันในการรับประกัน

สามารถดาวน์โหลดได้ที่นี่

จดหมายแสดงความขอบคุณก็เป็นธุรกิจประเภทหนึ่งเช่นกัน แต่อยู่ในหมวดหมู่ส่วนตัวแล้ว สามารถออกด้วยหัวจดหมายของบริษัทหรือบัตรอวยพรได้ ข้อความหลักควรรวมถึงการแสดงความยินดีกับผู้รับ โดยระบุถึงเหตุการณ์ที่ทำให้เกิดจดหมายและระบุความสำเร็จที่โดดเด่นของผู้รับ

บนเว็บไซต์ของเรา

จดหมายแนะนำส่วนใหญ่มักเขียนถึงพนักงานขององค์กรในนามของผู้จัดการ ประกอบด้วยข้อมูลเกี่ยวกับคุณสมบัติที่ดีที่สุดของพนักงาน คุณธรรม และความสำเร็จของเขา โดยปกติแล้ว ในจดหมายดังกล่าว นายจ้างคนก่อนพร้อมที่จะรับรองลูกจ้างของตนต่อนายจ้างในอนาคต

ดาวน์โหลดได้ที่นี่

ไม่เพียงแต่องค์กรเท่านั้นที่ต้องดำเนินการโต้ตอบทางธุรกิจ เมื่อหางานก็ต้องติดตามด้วย มารยาททางธุรกิจ. ผู้สมัครจะต้องสามารถเขียนเรซูเม่และจดหมายสมัครงานได้อย่างถูกต้อง โดยเขียนที่อยู่สั้น ๆ ถึงนายจ้าง โดยระบุแหล่งที่มาของข้อมูลเกี่ยวกับตำแหน่งงานว่างที่ต้องการ ชื่อผู้สมัคร และหมายเลขโทรศัพท์ของเขา

สวัสดีอีกครั้งสมาชิกที่รักและแขกบล็อกของฉัน คุณรู้สึกอย่างไรกับเอกสารราชการ? คุณชอบที่จะกรอกมันหรือไม่? ฉันกล้าพูดได้ว่าพวกคุณส่วนใหญ่จะตอบในแง่ลบ

จดหมายจะต้องอ่าน

เห็นได้ชัดว่าจดหมายอย่างเป็นทางการเป็นเอกสารที่จัดทำขึ้นโดยใช้ตัวอย่างบางฉบับซึ่งบางครั้งก็อยู่ในรูปแบบพิเศษ คุณแต่ละคนได้จัดทำเอกสารดังกล่าวอย่างน้อยหนึ่งครั้งในชีวิต นี่อาจเป็นข้อความอธิบาย จดหมายขอบคุณ, หนังสือรับประกัน, การร้องเรียน ฯลฯ ดังนั้นคุณจึงคุ้นเคยกับขั้นตอนการกรอกข้อความประเภทนี้

วัตถุประสงค์หลักจดหมายธุรกิจ – การถ่ายทอดข้อมูลที่ไม่เปลี่ยนแปลงไปยังผู้รับ หากคุณกำลังเขียนจดหมายแสดงความขอบคุณ อย่าลืมระบุเหตุผลที่บุคคลนี้หรือบุคคลนั้นช่วยคุณ อย่าลืมใส่นามสกุลและชื่อย่อของเขาด้วย จดหมายที่ส่งไปในความว่างเปล่าจะไม่มีวันถูกอ่าน ดังนั้นอย่าลืมระบุที่อยู่ของผู้รับและในอุดมคติแล้วคือผู้ส่ง

โปรดทราบว่าจดหมายจะถูกส่งทางอีเมลอย่างไร:

• คุณกดปุ่ม "เขียนจดหมาย";
• เขียนข้อความ
• กรอกบรรทัดที่อยู่ของผู้รับ
• คลิกที่ปุ่ม "ส่ง"

แน่นอนว่าลำดับของการกระทำสามารถเปลี่ยนแปลงได้ (กรอกบรรทัดที่อยู่ก่อนแล้วจึงสร้างตัวอักษร) แต่จะส่งการดำเนินการสุดท้ายเสมอ คุณเห็นด้วยหรือไม่? ตอนนี้บอกฉันว่า: “เป็นไปได้ไหมที่จะส่งข้อความหากไม่มีที่อยู่อีเมล” โดยธรรมชาติแล้วไม่ ดังนั้นควรค้นหา จดจำ และจดบันทึกข้อมูลเพื่อให้คุณสามารถติดต่อบุคคลที่สำคัญกับคุณได้ตลอดเวลา

อย่าลืมสวมบทบาทเป็นผู้รับข้อความของคุณ วิธีนี้ทำให้คุณสามารถสังเกตเห็นข้อผิดพลาดที่คุณทำระหว่างการสร้าง แก้ไขข้อความ ลบคำที่มีความหมายสองนัย ฯลฯ คุณคิดว่าผู้รับยินดีเปิดซองจดหมายพิมพ์จดหมายแล้วเห็นว่าข้อความนี้ถึงเขาเป็นการส่วนตัวหรือไม่ เขาเข้าใจเรื่องนี้ได้อย่างไร? ค่อนข้างง่าย: จดหมายใด ๆ ควรเริ่มต้นด้วยที่อยู่และคำทักทาย (นี่คือสิ่งที่ทำให้ผู้ส่งชนะใจผู้รับ)

หากคุณไม่สามารถค้นหาชื่อและนามสกุลของบุคคลนั้นได้ด้วยเหตุผลบางประการ ให้แทนที่ด้วยชื่ออื่น เช่น นาย ผู้อำนวยการ ที่เคารพ ฯลฯ ไม่ควรย่อคำเหล่านี้ไม่ว่าในกรณีใด มิฉะนั้นผู้เขียนข้อความจะเปิดเผยถึงความไม่พอใจ ความโกรธ และลักษณะนิสัยเชิงลบอื่น ๆ ดังนั้นจึงไม่คุ้มที่จะพูดถึงความโน้มเอียงของผู้รับในการสื่อสารและรับรู้ข้อมูล

ฉันจะบอกทันทีว่าแม้ฉันจะได้รับจดหมายที่น่าสงสัยทางอีเมลดังนั้นฉันจึงตรวจสอบเนื้อหาของพวกเขาอย่างระมัดระวัง เมื่อฉันเปิดจดหมายที่ได้รับ ฉันพยายามอ่านอย่างรวดเร็วเพื่อประเมินความสำคัญของจดหมาย คุณทำเช่นเดียวกัน? ขณะรอจดหมายพิเศษ คุณสามารถใช้เวลาหลายชั่วโมงศึกษาข้อความที่คุณได้รับ แล้วทำไมไม่เรียนรู้วิธีดูข้อความเหล่านั้นอย่างรวดเร็วล่ะ

ข้อความที่ส่งต้องมีชื่อเรื่อง (ในเวอร์ชันอิเล็กทรอนิกส์ คุณต้องระบุหัวเรื่อง) พิธีการที่เรียบง่ายเช่นนี้ทำให้ผู้รับเข้าใจถึงความสำคัญของข้อความ และหากไปจบลงที่ศูนย์กระจายสินค้าขององค์กรขนาดใหญ่ก็สามารถส่งไปยังผู้รับได้อย่างสงบโดยไม่มีปัญหาที่ไม่จำเป็น คุณต้องการให้ข้อความของคุณถึงผู้รับโดยเร็วที่สุดใช่ไหม?

รูปแบบตัวอักษรและเนื้อหา

ตอนนี้คุณรู้วิธีตรวจสอบให้แน่ใจว่าจดหมายของคุณถึงผู้รับในเวลาอันสั้นที่สุด:

• รู้ที่อยู่ของเขา
• ระบุหัวเรื่องของข้อความ
• เริ่มจดหมายของคุณด้วยการทักทายผู้อ่าน

อย่างไรก็ตาม คุณสมบัติเหล่านี้ไม่ใช่คุณสมบัติทั้งหมดของการสร้างจดหมายธุรกิจ มีบทบาทสำคัญโดย: รูปแบบการนำเสนอ, วิธีการนำเสนอข้อมูล, การดำเนินการของเอกสารดังกล่าว ฯลฯ มาดูวิธีตรวจสอบให้แน่ใจเพิ่มเติมว่าผู้รับจะไม่ส่งจดหมายไปยังโฟลเดอร์สแปมในอีเมลจำนวนมาก และไม่ทิ้งข้อความของคุณลงถังขยะ

อันดับแรกสิ่งที่ควรเป็น - คำทักทายและที่อยู่ถึงผู้รับ โปรดทราบว่ามันจะเป็นการดีที่จะปลดปล่อยผู้อ่าน ในการทำเช่นนี้ เพียงแค่เริ่มต้นด้วยคำชม สังเกตว่าเขายุ่งแค่ไหน ฯลฯ เขียนข้อความของคุณเพื่อให้ผู้รับเห็นด้วยกับทุกคำพูดเพราะในกรณีนี้มันจะค่อนข้างง่ายที่จะพาเขาไปสู่ข้อสรุปของข้อตกลง

ความคิดเห็นสุดท้ายอาจจะสำคัญที่สุด หมายถึง การใช้คำ วลี และสำนวนที่มีลักษณะคลุมเครือ ประเด็นทั้งหมดก็คือผู้ส่งไม่สามารถเข้าไปในหัวของผู้รับและค้นหาระดับการรับรู้ของเขาได้ นี่คือสาเหตุที่แน่ชัดว่าทำไมก่อนที่จะส่งข้อความ คุณต้องอ่านหลายๆ ครั้ง และหากจำเป็น ให้แก้ไขให้ถูกต้อง โดยลบความหมายที่ซ้ำซ้อนของข้อความออก

โครงสร้างของจดหมายราชการ

จดหมายอย่างเป็นทางการเขียนด้วยแบบฟอร์มพิเศษซึ่งมีเครื่องหมายอยู่บ้างแล้ว ที่ด้านบนของแบบฟอร์ม (มุมขวา) จะมี "ส่วนหัว" ซึ่งประกอบด้วยรายละเอียดครบชุดเสมอ (ชื่อและชื่อย่อของผู้รับ ที่อยู่บริษัท หมายเลขโทรศัพท์ ชื่อแผนก ตราแผ่นดิน หรือสัญลักษณ์ของบริษัท เป็นต้น ). โปรดทราบว่ายิ่งกรอกข้อมูลทุกช่องให้ชัดเจนยิ่งขึ้น โอกาสที่ข้อความจะถูกส่งและอ่านก็จะยิ่งมีมากขึ้นเท่านั้น

หากมีผู้รับหลายคน ควรระบุชื่อตามลำดับชั้นตั้งแต่ตำแหน่งที่เหนือกว่าไปจนถึงผู้ใต้บังคับบัญชา นี่เป็นกฎที่ไม่แนะนำให้ฝ่าฝืน เนื่องจากมีที่ว่างด้านซ้ายบน ผู้ส่ง (ชื่อย่อและวันที่) และผู้รับ (เหมือนกัน) จึงทำเครื่องหมายไว้ที่นั่น

อย่างที่ทราบกันดีว่าจดหมาย ตัวอย่างธุรกิจเช่นเดียวกับ เรียงความของโรงเรียน, จำเป็นต้องมี 3 ส่วน: บทนำ ส่วนหลัก และบทสรุป ถูกต้องแล้วหลังจากอ่านบทแรกแล้ว ผู้รับก็จะสรุปได้ว่าข้อความนี้เป็นข้อความเร่งด่วนหรือสามารถศึกษาได้เพียงเล็กน้อย โปรดทราบว่าบทนำนี้เขียนขึ้นสำหรับเวอร์ชันอิเล็กทรอนิกส์ เป็นส่วนเพิ่มเติมจากแอปพลิเคชัน ดังนั้นในการเขียนอย่างถูกต้องคุณต้องมี:

• ฝากข้อความและทักทาย
• เน้นส่วนหนึ่งของคำชมเชย
• อธิบายเหตุผลสำหรับคำขอของคุณโดยย่อ

ปัจจัยสำคัญในการนำเสนอเนื้อหาคือลักษณะการนำเสนอ ความครบถ้วน และความซื่อสัตย์ในการนำเสนอข้อมูล (ห้ามหลอกลวงผู้รับไม่ว่ากรณีใด ๆ ) โปรดจำไว้ว่า เมื่ออ่านคำอุทธรณ์ของคุณ ผู้รับจะต้องระบุสิ่งที่อธิบายไว้ ดังนั้นรายละเอียดจึงมีความจำเป็น แต่อย่าลืมสนับสนุนพวกเขาด้วยข้อเท็จจริงเพิ่มเติม วันที่ ฯลฯ

ใส่ใจกับคำพูดและสไตล์การนำเสนอเนื้อหา หากเป็นเอกสารราชการ จดหมายจะเขียนในรูปแบบธุรกิจ เป็นเรื่องที่คุ้มค่าที่จะคาดเดาว่าผู้รับได้รับจดหมายจำนวนมากและเขาจะไม่มีเวลามากพอที่จะทำความรู้จักกับแต่ละคนโดยละเอียด ดังนั้นจึงต้องนำเสนอวัสดุโดยย่อ กระชับ โดยไม่มีการพูดเกินจริงและการใช้สีที่ไม่จำเป็น เฉพาะในกรณีนี้เท่านั้นที่คุณสามารถวางใจได้ในการตอบสนองอย่างรวดเร็วจากผู้รับ

โดยสรุปคุณต้องระบุความปรารถนาของคุณเอง (บางครั้งก็เป็นการร้องขอ) เพื่อสรุปทั้งหมดที่ระบุไว้ ปรากฎว่าหลังจากอ่านจดหมายอย่างเป็นทางการส่วนนี้แล้ว ผู้รับควรเห็นข้อเสนอของคุณเพื่อหาทางออกจากสถานการณ์ปัจจุบัน (ปัญหา) เขาสามารถเห็นด้วยกับมันเท่านั้นหรือเลือกตัวเลือกของเขาเอง

จดหมายอย่างเป็นทางการลงท้ายด้วยลายเซ็นบังคับและวันที่จัดเตรียม คุณสามารถดูสิ่งนี้ได้โดยการตรวจสอบตัวอย่างบางส่วน จดหมายอย่างเป็นทางการ.

ก่อนส่ง โปรดอ่านเอกสารอีกครั้ง ตรวจสอบว่ารายละเอียดตรงกัน และข้อความมีรูปแบบที่ถูกต้อง อย่าลืมประเมินความสามารถในการนำเสนอ แบบอักษรที่พิมพ์ข้อความ (อ่านง่ายหรือไม่) เป็นต้น

นั่นคือทั้งหมดที่ ปรากฎว่าการจัดทำเอกสารราชการนั้นไม่ใช่เรื่องยาก ในการดำเนินการนี้ เพียงใช้แบบฟอร์มที่จำเป็นซึ่งมีการใช้คุณลักษณะบางอย่างแล้ว กรอกตามกฎที่อธิบายไว้ข้างต้น และส่งไปยังผู้รับ หากคุณยังคงมีคำถาม คุณสามารถรับคำตอบได้โดยการโพสต์ไว้ในส่วน "ความคิดเห็น"

คุณได้บอกเพื่อนและคนรู้จักของคุณเกี่ยวกับวิธีการเตรียมเอกสารราชการอย่างถูกต้องแล้วหรือยัง? ถ้าไม่ โปรดแชร์ลิงก์ไปยังบทวิจารณ์นี้กับพวกเขา ในการทำเช่นนี้คุณต้องคลิกที่ปุ่ม สังคมออนไลน์ซึ่งคุณได้ลงทะเบียนแล้วและตกลงที่จะเพิ่มข้อมูลลงในหน้าส่วนตัวของคุณ เมื่อดำเนินการจัดการเหล่านี้ คุณจะอนุญาตให้ผู้อื่นเห็นบทวิจารณ์นี้ ทำความคุ้นเคยกับมัน และเรียนรู้วิธีกรอกเอกสารทุกประเภทอย่างถูกต้อง

ฉันไม่ได้บอกลาคุณ แต่พูดว่า: "ลาก่อน" ฉันยินดีที่จะพบคุณอีกครั้งในฐานะผู้อ่านผลงานสร้างสรรค์ของฉันเกี่ยวกับธุรกิจข้อมูล ฉันหวังว่าบทวิจารณ์ของฉันจะเป็นแรงบันดาลใจให้คุณดำเนินการและช่วยให้คุณได้รับข้อมูลที่เป็นประโยชน์

ขอแสดงความนับถือ Elena Izotova

เขียนจดหมายธุรกิจยังไงให้ไม่หลงใน “ขยะข้อมูล” แล้วจะถูกอ่าน? กฎข้อแนะนำตัวอย่าง

คำนี้เป็นเครื่องมือทางธุรกิจที่สามารถเข้าถึงได้ ในโลกธุรกิจเป็นไปไม่ได้ที่จะหาคนที่ไม่ใช้คำพูดในงานของเขา

ธุรกิจยุคใหม่ค่อยๆ กลายเป็นธุรกิจจดหมายโต้ตอบ ด้วยความช่วยเหลือของจดหมาย - อิเล็กทรอนิกส์หรือแบบดั้งเดิม - การสื่อสารเกิดขึ้นกับลูกค้า พันธมิตรทางธุรกิจ และนายจ้าง จดหมายระบุตำแหน่งผู้เขียนว่าเป็นมืออาชีพหรือเป็นบุคคลที่คุณไม่ควรมีความสัมพันธ์ด้วยต่อไป

มืออาชีพจะต้องสามารถเขียนได้

• ก็เป็นที่ชัดเจน
• อย่างมีประสิทธิภาพ
• อย่างจริงจัง
• น่าสนใจ

และไม่สายเกินไปที่จะเรียนรู้สิ่งนี้ เริ่มจากพื้นฐานกันก่อน: เข้าใจความแตกต่างระหว่างธุรกิจและการเขียนเป็นประจำ

จดหมายบริการแตกต่างจากจดหมายทั่วไปอย่างไร? ข้อมูลเฉพาะของจดหมายธุรกิจ

จดหมายเป็นข้อความสั้น ๆ หนึ่งหรือสองหน้าโดยมีวัตถุประสงค์เพื่อถ่ายทอดข้อมูลเกี่ยวกับบางสิ่งบางอย่างไปยังผู้รับ

ลักษณะของข้อมูลและความสัมพันธ์ระหว่างผู้ส่งและผู้รับจดหมายจะแบ่งการติดต่อออกเป็น

• ธุรกิจ (เป็นทางการ)
• ส่วนบุคคล (ไม่เป็นทางการ)

จดหมายธุรกิจมีลักษณะดังนี้:

• ความกะทัดรัด
• ความแม่นยำ
• การใช้เหตุผลและตรรกะ
• เนื้อหาข้อมูล
• ความเป็นกลางในการประเมินและอารมณ์
• การทำให้เป็นมาตรฐาน:
• มีการใช้แบบฟอร์มอย่างเป็นทางการ
• มีการใช้ตัวเลขคำพูดที่มั่นคง คำศัพท์พิเศษ และโครงสร้างที่ใช้
• จำนวนหัวข้อ - 1-2
• การกำหนดเป้าหมาย
• สายการบังคับบัญชาที่กำหนดไว้อย่างชัดเจน (ถ้าจำเป็น)

จดหมายธุรกิจมีกี่ประเภท?

ประเภทของจดหมายธุรกิจจะกำหนด

1. วัตถุประสงค์ของการเขียนมัน

วัตถุประสงค์ทางการค้า

• คุณต้องการสรุปข้อตกลงและเสนอเงื่อนไขเฉพาะ - จัดทำจดหมายเสนอ (ข้อเสนอ) สำหรับผู้รับ

• หากคุณยังไม่ได้ตัดสินใจเกี่ยวกับเงื่อนไขของธุรกรรมที่คุณยอมรับได้ ให้ส่งจดหมายร้องขอ
• คุณต้องการแจ้งให้ผู้รับของคุณทราบเกี่ยวกับการละเมิดภาระผูกพันตามสัญญาในส่วนของเขาหรือไม่? เขียนหนังสือเรียกร้อง (ร้องเรียน)

วัตถุประสงค์ที่ไม่แสวงหาผลกำไร

• กล่าวคำขอบคุณเป็นจดหมายขอบคุณ
• ยืนยันภาระผูกพันของคุณด้วยหนังสือค้ำประกันและความยินยอมของคุณด้วยหนังสือยืนยัน
• เขียนจดหมายข่าวหากคุณคิดว่าข้อมูลของคุณจะเป็นที่สนใจของผู้รับ
• เตือนถึงข้อตกลงที่สำคัญ ภาระผูกพัน บทลงโทษ พร้อมจดหมายเตือนความจำ
• แสดงความยินดีด้วยจดหมายแสดงความยินดี ถามด้วยจดหมายร้องขอ แสดงความเสียใจด้วยจดหมายแสดงความเสียใจ
• ถ้าจำเป็นต้องส่ง เอกสารสำคัญหรือ ค่าวัสดุอย่าลืมเตรียมจดหมายปะหน้าสำหรับสินค้าของคุณ

2. ผู้รับ

หากคุณกำลังเขียนจดหมายถึงผู้รับหลายคนพร้อมกัน แสดงว่าคุณกำลังเขียนจดหมายเวียน

จดหมายของคุณสามารถพูดถึงหลายหัวข้อในเวลาเดียวกัน ซึ่งจะทำให้มีหลายแง่มุมโดยอัตโนมัติ

4. โครงสร้าง

จดหมายควบคุมเกี่ยวข้องกับการรวบรวมส่วนข้อความของจดหมายตามรูปแบบที่กำหนด ในขณะที่จดหมายที่ไม่ได้รับการควบคุมจะมีรูปแบบการนำเสนอที่อิสระ

5. แบบฟอร์มการออกเดินทาง

• ในซองจดหมาย
• อิเล็กทรอนิกส์
• ทางแฟกซ์

โครงสร้างของจดหมายธุรกิจ: บทนำ เนื้อหา บทสรุป

โครงสร้างของจดหมายธุรกิจมาตรฐานต้องมีการพิจารณาอย่างรอบคอบมากขึ้น

ตัวอักษรที่มีรูปแบบถูกต้องควรสอดคล้องกับโครงร่างต่อไปนี้:

มาดูบางจุดของโครงการให้ละเอียดยิ่งขึ้น:

1. หัวข้อ

โดยปกติจะเป็นเช่นนี้ สรุปหัวข้อจดหมาย

ข้อสำคัญ: เขียนชื่อเรื่องให้ถูกต้องหากคุณต้องการให้ผู้รับอ่านจดหมายของคุณ

การไม่มีหัวข้อในการติดต่อทางธุรกิจเป็นเรื่องปกติสำหรับผู้เริ่มต้นที่ไม่มีทักษะพื้นฐานในการติดต่อสื่อสารทางธุรกิจ

2. อุทธรณ์

• มีรูปแบบดั้งเดิมว่า “ที่รัก”
• เป็นตัวพิมพ์ใหญ่ตรงกลางบรรทัด

สำคัญ: ห้ามใช้ตัวย่อ!

3.คำนำ

• แนะนำผู้รับให้รู้จักกับแนวคิดหลักของจดหมาย
• เตรียมผู้รับให้พร้อมสำหรับการรับรู้ที่ถูกต้องของข้อมูลที่ตามมาในจดหมาย

4. เนื้อหาหลักของข้อความยืนยันแนวคิดหลักที่กำหนดไว้ในคำนำ

ในส่วนนี้ของจดหมาย

• คุณระบุสาระสำคัญของข้อเสนอ/อุทธรณ์อย่างชัดเจน
• ให้ข้อโต้แย้ง: ข้อเท็จจริง ตัวเลข ข้อมูลเฉพาะอื่น ๆ ในหัวข้อของจดหมาย ความคิดเห็นของผู้เชี่ยวชาญ ประสบการณ์เชิงบวก/เชิงลบของตัวเอง

เพื่อความสะดวกในการให้เหตุผล คุณสามารถใช้ไดอะแกรมต่อไปนี้:

สิ่งสำคัญ: ย่อหน้าสุดท้ายควรมีวลีที่ระบุขั้นตอนเฉพาะหรือผลลัพธ์ที่คาดหวัง และสนับสนุนให้ผู้รับดำเนินการ

5. โดยสรุป:

6. ในหน้าต่าง "ลายเซ็น" จะต้องระบุข้อมูลเกี่ยวกับผู้รับ:

• ชื่องาน

จะไม่ผิดพลาดในการเลือกสไตล์การเขียนได้อย่างไร?

ในการติดต่อทางธุรกิจ คุณต้องตัดสินใจเกี่ยวกับรูปแบบการเขียนและน้ำเสียงในการสื่อสารกับผู้รับอยู่ตลอดเวลา ข้อความของคุณควรแห้งเหี่ยว เป็นทางการ หรือในทางกลับกัน มีชีวิตชีวา อบอุ่น และมีความเป็นมนุษย์เพียงใด?

• สไตล์ส่วนตัวในการติดต่อทางธุรกิจเน้นย้ำถึงคุณสมบัติส่วนบุคคลของผู้เขียนจดหมาย
• เมื่อใช้รูปแบบที่เป็นทางการ ข้อเท็จจริงจะถูกนำเสนอและมีการสรุปผลที่เหมาะสมตามข้อเท็จจริงเหล่านั้น
• สไตล์ส่วนตัวเกี่ยวข้องกับการสื่อสารระหว่างผู้เขียนจดหมายและผู้รับด้วยเงื่อนไขที่เท่าเทียมกัน
• รูปแบบที่เป็นทางการแสดงให้เห็นถึงสายการบังคับบัญชาที่ชัดเจนและพลังที่ผู้อ่านจดหมายถูกบังคับให้คำนึงถึง

หากต้องการเลือกรูปแบบการสื่อสารที่เหมาะสมในจดหมายธุรกิจ ให้พิจารณา:

• คุณและผู้รับอยู่ในประเภทน้ำหนักใด
• คุณต้องการเจรจากันเองหรือใช้แรงกดดันจากตำแหน่งที่แข็งแกร่งหรือไม่?

จะยึดติดกับสไตล์ที่เลือกได้อย่างไร?

สไตล์ส่วนตัว

• การปรากฏตัวของสรรพนามส่วนตัว: ฉัน, เรา, คุณ
  ตัวอย่างเช่น: ฉันขอโทษคุณและหวังเป็นอย่างยิ่งว่าข้อผิดพลาดที่คล้ายกันนี้จะไม่เกิดขึ้นอีก
• การอุทธรณ์และการร้องขอโดยตรง
  ตัวอย่างเช่น: โปรดอย่าทิ้งสิ่งของส่วนตัวไว้โดยไม่มีใครดูแล
• การใช้การแสดงออกทางอารมณ์: ดาราวัยรุ่น ความล้มเหลวที่ทำให้หูหนวก

สไตล์ที่เป็นทางการ

• การแทนที่คำสรรพนามส่วนตัวด้วยคำนามที่เป็นนามธรรม
  เช่น ฝ่ายบริหารโรงภาพยนตร์ขออภัยอย่างจริงใจในการเปลี่ยนแปลงตารางการแสดงในช่วงเย็น
• แทนที่คำอุทธรณ์และคำขอส่วนตัวด้วยข้อความ
  ตัวอย่างเช่น: โปรดอย่าทิ้งสิ่งของส่วนตัวไว้โดยไม่มีใครดูแล
• การใช้ลัทธิสมณะทั่วไป: ข้าพเจ้าขอแจ้งแก่ท่านเพราะเหตุนั้น

รูปแบบที่เป็นทางการไม่เหมาะอย่างยิ่งหากคุณเขียนจดหมายแสดงความขอบคุณหรือจดหมายแสดงความเสียใจนั่นคือจดหมายธุรกิจที่คุณต้องแสดงความรู้สึก ในสถานการณ์ที่คุณกำลังเขียนจดหมายร้องขอหรือจดหมายเสนอ คุณควรยึดสไตล์ส่วนตัวไว้จะดีกว่า

จดหมายร้องเรียนคืออะไรและจะเขียนอย่างไร? แตกต่างจากตัวอักษรประเภทอื่นอย่างไร?

ข้อสำคัญ: เมื่อเขียนจดหมาย ให้มุ่งความสนใจของผู้รับไปที่การกระทำที่คุณคาดหวังจากเขา ระบุกำหนดเวลาเฉพาะสำหรับการดำเนินงานที่คุณตั้งไว้

เทมเพลตจดหมายร้องเรียนจะช่วยให้คุณเขียนได้อย่างถูกต้อง:

จดหมายตอบกลับคืออะไรและจะเขียนอย่างไร?

จดหมายแนะนำมีสองประเภท:

• จดหมายปฏิเสธ
• จดหมายที่มีการตอบรับเชิงบวก

การร่างจดหมายทั้งสองประเภทมีกฎทั่วไปสองข้อ (โดยมีเงื่อนไขว่าจดหมายริเริ่มนั้นถูกร่างอย่างถูกต้อง):
1. จดหมายตอบรับยังคงรักษารูปแบบคำศัพท์และคำพูดของจดหมายริเริ่ม
2. ข้อความในจดหมายตอบกลับไม่ควรมีข้อมูลเกี่ยวกับ

• วันที่จัดทำจดหมายริเริ่ม
• หมายเลขทะเบียน

ตัวอย่างของจดหมายปฏิเสธที่เป็นมิตรและถูกต้องมีดังต่อไปนี้:

อย่างไรก็ตาม การปฏิเสธไม่จำเป็นต้องอ่อนโยนเสมอไป มีบางสถานการณ์ที่จำเป็นต้องมีรูปแบบการสื่อสารที่เข้มงวดและเข้มงวด ด้านล่างนี้คือเทมเพลตจดหมายปฏิเสธสำหรับทุกโอกาส ตั้งแต่ยากไปจนถึงเบา:

จดหมายแจ้งข้อมูล: ความแตกต่างจากจดหมายตอบกลับและจดหมายร้องเรียน

จดหมายข้อมูลเป็นแบบมัลติฟังก์ชั่น:

• รายงาน (เช่น เกี่ยวกับการเปลี่ยนแปลงราคาในรายการราคา)
• แจ้ง (เกี่ยวกับการเลือกตั้งกรรมการใหม่)
• แจ้ง (เกี่ยวกับการจัดส่งสินค้า)
• ประกาศ (เจตนา)
• ยืนยัน (การรับสินค้า)
• เตือน (ถึงการปฏิบัติตามภาระผูกพันที่ได้รับภายใต้สัญญา)
• โฆษณาและแจ้ง (เกี่ยวกับบริษัทโดยทั่วไป, เกี่ยวกับสินค้า/บริการโดยเฉพาะ)

บางทีปัญหาเร่งด่วนที่สุดในวันนี้ก็คือคำถามว่าจะเขียนจดหมายโฆษณาและข้อมูลได้อย่างไร

1. ขาดโครงสร้าง
2. การแสดงคำสแลงหรือภาษาที่ไม่เป็นทางการในข้อความของจดหมาย
3. การออกแบบเลอะเทอะ
4. การสะกดคำ วากยสัมพันธ์ และโวหารมีข้อผิดพลาดมากมาย
5. ขาดข้อเท็จจริงที่เชื่อถือได้และข้อมูลวัตถุประสงค์ในจดหมาย
6. การละเมิดกฎพื้นฐานของความสุภาพ (โดยเฉพาะในหนังสือร้องเรียน)
7. การใช้ประโยคที่ยุ่งยากและไม่ชัดเจนในข้อความ
8. ขาดตรรกะในการนำเสนอเนื้อหา
9. ขาดคำอธิบายคำย่อ
10. ความเบลอทั่วไปของข้อความหากรวบรวมอย่างไร้จุดหมาย

คุณต้องรู้อะไรอีกเกี่ยวกับจดหมายธุรกิจ?

1. สำหรับการติดต่อทางธุรกิจสมัยใหม่จะใช้วิธีโครงสร้างบล็อกของการจัดองค์ประกอบข้อความ
วิธีนี้ช่วยประหยัดเวลาและรองรับ สไตล์ทั่วไปเอกสารทางธุรกิจทั้งหมด ลักษณะเฉพาะวิธีการ - เครื่องหมายวรรคตอนเปิดหรือไม่มีจุด/ลูกน้ำ (เช่น เมื่อสร้างรายการ)

2. สามารถใช้แบบอักษร sans-serif (เช่น Arial) สำหรับชื่อเรื่องของตัวอักษรได้ แบบอักษรดังกล่าวถูกรับรู้ในระดับจิตใต้สำนึกว่ามั่นคงและมั่นคง

3. ควรใช้แบบอักษร Serif (Times News Roman) ในเนื้อหา Serif ช่วยให้ดวงตาของคุณเคลื่อนจากตัวอักษรหนึ่งไปอีกตัวหนึ่งได้ง่ายขึ้น ทำให้อ่านเร็วขึ้น

สำคัญ: มีตัวอักษรที่เขียนด้วยมือเท่านั้น!
เหล่านี้คือจดหมายแสดงความยินดี จดหมายแสดงความเสียใจ จดหมายแสดงความขอบคุณ

ข้อมูลที่เป็นประโยชน์จำนวนมากเกี่ยวกับองค์ประกอบของจดหมายธุรกิจสามารถพบได้ในวิดีโอจาก Sasha Karepina

วิดีโอ: วิธีเขียนจดหมายปะหน้าและเรซูเม่

วีดิทัศน์: “การเรียนรู้จากนักเล่าเรื่อง” ความลับของการขายข้อความ