วิธีเขียนคำอธิบายเกี่ยวกับการไม่ปฏิบัติตามแผนการขาย ขาดการประชุมผู้ปกครอง

จดหมายอธิบาย- นี้ เอกสารภายในขององค์กรซึ่งอธิบายการกระทำหรือเหตุการณ์บางอย่าง

ไม่มีรูปแบบรวมสำหรับเอกสารนี้ แต่หากต้องการคู่มือ สามารถอนุมัติได้. บันทึกอธิบายเขียนโดยพนักงานขององค์กรในสำเนาเดียวบนแผ่น A4 เปล่า ประกอบด้วยข้อมูลเกี่ยวกับผู้ที่ติดต่อกับใคร ตลอดจนคำอธิบายสถานการณ์

บันทึกสามารถเขียนด้วยมือหรือใช้เทคโนโลยีการพิมพ์ สิ่งสำคัญคือต้องมีผู้สนใจ ชื่อ วันที่ และลายเซ็นของพนักงานทั้งหมด.

ชนิด

หมายเหตุอาจขึ้นอยู่กับเนื้อหาและเหตุผลในการรวบรวม หลายประเภท:

1. พ้นผิด- มีข้อมูลที่อธิบายพฤติกรรมของตนเอง การกระทำใด ๆ หรือในทางกลับกัน การไม่ปฏิบัติ
2. อธิบาย— พนักงานอธิบายการกระทำที่อยู่นอกเหนือการควบคุมของเขาซึ่งดำเนินการโดยบุคคลอื่นหรือเกิดขึ้นเนื่องจากสถานการณ์บางอย่าง

เขียนอย่างไรให้ถูกต้องเพื่อหลีกเลี่ยงการลงโทษ

ความสำเร็จในการเขียนบันทึกอธิบายส่วนใหญ่ขึ้นอยู่กับมัน การร่างที่ถูกต้องเพื่อสิ่งนี้คุณต้องปฏิบัติตาม กฎสองสามข้อ:

• ไม่อนุญาตให้ ปริมาณมากข้อมูลที่ไม่จำเป็นและการเล่าเรื่องที่ยาว ข้อมูลควรมีข้อมูลที่เป็นประโยชน์ที่อธิบายสถานการณ์
• อย่าใช้วลีที่มีคารมคมคายที่ดูถูกหรือในทางกลับกันยกย่องอีกฝ่ายที่มีส่วนร่วมในสถานการณ์นั้น
• อย่าปิดบังความจริงและอย่าเปลี่ยนความผิดของคุณไปที่ใคร ๆ การสารภาพอย่างจริงใจนั้นเอื้อต่อตนเองมากกว่า
• หลีกเลี่ยงข้อผิดพลาดทางไวยากรณ์และการสะกดคำและรอยเปื้อนในบันทึกอธิบาย ต้องเขียนบนกระดาษสีขาวสะอาด เขียนด้วยลายมือที่เรียบร้อยและอ่านง่าย เอกสารไม่ควรทำให้เกิดการระคายเคืองเพียงรูปลักษณ์ภายนอก

แม้ว่าบันทึกอธิบายจะไม่มีรูปแบบรวม แต่ก็มีการร่างขึ้นตาม กฎบางอย่าง:

หากบันทึกย่อนั้นเขียนในรูปแบบสิ่งพิมพ์ ลายเซ็นยังคงเขียนด้วยลายมือ.

สามารถเขียนบันทึกอธิบายได้ตาม เหตุผลต่างๆบ่อยที่สุดคือ:

• ขาดงาน;
• ทำผิดพลาดในการทำงานไม่ปฏิบัติตาม รายละเอียดงาน;
• ความล้มเหลวในการดำเนินการตามแผนงาน
• ไปยังบริการภาษี
• จากแคชเชียร์;
• ไปโรงเรียนอนุบาล
• ไปมหาวิทยาลัย;
• ครูประจำชั้นที่โรงเรียน
• ขาดการประชุมผู้ปกครองและครู

ขาดงาน

หนึ่งในการละเมิดอย่างร้ายแรงที่อาจนำไปสู่การเลิกจ้างตามมาตราการกระทำดังกล่าว จะต้องแนบเอกสารคำอธิบายมาด้วย. ในส่วนหลัก ประโยคแรกระบุชื่อของพนักงาน และจำนวนวันทำงานที่เขาขาดงาน รวมถึงวันที่ที่ตรงกับวันนี้ หลังจากนั้นให้ระบุสาเหตุของการขาดงานคำอธิบายจะต้องเกี่ยวข้องอย่างมีเหตุผลและเป็นความจริง ส่วนใหญ่การไม่ได้ไปทำงานเกิดขึ้นเพราะว่า เหตุผล:

• ปัญหาสุขภาพ;
• การดูแลสมาชิกในครอบครัวคนหนึ่ง
• การซ่อมแซมฉุกเฉิน
• รถชน;
• สภาพอากาศที่ไม่เหมาะสม
• การกักขังชั่วคราวในสถานที่ลิดรอนเสรีภาพ

จะเป็นการดีที่สุดหากมีหลักฐานสนับสนุนบางอย่าง เช่น ใบรับรองแพทย์ เอกสารเกี่ยวกับอุบัติเหตุ หรือใบรับรองจากแผนกที่อยู่อาศัยและบริการชุมชน เป็นต้น

ทำผิดพลาดในที่ทำงาน ไม่ปฏิบัติตามลักษณะงาน

เป็นเรื่องปกติที่พนักงานจะทำผิดพลาด ซึ่งสามารถทำได้โดย ปัจจัยมนุษย์ที่เรียบง่ายเช่น ความเหนื่อยล้า สุขภาพไม่ดี ความกังวล ความเครียด การไม่ตั้งใจ ปัญหาครอบครัว หรือการขาดความเป็นมืออาชีพ

นอกจากนี้ ด้วยเหตุผลบางประการ พนักงานอาจฝ่าฝืนกฎที่เขาจำเป็นต้องปฏิบัติตามตามลักษณะงานของเขา โดยไม่คำนึงถึงลักษณะของข้อผิดพลาดและสาเหตุของการเกิดขึ้น พนักงานจะต้องอธิบายสถานการณ์นี้.

ข้อความอธิบายจะระบุก่อนว่าสิ่งใดสมบูรณ์แบบ แล้วจึงเกิดขึ้นด้วยเหตุผลใด ทุกสิ่งที่เขียนควรชัดเจนต่อผู้อ่านและคำอธิบายควรเป็นความจริง

การไม่ปฏิบัติตามแผนงาน

มีสถานการณ์ที่พนักงานไม่สามารถรับมือกับปริมาณงานที่กำหนดไว้ในช่วงระยะเวลาหนึ่งได้ พนักงานควรแสดงความคิดเห็นเกี่ยวกับสถานการณ์นี้ด้วย ข้อความอธิบายควรระบุอย่างชัดเจนถึงสิ่งที่พนักงานล้มเหลวในการจัดการ จำนวนงานที่ระบุตามแผน และจำนวนงานที่แล้วเสร็จจริง

ถัดไปจะระบุว่าเกิดอะไรขึ้น - ไม่มีเวลา อุปกรณ์ อิทธิพลของปัจจัยอื่น ๆ หรือความล่าช้าของพนักงาน คุณสามารถระบุความปรารถนาของคุณโดยย่อเพื่อช่วยปรับปรุงประสิทธิภาพการทำงานได้

ไปยังบริการด้านภาษี

แต่ละรอบระยะเวลาการรายงานขององค์กร จะต้องส่งข้อมูลที่จำเป็นไปยังบริการภาษีซึ่งอาจเกิดขึ้นได้ในกรณีต่อไปนี้:

• การส่งสินค้าล่าช้า การคืนภาษีเพื่อการบริการ;
• การระบุข้อผิดพลาดในการประกาศเมื่อเขียนคำหรือตัวเลข
• ความแตกต่างระหว่างข้อมูลที่มีให้กับสำนักงานสรรพากรกับข้อมูลที่ส่งโดยองค์กร

หมายเหตุอธิบายแนบมากับคำประกาศที่แก้ไขเพิ่มเติมและสามารถส่งด้วยตนเองหรือส่งทางไปรษณีย์ จำเป็นต้องตอบในรายละเอียด แต่ไม่ใช่ในปริมาณมาก คำถามที่ผู้ตรวจสอบภาษีมี เช่น เหตุใดจึงได้ตัวเลขสุดท้ายนี้ วิธีคำนวณภาษี หรือเหตุใดจึงเกิดข้อผิดพลาด

จากแคชเชียร์

งานแคชเชียร์ มีความรับผิดชอบมากเนื่องจากเป็นการดำเนินการอย่างใกล้ชิดกับกองทุน ดังนั้นทุกการกระทำที่ผิดพลาดจะต้องมีคำอธิบายประกอบ และหากเป็นไปได้ ต้องมีหลักฐานแนบมาด้วย บันทึกจะถูกร่างขึ้นในกรณีต่อไปนี้:

• เมื่อเช็คถูกตีกลับในจำนวนที่ไม่ถูกต้อง;
• การส่งคืนเทปใบเสร็จรับเงิน
• การคำนวณไม่ถูกต้องส่งผลให้ขาดแคลนหรือเกินดุล เงินที่ทะเบียน;
• การบำรุงรักษาเอกสารเงินสดที่ไม่เหมาะสม

ส่วนหลักของข้อความอธิบายจะระบุวันที่ที่เกิดข้อผิดพลาด จำนวนเงินที่ไม่ถูกต้อง ข้อมูลที่แตกต่าง หมายเลขเช็ค และเหตุผลของการดำเนินการนี้ คุณยังสามารถระบุได้ว่าได้รับการแก้ไขหรือไม่และด้วยวิธีใด หลังจากนั้นให้แนบใบเสร็จรับเงินพร้อมลายเซ็นแคชเชียร์ ถ้ามี

ไปโรงเรียนอนุบาล

ผู้ปกครองมักจะเขียนคำอธิบายถึงโรงเรียนอนุบาลในกรณีที่เด็กขาดงานหลายวันแต่ไม่ได้เกิดจากการลาป่วยหรือไม่ได้ไปพบแพทย์ แต่ ได้รับการปฏิบัติอย่างเป็นอิสระจากผู้ปกครอง.

บันทึกนี้ไม่ได้เขียนในนามของครู แต่เขียนในนามของผู้อำนวยการ โรงเรียนอนุบาล. โดยระบุชื่อเด็ก ขาดไปกี่วัน วันที่ไป และสาเหตุที่เด็กไม่อยู่

ไปมหาวิทยาลัย

นักเรียนอาจจะขาดเรียนบ่อยครั้ง สิ่งนี้สามารถเกิดขึ้นได้เช่นกัน เหตุผลที่ดีหรือเพียงเพราะไม่เต็มใจที่จะเข้าเรียน แม้จะมีสถานการณ์ นักเรียนจะต้องรายงานการขาดเรียน.

บันทึกอธิบายเขียนในนามของนักเรียนเองจ่าหน้าถึงคณบดีหรือหัวหน้าภาควิชา โดยจะระบุจำนวนวันที่ขาดเรียน วันที่ และสาเหตุที่ขาดเรียน หากมีหลักฐานสนับสนุนสิ่งที่เขียนไว้ เช่น ใบรับรองโรงพยาบาล จะต้องแนบไปกับเอกสารด้วย

ถึงครูประจำชั้นที่โรงเรียน

หากนักเรียนขาดเรียนเดี่ยวหรือทั้งวันเรียน ผู้ปกครองจะต้องเขียนบันทึกอธิบายระบุเหตุผลของการดำเนินการนี้ด้วย มันถูกวาดขึ้นในชื่อ ครูประจำชั้นในนามของพ่อแม่หรือผู้ปกครอง โดยระบุชื่อนักเรียน วันหรือชื่อของบทเรียนที่ไม่ได้รับ วันที่เรียน และแน่นอนว่าเป็นสาเหตุของการขาดเรียน

ขาดการประชุมผู้ปกครอง

ครูประจำชั้นหลายคนขอให้ผู้ปกครองของนักเรียนเขียนบันทึกอธิบายให้พวกเขาทราบ หากพวกเขาไม่ได้เข้าร่วมการประชุมผู้ปกครองและครู ในกรณีนี้ต้องระบุวันประชุมและสาเหตุที่ไม่เข้าร่วมประชุม

แต่ควรจำไว้ว่าคำอธิบายดังกล่าวไม่จำเป็นเนื่องจากการเข้าร่วมการประชุมเป็นไปตามความสมัครใจ ผู้จัดการไม่มีสิทธิ์เรียกร้องหรือค้นหาเหตุผลส่วนตัวว่าทำไมผู้ปกครองไม่ปรากฏตัว.

การปฏิเสธที่จะเขียนเกี่ยวข้องกับอะไร?

การเขียนข้อความอธิบายที่ดีเป็นสิ่งสำคัญสำหรับตัวพนักงานเป็นอันดับแรก เนื่องจากสามารถช่วยหลีกเลี่ยงหรือบรรเทาการลงโทษด้วยการโน้มน้าวเจ้านายถึงความร้ายแรงของสถานการณ์

แต่ในบางครั้งพนักงานปฏิเสธที่จะให้คำอธิบายใดๆ เกี่ยวกับการละเมิดของเขา ในกรณีนี้จะมีการคอมไพล์ การกระทำพิเศษเกี่ยวกับการปฏิเสธที่จะเขียนบันทึกอธิบายใน 2 ชุด ชุดหนึ่งไปที่แผนกทรัพยากรบุคคล และชุดที่สองยังคงอยู่กับพนักงาน

การกระทำนั้นจัดทำขึ้นไม่เพียง แต่ในกรณีที่ปฏิเสธที่จะให้บันทึกเท่านั้น แต่ยังรวมถึงหากไม่ได้เขียนไว้ภายใน 2 วันนับจากวินาทีที่พนักงานกระทำความผิด มันระบุ ข้อมูลต่อไปนี้:

• ชื่อ "การกระทำที่ปฏิเสธที่จะเขียนบันทึกอธิบาย";
• ข้อมูลเกี่ยวกับพนักงาน ชื่อองค์กร ตำแหน่งที่ดำรงตำแหน่ง ชื่อนามสกุล
• ข้อมูลเกี่ยวกับพยานในการร่างพระราชบัญญัติซึ่งต้องมีอย่างน้อย 3 คน
• วันที่จัดทำพระราชบัญญัติ
• กรอบการกำกับดูแลที่อธิบายความผิดของพนักงานและบังคับให้เขาเขียนบันทึกอธิบาย
• คำอธิบายของสถานการณ์ที่พนักงานกระทำ;
• เหตุที่ไม่ยอมชี้แจงใดๆ ถ้ามี
• คำอธิบายว่าการกระทำนั้นจัดทำขึ้นเป็น 2 ชุดและพนักงานคุ้นเคยกับพวกเขา
• ตำแหน่งและลายเซ็นของพยานและส่วนประกอบทั้งหมด เอกสารนี้.

ในกรณีที่ไม่มีคำอธิบาย นายจ้างมีสิทธิทุกประการที่จะลงโทษลูกจ้างตามกฎหมาย สูงสุดและรวมถึงการเลิกจ้างตามมาตราด้วย

ระยะเวลาการเก็บรักษาเอกสาร

เช่นเดียวกับเอกสารใด ๆ ข้อความอธิบายจะถูกลงนามโดยผู้มีอำนาจและโอนไปจัดเก็บซึ่งส่วนใหญ่มักจะไปที่ ฝ่ายทรัพยากรบุคคล. สามารถบันทึกหมายเหตุได้ อย่างไม่มีกำหนด. ประเด็นเดียวคือเมื่ออายุความสำหรับการละเมิดสิ้นสุดลง ความจำเป็นในการอธิบายก็หมดความจำเป็นเช่นกัน

การประพฤติมิชอบใด ๆ จะต้องได้รับการตอบ โดยเฉพาะอย่างยิ่งหากเป็นการฝ่าฝืนวินัยแรงงาน ข้อความอธิบายก็คือ เอกสารสำคัญ ซึ่งจะช่วยชี้แจงสถานการณ์และถ้าเป็นไปได้ก็ให้เหตุผลแก่พนักงานและลดการลงโทษ ดังนั้นคุณต้องเตรียมการอย่างถูกต้องและตรงไปตรงมาเสมอ

จดหมายอธิบายเป็นพระราชบัญญัติภายในด้านกฎระเบียบ ซึ่งอนุญาตให้เขียนเป็นลายลักษณ์อักษรได้ฟรี

อย่างไรก็ตาม มีโครงสร้างและคำแนะนำบางประการสำหรับการกรอกเอกสารนี้ ก่อนอื่น นี่คือการใช้รูปแบบธุรกิจและเป็นทางการในข้อความ

บันทึกอธิบายเขียนในกรณีใดบ้าง?

โดยแก่นแท้แล้ว บันทึกอธิบายคือเอกสารที่อธิบายเหตุผลของข้อเท็จจริงบางอย่าง และเขียนขึ้นในกรณีที่มีความผิดทางวินัย ซึ่งส่วนใหญ่เกี่ยวข้องกับแรงงานสัมพันธ์ ซึ่งอยู่ในกลุ่มที่สองของบันทึกอธิบายภายใต้ OKUD

ในเอกสารการจัดการลักษณนามภาษารัสเซียทั้งหมดจะมีการกำหนดไว้ แบบฟอร์มรวม“คำอธิบายเกี่ยวกับการละเมิดวินัยแรงงาน” มีรหัส 0286091 และอยู่ในกลุ่ม 0286000 “เอกสารสำหรับการลงทะเบียนการลงโทษทางวินัย”

บันทึกคำอธิบายจะถูกวาดลงบนกระดาษสีขาวขนาด A4 ทั้งในรูปแบบการเขียนด้วยมือและในรูปแบบสิ่งพิมพ์ นอกจากนี้ บางบริษัทยังมีแบบฟอร์มพิเศษสำหรับคำอธิบายอีกด้วย

ในบางกรณี หมายเหตุอธิบายจะรวมไฟล์แนบด้วย ตามกฎแล้วใบรับรองแพทย์ เอกสารจากสถานที่ศึกษา ฯลฯ จะถูกใช้เป็นหลักฐานที่สามารถยืนยันเหตุผลที่ดีของการกระทำความผิดได้

บันทึกดังกล่าวอาจเป็นการยกเว้นได้ โดยจะอธิบายความสัมพันธ์ระหว่างเหตุและผลของการกระทำที่ไม่ถูกต้องหรือการไม่กระทำการ ตลอดจนคำอธิบายซึ่งมีการระบุรายละเอียดที่ชัดเจนของเหตุการณ์ ในขณะที่พนักงานเองก็ไม่มีความผิดในกรณีนี้

หมายเหตุอธิบายครอบคลุมประเด็นต่างๆ เช่น:

• ช้า
• การขาดงาน
• การโจรกรรม
• การละเมิดกฎระเบียบของบริษัท
• ปรากฏตัวในที่ทำงานในขณะที่มึนเมา
• พฤติกรรมผิดศีลธรรม

ข้อกำหนดสำหรับการกรอก

ตามกฎหมายของรัสเซียบันทึกอธิบายจะถูกเขียนในนามของผู้จัดการและส่งมอบให้กับหัวหน้าหน่วยโครงสร้างที่คอมไพเลอร์ทำงานทันที

หากนายจ้างตัดสินใจใช้การลงโทษทางวินัย จะมีการร่างคำสั่งหรือคำสั่ง ภายในสามวันทำการนับจากวันที่ประกาศคำสั่งนี้จะต้องประกาศให้พนักงานทราบพร้อมลายเซ็น หากพนักงานปฏิเสธที่จะทำความคุ้นเคยกับรายงานดังกล่าวจะถูกจัดทำขึ้น

หมายเหตุอธิบายมีโครงสร้างดังต่อไปนี้:

• ส่วนหัวของเอกสารซึ่งระบุชื่อขององค์กรซึ่งเป็นเจ้าหน้าที่ที่ส่งเอกสารนี้ไปให้
• ชื่อของเอกสารในกรณีนี้คือ “คำอธิบาย”
• วันที่สมัครและหมายเลขทะเบียน
• เรื่องของข้อความ (เหตุผล ฯลฯ เกี่ยวกับ เกี่ยวกับ ฯลฯ)
• ข้อความหลัก
• ชื่อ นามสกุล นามสกุล และตำแหน่งของผู้เรียบเรียงและลายเซ็นของเขา

ในรูปแบบธุรกิจ การใช้แนวทางปฏิบัติทางธุรกิจที่ยั่งยืนถือเป็นสิ่งสำคัญ ซึ่งในบางกรณีก็บัญญัติไว้ในกฎหมาย

ในกรณีนี้จำเป็นต้องกรอกเอกสารให้ตรงตามข้อกำหนดหลายประการในคราวเดียว:

• ความน่าเชื่อถือ;
• ความเที่ยงธรรม;
• ความสม่ำเสมอ;
• การโต้แย้ง;
• ความกะทัดรัด;
• ความชัดเจน;
• ไม่คลุมเครือ;

จุดสำคัญของภายใน จดหมายทางธุรกิจคือความจริงที่ว่าเอกสารทั้งหมดจะต้องลงทะเบียน

ในกรณีนี้ให้ดำเนินการลงทะเบียนเอกสารดังกล่าวตามคำสั่งของหัวหน้า หลังจากที่ผู้จัดการได้ศึกษาสถานการณ์ทั้งหมดของการละเมิดและตัดสินใจดำเนินการเพิ่มเติมแล้ว จะมีการลงนาม

ขั้นตอนและหลักเกณฑ์ในการกรอก

ข้อความอธิบายก็เพียงพอแล้ว โครงสร้างที่เรียบง่ายซึ่งจะต้องมีข้อมูลดังต่อไปนี้:

• ชื่อของหน่วยโครงสร้าง
• ถึงหัวหน้าหน่วย มติองค์กร
• ชื่อเต็ม. หมายเหตุอธิบายการละเมิดวินัยแรงงาน
• ชื่อเต็ม. ลูกจ้าง, ตำแหน่งงาน
• ชื่อแผนก
• วันที่เริ่มต้นความสัมพันธ์ในการจ้างงาน
• ประเภทของการละเมิด
• คำอธิบายเหตุผลและสถานการณ์ของการละเมิด
• วันที่ละเมิด
• ตำแหน่งพนักงาน
• ลายเซ็น / ถอดรหัสลายเซ็น

ดังนั้นจึงไม่มีรูปแบบเชิงบรรทัดฐานของคำอธิบายดังกล่าว แต่ละ บริษัท กำหนดข้อกำหนดที่จำเป็นอย่างเป็นอิสระ

อย่างไรก็ตาม ข้อความอธิบายจะต้องมีสองส่วนหลัก:

• แท้จริง– สิ่งสำคัญคือต้องระบุข้อเท็จจริงที่เป็นเหตุผลในการเขียนเอกสารนี้
• สาเหตุ– ในที่นี้จำเป็นต้องบันทึกความสัมพันธ์ระหว่างเหตุและผล

นอกจากนี้ยังใช้การฝึกใช้บันทึกอธิบายด้วย กระบวนการศึกษาสำหรับการละเมิดที่กระทำโดยนักศึกษาในสถาบันการศึกษา

ตัวอย่างหมายเหตุอธิบาย

ถึงผู้อำนวยการของ Romashka LLC, P.P. Krasina จากผู้ดูแลฝ่ายการค้า N.V. Korneva

จดหมายอธิบาย
เกี่ยวกับหน้าต่างแสดงผลที่เสียหายของชั้นการซื้อขายในวันที่ 7 กรกฎาคม 2015 ฉัน Natalya Vladimirovna Korneva เมื่อวันที่ 7 กรกฎาคม 2015 ขณะวางสินค้าในหน้าต่างแสดงผลกลางของชั้นการซื้อขายไม่ได้คำนวณความแข็งแกร่งของตัวเองและแตะกระจก ของประตูตู้โชว์ ฉันไม่คิดว่ามันเป็นความผิดของฉันสำหรับสิ่งที่เกิดขึ้น

ฉันเชื่อว่าเหตุผลนี้เกิดจากการจัดระเบียบการทำงานของพนักงานขายในพื้นที่ไม่ถูกต้อง เนื่องจากเมื่อวางสินค้าขนาดใหญ่ตามกฎข้อบังคับภายใน ผู้ดูแลระบบที่เป็นผู้ชายจะต้องรับผิดชอบ ในขณะที่ผู้ชายทุกคนทำงานคนละกะ โปรดใส่ใจ โครงสร้างองค์กรบริษัท.

ดังนั้นจึงเป็นสิ่งสำคัญที่ต้องจำสิ่งต่อไปนี้:

• จำเป็นต้องมีรูปแบบธุรกิจ
• เมื่อเขียนบันทึกอธิบายคุณต้องปฏิบัติตามโครงสร้างบางอย่างและระบุข้อมูลที่จำเป็น
• หลังจากเขียนเอกสารแล้วคุณจะต้องลงทะเบียน

นอสโควา เอเลน่า

ฉันอยู่ในวิชาชีพบัญชีมาเป็นเวลา 15 ปี เธอทำงานเป็นหัวหน้าฝ่ายบัญชีในกลุ่มบริษัท ฉันมีประสบการณ์ในการผ่านการตรวจสอบและการขอสินเชื่อ มีความคุ้นเคยกับสาขาการผลิต การค้า การบริการ การก่อสร้าง

จดหมายอธิบาย ตัวอย่าง. โครงสร้างที่ถูกต้อง คำแนะนำ คำอธิบายในการเขียน จะเขียนข้อความอย่างไรให้ถูกต้อง? แบบฟอร์มมาตรฐานแบบฟอร์ม ตัวอย่าง. เทมเพลตในการกรอก (10+)

จดหมายอธิบาย โครงสร้าง ตัวอย่าง เทมเพลต ตัวอย่าง

ที่สำคัญที่สุด: ฉันแนะนำให้คุณเขียนบันทึกอธิบาย ในรายละเอียดให้มากที่สุด. สิ่งนี้มีข้อดีหลายประการ ประการแรกคุณแสดงให้เห็นว่าปัญหาได้รับการแก้ไขแล้ว มีการประเมินผลที่ตามมา และมีการดำเนินการตามมาตรการเพื่อบรรเทาผลกระทบของเหตุการณ์ ประการที่สองตามเหตุผลที่เป็นทางการ บันทึกโดยละเอียดสามารถปิดประเด็นได้ ที่สามบันทึกโดยละเอียดจะช่วยลดโอกาสในการติดต่อกับฝ่ายบริหารเป็นการส่วนตัว หากบันทึกมีข้อมูลทั้งหมด ก็ไม่จำเป็นต้องโทรติดต่อ และการติดต่อส่วนตัวในสถานการณ์เช่นนี้มักไม่เป็นที่พึงปรารถนา อย่าลืมรวมส่วนต่อไปนี้ไว้ในบันทึกอธิบายของคุณ: คำอธิบายของสิ่งที่เกิดขึ้น สาเหตุของเหตุการณ์. ผลที่ตามมา (ในที่นี้คุณต้องแสดงให้เห็นว่าคุณเข้าใจผลที่ตามมาของเหตุการณ์) สิ่งที่ต้องทำเพื่อลดผลที่ตามมาและป้องกันการเกิดซ้ำ (แสดงให้เห็นว่ามีการวิเคราะห์สถานการณ์ ได้รับบทเรียนแล้ว)

เทมเพลตบันทึกอธิบายที่ฉันแนะนำให้พนักงานใช้ ตัวอย่างการกรอกส่วนต่างๆ ใช้เป็นพื้นฐาน เสริม และขยาย ฉันแนะนำให้คุณเขียนข้อความอธิบายโดยละเอียด สิ่งนี้มีข้อดีหลายประการ ประการแรก คุณแสดงให้เห็นว่าปัญหาได้รับการแก้ไขแล้ว มีการประเมินผลที่ตามมา และได้ดำเนินมาตรการเพื่อบรรเทาผลกระทบของเหตุการณ์ ประการที่สอง ตามเหตุผลที่เป็นทางการ บันทึกโดยละเอียดสามารถปิดประเด็นได้ ประการที่สาม บันทึกโดยละเอียดจะช่วยลดโอกาสในการติดต่อกับฝ่ายบริหารเป็นการส่วนตัว หากบันทึกมีข้อมูลทั้งหมด ก็ไม่จำเป็นต้องโทรติดต่อ และการติดต่อส่วนตัวในสถานการณ์เช่นนี้มักไม่เป็นที่พึงปรารถนา

จะสะดวกกว่ามากในการเขียนบันทึกอธิบายหากคุณมีเทมเพลตที่กำหนดโครงสร้างของเอกสาร ฉันโพสต์เทมเพลตนี้แล้ว ดาวน์โหลดเลย คุณต้องกรอกตัวอย่างของฉันด้วยข้อความของคุณ

เคล็ดลับอีกอย่างหนึ่ง ในข้อความ พยายามยึดรูปแบบที่เป็นทางการอย่างเคร่งครัด (ดูคุณลักษณะต่างๆ ได้ที่ลิงก์) หลีกเลี่ยงการใช้คำพูดที่สื่ออารมณ์ และใช้คำที่เป็นกลาง สิ่งที่เป็นที่ยอมรับในการติดต่องานอาจไม่เป็นที่ยอมรับในบันทึกดังกล่าว หากสถานการณ์มีความซับซ้อน พิธีการที่เน้นย้ำอาจเป็นทางออกที่ดีที่สุด

อ่านเพิ่มเติม:

• เทคโนโลยีเพื่อความเจริญรุ่งเรือง
  • อาชีพ
  • คำแนะนำแก่ผู้จัดการ
  • ความสำเร็จส่วนบุคคลและความสามัคคี
• เวลาว่าง

[ถึงผู้ซึ่ง. ตำแหน่ง นามสกุล ชื่อ นามสกุล บุคคลที่ส่งจดหมายให้]

[จากใคร. ตำแหน่ง นามสกุล ชื่อนามสกุลของผู้เรียบเรียงคำอธิบาย]

จดหมายอธิบาย

สาระสำคัญของเหตุการณ์

อธิบายโดยย่อถึงสาระสำคัญของเหตุการณ์ที่มีการกล่าวถึงข้อความอธิบาย สะท้อนข้อมูลในปริมาณที่เพียงพอให้ผู้รับทราบทิศทางและทำความเข้าใจว่าเหตุการณ์ใดกำลังอภิปรายอยู่ หากคำอธิบายมีความซับซ้อน ให้ระบุลิงก์ไปยังแหล่งข้อมูลที่สามารถรับข้อมูลเพิ่มเติมได้ หากจำเป็น

ตัวอย่างเช่น 20/12/2010 ฉันมาสายและอยู่ในออฟฟิศช้ากว่าเวลาที่กำหนด 30 นาที

ตัวอย่างเช่น: 01/11/2014 เงินถูกขโมยจากบัญชีของลูกค้า รายละเอียดในกรณีวัสดุหมายเลข _______ ลงวันที่ ___________

ตัวอย่างเช่น: 01/10/2552 ไวรัสทำลายผลงานสองสัปดาห์ของกลุ่มวิจัย

สาเหตุที่ทำให้เกิดเหตุการณ์ที่โน้ตอุทิศ

คำอธิบายสาเหตุที่นำไปสู่เหตุการณ์ที่มีการอุทิศบันทึก

ตัวอย่างเช่น สาเหตุของความล่าช้าคือต้องพาเด็กไปโรงเรียนและพูดคุยกับครูก่อนบทเรียนแรก

ตัวอย่างเช่น: สาเหตุของการสูญเสียเงินทุนคือการกระทำที่เป็นอันตรายขององค์ประกอบทางอาญาที่ปลอมแปลงลายเซ็นในเอกสารการชำระเงิน

ตัวอย่างเช่น: สาเหตุของการแพร่กระจายของไวรัสคือการใช้ซอฟต์แวร์ป้องกันไวรัสที่ไม่มีใบอนุญาตซึ่งไม่ได้รับการอัปเดตตรงเวลาและไม่ได้รับลายเซ็นของไวรัสใหม่ในเวลาที่เหมาะสม

ผลที่ตามมา

การประเมินผลที่ตามมาของเหตุการณ์หรือข้อมูลเกี่ยวกับความจำเป็น การวิเคราะห์โดยละเอียดในช่วงต่อเวลาพิเศษ

เช่น การมาสายส่งผลให้มีการเปลี่ยนเวลาในการเตรียมเอกสาร แต่สิ่งนี้ไม่ได้ส่งผลกระทบต่องานของบริษัท หน่วยงานที่สนใจได้รับเอกสารตรงเวลา

ตัวอย่างเช่น: บริษัทอาจถูกบังคับให้ชดเชยความเสียหายให้กับลูกค้า จำเป็นต้องมีการตัดสินใจในเรื่องนี้

ตัวอย่างเช่น: ผลลัพธ์ของงานหายไป กำหนดเวลาจะถูกเลื่อนออกไปหนึ่งสัปดาห์ซึ่งจำเป็นต้องทำซ้ำงาน ค่าใช้จ่ายในการปฏิบัติงานจะเพิ่มขึ้น

มาตรการเพื่อลดผลที่ตามมาและป้องกันการเกิดซ้ำ

กิจกรรมแบ่งออกเป็นสองกลุ่ม: ขั้นตอนในการลดความเสียหายจากเหตุการณ์เฉพาะ และขั้นตอนในการลดโอกาสที่เหตุการณ์ดังกล่าวจะเกิดขึ้นอีกครั้ง

ตัวอย่างเช่น: เพื่อให้แน่ใจว่าเตรียมเอกสารได้ทันเวลา ฉันจึงอยู่ดึกหลังเลิกงานและเตรียมเอกสารเหล่านั้น

เพื่อป้องกันการละเมิดวินัยแรงงาน ต่อมาฉันเสนอให้จัดตารางการทำงานที่ยืดหยุ่นสำหรับฉัน โดยได้รับความยินยอมจากหัวหน้างานทันทีของฉัน บางครั้งอาจสายในตอนเช้าได้หากไม่มีงานเร่งด่วน โดยมีเงื่อนไขว่าฉันต้องทำงาน ความล่าช้าในตอนเย็นหลังจากสิ้นสุดเวลาทำการของราชการ ฉันต้องการตารางการทำงานนี้เนื่องจากความรับผิดชอบในครอบครัวของฉันรวมถึงการสื่อสารกับครูของลูกด้วย

เช่น เมื่อเกิดเหตุจริง เราก็ติดต่อไป หน่วยงานบังคับใช้กฎหมาย. มีการเปิดคดีอาญาแล้ว การค้นหาผู้บุกรุกกำลังดำเนินอยู่

เพื่อขจัดเหตุการณ์ดังกล่าว ฉันเสนอให้ปรับปรุงขั้นตอนในการตรวจสอบคำสั่งซื้อของลูกค้า

ตัวอย่างเช่น: สำเนาของไดเร็กทอรีถูกยกขึ้น จากวัสดุเหล่านี้ ผลลัพธ์ของงานสามารถฟื้นฟูได้เร็วเป็นสองเท่าของที่ได้รับ นั่นคือในหนึ่งสัปดาห์ มีการเปลี่ยนแปลงแผนงานและงบประมาณ มีการตกลงเงื่อนไขใหม่กับลูกค้าแล้ว

เพื่อกำจัดเหตุการณ์ดังกล่าว จึงได้ซื้อโปรแกรมป้องกันไวรัสที่มีลิขสิทธิ์

[วันที่, ลายเซ็น]

ตัวอย่าง - ข้อความอธิบายหลังจากการตรวจสอบโดยนักช้อปปริศนา

ถึงหัวหน้ากะหมายเลข 3 ของผู้ขายปั๊มน้ำมัน I. I. Ivanov

จากผู้ขายอาวุโส Petrova I.V.

จดหมายอธิบาย

เมื่อวันที่ 12 สิงหาคม 2559 งานของผู้ขายได้รับการตรวจสอบโดยผู้ซื้อที่เป็นความลับ ในขณะที่ให้บริการนักช้อปปริศนา ฉันไม่ได้ทักทายเขา ไม่ได้แจ้งให้เขาทราบเกี่ยวกับการเลื่อนตำแหน่งที่กำลังดำเนินอยู่ และไม่ได้กล่าวคำอำลา

วันนั้นผู้ซื้อก็หลั่งไหลเข้ามาเป็นจำนวนมาก ด้วยเหตุนี้ฉันจึงสร้างข้อบกพร่องในงานที่อธิบายไว้ข้างต้น

ฉันเข้าใจว่าการสื่อสารอย่างสุภาพกับลูกค้าเป็นสิ่งจำเป็นเพื่อให้แน่ใจว่าผู้เยี่ยมชมกลายเป็นลูกค้าประจำของเรา และการแจ้งเกี่ยวกับโปรโมชั่นจะช่วยตอบสนองความต้องการของผู้เยี่ยมชมได้ดีขึ้นและเพิ่มรายได้ของเรา

ในส่วนที่เกี่ยวข้องกับเหตุการณ์นี้ ฉันจะดำเนินการใช้มาตรการดังต่อไปนี้:

• จัดทำบันทึกพร้อมรายการการกระทำทั้งหมดที่ฉันควรทำเมื่อสื่อสารกับผู้ซื้อ
• วางการเตือนความจำไว้ในที่ที่ฉันมองเห็นได้
• ทบทวนคำแนะนำทุกครั้งก่อนเริ่มงาน
• ทำการเปลี่ยนแปลงอย่างทันท่วงทีเมื่อดำเนินการส่งเสริมการขายต่างๆ

Petrova I. I. วันที่, ลายเซ็น

ตัวอย่างเพิ่มเติม

ตัวอย่างจริงจากการปฏิบัติของฉัน:

• คำอธิบายเกี่ยวกับการมาสายสำหรับการประชุมสำคัญ

อ่านเพิ่มเติม:

• เทคโนโลยีสู่ความสำเร็จ - วิธีประสบความสำเร็จในทุกความพยายามของคุณ รวมถึง:
  • อาชีพ - ทำอย่างไรให้มีอาชีพก้าวหน้าในอาชีพการงาน
  • คำแนะนำสำหรับผู้นำ - ทำอย่างไรจึงจะเป็นผู้นำที่ประสบความสำเร็จ
  • ความสำเร็จและความสามัคคีส่วนบุคคล - วิธีประสบความสำเร็จในการสื่อสารและการโน้มน้าวใจ หลีกเลี่ยงความขัดแย้ง จัดการทุกอย่างและไม่เหนื่อย
• การพักผ่อนหย่อนใจที่กระตือรือร้น - จะใช้อย่างไรและที่ไหน เวลาว่างด้วยคุณประโยชน์และความยินดี

น่าเสียดายที่พบข้อผิดพลาดในบทความเป็นระยะ มีการแก้ไข บทความเสริม พัฒนา และเตรียมบทความใหม่ แต่งตั้ง (บนรถไฟ) เป็นสารวัตรกิจการเยาวชน โปรโตคอลถูกร่างขึ้น สถาบันการศึกษาต้องการคำอธิบาย กรุณาบอกวิธีการเขียนที่ถูกต้อง

ใบเสร็จรับเงินสำหรับการรับเอกสาร ตัวอย่าง เทมเพลต ตัวอย่าง เคล็ดลับการออกแบบ...
วิธีการออกใบเสร็จรับเงินอย่างถูกต้องเมื่อโอนเอกสาร ตัวอย่าง เทมเพลต ตัวอย่าง...

การวางแผน. แผนปฏิบัติการทีละขั้นตอน - โครงสร้าง เขียนเขียน...
วางแผนอย่างไร. การวางแผนกิจกรรม ขั้นตอน...

เทคโนโลยีแห่งความเจริญรุ่งเรือง ความสำเร็จ...
จะประสบความสำเร็จในการทำงานและเรื่องส่วนตัวได้อย่างไร? อะไรที่ทำให้คนที่ประสบความสำเร็จโดดเด่น?...

คนทำงานเกือบทุกคนต้องเผชิญกับสถานการณ์ที่จำเป็นต้องจัดทำคำอธิบายเป็นลายลักษณ์อักษรเกี่ยวกับข้อผิดพลาดที่เกิดขึ้นในกระบวนการทำงาน โดยทั่วไปแล้ว ฝ่ายบริหารจะขอให้จัดทำคำอธิบายในกรณีที่การละเมิดที่เกิดขึ้นมีนัยสำคัญ เช่น มีการละเมิดแรงงานหรือ ความรับผิดชอบต่อหน้าที่และจะต้องเก็บไว้จาก ค่าจ้างพนักงาน การลงโทษทางวินัย. จากนั้น "ผู้ฝ่าฝืน" ก็มีคำถามว่าจะเขียนบันทึกอธิบายข้อผิดพลาดในการทำงานได้อย่างถูกต้องอย่างไรเพื่อไม่ให้ผู้บริหารระดับสูงโกรธมากยิ่งขึ้น

ขั้นตอนการจัดทำคำอธิบายเป็นลายลักษณ์อักษร

ข้อความอธิบายเกี่ยวกับการละเมิดที่ระบุควรมีดังต่อไปนี้:

1. ตำแหน่งของบุคคลที่ตั้งใจจะอธิบายจะระบุไว้ที่มุมขวาบน
2. จากนั้นระบุชื่อขององค์กร
3. โดยไม่มีคำย่อ นามสกุล ชื่อจริง และนามสกุลของบุคคลที่มีวัตถุประสงค์ในการอธิบาย
4. ตำแหน่งของพนักงานที่จัดทำบันทึกนี้และนามสกุล ชื่อจริง และนามสกุล โดยไม่มีคำย่อใดๆ
5. หลังจากกรอกส่วนหัวแล้วจะมีการเขียนชื่อของเอกสารที่ให้ไว้เช่น คำว่า "อธิบาย" เขียนไว้กลางบรรทัด
6. ข้อความอธิบายถูกเขียนลงไป
7. ระบุนามสกุลและชื่อย่อของพนักงานที่รวบรวมเอกสารนี้ตลอดจนลายเซ็นและวันที่จัดเตรียม

ตัวอย่างบันทึกอธิบายมีลักษณะดังนี้:

มีเพียงผู้อำนวยการเท่านั้นที่สามารถขอให้พนักงานจัดทำคำชี้แจงเป็นลายลักษณ์อักษรได้โดยตรงเช่น นายจ้างเอง

ทั้งผู้จัดการหรือหัวหน้าแผนก ฯลฯ ไม่มีสิทธิ์เรียกร้องให้เขียนคำอธิบายข้างต้นแม้ว่าพวกเขาสามารถข่มขู่พนักงานได้ในกรณีที่มีการละเมิดซึ่งเป็นสิ่งที่ยอมรับไม่ได้
หากมีการฝ่าฝืนในส่วนของพนักงานจริง ๆ แล้ว ตัวเลือกที่ดีที่สุดสำหรับเขาแล้วจำเป็นต้องเขียนบันทึกอธิบายจริงๆ เนื่องจากในกรณีที่ปฏิเสธขั้นตอนนี้ผู้บริหารระดับสูงอาจมองว่าพฤติกรรมดังกล่าวในส่วนของเขาเป็นการละเมิดวินัยในที่ทำงานซึ่งอาจส่งผลร้ายแรงมากขึ้นรวมถึงการเลิกจ้างตามบทความ

อ่านเพิ่มเติม: ออกจากสภาพการทำงานที่เป็นอันตรายตามประมวลกฎหมายแรงงานของสหพันธรัฐรัสเซีย

กฎที่ต้องพิจารณาเมื่อเขียนบันทึก

จะเขียนบันทึกอธิบายอย่างไรให้ถูกต้องเพื่อให้เจ้านายไม่มีโอกาสจับผิดโดยไม่จำเป็น? ก่อนที่จะเริ่มร่างเอกสารข้างต้นควรปรึกษาทนายความก่อน. หากเป็นไปไม่ได้ อย่างน้อยก็ควรพูดคุยเกี่ยวกับสถานการณ์ปัจจุบันกับเพื่อนร่วมงานของคุณและรับฟังคำแนะนำของพวกเขาอย่างตั้งใจ

คุณไม่ควรโกหก พยายามหาเหตุผลมาพิสูจน์ตัวเองบนกระดาษ หากคุณมีความผิดจริงๆ เนื่องจากพฤติกรรมดังกล่าวอาจนำไปสู่การสร้างปัญหาที่ใหญ่กว่าได้ ท้ายที่สุดแล้วคำโกหกจะยังคงถูกเปิดเผยและพนักงานจะถูก "ประทับตรา" ว่าเป็นคนโกหกและหลอกลวง เหตุการณ์พลิกผันนี้อาจก่อให้เกิดอันตรายร้ายแรง การเติบโตของอาชีพไกลออกไป. หากสถานการณ์ไม่ได้ขึ้นอยู่กับคุณ แต่ฝ่ายบริหารพิจารณาว่าคุณมีความผิด คุณสามารถเพิ่มวลีต่อไปนี้ในข้อความอธิบาย: “ในกรณีนี้ การกระทำของฉันมุ่งเน้นไปที่สถานการณ์ปัจจุบัน” หรือ “ในสถานการณ์นี้ ฉัน ดำเนินการตามสถานการณ์ที่เป็นอยู่” คำอธิบายดังกล่าวสามารถช่วยให้คุณออกจากสถานการณ์ได้อย่างมีศักดิ์ศรี นอกจากนี้ บันทึกนี้อาจมีประโยชน์หากคดีนี้ได้รับการพิจารณาในศาล


พยายามนำเสนอข้อเท็จจริงการละเมิดให้เบาลง ตัวอย่างเช่น คุณไม่ควรระบุว่าคุณมาทำงานสาย ความผิดนี้ดูร้ายแรงเกินไป และด้วยเหตุนี้คุณไม่เพียงแต่ถูกตำหนิเท่านั้น แต่ยังได้รับค่าปรับด้วยซึ่งจะต้องจ่ายจากเงินเดือนของคุณ หากแทนที่จะใช้คำว่า "สาย" คุณใช้คำว่า "ล่าช้า" เจ้าหน้าที่อาจปฏิบัติต่อความผิดนี้อย่างผ่อนปรนมากขึ้น

เป็นการดีกว่าที่จะจัดทำเอกสารข้างต้นบนคอมพิวเตอร์จากนั้นหลังจากการตรวจสอบแล้วให้พิมพ์ออกมาลงนามและมอบให้ฝ่ายบริหาร นี่เป็นสิ่งจำเป็นเพื่อที่จะเก็บความลับว่าคุณกังวลแค่ไหนเมื่อเขียนบันทึก หากเอกสารถูกวาดขึ้นด้วยตนเอง ผู้อำนวยการขององค์กรอาจเปิดเผยความวิตกกังวลที่มากเกินไปของคุณซึ่งจะสะท้อนให้เห็นในลายมือของคุณอย่างสมบูรณ์ (ตัวอักษรคดเคี้ยว ความไม่สม่ำเสมอเมื่อเขียนข้อความบนบรรทัด ฯลฯ ) ซึ่งอาจสะท้อนให้เห็นในวิธีการ คุณถูกลงโทษ - ปรับหรือเพียงแค่ตำหนิ


จะทำอย่างไรถ้าคุณต้องการเขียนคำอธิบายให้กับบุคคลที่สถานการณ์ที่เกิดขึ้นไม่ได้ขึ้นอยู่กับและพนักงานคนอื่น ๆ ก็ต้องโทษสิ่งที่เกิดขึ้นด้วย? สิ่งสำคัญในกรณีนี้คืออย่าตำหนิผู้อื่นในทุกสิ่งที่เกิดขึ้นดังนั้นจึงพยายามป้องกันตัวเองจากการลงโทษ และเข้าใกล้สถานการณ์อย่างเป็นกลางที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้และเขียนบันทึกอย่างเป็นกลางที่สุด คำอธิบายที่ร่างไว้อย่างดี ซึ่งเป็นตัวอย่างที่คุณเห็นข้างต้น สามารถรับประกันได้ว่าผู้กำกับจะตำหนิคุณและผู้ที่รับผิดชอบต่อสิ่งที่เกิดขึ้นเท่านั้น ด้วยวิธีนี้ คุณจะไม่เพียงแต่ไม่ทำให้เพื่อนร่วมงานของคุณผิดหวังและรักษาความสัมพันธ์ด้านแรงงานตามปกติในทีม แต่คุณยังจะดูดีในสายตาของผู้บังคับบัญชาของคุณด้วย


หากการละเมิดที่เกิดขึ้นกับคุณนั้นร้ายแรงพอ แต่คุณรู้ว่าคุณไม่ได้ทำอะไรผิด และคุณไม่มีความผิดในสิ่งที่เกิดขึ้น คุณสามารถปกป้องความบริสุทธิ์ของคุณจนถึงที่สุด หรือแม้แต่ไปขึ้นศาลเพื่อคืนความยุติธรรม
พนักงานจะต้องจัดทำบันทึกอธิบายให้กับฝ่ายบริหารขององค์กรภายในสองวันทำการ

สถานการณ์ที่ไม่คาดฝันอาจเกิดขึ้นในชีวิตที่ไม่สามารถหลีกเลี่ยงได้ แต่จะทำพิธีให้ถูกต้องได้อย่างไร? ในบทความนี้เราจะพิจารณาว่าแอตทริบิวต์จะต้องสะท้อนให้เห็นในเอกสารทางธุรกิจนี้อย่างไรและเราจะกล่าวถึงกฎพื้นฐานสำหรับการกรอกบันทึกอธิบายด้วย

ข้อความอธิบายคือเอกสาร

หมายเหตุอธิบายคือเอกสารทางธุรกิจที่รวบรวมคำอธิบายจากทุกฝ่ายที่เกี่ยวข้องกับความขัดแย้ง อย่างไรก็ตาม ควรเข้าใจว่าเอกสารนี้ไม่ใช่พื้นฐานในการเรียกร้องต่อฝ่ายบริหาร มันจะสะท้อนถึงแก่นแท้ของปัญหา

โดยปกติแล้ว คุณจะถูกขอให้แสดงข้อความอธิบายที่บ่งชี้ถึงการละเมิด มีระเบียบวินัยในการทำงานฯลฯ แต่ในขณะเดียวกันหลายคนไม่เคยคิดด้วยซ้ำว่าจะเขียนบันทึกอธิบายอย่างถูกต้องได้อย่างไร หากต้องการทำความเข้าใจปัญหานี้ คุณสามารถทำได้ 2 วิธี:

1. ใน เครื่องมือค้นหาถามคำถาม “วิธีเขียนบันทึกอธิบายอย่างถูกต้อง” และเลือกตัวเลือกที่เหมาะสมที่สุด (ในความเห็นของคุณ)
2. ศึกษาบทความนี้และรับข้อมูลเกี่ยวกับความถูกต้องของการจัดทำบันทึกอธิบายสำหรับทุกโอกาส

โปรดทราบว่าเมื่อเขียนบันทึกอธิบาย จะมีการใช้กฎพื้นฐานข้อหนึ่ง เป็นกฎมาตรฐานของการติดต่อทางธุรกิจและการปฏิบัติตามควรเป็นดังนี้:

• หมายเหตุควรสะท้อนถึง ความคิดหลักปัญหาในรูปแบบธุรกิจโดยไม่มีคำหยาบคายและภาษาถิ่น
• ความน่าเชื่อถือของข้อมูลที่ให้ไว้และบทสรุป
• เรียงความอธิบายเขียนเป็นคนแรกโดยมีโครงสร้างประโยคเชิงตรรกะและต่อเนื่องโดยคงลำดับเหตุการณ์ไว้
• ในตอนท้ายเอกสารจะต้องลงนามรับรองและวันที่จัดทำ

ความจำเป็นในการมีแบบฟอร์มและรูปแบบของบันทึกอธิบาย

หมายเหตุอธิบาย: ตัวอย่าง

ไม่มีรูปแบบมาตรฐานสำหรับคำอธิบาย เพียงแต่ไม่ได้รับการอนุมัติ ดังนั้นบันทึกย่อจึงเขียนในรูปแบบใดก็ได้ แต่ถ้าคุณไม่รู้ว่าจะเขียนบันทึกอธิบายอย่างไรให้ถูกต้อง ก็ควรใช้ตัวอย่างบันทึกอธิบายบนเว็บไซต์ของเราจะดีกว่า

เป็นที่น่าสังเกตว่าบางองค์กรได้อนุมัติแบบฟอร์มบันทึกอธิบายของตนเองแล้ว สิ่งนี้ไม่ได้ถูกห้ามตามกฎหมายในประเทศของเรา ซึ่งหมายความว่าคุณจะต้องใช้แบบฟอร์มที่บริษัทเสนอให้คุณทุกประการ

ตัวอย่างคำอธิบายถึงฝ่ายบริหารขององค์กร

จากตัวอย่างคำอธิบายถึงฝ่ายบริหารขององค์กรเนื่องจากความล่าช้าหรือขาดงาน เรามาดูกันว่าควรจัดทำเอกสารดังกล่าวอย่างไร ยกตัวอย่างสถานการณ์ที่พนักงานไปทำงานสายหรือแม้กระทั่งตัดสินใจที่จะหยุดงานหนึ่งวันซึ่งจะถือว่าขาดงาน ฉันควรเขียนอะไรในกรณีนี้?

โดยทั่วไป การกรอกบันทึกอธิบายจะมีลักษณะดังนี้:

1. ที่มุมขวาบนของแผ่นงานคุณควรเขียนชื่อเต็มของคุณ เป็นทางการซึ่งได้ส่งบันทึกอธิบายไปให้แล้ว ตัวอย่างเช่น LLC Cherry Ivanov Ivan Ivanovich
2. ต่ำกว่าเล็กน้อยภายใต้ผู้รับคุณต้องระบุว่าใครเขียนบันทึกย่อ เหล่านั้น. ระบุรายละเอียดของคุณ ตัวอย่างเช่น จากหัวหน้านักเศรษฐศาสตร์ Evgeniy Romanovich Levochkin
3. ย้อนกลับไปอีกเล็กน้อยคุณจะต้องเขียนชื่อเอกสารตรงกลางแผ่นงาน กล่าวคือ: อธิบาย.
4. ส่วนหลักของบันทึกย่อ บันทึกอธิบายส่วนนี้จะต้องสะท้อนถึงสาเหตุของการขาดงานอย่างชัดเจนและชัดเจนซึ่งฝ่ายบริหารขององค์กรต้องการจะอธิบายในขณะนี้
5. เสร็จสิ้น ในตอนท้ายคุณต้องระบุวันที่ที่ร่างเอกสารและลายเซ็นของคุณ ตัวอย่างเช่น: 29/06/59, Levochkin E.R.

ตัวอย่าง

หมายเหตุอธิบายจะต้องอธิบายสาเหตุของการละเมิด

ตัวอย่างของส่วนหลักของบันทึกอธิบายควรมีลักษณะดังนี้: 28/06/2559 ฉันไม่ได้มาพบ ที่ทำงานด้วยเหตุผลที่ดี - ท่อน้ำทิ้งแตกในอพาร์ตเมนต์ จากเหตุฉุกเฉินฉันต้องโทรเรียกบริการฉุกเฉินและดำเนินมาตรการเพื่อลดผลของอุบัติเหตุให้เหลือน้อยที่สุด

หน่วยฉุกเฉินมาถึงเมื่อโทรมาเพียง 4 ชั่วโมงต่อมาคือ เวลา 13.25 น. ตามเวลาท้องถิ่น ทีมผู้เชี่ยวชาญเริ่มงานซ่อมเวลา 13.40 น. พวกเขาสามารถแก้ไขปัญหาได้หลังจากผ่านไป 3 ชั่วโมง 45 นาทีเท่านั้น เมื่อถึงเวลานั้น วันทำงานก็ใกล้จะสิ้นสุดลงแล้ว ฉันไม่สามารถออกจากอพาร์ตเมนต์ได้ในระหว่างงานปรับปรุงเนื่องจากฉันอยู่คนเดียว ด้วยเหตุนี้ จึงไม่มีใครสามารถให้ช่างประปาเข้าถึงอพาร์ตเมนต์ของฉันได้ยกเว้นฉัน

ฉันไม่สามารถโทรไปเตือนฝ่ายบริหารของบริษัทที่ฉันทำงานอยู่ได้เนื่องจากไม่อยู่ โทรศัพท์มือถือ. และเมื่อโทรจากโทรศัพท์บ้านก็มีสัญญาณรบกวนบางอย่างซึ่งทำให้ฉันไม่สามารถผ่านงานไปได้ ฉันกำลังแนบใบรับรองไปกับบันทึกอธิบาย ซึ่งยืนยันความเป็นจริงของอุบัติเหตุและงานซ่อมแซมในอพาร์ตเมนต์ของฉัน

บันทึกคำอธิบายที่รวบรวมไว้จะถูกส่งไปพิจารณาที่หัวหน้าหรือผู้มีอำนาจในเรื่องเหล่านี้ ในทางกลับกัน เขาศึกษาเอกสารที่ส่งมาและแนบมติที่จะใช้มาตรการเฉพาะที่เกี่ยวข้องกับพนักงานคนนี้

หากผู้จัดการตัดสินใจที่จะดำเนินการทางวินัยต่อพนักงานจะมีการแนบบันทึกอธิบายไว้เป็นหลักฐาน

ข้อความอธิบายถึงโรงเรียน

บันทึกอธิบายเขียนจ่าหน้าถึงผู้จัดการ

โดยหลักการแล้ว ข้อความอธิบายสำหรับโรงเรียนแทบไม่ต่างจากข้อความที่พนักงานจัดเตรียมไว้ ณ สถานที่ทำงานของเขา บ้าน คุณสมบัติที่โดดเด่นเจ้าหน้าที่จะส่งบันทึกอธิบายไปที่โรงเรียน:

• ครูประจำชั้น
• ครูใหญ่
• ผู้อำนวยการ

มาดูวิธีเขียนจดหมายอธิบายถึงโรงเรียนให้ถูกต้องมากขึ้น:

1. "หมวก" เช่น ที่มุมขวาบนของแผ่นงาน คุณจะต้องระบุผู้รับ ตัวอย่างเช่นถึงผู้อำนวยการโรงเรียนมัธยมหมายเลข 1 Alexey Viktorovich Kuzmin
2. "จากใคร". ต่อไปคุณเขียนแบบนี้: จากนักเรียนเกรด 11-B Lavrenko Irina Anatolyevna หากบันทึกนี้เขียนในนามของผู้ปกครองของนักเรียน จะต้องเขียนจาก Gr. ลาริซา วิตาลีฟนา ลาฟเรนโก
3. ส่วนสำคัญ. ในข้อความนี้จำเป็นต้องอธิบายสาเหตุของการมาเรียนสาย

ตัวอย่าง

สมมติว่าแม่ของนักเรียนเขียนบันทึกอธิบาย เนื้อหาควรเป็นดังนี้:

“ ฉัน Larisa Vitalievna Lavrenko มารดาของนักเรียนชั้นประถมศึกษาปีที่ 11-B Lavrenko Irina Anatolyevna สามารถให้คำอธิบายเกี่ยวกับการที่เธอขาดเรียนในโรงเรียนได้ ตื่นเช้ามาลูกสาวบ่นว่าเฉียบพลัน อาการปวดฟันและเราก็ไปกับเธอเพื่อไปหาหมอฟัน หลังจากให้ความช่วยเหลือแล้ว แพทย์บอกว่าลูกสาวของฉันต้องการพักผ่อนและกลับบ้านดีกว่า ทั้งนี้เด็กไม่มาเรียนในวันที่ 12 ตุลาคม 2559 ฉันกำลังแนบใบรับรองที่ออกโดยทันตแพทย์แนบไปกับบันทึกอธิบาย”

โดยปกติแล้วบันทึกอธิบายดังกล่าวจะเขียนในนามของครูประจำชั้น แต่ไม่ thats จุด. สิ่งสำคัญคือการหาว่าโน้ตนั้นจะถูกส่งถึงใครกันแน่ จากนั้นจึงเริ่มเขียนโน้ตนั้น

ความสามารถในการเขียนบันทึกอธิบายอย่างถูกต้องจะไม่ทำร้ายใครเลย อย่างไรก็ตาม หากคุณมีประวัติมาสายหรือขาดงานซ้ำแล้วซ้ำเล่า อาจถึงเวลาแล้วที่คุณจะต้องคิดและจัดการกับการตรงต่อเวลา ท้ายที่สุดแล้ว สิ่งนี้จะช่วยให้คุณปรับปรุงชื่อเสียงของคุณให้ดีขึ้นได้

จะเขียนบันทึกอธิบายได้อย่างไร? วิดีโอสอนจะสอน: