จดหมายธุรกิจถึงองค์กรตัวอย่าง ตัวอย่างการเขียนจดหมายธุรกิจ

⁰

การเขียนเพื่อธุรกิจเป็นหนึ่งในเครื่องมือสื่อสารหลักในทุกธุรกิจ จดหมายธุรกิจที่เขียนอย่างดีจะช่วยสร้างความประทับใจเชิงบวกให้กับบริษัท และจดหมายที่เขียนไม่รู้หนังสือเพียงฉบับเดียวสามารถทำลายชื่อเสียงทั้งหมดของคุณได้ เราได้เขียนเกี่ยวกับกฎการติดต่อทางธุรกิจแล้ว มาดูกันดีกว่า ตัวอย่างที่เฉพาะเจาะจงจดหมายธุรกิจ

ตัวอย่างจดหมายธุรกิจ

จดหมายธุรกิจมีหลายประเภท - ข้อเสนอทางธุรกิจ, จดหมายเรียกร้อง, จดหมายแสดงความขอบคุณ, จดหมายปฏิเสธ, จดหมายปะหน้า, หนังสือค้ำประกัน, ข้อมูล และอื่นๆ หลักการรวบรวมแทบไม่แตกต่างกันเลย ลองดูอีกครั้งเพื่อหลีกเลี่ยงข้อผิดพลาด

ตัวอย่างจดหมายขอบคุณ

ตัวอย่างหนังสือค้ำประกัน

ตัวอย่างจดหมายตอบกลับ

นี่เป็นตัวอย่างที่ชัดเจนว่าจดหมายสุภาพที่มีการปฏิเสธสามารถเป็นเช่นไร:

ตัวอย่างจดหมายข่าว

ตัวอย่างหนังสือร้องเรียน

ตัวอย่างตัวอักษรภาษาอังกฤษในจดหมายธุรกิจ

น่าเสียดายที่ไม่ใช่ทุกคนที่มีทักษะภาษาอังกฤษในระดับสูง และบ่อยครั้งที่ผู้จัดการมักจะหลงทางเมื่อต้องเขียนจดหมายธุรกิจเป็นภาษาอังกฤษ ถ้าแม้แต่ในรัสเซียก็ไม่สามารถเข้าใจกันทางจดหมายได้เสมอไป แล้วเราจะพูดอะไรเกี่ยวกับภาษาต่างประเทศได้บ้าง? วิธีที่ดีที่สุดในสถานการณ์นี้คือการค้นหาตัวอักษรที่คล้ายกันและใช้วลีที่เหมาะสมในจดหมายของคุณ ต่อไปนี้เป็นตัวอย่างจดหมายธุรกิจภาษาอังกฤษสามตัวอย่าง: จดหมายแสดงความขอบคุณต่อลูกค้า จดหมายชี้แจงเงื่อนไขการทำธุรกรรม และจดหมายตอบรับข้อเสนอซื้อ แต่ละไฟล์ประกอบด้วยเวอร์ชันของตัวอักษรเป็นภาษาอังกฤษและมีการแปลเป็นภาษารัสเซีย
ดาวน์โหลดจดหมายขอบคุณลูกค้าเป็นภาษาอังกฤษ
ดาวน์โหลดจดหมายพร้อมเงื่อนไขข้อตกลงเป็นภาษาอังกฤษ
ดาวน์โหลดจดหมายตอบรับข้อเสนอซื้อเป็นภาษาอังกฤษ

โครงสร้างของจดหมายธุรกิจ

โครงสร้างที่ชัดเจนเป็นลักษณะสำคัญของจดหมายธุรกิจ มันจะช่วยให้ผู้รับเข้าใจความหมายของสิ่งที่เขียนได้อย่างรวดเร็วและลดเวลาที่ใช้ในการอ่าน จดหมายธุรกิจประกอบด้วยส่วนหลักดังต่อไปนี้:

1. หัวเรื่อง (เรื่องของจดหมาย)ชื่อของจดหมายควรมีวัตถุประสงค์โดยย่อหรือสาระสำคัญ คุณไม่สามารถใช้วลีเชิงนามธรรมใดๆ ที่นี่ ผู้รับควรชัดเจนว่าจดหมายเกี่ยวกับอะไรโดยพิจารณาจากชื่อเรื่องเพียงอย่างเดียว ตัวอย่างเช่น "เกี่ยวกับการเปลี่ยนแปลงราคาสำหรับการจัดหาผลิตภัณฑ์" หรือ "ข้อเสนอทางธุรกิจเพื่อความร่วมมือทางการค้ากับบริษัท XXX"

2. คำทักทายคำทักทาย “Dear + First Name and Patronymic!” ถือเป็นคำทักทายแบบดั้งเดิมในจดหมายธุรกิจ แต่ก็ไม่จำเป็นต้องใช้ชื่อ คุณยังสามารถกล่าวถึงผู้รับผ่านตำแหน่งของเขา: “เรียนคุณผู้อำนวยการ!” อย่างไรก็ตาม โปรดทราบว่าการเรียกชื่อจะช่วยลดระยะห่างทางจิตวิทยาและเน้นย้ำถึงความสัมพันธ์ทางธุรกิจที่มั่นคง หากจดหมายจ่าหน้าถึงกลุ่มคน ก็เป็นที่ยอมรับได้ว่าจะเขียนว่า “เรียนท่านสุภาพบุรุษและสุภาพสตรี!”, “เรียนพันธมิตร!” และอื่น ๆ การใช้คำย่อ นาย นางสาว หรือชื่อย่อ ถือเป็นการไม่เคารพ ดังนั้น พยายามหลีกเลี่ยง

3. คำแถลงวัตถุประสงค์ในการเขียนจดหมาย สาระสำคัญ และแนวคิดหลักนี่คือส่วนหลักของจดหมาย ที่นี่คุณเขียนโดยตรงเกี่ยวกับเหตุผลในการเขียนจดหมาย

4. ข้อเสนอของคุณในการแก้ไขปัญหานี้ คำแนะนำ คำขอ ข้อร้องเรียนจดหมายธุรกิจมักต้องการการตอบสนองบางอย่างจากผู้รับ (ยกเว้นจดหมายที่ให้ข้อมูลล้วนๆ) ดังนั้นจึงเป็นสิ่งสำคัญที่จะต้องอธิบายไม่เพียง แต่ปัญหาเท่านั้น แต่ยังเสนอทางเลือกของคุณเองในการแก้ปัญหาด้วย หากคุณเขียนเรื่องร้องเรียน ให้ขอให้ใช้มาตรการที่เหมาะสม หากคุณเสนอความร่วมมือ ให้อธิบายรายละเอียดนั้น ตัวเลือกที่เป็นไปได้- กล่าวโดยสรุป ผู้รับจดหมายของคุณต้องไม่เพียงแต่เข้าใจ "สิ่ง" ที่คุณต้องการจากเขาเท่านั้น แต่ยังต้องเข้าใจ "วิธี" ที่คุณเสนอให้นำไปปฏิบัติด้วย แล้วมันจะเป็นจดหมายธุรกิจที่แท้จริง

5. สรุปโดยย่อและข้อสรุปในตอนท้ายสุดเราสามารถสรุปสิ่งที่กล่าวมาทั้งหมดได้ อย่างไรก็ตาม การดำเนินการนี้ในเวลาสั้นๆ ไม่ได้เสมอไป ในกรณีนี้ การเขียนหลายประโยคที่คุณอธิบายไปแล้วในสองย่อหน้าแรกนั้นไม่คุ้มค่า โปรดจำไว้ว่าเพื่อนที่ดีที่สุดของจดหมายธุรกิจคือความกระชับ ดังนั้นในกรณีส่วนใหญ่ ก็เพียงพอแล้วที่จะจำกัดตัวเองด้วยวลี "ฉันหวังว่าจะได้รับความร่วมมือที่ประสบความสำเร็จ" "ฉันกำลังรอคำตอบของคุณในเรื่องนี้" เป็นต้น

6. ลายเซ็นจดหมายธุรกิจจะลงนามพร้อมตำแหน่ง ชื่อและนามสกุลของผู้ส่งพร้อมวลีดั้งเดิมว่า "ด้วยความเคารพ" ตัวเลือกอื่น ๆ อาจเป็นไปได้: "ความปรารถนาดี", "ขอแสดงความนับถือ" และอื่น ๆ ขึ้นอยู่กับความใกล้ชิดระหว่างการติดต่อกับผู้รับ วลี “ด้วยความเคารพ” เป็นวลีสากลที่สุด ดังนั้นหากคุณสงสัยว่าการสมัครรับข้อมูลจะเหมาะสมกว่าอย่างไร ให้ใช้วลีนี้แล้วคุณจะไม่พลาดอย่างแน่นอน

เป็นความคิดที่ดีที่จะเพิ่มตัวเลือกในการติดต่อคุณในลายเซ็นของคุณ: ที่อยู่อีเมลอื่น หมายเลขโทรศัพท์ที่ทำงาน Skype ประโยชน์ของสิ่งนี้ไม่เพียงแต่ผู้รับจะสามารถติดต่อคุณได้อย่างรวดเร็วในวิธีที่สะดวกสำหรับเขา หากต้องการ แต่ยังด้วยวิธีนี้คุณจะแสดงถึงความเปิดกว้างและความพร้อมในการสื่อสารกับผู้รับอีกด้วย

และอย่าลืมว่าจดหมายอย่างเป็นทางการถือเป็นเอกสารเป็นอันดับแรก ดังนั้น การละเลยกฎเกณฑ์ในการวาด คุณจะทำลายชื่อเสียงของบริษัทและตัวคุณเองในฐานะผู้เชี่ยวชาญอย่างไม่อาจเพิกถอนได้

โดยหลักการแล้ว ไม่ควรมีคำถามว่าจะสร้างและส่งด้วยวิธีใดและด้วยวิธีใด อย่างไรก็ตาม ไม่ใช่ทุกคนพร้อมที่จะเริ่มงานนี้ทันทีเมื่อถึงเวลานั้น จดหมายอย่างเป็นทางการโดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อผู้เขียนจดหมายคาดหวังว่าจะได้รับคำตอบ ฉันจะบอกความลับเล็ก ๆ น้อย ๆ ของการโต้ตอบทางธุรกิจแก่คุณ: ยิ่งลักษณะและรูปแบบของจดหมายเข้มงวดมากเท่าใด ผู้รับก็จะมีโอกาสตอบกลับมากขึ้นเท่านั้น ในบทนี้ ฉันจะให้อีเมลตัวอย่างหลายฉบับที่ควรช่วยให้ผู้ใช้ตัดสินใจเกี่ยวกับสไตล์ของตนเอง จากนั้นจึงเขียนข้อความด้วยวิธีที่มีความสามารถมากที่สุด

ขั้นแรก เราต้องตัดสินใจว่าจดหมายที่เรากำลังสร้างจะมีลักษณะอย่างไร ฉันแบ่งอีเมลขาออกทั้งหมดออกเป็นสามประเภทหลัก:

ข้อเสนอทางธุรกิจ
สอบถามธุรกิจ
ที่อยู่ที่เป็นมิตร

ดังนั้น สำหรับทั้งสามประเภท ฉันจึงมีเทมเพลต ทั้งในรูปแบบของไฟล์ข้อความธรรมดาและในรูปแบบของเทมเพลตที่ออกแบบมาสำหรับโปรแกรมอีเมลเฉพาะ เรามาดูแต่ละรายการกันตามลำดับ

ข้อเสนอทางธุรกิจ

สวัสดี (สวัสดีตอนบ่าย) [ชื่อของบุคคลที่ถูกกล่าวถึง]!

ขอแนะนำให้ระบุชื่อในจดหมายเมื่อทำการสื่อสารเนื่องจากที่อยู่ส่วนตัวทำให้บุคคลมีอารมณ์เป็นมิตร อย่างไรก็ตาม หากคุณยังไม่ทราบชื่อ การใช้เทมเพลตคำทักทายก็เพียงพอแล้ว

ฉันขอแนะนำให้คุณทราบถึงบริการใหม่ (ผลิตภัณฑ์ใหม่) จากบริษัทของเรา [ชื่อบริษัท]

ขอเสนอความร่วมมือในด้าน [ชื่อสาขากิจกรรม] ครับ

จากนั้น อธิบายโดยย่อถึงข้อดีของข้อเสนอของคุณในแง่ของราคาหรือคุณลักษณะด้านคุณภาพบางประการ สิ่งสำคัญคืออย่าหักโหมจนเกินไป ข้อความจำนวนหลายเมกะไบต์และเสริมด้วยรูปภาพที่สว่างและไร้ความหมายก็ทำให้ผู้คนหวาดกลัวเท่านั้น หากผู้รับจดหมายสนใจข้อเสนอของคุณตั้งแต่บรรทัดแรก เขาจะติดต่อคุณเพื่อขอข้อมูลเพิ่มเติมอย่างแน่นอน

หากคุณสนใจอย่างจริงจัง คนที่เหมาะสมติดต่อคุณในครั้งแรกที่คุณติดต่อเรา คุณควรคิดถึงการเข้าถึงข้อมูลไม่เพียงแต่ทางอีเมลเท่านั้น จะเป็นความคิดที่ดีที่จะสร้างบัญชีในบริการต่างๆ เช่น ไอซีคิว และสไกป์. บางครั้งการติดต่อคุณทางโทรศัพท์ธรรมดาจะง่ายกว่ามากหากคุณทิ้งหมายเลขดังกล่าวไว้ในลายเซ็นของคุณอย่างระมัดระวัง

ทำไมคุณต้องทำซ้ำที่อยู่อีเมลของคุณเองในลายเซ็นหากเซิร์ฟเวอร์อีเมลส่งต่อโดยอัตโนมัติ กฎข้อนี้คือข้อมูลที่มากเกินไปในการติดต่อทางธุรกิจนั้นไม่จำเป็นเลย ลองจินตนาการถึงสถานการณ์ที่บุคคลที่อาจไม่สนใจข้อเสนอนี้ได้รับจดหมายของคุณ หรือผู้ที่ไม่มีความสามารถในการตอบกลับอย่างถูกต้อง โดยจะส่งต่อข้อความที่ได้รับไปยังผู้ใช้รายอื่น แต่ด้วยเหตุผลบางประการ ข้อมูลเกี่ยวกับผู้ส่งที่แท้จริงจะหายไปจากข้อมูลที่เพิ่มโดยอัตโนมัติ ซึ่งทำให้ยากต่อการติดต่อคุณ อย่างไรก็ตามการดูลายเซ็นก็เพียงพอแล้วเพื่อกำหนดผู้เขียนจดหมายและที่อยู่ติดต่อที่จำเป็นของเขา

สอบถามธุรกิจ

สวัสดี (สวัสดีตอนบ่าย)!

หรือถ้าทราบชื่อผู้รับแล้ว (เรียน [ชื่อ นามสกุล])!

โปรดระบุข้อมูลเกี่ยวกับผลิตภัณฑ์ (บริการ) [ชื่อผลิตภัณฑ์/บริการ] พร้อมคำอธิบาย ข้อกำหนดครบถ้วนและคุณภาพการแข่งขัน

ตามกฎหมายของรัฐบาลกลางของสหพันธรัฐรัสเซีย [หมายเลขและวันที่ของเอกสาร] ฉันขอให้คุณให้ข้อมูล [อธิบายข้อมูลที่จำเป็นในการได้รับ]

คุณยังสามารถติดต่อฝ่ายจัดการบริการเฉพาะบนอินเทอร์เน็ตได้หากสิทธิ์ของคุณถูกละเมิด

ในส่วนที่เกี่ยวข้องกับการละเมิดข้อ [หมายเลขข้อในข้อตกลงผู้ใช้] ของข้อตกลงผู้ใช้ กล่าวคือ: "[อ้างข้อความเต็มของข้อดังกล่าว]" ฉันขอให้คุณดำเนินการสอบสวนและดำเนินการลงโทษที่เหมาะสมต่อผู้กระทำผิด [ รับผิดชอบ (หากเรากำลังพูดถึงพนักงานบริการ)] บุคคล [ไซต์ (ชื่อไซต์)] กรุณารายงานผลการตรวจสอบและการลงโทษที่กำหนดไปยัง [ที่อยู่อีเมลของคุณเอง]

ที่อยู่ที่เป็นมิตร

สวัสดี (สวัสดี) (สวัสดี) [ชื่อบุคคล]!

เมื่อคุณติดต่อเราอย่างเป็นมิตรเป็นครั้งแรก ตัวบ่งชี้ที่ดีคือความสมบูรณ์ของข้อความของคุณ ข้อความที่เขียนอย่างถูกต้องและมีขนาดใหญ่จะบ่งบอกถึงความสนใจของคุณอย่างมากในการติดต่อบุคคลที่เหมาะสมและจะกระตุ้นความปรารถนาที่จะตอบกลับ อย่าลืมเปิดการสนทนาด้วยคำถามเบื้องต้นสองสามข้อ

ตัวอย่างอีเมล์

GOST 7.0.8-2013 “ระบบมาตรฐานสารสนเทศ ห้องสมุด และการเผยแพร่ การเก็บบันทึกและการเก็บถาวร ข้อกำหนดและคำจำกัดความ” ได้รวมความหมายพื้นฐานของแนวคิดที่เราจะใช้เพิ่มเติม:

ปลายทาง- รายละเอียดที่มีข้อมูลเกี่ยวกับผู้รับเอกสาร
รายละเอียดเอกสาร– องค์ประกอบของการออกแบบเอกสาร

นอกจากนี้ คุณต้องใส่ใจกับคำศัพท์ใหม่ด้วย คุณลักษณะซึ่งใช้อย่างแข็งขันเมื่อทำงานกับเอกสารทางวิทยาศาสตร์และทางเทคนิคอิเล็กทรอนิกส์และถือเป็น ส่วนประกอบบังคับของอุปกรณ์ประกอบฉากเอกสาร. กฎสำหรับการออกแบบข้อกำหนดของ "ผู้รับ" ซึ่งกำหนดโดย GOST R 6.30-2003 มีตัวเลือกต่างๆ สำหรับการออกแบบ - คุณลักษณะหลักของข้อกำหนด "ผู้รับ" นั้นมีการทำให้เป็นทางการหรือไม่เป็นทางการในรูปแบบที่แตกต่างกัน

และสุดท้าย คำว่า ปลายทางจะต้องแตกต่างจากแนวคิดที่ล้าสมัย ผู้รับซึ่งยังคงกล่าวถึงในภาคผนวกของกฎสำหรับงานสำนักงานในหน่วยงานบริหารของรัฐบาลกลาง (อนุมัติโดยพระราชกฤษฎีกาของรัฐบาลสหพันธรัฐรัสเซียเมื่อวันที่ 15 มิถุนายน 2552 หมายเลข 477) ในความหมาย ผู้เขียน, เช่น. ผู้ส่งเอกสาร(และเหนือสิ่งอื่นใด ตัวอักษร).

เนื่องจากโดยปกติแล้วการติดต่อทางจดหมายจะใช้เวลามากกว่า 80% ของการรับส่งเอกสารขององค์กร เราจะพิจารณากฎสำหรับการลงทะเบียนรายละเอียด "ผู้รับ" โดยใช้ตัวอย่างอย่างเป็นทางการ จดหมายอย่างเป็นทางการซึ่งรวบรวมในรูปแบบกระดาษและส่งถึงผู้รับทางไปรษณีย์เป็นหลัก

ในกระบวนการดำเนินการโต้ตอบ ผู้จัดการ พนักงาน และบริการจัดการบันทึกขององค์กรควรคำนึงถึงปัจจัยต่อไปนี้:

เทคโนโลยีซึ่งหมายความว่าองค์กรจะส่งจดหมายผ่านทางที่ทำการไปรษณีย์หรือใช้บริการของบริษัทที่ส่งจดหมาย บริษัทเหล่านี้และ Russian Post ทำหน้าที่เป็นบุคคลที่สามที่เป็นอิสระในระหว่างกระบวนการจัดส่ง เมื่อเขียนจดหมายคุณต้องคำนึงถึงวิธีการส่งบรรจุหีบห่อว่าลำดับและลำดับการลงทะเบียนของคุณลักษณะของที่อยู่ทางไปรษณีย์นั้นถูกกำหนดโดยกฎสำหรับการให้บริการไปรษณีย์ซึ่งได้รับการอนุมัติตามมติ ของรัฐบาลสหพันธรัฐรัสเซียและมีการปรับปรุงเป็นระยะ
การบริหารจัดการ, เพราะ จดหมายอาจมี:
- การตัดสินใจ ข้อเสนอ รายงาน หรือการเรียกร้องของฝ่ายบริหารที่เฉพาะเจาะจง - สามารถส่งถึงองค์กรที่สูงกว่าหรือหุ้นส่วน ลูกค้า ที่เท่าเทียมกัน
- คำสั่งบังคับหรือการดำเนินการทางกฎหมายเชิงบรรทัดฐานที่ส่งไปยังองค์กรรองเพื่อดำเนินการหรือให้ข้อมูล
  นั่นคือวัตถุประสงค์ของการสร้างและเนื้อหาของเอกสาร สถานที่ขององค์กรผู้เขียนในระบบการจัดการ และความสัมพันธ์กับผู้รับจดหมายมีอิทธิพลต่อการออกแบบข้อกำหนดของ "ผู้รับ" นอกจากนี้ จะต้องส่งจดหมายไปยังจุด (องค์กร เจ้าหน้าที่ ผู้เชี่ยวชาญ หน่วยโครงสร้าง) ซึ่งมีอำนาจในการแก้ไขปัญหาที่กำหนดไว้ในเอกสารในท้ายที่สุดและตามความเหมาะสม หากคุณมีคำถาม/ข้อเสนอแนะหลายประการสำหรับองค์กรหนึ่งๆ ที่ไม่เกี่ยวข้องกัน และวิธีแก้ปัญหานั้นอยู่ในความสามารถของแต่ละบุคคล จะเป็นการดีกว่าถ้าเขียนจดหมายแยกถึง "ผู้รับสุดท้าย" แต่ละคน และถ้าคุณไม่รู้ว่าใครจะได้รับมอบหมายให้ตอบคำถามของคุณ คุณสามารถเขียนจดหมายจ่าหน้าถึงได้ ผู้อำนวยการทั่วไปหรือกล่าวถึงองค์กรโดยทั่วไป;
ปัจจัยด้านมารยาท– ความจำเป็นในการปฏิบัติตามกฎเกณฑ์ความสุภาพที่เป็นที่ยอมรับ โดยคำนึงถึงสถานการณ์เฉพาะของการสื่อสารทางธุรกิจ สถานะและตำแหน่งของผู้รับ (นิติบุคคลหรือบุคคลธรรมดา องค์กรที่เหนือกว่าหรือรอง จดหมายจะถูกส่งเป็นครั้งแรกหรือถึง นักข่าวประจำ ฯลฯ)

แบบฟอร์มจดหมายองค์กร

ในการดำเนินการโต้ตอบ เกือบทุกองค์กรจะพัฒนาและอนุมัติแบบฟอร์มจดหมายของตนเอง องค์ประกอบของรายละเอียดและตัวอย่างการออกแบบสามารถพบได้:

ใน GOST R 6.30-2003 “ระบบเอกสารแบบครบวงจร ระบบเอกสารองค์กรและการบริหารแบบครบวงจร ข้อกำหนดในการจัดทำเอกสาร" (ภาพที่ ข.2 - ข.4) และ
คำแนะนำด้านระเบียบวิธีสำหรับการพัฒนาคำแนะนำสำหรับงานสำนักงานในหน่วยงานบริหารของรัฐบาลกลางได้รับการอนุมัติแล้ว ตามคำสั่งของ Rosarkhiv ลงวันที่ 23 ธันวาคม 2552 ฉบับที่ 76 (ข้อ 3.3.1 พร้อมภาคผนวก)
องค์กรต่างๆ ให้ความสนใจอย่างมากต่อการพัฒนาแบบฟอร์มจดหมายและยังรวมไว้ในสมุดสไตล์ "องค์กร" ซึ่งยุติธรรมอย่างยิ่งเพราะ เขาคือ "ใบหน้า" นิติบุคคล, สร้างภาพลักษณ์ของผู้เขียนจดหมายและความประทับใจของเขา แต่ไม่ใช่แค่คุณภาพของกระดาษและสีของสีที่ใช้สร้างแบบฟอร์มเท่านั้น แบบฟอร์มระบุชื่อเต็มและตัวย่อขององค์กร รูปแบบองค์กรและกฎหมาย และการอยู่ใต้บังคับบัญชา สิ่งที่สำคัญที่สุดคือต้องแน่ใจว่าข้อมูลเกี่ยวกับผู้เขียนที่ระบุไว้นั้นมีรูปแบบที่ถูกต้อง รายชื่อช่องทางการติดต่อผู้เขียนทั้งหมด- สิ่งนี้บ่งบอกถึงสภาพแวดล้อมภายนอกของความมั่นคง ความพร้อมในการติดต่อ ความเปิดกว้าง และ "ความปรารถนาดี" ขององค์กร

ตำแหน่งของรายละเอียดในแบบฟอร์มอาจเป็น:

ตามยาว(ดังตัวอย่างที่ 1) หรือ
มุม:
- อยู่ตรงกลาง(ดังตัวอย่างที่ 2) หรือ
- ธง(แอตทริบิวต์อยู่ในโซนด้านข้างเดียวกัน แต่ข้อความของแต่ละบรรทัดเริ่มต้นจากขอบขอบซ้าย)

แบบฟอร์มตามยาวและมุมมีตำแหน่งที่แตกต่างกันสำหรับแอตทริบิวต์ "ผู้รับ" โดยจะระบุด้วยการเติมสีส้ม (เปรียบเทียบตัวอย่างที่ 1 และ 2)

คุณสมบัติของคุณลักษณะ “ผู้รับ”

นอกจากนี้คำตอบของคำถาม "ที่ไหน?" เช่น GOST ถือว่าการลงทะเบียนแอตทริบิวต์ "ที่อยู่ทางไปรษณีย์" เป็นทางเลือก- หากเหมาะสมองค์ประกอบจะถูกเขียนตามลำดับที่กำหนดโดยกฎสำหรับการให้บริการไปรษณีย์ (ซึ่งกำหนดไว้แล้ว คำแนะนำด้านระเบียบวิธีเกี่ยวกับการพัฒนาคำแนะนำสำหรับงานสำนักงานในหน่วยงานบริหารของรัฐบาลกลางภาคผนวกที่ 11) การระบุที่อยู่ทางไปรษณีย์บนจดหมายจะสะดวกเมื่อใช้ซองจดหมายที่มีหน้าต่างซึ่งจะมองเห็นข้อมูลทั้งหมดเกี่ยวกับผู้รับได้ (ต้องส่งจดหมายถึงใครและที่ไหน) จากนั้นข้อมูลนี้ไม่จำเป็นต้องเป็น ทำซ้ำบนซองจดหมายด้วยตนเองหรือโดยการติด "ฉลาก" ด้วยการติดต่อทางจดหมายจำนวนมาก วิธีการนี้จึงช่วยประหยัดเวลาและเงินได้อย่างมาก

ถ้าจดหมายจ่าหน้าถึง หน่วยงานของรัฐ, หน่วยงานราชการส่วนท้องถิ่น, ร่างกายสูงสุดผู้มีอำนาจองค์กรระดับสูงจากนั้นยังไม่ได้ออกแอตทริบิวต์ "ที่อยู่ทางไปรษณีย์" (ระบุไว้บนซองจดหมายเท่านั้น) ดูตัวอย่างที่ 3 และ 4

ถ้าจดหมายถูกส่งไปครั้งแรก หัวหน้า “องค์กรที่เหนือกว่า” นี้จากนั้นชื่อขององค์กรจะรวมอยู่ในตำแหน่ง ดูตัวอย่างที่ 5 และ 6 ทั้งตำแหน่งและชื่อเต็มจะถูกเขียนในกรณีสำรอง

ตัวอย่างที่ 1

ยุบแสดง

ตัวอย่างที่ 2

ยุบแสดง

ตัวอย่างที่ 3

ยุบแสดง

ตัวอย่างที่ 4

ยุบแสดง

ตัวอย่างที่ 5

ยุบแสดง

ตัวอย่างที่ 6

ยุบแสดง

ถ้าเป็นจดหมาย จ่าหน้าถึงบุคคลที่สามหรือองค์กรดาวน์ไลน์จากนั้น "ผู้รับจดหมาย" ของจดหมายสามารถรวมที่อยู่ทางไปรษณีย์ซึ่งแยกออกจากชื่อองค์กรได้ดีที่สุดด้วยระยะห่างบรรทัด 1.5–2 และเริ่มต้นด้วยอักษรตัวเล็กตามที่กำหนดโดย GOST R 6.30-2003 (ตัวอย่างเช่น " ถนน" หรือ "ราคา "):

ตัวอย่างที่ 7

ยุบแสดง

ถ้าจดหมายจ่าหน้าถึง ถึงผู้จัดการองค์กร จากนั้นตำแหน่งจะรวมถึงชื่อเต็มขององค์กรที่ระบุรูปแบบองค์กรและกฎหมาย:

ตัวอย่างที่ 8

ยุบแสดง

หากจดหมายจ่าหน้าถึงหัวหน้าองค์กรที่ไม่ได้ทำการสื่อสารเป็นครั้งแรก จะเป็นการดีกว่าที่จะไม่ระบุที่อยู่ทางไปรษณีย์

ถ้าจดหมายจ่าหน้าถึง รองผู้จัดการหรือเจ้าหน้าที่อื่น (และไม่ใช่ผู้จัดการคนแรก)จากนั้นจึงอนุญาตให้มีตัวเลือกต่างๆ ได้ (มีหรือไม่มีการเพิ่มที่อยู่ไปรษณีย์) และคุณควรคำนึงถึงขนาดตัวพิมพ์และระยะห่างระหว่างบรรทัด การปราศรัยต่อเจ้าพนักงานจะต้องกระทำในคดี Dative เสมอ ถ้าชื่อขององค์กรถูกแยกออกจากตำแหน่งก็จะมีการเขียนไว้ กรณีเสนอชื่อ:

ตัวอย่างที่ 9

ยุบแสดง

ตัวอย่างที่ 10

ยุบแสดง

ถ้าจดหมายจ่าหน้าถึง หน่วยโครงสร้างขององค์กรจากนั้นในแอตทริบิวต์ "ผู้รับ" ขั้นแรกให้ระบุชื่อขององค์กร (อนุญาตให้ใช้ตัวย่อที่จัดตั้งขึ้น) และหลังจากนั้น - หน่วยโครงสร้างนี้ในกรณีเสนอชื่อ

ขอแนะนำให้ใช้ระยะห่างบรรทัดในตัวอย่างที่ 7, 10 และ 11 เพื่อแยกแอตทริบิวต์ของแอตทริบิวต์ "ผู้รับ" เพื่อเร่งการรับรู้และการแยกข้อมูลโดยผู้รับ แต่นี่ไม่ใช่ข้อกำหนดที่เข้มงวด

ตัวอย่างที่ 11

ยุบแสดง

ตัวอย่างที่ 12

ยุบแสดง

หากจดหมายจ่าหน้าถึงหัวหน้าหน่วยโครงสร้าง ชื่อขององค์กร (ในกรณีนาม) จะรวมอยู่ในแอตทริบิวต์ "ผู้รับ" และชื่อของหน่วยจะรวมอยู่ในชื่อเต็มของตำแหน่งใน กรณีอ้างอิง:

ตัวอย่างที่ 13

ยุบแสดง

GOST R 6.30-2003 กำหนด วิธีการออกแบบทั่วไปของผู้รับเมื่อส่งจดหมายไปยังองค์กรที่เป็นเนื้อเดียวกันหลายแห่งหรือหลายอย่าง การแบ่งส่วนโครงสร้างองค์กรหนึ่ง วิธีการนี้ให้:

บนจดหมายนั้นการออกแบบชื่อทั่วไปของผู้รับ
การรวบรวมรายการแยกต่างหากสำหรับจดหมายทางไปรษณีย์ซึ่งรวมถึงชื่อเฉพาะและที่อยู่ทางไปรษณีย์

ตัวอย่างที่ 14

ยุบแสดง

ตัวอย่างที่ 15

ยุบแสดง

ดูบทความ “การสร้างซองจดหมายใน MS Word” เพื่อเรียนรู้วิธีปรับแต่งที่อยู่ผู้ส่ง สร้างซองจดหมายจำนวนมากอย่างรวดเร็วตามเทมเพลตและรายชื่อผู้รับอีเมลที่กำหนด ตกแต่งด้วยพื้นหลังหรือดีไซน์ (ไอเดียการตกแต่งซองจดหมายสำหรับวันที่ 23 กุมภาพันธ์และมีนาคม มีการแนะนำ 8 รายการ

รายชื่อผู้รับจดหมายหรือรายชื่อผู้รับจดหมายถูกสร้างขึ้นโดยผู้ดำเนินการจดหมายตามตัวแยกประเภทขององค์กรและที่อยู่ซึ่งมักจะสะสมในบริการการจัดการสำนักงานอันเป็นผลมาจากการดำเนินการลงทะเบียนเอกสาร (ใน EDMS หรือใน Word, ตาราง Excel) ในแต่ละซองที่มีการปิดผนึกสำเนาจดหมายแต่ละฉบับ ชื่อและที่อยู่เฉพาะขององค์กรจะถูกระบุตามรายชื่อผู้รับจดหมาย ตามรายการนี้ ข้อมูลการพิมพ์บนซองจดหมายสามารถกำหนดค่าได้โดยอัตโนมัติแม้ผ่าน Word

โปรดทราบว่าองค์กรระดับสูงมักจะใช้วิธีนี้เมื่อส่งจดหมายไปยังหน่วยงานย่อย

อย่างไรก็ตาม หากมีผู้รับจดหมายหนึ่งฉบับไม่เกิน 4 คนจากนั้นผู้รับทั้งหมดจะถูกลงทะเบียนในเอกสารนั้นเอง จากนั้นคุณสามารถทำได้โดยไม่ต้องมีรายชื่อผู้รับจดหมาย (คำว่า "คัดลอก" จะไม่ปรากฏก่อนผู้รับที่ 2, 3 และ 4) ข้อ จำกัด เกี่ยวกับจำนวนผู้รับในจดหมายฉบับเดียวนี้กำหนดโดย GOST R 6.30-2003 และ สามัญสำนึก- ในกรณีนี้ ที่อยู่จะถูกวาดขึ้นที่มุมขวาบนเพื่อแสดงรายละเอียด "ผู้รับ" สำหรับแต่ละหน่วยงาน/องค์กร แต่สำเนาทั้งหมดของจดหมายดังกล่าวได้รับการลงนามเป็นต้นฉบับ และแต่ละสำเนาจะถูกปิดผนึกในซองแยกต่างหาก ซึ่งมีการออกที่อยู่ทางไปรษณีย์เฉพาะที่เกี่ยวข้อง

วิธีการระบุที่อยู่นี้สะดวกต่อการใช้งานเมื่อคุณต้องการแจ้งเกี่ยวกับการละเมิดหรือเหตุการณ์สำคัญ โดยเฉพาะอย่างยิ่งต่อหน่วยงานระดับสูงกว่า หน่วยงานกำกับดูแล และหน่วยงานกำกับดูแล ด้วยวิธีนี้ ผู้รับทุกคนจะเห็นว่าจดหมายนี้ถูกส่งไปยังใครอีกบ้าง

ตัวอย่างที่ 16

ยุบแสดง

หากจำเป็นต้องส่งจดหมายที่มีเนื้อหาเดียวกัน (เช่น จดหมายตอบรับ) ไปยังองค์กร "อิสระ" หลายแห่ง จะเป็นการดีกว่าถ้าจะออกจดหมายแต่ละฉบับเป็นต้นฉบับเช่น ในแต่ละรายการให้ระบุผู้รับเป็นรายบุคคล อย่างไรก็ตาม หมายเลขทะเบียนของตัวอักษรเหล่านี้จะแตกต่างออกไป

การลงทะเบียนรายละเอียด “ผู้รับ” เมื่อทำการบำรุงรักษา การติดต่อกับ บุคคล มีลักษณะเฉพาะของตัวเอง คุณลักษณะแรกคือนามสกุลในกรณีรก จากนั้นเป็นชื่อย่อและที่อยู่ทางไปรษณีย์:

ตัวอย่างที่ 17

ยุบแสดง

เมื่อจ่าหน้าถึงเจ้าพนักงานซึ่งระบุตำแหน่งให้เขียนอักษรย่อไว้ ก่อนนามสกุล (ดูตัวอย่างที่ 9, 10, 13) เนื่องจากการระบุตัวตนหลักของผู้รับนั้นขึ้นอยู่กับตำแหน่งงาน เมื่อส่งจดหมายถึงบุคคลธรรมดาควรระบุชื่อย่อของเขา ด้านหลังนามสกุล (ตัวอย่างที่ 17) เนื่องจากการระบุตัวตนของเราในฐานะพลเมืองจะดำเนินการโดยใช้นามสกุลเป็นหลัก เมื่อลงทะเบียนนามสกุลและชื่อย่อ จะมีการคั่นด้วยช่องว่าง โดยที่ชื่อย่อจะไม่คั่นด้วยช่องว่าง เช่น “ฉัน. อีวานอฟ” แต่ไม่ใช่ “ฉัน” ไอ. อีวานอฟ”

จะย่อชื่อซ้ำและนามสกุลซ้ำซ้อนของผู้รับที่เขียนด้วยยัติภังค์ในจดหมายโต้ตอบทางธุรกิจเช่น Khozh-Akhmed Sultanovich, Khalimat Abrek-Zaurovna ได้อย่างไร ดูคำตอบสำหรับคำถาม “วิธีที่ถูกต้องในการย่อชื่อซ้ำและชื่อกลางซ้ำซ้อนของผู้รับที่เขียนด้วยยัติภังค์ในการติดต่อทางธุรกิจคืออะไร? -

เพื่อไม่ให้เกิดข้อผิดพลาดเมื่อระบุที่อยู่บนเว็บไซต์ขององค์กรจำเป็นต้องค้นหาที่อยู่ทางไปรษณีย์ชื่อนามสกุลและตำแหน่งงานของผู้จัดการและข้อมูลอื่น ๆ ที่จะช่วยได้ ในวิธีที่ดีที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้สร้างการสื่อสารในขั้นตอนแรกของการรับรู้เอกสาร คุณสามารถลองรับข้อมูลที่คล้ายกันจากเลขานุการหรือรวบรวมจากเอกสารที่ได้รับจากองค์กรนี้

ให้ความสนใจเป็นพิเศษกับการใช้อักษรตัวพิมพ์ใหญ่และตัวพิมพ์เล็กในชื่อองค์กรและตำแหน่ง บรรทัดฐานของภาษารัสเซียแนะนำให้เขียนตำแหน่งด้วยอักษรตัวพิมพ์เล็ก (เล็ก) แต่ตำแหน่งที่สูงโดยเฉพาะสามารถเขียนด้วยตัวพิมพ์ใหญ่ได้หากระบุไว้ในเอกสารประกอบและข้อบังคับท้องถิ่นขององค์กรผู้รับ ใส่ใจกับรายละเอียดปลีกย่อยเหล่านี้

ปัจจัยด้านมารยาท

อุทธรณ์- วลีมารยาททั่วไป สูตรคำพูดที่แสดงความเคารพและทัศนคติที่เป็นมิตรและสุภาพต่อผู้รับ แนะนำให้ยุติมันซะ เครื่องหมายอัศเจรีย์โดยเน้นย้ำถึงความสำคัญของทั้งคำถามและการอุทธรณ์ต่อบุคคลนี้

ติดต่อบ่อยที่สุด ตามชื่อและนามสกุล(ตัวอย่างที่ 18) บ่อยน้อยกว่ามาก - ตามตำแหน่ง(ตัวอย่างที่ 20) ตัวเลือกที่สองมีลักษณะเป็นธุรกิจอย่างเคร่งครัด และใช้เมื่อกล่าวถึงบุคคลที่ดำรงตำแหน่งระดับสูงในหน่วยงานของรัฐและเทศบาล หรือในองค์กรขนาดใหญ่ แม้จะติดต่อกันไม่บ่อยนักก็ตาม ด้วยนามสกุลที่ไม่มีชื่อย่อ(ตัวอย่างที่ 19) - สิ่งนี้เน้นไปที่ "ระยะทาง" ซึ่งเป็นความเป็นทางการของความสัมพันธ์ระหว่างผู้เขียนและผู้รับ ซึ่งค่อนข้างเป็นเรื่องปกติสำหรับการติดต่อกับบุคคลส่วนตัว

ตัวอย่างที่ 18

ที่อยู่ตามชื่อและนามสกุล

ยุบ 20

อีกวิธีหนึ่งของทัศนคติที่ให้ความเคารพต่อผู้รับเป็นพิเศษนั้นแสดงอยู่ใน "กรอบมารยาท": "ที่รัก..." – "ด้วยความเคารพอย่างสูง"ซึ่งใช้เมื่อกล่าวถึงบุคคลที่มีตำแหน่งสูงกว่า (ประธานคณะกรรมการ หัวหน้าหน่วยงานที่สูงกว่า หรือฝ่ายจัดการ ฯลฯ) รวมถึงในกรณีของการแสดงความยินดี เช่น ในวันครบรอบ

อุทธรณ์ "แพง..."แม้จะแสดงความยินดีกับผู้รับก็ควรใช้ด้วยความระมัดระวังเพราะว่า วี ความสัมพันธ์อย่างเป็นทางการอย่างไรก็ตาม จะต้องรักษาระยะห่างของผู้บริหารไว้

อุทธรณ์ "ที่รัก"ปัจจุบันถือว่าล้าสมัยและซ้ำซ้อน - ไม่สอดคล้องกับบรรทัดฐานของรูปแบบธุรกิจสมัยใหม่ของภาษาวรรณกรรมรัสเซีย

กฎการจัดการพิเศษค่อยๆ เกิดขึ้น เมื่อทำงานกับการอุทธรณ์ของประชาชน- เพื่อตอบสนองต่อจดหมายของพวกเขา « แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุด» หน่วยงานของรัฐและรัฐบาลท้องถิ่นแนะนำสูตรคำพูดต่อไปนี้:

ตัวอย่างที่ 22

ยุบแสดง

แต่ไม่ว่าปัญหาที่เกิดขึ้นในการอุทธรณ์ของพลเมืองจะเป็นเช่นไร โดยไม่คำนึงถึงสถานการณ์ (ความขัดแย้ง การร้องเรียน หรือการอุทธรณ์ในเรื่องส่วนตัว เป็นครั้งแรกหรือซ้ำแล้วซ้ำเล่า ฯลฯ) ก็ยังคงเป็นเช่นนั้น สูตรสากลในการจัดการกับประชาชนจ่าหน้าด้วยชื่อและนามสกุล (ดังตัวอย่างที่ 18)

องค์กรการค้าเมื่อติดต่อกับลูกค้าและพิจารณาข้อร้องเรียนของพวกเขาสามารถได้รับคำแนะนำแบบเดียวกัน

กลับไป

ไม่ว่าจดหมายธุรกิจจะมีวัตถุประสงค์อะไรก็ตาม จดหมายเหล่านี้เขียนขึ้นเพื่อให้บรรลุเป้าหมายที่ต้องการในธุรกิจ ไม่ใช่พนักงานทุกคนขององค์กรที่มีความสามารถที่จำเป็นในด้านการติดต่อทางธุรกิจ ด้วยแนวทางที่ไม่เหมาะสม จึงมีความเสี่ยงที่จะทำลายชื่อเสียงของบริษัทโดยสิ้นเชิงด้วยจดหมายฉบับเดียว แต่ถ้าคุณใช้บริการเขียนจดหมายจากเอเจนซี่ของเรา ผู้รับจะสนใจร่วมงานกับคุณอย่างแน่นอน

วัตถุประสงค์ของจดหมายธุรกิจ

จดหมายธุรกิจไม่สูญเสียความเกี่ยวข้องในการแก้ปัญหางานและงานการตลาด ข้อมูลที่ให้ไว้เป็นลายลักษณ์อักษรนั้นสะดวกเพราะคุณสามารถกลับมาที่ข้อมูลหรืออุทธรณ์ได้ตลอดเวลาเมื่อแก้ไขปัญหาข้อขัดแย้ง ข้อความที่เขียนช่วยให้คุณสามารถกำหนดความคิดได้กระชับและชัดเจนมากกว่าการสื่อสารด้วยวาจา นอกจากนี้ ผู้รับบางรายสามารถติดต่อได้โดยการส่งจดหมายธุรกิจเท่านั้น และยิ่งสถานะของผู้รับรายนี้สูงเท่าใด ข้อความก็ควรจะมีความเป็นมืออาชีพมากขึ้นเท่านั้น ประเภทของจดหมายธุรกิจมีความหลากหลายพอๆ กับขอบเขตของความสัมพันธ์ทางธุรกิจ การติดต่อทางธุรกิจอาจเป็นเชิงพาณิชย์ได้ (ความปรารถนาที่จะสรุปข้อตกลง การเรียกร้องฝ่ายหนึ่งในการทำธุรกรรม) และที่ไม่ใช่เชิงพาณิชย์ (จดหมายแสดงความขอบคุณ ข้อมูล หนังสือค้ำประกัน จดหมายร้องขอ -คำเชิญ -การแจ้งเตือน ฯลฯ .) ในแง่ของฟังก์ชันการทำงาน พวกเขาแยกความแตกต่างระหว่างจดหมายริเริ่มและจดหมายตอบกลับ รวมถึงข้อความที่ไม่ต้องการคำตอบ

วิธีเขียนจดหมายธุรกิจอย่างถูกต้อง

คุณสมบัติของโครงสร้างและข้อความของจดหมายธุรกิจ

จดหมายธุรกิจมีองค์ประกอบที่ชัดเจน:

บทนำระบุถึงวัตถุประสงค์และเหตุผลของจดหมาย และให้ลิงก์ไปยังเอกสารที่ทำหน้าที่เป็นจุดเริ่มต้นของข้อความนี้

ส่วนหลักจะอธิบายสถานการณ์ วิเคราะห์สถานการณ์ และการโต้แย้ง

ลักษณะของหลักฐานขึ้นอยู่กับทิศทางของจดหมาย เช่น เพื่อชักชวนให้มาประชุม ลงทุนในโครงการ ซื้อผลิตภัณฑ์

โดยสรุป ข้อสรุปจะขึ้นอยู่กับสิ่งข้างต้น: ข้อเสนอ การร้องขอ การปฏิเสธ ความปรารถนา ฯลฯ

ก่อนข้อความของจดหมายจะมีการกล่าวคำปราศรัยอย่างสุภาพต่อผู้รับเสมอ (ตัวอย่างเช่น "เรียน Sergei Mikhailovich!") และที่จุดเริ่มต้นหรือจุดสิ้นสุดของข้อความจะมีสูตรความสุภาพที่วาดขึ้นตามศีล ของจดหมายโต้ตอบทางธุรกิจ สูตรความสุภาพมักจะเริ่มต้นดังนี้: “ฉันแสดงความขอบคุณสำหรับความช่วยเหลือที่มีให้... / ขอบคุณสำหรับคำเชิญ... / หวังว่าจะได้รับความร่วมมืออย่างประสบผลสำเร็จ…” เมื่อเขียนจดหมายประเภทนี้จะสังเกตรูปแบบธุรกิจ คุณสมบัติ: ความกระชับ ความชัดเจน ความคลุมเครือ การใช้คำศัพท์ น้ำเสียงที่เป็นกลาง การสร้างมาตรฐาน

ความยากลำบากในการเขียนจดหมายธุรกิจ

ตระหนักดีถึงผู้รับและข้อมูลที่เขามีอยู่เกี่ยวกับคำถามของคุณ

ความรู้เกี่ยวกับกฎของภาษารัสเซียและคุณลักษณะของรูปแบบธุรกิจ: สูตรภาษา กฎเกณฑ์ในการแต่งประโยค ฯลฯ

การใช้คำศัพท์ที่ถูกต้องและเหมาะสม

ความถูกต้องในการกล่าวกับผู้รับ

วิธีเขียนจดหมายธุรกิจอย่างถูกต้อง

พจนานุกรมและตัวอย่างการเขียนจดหมายธุรกิจสามารถช่วยให้คุณรับมือกับงานนี้ได้ด้วยตัวเอง แต่หากไม่มีพนักงานที่มีความสามารถหรือมีเวลาไม่เพียงพอในการเตรียมเขียนจดหมายธุรกิจ หน่วยงานวิชาชีพก็สามารถให้บริการนี้ได้ ผู้เชี่ยวชาญของหน่วยงานด้านการสื่อสาร Comagency จะช่วยคุณพัฒนาหัวจดหมายรวบรวม เอกสารที่จำเป็นหากต้องการโต้แย้งที่น่าเชื่อถือ ให้เขียนจดหมายธุรกิจที่มีความสามารถและเรียบร้อย ซึ่งจะช่วยปรับปรุงภาพลักษณ์ขององค์กรของคุณ

วิธีการเรียนรู้การเขียนจดหมายธุรกิจ

ชมวิดีโอด้านล่าง ซึ่งจะอธิบายวิธีการเรียนรู้วิธีการเขียนจดหมายธุรกิจอย่างง่ายดายและง่ายดาย และให้คำแนะนำและแนวทางปฏิบัติที่ชัดเจนและเข้าใจได้สำหรับการฝึกอบรม:

คุณวางแผนจะจ้างบุคคลภายนอกในปี 2560 อย่างไร

จดหมายบริการเป็นชื่อทั่วไปของเอกสารที่มีเนื้อหาต่าง ๆ ที่ใช้เป็นเครื่องมือในการสื่อสารกับสถาบันและบุคคล การรายงานบางอย่าง แจ้งเกี่ยวกับบางสิ่งบางอย่าง

จดหมายธุรกิจถูกจัดทำขึ้นเพื่อแจ้งผู้สื่อข่าว สื่อสารข้อมูลที่อาจมีความสำคัญอย่างยิ่งต่อเขาให้เขา เขียนจดหมายเพื่อให้ได้ข้อมูลที่จำเป็น เพื่อสร้างการติดต่อ สร้างการเชื่อมต่อทางธุรกิจ เพื่อที่ในอนาคตจะ สามารถดำเนินกิจกรรมร่วมกัน ทำธุรกรรม ฯลฯ จดหมายธุรกิจเป็นวิธีการแลกเปลี่ยนข้อมูลที่รวดเร็วระหว่างการดำเนินการ กิจกรรมร่วมกัน- จดหมายสามารถใช้เป็นการยืนยันข้อตกลงด้วยวาจาเพื่อเป็นหลักประกันภาระผูกพันที่ดำเนินการตามข้อกำหนดในการปฏิบัติตามเงื่อนไขที่สันนิษฐานไว้เพื่อเป็นการเตือนใจ นอกจากนี้ ในกรณีเหล่านี้ จดหมายธุรกิจก็เป็นวิธีหนึ่งในการนำเสนอบริษัทเสมอ เช่นเดียวกับความประทับใจแรกของบุคคลซึ่งเป็นตัวกำหนดทัศนคติต่อเขามาเป็นเวลานาน รูปแบบของจดหมาย ซองจดหมาย การออกแบบจดหมาย และในที่สุด ข้อความก็สามารถสร้างผลดีหรือผลเสียต่อผู้รับได้ฉันใด จดหมาย. ดังนั้นหากคุณต้องการให้ผลกระทบนี้เป็นไปในทิศทางที่ดี จดหมายธุรกิจจะต้องไม่มีที่ติทุกประการ

จดหมายธุรกิจไม่ควรยาว ในความสัมพันธ์ทางธุรกิจ ทุกนาทีมีค่า ดังนั้นคุณต้องแสดงความคิดของคุณให้กระชับ เรียบง่าย และชัดเจน จดหมายควรมีเฉพาะข้อมูลที่เกี่ยวข้องโดยตรงกับคดีเท่านั้น จดหมายจะต้องเขียนอย่างมีเหตุผล ชัดเจน และเข้าใจได้ ในจดหมายธุรกิจคุณควรใช้ภาษาที่ซับซ้อน แนวคิดที่ซับซ้อนแม้ว่าจดหมายธุรกิจไม่ควรแห้ง แต่ควรให้ผู้รับสนใจ ในขณะเดียวกันก็ไม่ได้หมายความว่าจดหมายควรมีอารมณ์และแสดงออกน้อยกว่ามาก แม้ว่าสถานการณ์จะค่อนข้างตึงเครียด ก่อให้เกิดความกลัวหรือความกังวลอย่างรุนแรง แต่ควรระงับอารมณ์ในจดหมาย น้ำเสียงของจดหมายควรสงบและเป็นกลาง นอกจากนี้ไม่อนุญาตให้มีความคุ้นเคยในจดหมาย ลักษณะการสื่อสารเชิงสนทนา รูปแบบที่ไม่เป็นทางการ - ไม่เหมาะสำหรับการเขียนเชิงธุรกิจ

ข้อกำหนดต่อไปนี้ใช้กับจดหมายธุรกิจ:

- จดหมายธุรกิจถูกวาดขึ้นในแบบฟอร์มพิเศษ - แบบฟอร์มจดหมาย (สำหรับการติดต่อประเภทอื่น ๆ สามารถใช้แบบฟอร์มพิเศษได้: แบบฟอร์มโทรเลข, แบบฟอร์มข้อความแฟกซ์, แบบฟอร์มข้อความโทรศัพท์)

- การจัดรูปแบบของจดหมายธุรกิจต้องเป็นไปตาม GOST R 6.30-2003 ;"

- จดหมายธุรกิจลงนามโดยหัวหน้าองค์กรหรือรองหัวหน้าหรือเจ้าหน้าที่อื่นตามการแบ่งความรับผิดชอบระหว่างฝ่ายบริหารที่ยอมรับในองค์กร

- จดหมายจะต้องกล่าวถึงประเด็นเดียว สามารถพิจารณาหลายประเด็นในจดหมายได้ก็ต่อเมื่อประเด็นเหล่านี้เกี่ยวข้องกันและจะมีการตัดสินใจเพียงครั้งเดียว

- ตัวอักษรไม่ควรมีขนาดใหญ่ (ตัวอักษรส่วนใหญ่ - มีข้อความสูงสุดหนึ่งหน้า และในกรณีพิเศษเท่านั้นที่ต้องมีคำอธิบายโดยละเอียดและการวิเคราะห์ จดหมายอาจมีข้อความมากกว่าหนึ่งหน้า)

− จะต้องตอบกลับจดหมายริเริ่ม (คำขอ การสอบถาม ความต้องการ ฯลฯ)

− จดหมายธุรกิจจะต้องเขียนอย่างถูกต้อง แม่นยำ โดยไม่มีการแก้ไข

− จดหมายธุรกิจจะต้องมีข้อมูลที่เป็นกลางเกี่ยวกับเหตุการณ์และข้อเท็จจริงที่นำเสนอ และหากจำเป็น จะต้องมีคำอธิบายและเนื้อหาเสริม

เทคโนโลยีคอมพิวเตอร์ใช้ในการจัดเตรียมและจัดรูปแบบจดหมายธุรกิจ ลักษณะอย่างเป็นทางการของการติดต่อทางธุรกิจและจรรยาบรรณของการสื่อสารทางธุรกิจจำเป็นต้องมีการผลิตเอกสารคุณภาพสูงบนอุปกรณ์การพิมพ์ และต้องปฏิบัติตามสิ่งต่อไปนี้:

− รูปแบบการออกแบบเอกสารที่เหมือนกัน

− ขนาดของสาขาบริการที่กำหนด

− ตำแหน่งที่ถูกต้องของผู้รับ ลายเซ็น วันที่ หมายเลขทะเบียน และรายละเอียดอื่น ๆ

- การเยื้องย่อหน้าเท่ากันหากย่อหน้าขึ้นต้นด้วยเส้นสีแดง

- มีรอยประทับตราที่ชัดเจน

- เส้นตรง ตัวอักษร

- ช่องว่างระหว่างตัวอักษร ตัวอักษร และตัวเลขเท่ากัน

การจัดทำเอกสารที่ส่งผ่านช่องทางโทรคมนาคมมีลักษณะเฉพาะของตนเองและเกี่ยวข้องกับ

- การมีอยู่ของส่วนหัวบริการ

- การจำกัดปริมาณข้อความ

- การใช้ชุดคำย่อที่กำหนดไว้อย่างจำกัด

− การลงทะเบียนตามกฎที่กำหนดโดยหน่วยงานด้านการสื่อสาร

จากทั้งหมดที่กล่าวมาข้างต้น การเขียนข้อความและการออกแบบจดหมายต้องใช้ทัศนคติที่สร้างสรรค์ ผู้เชี่ยวชาญแต่ละคนไม่เพียงแต่จะต้องมีความสามารถในสาขากิจกรรมของเขาเท่านั้น แต่ยังต้องมีความรู้ เชี่ยวชาญทักษะในการกำหนดความคิด และจัดรูปแบบให้เป็นระเบียบภายในกรอบข้อกำหนดของเอกสารกำกับดูแลในปัจจุบัน หลักการทางทฤษฎีไม่ว่าจะนำเสนอครบถ้วนเพียงใด จำเป็นต้องมีการดูดซึมและการประยุกต์ใช้ในทางปฏิบัติเพื่อแสดงแบบจำลอง ตัวอย่าง และตัวอย่างของการนำไปใช้งานเฉพาะเจาะจง

ตามกฎแล้วทักษะการโต้ตอบได้รับการพัฒนาด้วยประสบการณ์ดังนั้นผู้เขียนจดหมายจำเป็นต้องศึกษาการติดต่อก่อนหน้านี้ขององค์กรอย่างรอบคอบใช้จดหมายที่รวบรวมโดยผู้เชี่ยวชาญก่อนหน้านี้เป็นตัวอย่างศึกษากฎการติดต่อสื่อสารวิเคราะห์คุณสมบัติของการเขียนข้อความของตัวอักษร ในเรื่องขององค์กรโดยคำนึงถึงเป้าหมายวัตถุประสงค์กิจกรรมเฉพาะ บทบาทสำคัญแสดงโดยวัฒนธรรมทั่วไป ความรู้ ทักษะ และทัศนคติของบุคคล ดังนั้นจึงเป็นสิ่งสำคัญมากที่จะต้องพัฒนาตนเองอย่างต่อเนื่อง ปรับปรุงวัฒนธรรมทั่วไป รวมถึงวัฒนธรรมการสื่อสารทางธุรกิจและวัฒนธรรมการพูด

การเตรียมจดหมายประกอบด้วยขั้นตอนต่อไปนี้:

ศึกษาสาระสำคัญของปัญหา

การรวบรวมข้อมูลที่จำเป็น รวมถึงจากการติดต่อครั้งก่อน

จัดทำร่างจดหมาย

การอนุมัติโครงการ (ถ้าจำเป็น)

ลงนามโดยผู้จัดการ

ร่างจดหมายจัดทำโดยผู้บริหารในนามของหัวหน้าองค์กร

ตามกฎแล้วจดหมายธุรกิจจะวาดขึ้นบนหัวจดหมายตามมาตรฐาน GOST R 6.30-2003 โดยมีการจัดวางรายละเอียดถาวรเชิงมุม ("แสตมป์") แบบฟอร์มที่มีการจัดเรียงรายละเอียดถาวรสำหรับจดหมายตามยาวจะใช้ไม่บ่อยนัก ส่วนใหญ่โดยหน่วยงานและองค์กรระดับสูง ใช้รูปแบบ A4 และ A5 ใช้รูปแบบ A5 หากตัวอักษรมีความยาวไม่เกิน 7-8 บรรทัด

หน้าแรกของจดหมายพิมพ์บนหัวจดหมายส่วนที่เหลือ - บนกระดาษเปล่า A4

จดหมายจะต้องจัดทำเป็นชุดอย่างน้อยสองชุด

สำเนาชุดแรกจะถูกวาดบนหัวจดหมายและส่งไปยังผู้รับ ส่วนชุดที่สอง (เรียกว่าสำเนา) จะพิมพ์บนกระดาษเปล่าและยื่นเป็นหลักฐานของงานที่ทำ

เมื่อจัดทำจดหมายธุรกิจจะใช้รายละเอียดต่อไปนี้:

- ตราแผ่นดิน สหพันธรัฐรัสเซีย;

- ตราแผ่นดินขององค์กรที่เป็นส่วนประกอบของสหพันธรัฐรัสเซีย

- ตราสัญลักษณ์หรือเครื่องหมายการค้าขององค์กร (เครื่องหมายบริการ)

- รหัสองค์กร

- หมายเลขทะเบียนหลักของรัฐ (OGRN) ของนิติบุคคล

− หมายเลขประจำตัวผู้เสียภาษี / รหัสเหตุผลในการลงทะเบียน (TIN/KPP)

- รหัสแบบฟอร์มเอกสาร

− ชื่อองค์กร

- ข้อมูลอ้างอิงเกี่ยวกับองค์กร

- วันที่ของเอกสาร

− หมายเลขทะเบียนของเอกสาร

− ผู้รับ;

- ความละเอียด;

- ชื่อเรื่องของข้อความ;

- เครื่องหมายควบคุม

- ข้อความของเอกสาร

− ทำเครื่องหมายเกี่ยวกับการมีอยู่ของแอปพลิเคชัน

- ลายเซ็น;

− การอนุมัติเอกสารวีซ่า

- รอยประทับตรา;

− หมายเหตุเกี่ยวกับนักแสดง

- หมายเหตุเกี่ยวกับการดำเนินการของเอกสารและส่งไปยังไฟล์

- บันทึกการรับเอกสารโดยองค์กร

- ตัวระบุสำเนาอิเล็กทรอนิกส์ของเอกสาร

รายละเอียดที่แสดงสามารถแบ่งออกเป็นสามกลุ่ม:

- รายละเอียดของแบบฟอร์มจดหมาย: ตราแผ่นดินของสหพันธรัฐรัสเซีย; แขนเสื้อของนิติบุคคลที่เป็นส่วนประกอบของสหพันธรัฐรัสเซีย ตราสัญลักษณ์หรือเครื่องหมายการค้าขององค์กร (เครื่องหมายบริการ); รหัสองค์กร หมายเลขทะเบียนหลักของรัฐ (OGRN) ของนิติบุคคล หมายเลขประจำตัวผู้เสียภาษี/รหัสเหตุผลในการจดทะเบียน (TIN/KPP) รหัสแบบฟอร์มเอกสาร ชื่อองค์กร ข้อมูลอ้างอิงเกี่ยวกับองค์กร

− รายละเอียดที่ใช้ในการเขียนจดหมายธุรกิจ: อ้างอิงถึงหมายเลขทะเบียนและวันที่ของเอกสาร ปลายทาง; ชื่อเรื่องของข้อความ; ข้อความ; ทำเครื่องหมายเกี่ยวกับการมีอยู่ของแอปพลิเคชัน ลายเซ็น; การอนุมัติเอกสารวีซ่า ผนึก; ทำเครื่องหมายเกี่ยวกับนักแสดง

− รายละเอียดที่ใช้ในการทำงานกับจดหมายธุรกิจและจำเป็นสำหรับการจัดการการไหลของเอกสาร การดำเนินการจดหมาย การจัดระบบจดหมาย และการจัดระเบียบการจัดเก็บ: วันที่ของเอกสาร หมายเลขทะเบียนเอกสาร ปณิธาน; ชื่อเรื่องของข้อความ; เครื่องหมายควบคุม หมายเหตุเกี่ยวกับการดำเนินการของเอกสารและส่งไปยังไฟล์ หมายเหตุเมื่อองค์กรได้รับเอกสาร ID ของสำเนาอิเล็กทรอนิกส์ของเอกสาร

ข้อความในจดหมายส่วนใหญ่มักประกอบด้วยส่วนเกริ่นนำและส่วนหลัก ส่วนเกริ่นนำระบุถึงเหตุผลในการร่างจดหมาย พร้อมด้วยการอ้างอิงข้อเท็จจริง วันที่ และเอกสาร ส่วนหลักของจดหมายระบุวัตถุประสงค์หลัก (ข้อเสนอ การปฏิเสธ การร้องขอ การรับประกัน ฯลฯ)

ข้อความในจดหมายเขียนด้วยอักษรตัวแรกเป็นพหูพจน์: “เราถาม... เราส่ง...” หรือบุคคลที่สามเอกพจน์ – “องค์กรพิจารณา... องค์กรได้พิจารณา...”

หากจดหมายเขียนบนหัวจดหมายอย่างเป็นทางการของหัวหน้าองค์กร ตามกฎแล้วข้อความจะเขียนเป็นเอกพจน์บุรุษที่ 1: “ฉันเสนอ... ฉันถาม…”

ข้อความในจดหมายอาจเริ่มต้นด้วยการอุทธรณ์

ข้อความส่วนเล็กๆ นี้มีความสำคัญอย่างยิ่งสำหรับวัตถุประสงค์ในการสื่อสาร ข้อความที่เลือกอย่างถูกต้องไม่เพียงแต่ดึงดูดความสนใจของผู้รับเท่านั้น แต่ยังช่วยกำหนดโทนเสียงที่เหมาะสมสำหรับการติดต่อสื่อสาร และช่วยสร้างและรักษาความสัมพันธ์ทางธุรกิจอีกด้วย ความสำคัญของการอุทธรณ์ถูกกำหนดโดยผู้เขียนจดหมาย การอุทธรณ์ทำให้คุณสามารถรักษาความปลอดภัยให้กับผู้ฟังได้ เครื่องหมายวรรคตอนที่อยู่หลังที่อยู่สมควรได้รับความสนใจเป็นพิเศษ เครื่องหมายจุลภาคหลังที่อยู่จะทำให้ตัวอักษรมีอักขระที่ไม่เป็นทางการ ในขณะที่เครื่องหมายอัศเจรีย์จะเน้นความสำคัญและอักขระที่เป็นทางการ คำอุทธรณ์จะพิมพ์ในลักษณะกึ่งกลาง

เรียนมิคาอิล Petrovich!

นางเปโตรวา!

เรียนคุณ Smirnov!

ท่านประธาน!

เรียนเพื่อนร่วมงาน!

จดหมายมักจะเขียนตามรูปแบบต่อไปนี้: บทนำ, ส่วนหลัก, บทสรุป

“ตามพระราชกฤษฎีกาของรัฐบาลสหพันธรัฐรัสเซียลงวันที่ 27 มิถุนายน พ.ศ. 2546 ฉบับที่ 620 “เมื่อได้รับอนุมัติตามข้อบังคับแบบจำลอง...”

ส่วนหลักประกอบด้วยคำอธิบายของเหตุการณ์ สถานการณ์ปัจจุบัน การวิเคราะห์ และหลักฐานที่ให้ไว้

การสรุปจดหมายแสดงถึงข้อสรุปในรูปแบบของคำร้องขอ ข้อเสนอ ความคิดเห็น การปฏิเสธ การเตือนความจำ

ตัวอักษรควรใช้ตัวย่อ การกำหนด และเงื่อนไขที่ได้รับการยอมรับอย่างเป็นทางการเท่านั้น ชื่อสถาบัน องค์กรและตำแหน่ง ตำแหน่ง หน่วยวัด ชื่อทางภูมิศาสตร์และอื่นๆ จะต้องตรงกับชื่อทางการทุกประการ

ส่วนสุดท้ายของข้อความอาจลงท้ายด้วยความคาดหวังในการตอบสนองคำขอ รวมถึงสูตรความสุภาพ:

จดหมายอาจมีเพียงส่วนสุดท้ายเพียงส่วนเดียว

หมายเหตุเกี่ยวกับการมีสิ่งที่แนบมาจะถูกพิมพ์สองช่วงใต้ข้อความของตัวอักษรจากขอบด้านซ้ายของช่องข้อความหากตัวอักษรมีสิ่งที่แนบมาด้วย

ลายเซ็นจะแยกออกจากข้อความด้วยระยะห่างสามบรรทัด

วีซ่าอนุมัติจะออกให้โดยใช้สำเนาจดหมายที่เหลืออยู่ในไฟล์ วีซ่าจะอยู่ที่ด้านล่างของจดหมาย

บันทึกของผู้ดำเนินการจะถูกพิมพ์ที่ด้านหน้าหรือด้านหลังของแผ่นสุดท้ายของเอกสารทางด้านซ้ายของเอกสาร

วันที่ของจดหมายคือวันที่ลงนาม

เจ้าหน้าที่ลงนามจดหมายตามการแบ่งความรับผิดชอบและการโอนสิทธิ์ในการลงนามเอกสารในข้อบังคับเกี่ยวกับหน่วยโครงสร้างและลักษณะงาน

ก่อนแอตทริบิวต์ "ลายเซ็น" อาจมีสูตรความสุภาพซึ่งพิมพ์จากย่อหน้าและแยกออกจากตำแหน่งด้วยเครื่องหมายจุลภาค เช่น

สูตรความสุภาพอาจมีลักษณะดังนี้:

ขอแสดงความนับถือ...

ด้วยความปรารถนาดี…

ด้วยความขอบคุณอย่างจริงใจ...

ขอแสดงความนับถือ, …

ตราประทับรับรองความถูกต้องของการลงนามของเจ้าหน้าที่ในเอกสารรับรองสิทธิของบุคคลการบันทึกข้อเท็จจริงเกี่ยวกับการเงินทรัพยากรวัสดุ ฯลฯ ตราประทับรับรองจดหมายที่มีภาระผูกพัน (หนังสือค้ำประกัน) ยืนยันข้อเท็จจริงเหตุการณ์หนังสือทางการเงิน เนื้อหา.

ตราประทับบนเอกสารอาจระบุตำแหน่งงานบางส่วน แต่ไม่ใช่ลายเซ็นของเจ้าหน้าที่ ต้องอ่านตราประทับที่ประทับตราได้ชัดเจน

เค้าโครงของจดหมายธุรกิจแสดงไว้ในรูปที่ 1 7.

หากข้อความของจดหมายประกอบด้วยสองย่อหน้าขึ้นไป ตัวอักษรนั้นจะเริ่มต้นด้วยอักขระตัวที่ 5 (จากบรรทัดระยะขอบ) ข้อความที่ไม่มีย่อหน้าสามารถพิมพ์ได้โดยตรงจากระยะขอบด้านซ้าย

ข้อความของจดหมายควรมีองค์ประกอบโครงสร้างสามประการ: ส่วนเกริ่นนำที่สรุปเหตุผลในการเขียนจดหมาย ส่วนที่เป็นหลักฐาน ส่วนสุดท้ายซึ่งกำหนดคำร้องขอ ความยินยอม การปฏิเสธ ฯลฯ

การจัดโครงสร้างตัวอักษรในลำดับย้อนกลับเป็นไปได้: ส่วนสุดท้ายจะได้รับก่อนส่วนที่เป็นหลักฐาน ขั้นตอนนี้เป็นเรื่องปกติสำหรับจดหมายจากองค์กรระดับสูง

ภาคผนวก: บน ... แผ่นงานใน ... สำเนา

ชื่องาน

ศีรษะ (ลายเซ็น)ไอโอ

ชื่องาน

(ลายเซ็น)ไอ.โอ. นามสกุล

00.00.0000

นักแสดง (นามสกุล I.O.)

โทรศัพท์ (000 00 00)

ID ของสำเนาอิเล็กทรอนิกส์ของเอกสาร

รูปที่ 7 เค้าโครงจดหมายธุรกิจ

วันที่ตีพิมพ์: 19-10-2014; อ่าน: 6692 | การละเมิดลิขสิทธิ์เพจ

Studopedia.org - Studopedia.Org - 2014-2018 (0.008 วินาที)…

แผนการเขียน

1. ในวลีเบื้องต้นแรก ให้แจ้งวัตถุประสงค์ของจดหมายแนะนำบริษัท ผลิตภัณฑ์ บริการของคุณ

ฉันเขียนถึงคุณเพื่อแนะนำบริษัทของเรา

ฉันยินดีเป็นอย่างยิ่งที่จะแนะนำบริษัทของเรา

ฉันยินดีที่จะแนะนำบริษัทของเรา

นอกเหนือจากการสนทนาทางโทรศัพท์แล้ว ฉันยินดีอย่างยิ่งที่จะเขียนถึงคุณเพิ่มเติมเกี่ยวกับบริษัทและผลิตภัณฑ์ของบริษัท

เพื่อสานต่อการสนทนาทางโทรศัพท์ของเรา ฉันยินดีเป็นอย่างยิ่งที่จะบอกคุณเพิ่มเติมเกี่ยวกับบริษัทของเราและผลิตภัณฑ์ที่เราผลิต

จากการสนทนาทางโทรศัพท์ของเราเมื่อวันที่ 19 พฤษภาคมเกี่ยวกับซอฟต์แวร์เพื่อการศึกษา ฉันยินดีอย่างยิ่งที่จะแจ้งให้คุณทราบ

จากการสนทนาทางโทรศัพท์ของเราเมื่อวันที่ 19 พฤษภาคม เกี่ยวกับโครงการฝึกอบรม ผมมีความยินดีเป็นอย่างยิ่งที่จะแจ้งให้ทราบ

ฉันเขียนถึงคุณเกี่ยวกับ...

จากการสนทนาทางโทรศัพท์ของเราเมื่อเช้านี้ ฉันเขียนถึงคุณเพื่อยืนยัน...

ฉันเขียนถึงคุณเกี่ยวกับ...

คุณอาจจำได้ว่าเราได้พบปะและแลกเปลี่ยนที่อยู่ในงาน CeBIT'2004 ในเมืองฮันโนเวอร์

คุณอาจจำได้ว่าเราพบกันที่งาน CeBIT'2004 ในเมืองฮันโนเวอร์และได้แลกเปลี่ยนที่อยู่กัน

เราเป็นบริษัทที่นำเข้าเครื่องมือสำหรับตลาดอุตสาหกรรมและตลาดที่ทำเอง

บริษัทของเรานำเข้าเครื่องมือสำหรับอุตสาหกรรมและตลาดผู้บริโภค DIY

2. ระบุข้อดีหลัก นวัตกรรม ข้อดีของผลิตภัณฑ์และบริการที่นำเสนอ

นี่เป็นฉบับตรวจสอบใหม่ซึ่งมีรูปภาพใหม่มากกว่า 20 ภาพ

นี่เป็นฉบับปรับปรุงใหม่ที่มีรูปภาพใหม่มากกว่า 20 ภาพ

3. กำหนดกลุ่มตลาดที่คุณเสนอเพื่อแนะนำผลิตภัณฑ์ของคุณ ระบุผู้มีโอกาสเป็นลูกค้า

ลูกค้าของเราเป็นผู้ประกอบการรายย่อย

ผู้บริโภคของเราเป็นผู้ประกอบการธุรกิจขนาดเล็ก

เราทำงานเพื่อวัยรุ่น

เราทำงานเพื่อวัยรุ่น เราผลิตสินค้าสำหรับวัยรุ่น

เราคาดว่าผลิตภัณฑ์ของเราจะเป็นที่สนใจสำหรับครอบครัวรุ่นใหม่และผู้ที่มีรายได้ค่อนข้างน้อย

เราเชื่อว่าผลิตภัณฑ์ของเราจะเป็นที่สนใจของครอบครัววัยรุ่นและผู้ที่มีรายได้ค่อนข้างน้อย

4. จัดทำข้อเสนอความร่วมมือโดยเฉพาะ เช่น การขายส่งหรือการขายปลีก ข้อตกลงใบอนุญาต การสร้างเครือข่ายการจัดจำหน่าย ฯลฯ

เรามีความสนใจเป็นพิเศษในเรื่องความสัมพันธ์ในการทำงานระยะยาว

เรามีความสนใจเป็นพิเศษในความสัมพันธ์ในการทำงานระยะยาว

เรากำลังมองหาบริษัทจากเยอรมันเพื่อสร้างเครือข่ายผู้ค้าปลีก

เรากำลังมองหาบริษัทจากเยอรมันเพื่อสร้างเครือข่ายการค้าปลีก

ที่จริงแล้วเราสนใจเฉพาะข้อตกลงใบอนุญาตเท่านั้น

ในความเป็นจริง เราสนใจเฉพาะข้อตกลงใบอนุญาตเท่านั้น

5. หากคุณแนบตัวอย่างผลิตภัณฑ์ คุณต้องอธิบายว่าผลิตภัณฑ์ใดบ้างในชุดที่นำเสนอ

ฉันกำลังแนบสำเนาซอฟต์แวร์ที่กล่าวถึงข้างต้นจำนวน 5 ชุด

ฉันกำลังแนบโปรแกรมตัวอย่าง 5 โปรแกรมที่กล่าวถึงข้างต้น

โปรดดู "Smart Styler" จำนวน 3 เครื่องที่แนบมาด้วยสำหรับการประเมิน

มีตัวอย่างผลิตภัณฑ์ Smart Styler 3 ตัวอย่างสำหรับการทดสอบและประเมินผล

6. แสดงความเต็มใจที่จะตอบทุกคำถามที่อาจเกิดขึ้นในระหว่างกระบวนการประเมินผลิตภัณฑ์

หากมีข้อมูลเพิ่มเติมใด ๆ ที่คุณต้องการ โปรดติดต่อเรา

โปรดแจ้งให้เราทราบหากคุณต้องการข้อมูลเพิ่มเติม

เรายินดีที่จะให้ข้อมูลเพิ่มเติมที่คุณต้องการ

เรายินดีที่จะให้ข้อมูลใด ๆ ที่คุณต้องการ

โปรดอย่าลังเลที่จะติดต่อเราหากคุณต้องการข้อมูลเพิ่มเติม

โปรดแจ้งให้เราทราบหากคุณต้องการข้อมูลเพิ่มเติม

7. จบจดหมาย วลีมาตรฐานแสดงความหวังในความร่วมมือ

หวังว่าจะได้ยินจากคุณเร็ว ๆ นี้

เราหวังว่าจะได้รับการติดต่อจากคุณ

เราหวังว่าจะได้ยินจากคุณเร็ว ๆ นี้

เราหวังเป็นอย่างยิ่งว่าจะได้ทำธุรกิจร่วมกับคุณ

เราหวังว่าจะได้ทำงานร่วมกัน

เราจะขอบคุณสำหรับการตอบกลับในช่วงต้น

เรายินดีที่จะได้รับการตอบกลับอย่างรวดเร็วของคุณ

หวังว่าจะได้รับความร่วมมือในอนาคต

เราหวังว่าจะได้ทำงานร่วมกัน รอคอยที่จะทำงานร่วมกัน

8. ลายเซ็น ชื่อ และตำแหน่งของคุณ

กฎทอง:

คุณต้องระบุความสำเร็จ ข้อได้เปรียบของบริษัท ผลิตภัณฑ์ บริการ และส่วนบุคคลของคุณทั้งหมดอย่างตรงไปตรงมา โดยไม่พูดเกินจริง ข้อมูลใด ๆ สามารถตรวจสอบได้อย่างง่ายดาย

กฎทอง:

จดหมายธุรกิจอย่างเป็นทางการควรเขียนเป็นจดหมายส่วนตัวจ่าหน้าถึงผู้รับเพียงคนเดียว ไม่มีวลีที่เป็นทางการและเย็นชา!

ธุรกิจทั่วโลกสร้างขึ้นจากความสัมพันธ์ส่วนตัว และพวกเขาจะต้องสร้างขึ้น!

กฎทอง:

จดหมายควรมีทั้งข้อมูลและกระชับและมีความยาวไม่เกินหนึ่งหน้า จำไว้ว่าจะไม่มีใครอ่านมากกว่าหนึ่งหน้า จดหมายควรลงท้ายด้วยข้อความโดยตรงถึงสิ่งที่คุณคาดหวังจากบริษัทนี้ วลีสุดท้ายนี้จะถูกจดจำมากที่สุด

กฎทอง:

เมื่อเขียนจดหมายใด ๆ คุณควรได้รับคำแนะนำจากสูตรเสมอ:

KISS = ทำให้มันสั้นและเรียบง่าย

ตัวอย่างที่ 1 การรับรองของบริษัทที่พัฒนาโปรแกรมคอมพิวเตอร์เพื่อการศึกษา

ฉันยินดีเป็นอย่างยิ่งที่จะแนะนำให้คุณรู้จักกับบริษัทของเราและผลิตภัณฑ์ซอฟต์แวร์ของบริษัทเพื่อความร่วมมือที่เป็นไปได้กับบริษัทของคุณ

ผลิตภัณฑ์ซอฟต์แวร์เชิงโต้ตอบของเราในเวอร์ชัน "เปิด" ประกอบด้วยความสำเร็จล่าสุดของเทคโนโลยีสมัยใหม่ และทำให้กระบวนการศึกษามีความน่าสนใจและมีประสิทธิภาพมาก เวอร์ชัน "เปิด" นี้เป็นการผสมผสานระหว่างความเป็นไปได้ในการฟังและอ่านข้อความ ทำการทดลองทางคอมพิวเตอร์ และแก้ปัญหาชุดหนึ่ง ฉันอยากจะชี้ให้เห็นว่าไม่มีผลิตภัณฑ์ซอฟต์แวร์เพื่อการศึกษาที่มีคุณภาพเช่นนี้ในตลาดเยอรมันในขณะนี้

แนะนำให้ใช้เวอร์ชัน "เปิด" เป็นอย่างยิ่งสำหรับนักเรียนมัธยมปลายและนักศึกษาวิทยาลัย รวมถึงเพื่อการศึกษาด้วยตนเอง

เวอร์ชัน "เปิด" นี้ประกอบด้วย:

"Open Physics" (2 ส่วน, ซีดีรอม 2 แผ่น), เยอรมัน/อังกฤษ/รัสเซีย/ฝรั่งเศส และ

“Open Math” (6 ส่วน, ซีดีรอม 6 แผ่น) เยอรมัน/อังกฤษ/รัสเซีย/ฝรั่งเศส

ซอฟต์แวร์ที่กล่าวถึงข้างต้นได้รับการพัฒนาโดยบริษัทร่วมทุน Open Learn Inc. (สหรัฐอเมริกา) – คณิตศาสตร์ จำกัด (รัสเซีย) และใช้กันอย่างแพร่หลายในสหรัฐอเมริกา รัสเซีย และยุโรป

เนื่องจากธุรกิจของเรากำลังขยายในส่วนที่พูดภาษาเยอรมันของยุโรป เราจึงสนใจที่จะติดต่อระยะยาวกับผู้ค้าปลีกซอฟต์แวร์ชาวเยอรมัน และถือว่า Media Surep-Market เป็นหนึ่งในธุรกิจที่ดีที่สุด

ดังนั้นโปรดค้นหาชุด "เปิด" ที่แนบมาเพื่อการตรวจทานและการประเมินผลของคุณ

ฉันรอคอยที่จะได้ยินจากคุณเร็ว ๆ นี้

ขอแสดงความนับถือ

ตัวอย่างที่ 2

“Seans Printers” จะสนใจทำการตลาดตลับหมึกใหม่ที่น่าตื่นเต้นจาก “Russian Rainbow ink” หรือไม่

ฉันได้พัฒนาและเป็นเจ้าของสิทธิ์ทั้งหมดในการสร้างตลับหมึกที่สมบูรณ์แบบสำหรับ “Seans Printers” ซึ่งฉันรู้สึกว่าสามารถขายได้ดีเป็นพิเศษในอุตสาหกรรมเครื่องพิมพ์เช่นคุณ

ตลับหมึกใหม่มอบคุณประโยชน์ที่หลากหลายให้กับผู้ใช้

สีของหมึกมีความสดและสดใสอย่างสมบูรณ์แบบ

ตลับหมึกมีขนาดเท่ากับสินค้าที่คุณใช้อยู่ตอนนี้ แต่มีสีต่างกันมากกว่าสองเท่า

คุณภาพการพิมพ์จะสูงกว่าเมื่อเปรียบเทียบกับรุ่นปัจจุบันที่คุณใช้

ฉันเชื่ออย่างจริงใจว่าผลิตภัณฑ์นี้จะเข้ากันได้เป็นอย่างดีกับราคาที่สมจริงและช่องทางการจัดจำหน่ายที่แข็งแกร่งซึ่งดูเหมือนจะเป็นจุดเด่นของ "Seans Printers"

จดหมายฉบับนี้ไม่ใช่ความพยายามอย่างกว้างๆ เพื่อดึงดูดใครก็ตามและทุกคนที่สนใจตลับหมึกใหม่

เอกสารนี้ถูกส่งไปยัง "Seans Printers" เท่านั้น และฉันขอขอบคุณจริงๆ ที่คุณติดต่อกลับมาหาฉันโดยเร็วที่สุด เพื่อที่เราจะได้หารือเกี่ยวกับแนวโน้มของปัญหานี้ต่อไป

โปรดพิจารณาตลับหมึกใหม่และแจ้งให้เราทราบความคิดเห็นของคุณ!

ตัวอย่างที่ 3

ข้อเสนอในการผลิตและจำหน่ายผลิตภัณฑ์ของบริษัทต่างประเทศในรัสเซีย

ฉันต้องการสำรวจความเป็นไปได้ในการทำธุรกิจกับบริษัทของคุณ

ฉันเพิ่งไปบอสตันและต้องการของเล่นเป็นของขวัญสำหรับใช้ส่วนตัวของฉันเอง ฉันซื้อ “Selfeducable Box” ที่พัฒนาโดยบริษัทของคุณ และมันทำงานได้ตรงตามที่ต้องการ

ความคิดนี้ทำให้ฉันทึ่งว่าหากบรรจุอย่างถูกต้องและทำเครื่องหมายอย่างเหมาะสม ผลิตภัณฑ์นี้สามารถพิสูจน์ได้ว่าเป็นเครื่องมือส่งเสริมการขายที่มีประสิทธิภาพมาก อย่างน้อยก็เพื่อการศึกษา

ฉันเสนอให้ผลิตและบรรจุผลิตภัณฑ์ของคุณพร้อมกับผลิตภัณฑ์เสริม และขายในรัสเซียให้กับลูกค้าของเราในร้านหนังสือและห้องสมุดในตอนแรก เราเชื่อว่าแนวทางการขายผลิตภัณฑ์ของคุณโดยตรงมากขึ้นนี้จะช่วยสร้างความสัมพันธ์ระยะยาวที่สำคัญได้

ฉันต้องการทราบว่าจะเกิดอะไรขึ้นกับข้อตกลงค่าลิขสิทธิ์/ใบอนุญาตสำหรับเราในการใช้ "กล่องเรียนรู้ด้วยตนเอง" ทางเลือกอื่นในการขายผลิตภัณฑ์ของคุณ สิ่งนี้สามารถพิสูจน์ได้ว่าเป็นวิธีที่ดีเยี่ยมในการ "Magic Tools" และ "Selfeducable Box" สู่ตลาดรัสเซียซึ่งขณะนี้ยังไม่ได้ใช้

ฉันจะขอบคุณความคิดของคุณ

ขอแสดงความนับถือ

ตัวอย่างที่ 4

ข้อเสนอเพื่อค้นหาผู้จัดพิมพ์ในต่างประเทศสำหรับหนังสือของนักเขียนชาวรัสเซีย

เพื่อติดตามการสนทนาของเราเมื่อวานนี้ ฉันได้แนบสำเนาหนังสือ "ตลาดเกิดใหม่" ของเราซึ่งจัดพิมพ์โดย Moscow Business Press ได้รับการตอบรับอย่างดีจากสื่อมวลชน

ภายในฤดูใบไม้ผลิปี 1999 หนังสือเล่มนี้จะได้รับการตีพิมพ์ในสี่ภาษา: รัสเซีย จีน เดนมาร์ก และสโลวีเนีย อย่างที่ผมบอกไปแล้ว ผมอยากเห็นฉบับอเมริกันด้วย ฉันเชื่อว่าปัญหาของ Emergent Markets จะเป็นไปอย่างทันท่วงทีในสหรัฐอเมริกา คุณช่วยฉันหาสำนักพิมพ์ที่ดีได้ไหม? ฉันจะขอบคุณมากที่สุด

เมื่อความร่วมมือดังกล่าวพัฒนาขึ้น ฉันอยากจะพิจารณาถึงความเป็นไปได้ที่จะพูดคุยกับเพื่อนร่วมงานของคุณใน Bergamon Press ในหัวข้อเดียวกัน

คิดว่าจะมีคนสนใจมั้ย?

ฉันรอคอยที่จะได้ยินจากคุณ

ด้วยความนับถือ,

ขอแสดงความนับถือ

ตัวอย่างที่ 5

เสนอให้รับการศึกษาด้านธุรกิจการติดต่อสื่อสาร

เรียนคุณแวนคูเวอร์

ขอขอบคุณที่ให้ความสนใจใน World Open University Business School

คณะวิชาธุรกิจมีการพัฒนาด้านการจัดการที่ออกแบบมาสำหรับบุคคลที่มีงานทำเต็มเวลา ในการเลือกโปรแกรมประเภทนี้ คุณจะสามารถมุ่งเน้นไปที่องค์กรและสถานการณ์ของคุณเองเพื่อเป็นพื้นฐานสำหรับการมอบหมายงานในทางปฏิบัติ ในขณะเดียวกันก็ได้รับข้อมูลเชิงลึกเกี่ยวกับองค์กรและอุตสาหกรรมอื่น ๆ จากกรณีศึกษาและจากการมีปฏิสัมพันธ์กับกลุ่มการศึกษาในพื้นที่ของคุณ

World Open University เป็นมหาวิทยาลัยชั้นนำของโลกในด้าน “Supported Open Learning” มีประสบการณ์และความเชี่ยวชาญมากกว่ามหาวิทยาลัยอื่นๆ ในการมอบการศึกษาที่มีประสิทธิภาพและมีคุณภาพสูงสำหรับผู้ใหญ่ที่ทำงานเต็มเวลา

โปรแกรมของเราเกี่ยวข้องกับงานและอาชีพของคุณ และรับประกันความยืดหยุ่น โดยคุณจะได้เรียนรู้ในอัตราที่สอดคล้องกับภาระผูกพันอื่นๆ ของคุณ

World Open University เป็นมหาวิทยาลัยของรัฐของอังกฤษที่ได้รับการยอมรับ และ MBA ของคณะวิชาธุรกิจได้รับการรับรองโดย AMBA ซึ่งให้การรับรองเพียง 30% แรกของหลักสูตร MBA ของ Europeam ทั้งหมด

ก่อนตัดสินใจขั้นต่อไป ให้ใช้ประโยชน์จากบริการให้คำปรึกษาในท้องถิ่นของเรา! เราให้ข้อมูลช่วงเย็นเป็นประจำในมอสโกและเซนต์ปีเตอร์สเบิร์ก หรือเลือกการนัดหมายส่วนตัวในเวลาที่คุณสะดวก

ตัวอย่างที่ 6 การตอบสนองต่อโฆษณาทางหนังสือพิมพ์เกี่ยวกับข้อเสนอเพื่อเป็นตัวแทนของบริษัทรัสเซียในสหรัฐอเมริกา

Re: โฆษณาของคุณใน Business Weekly

ฉันได้เรียนรู้จาก Business Weekly ว่าคุณสนใจที่จะเป็นตัวแทนของบริษัทรัสเซียในสหรัฐอเมริกา

บริษัทของเรายังไม่ได้เป็นตัวแทนในสหรัฐอเมริกา ปีที่แล้วเราได้มอบหมายให้สถาบันวิจัยตลาดทำการสำรวจตลาดที่นั่นเพื่อจำหน่ายผลิตภัณฑ์ของเรา ผลการศึกษาเป็นที่น่าพอใจมาก ดังนั้นเราจึงกำลังมองหาตัวแทนในภูมิภาคนี้

The Business Weekly เขียนไว้อย่างสูงเกี่ยวกับความสำเร็จของคุณในฐานะบริษัทเริ่มต้นใหม่ ดังนั้นฉันคิดว่าเราสามารถร่วมมือกันได้สำเร็จ

ดังนั้นคุณช่วยกรุณาให้ฉันมีข้อมูลอ้างอิงและรายชื่อบริษัทที่คุณเป็นตัวแทนได้ไหม

โปรดส่งเอกสารอ้างอิงทางไปรษณีย์หรือแฟกซ์ถึงฉัน พร้อมด้วยชื่อและหมายเลขโทรศัพท์ของผู้ติดต่อที่ฉันสามารถหารือเกี่ยวกับโครงการโดยละเอียดได้

ด้วยหวังว่าจะได้รับความร่วมมือในอนาคต

ขอแสดงความนับถือ

แบบฝึกหัดที่ 1. เสนอให้เป็นตัวแทนของบริษัทต่างประเทศในรัสเซีย

ด้านล่างนี้คือข้อความในจดหมายที่เสนอบริการเป็นตัวแทนจากบริษัทรัสเซียสำหรับบริษัทต่างประเทศบางแห่ง ข้อความในจดหมายจะถูกแบ่งออกไปในทางใดทางหนึ่ง ใช้แผนข้างต้นในการเขียนตัวอักษรดังกล่าวสร้างสูตรตัวอักษรสำหรับตัวอักษรจริง ตรวจสอบผลลัพธ์โดยคลิกปุ่ม "ตรวจสอบ"

เรียนคุณฮีทโธรว์

ง. หากคุณสนใจที่จะเป็นตัวแทนในรัสเซีย ฉันมั่นใจว่าคุณจะพอใจกับบริการของเรา

ข. บริษัท “Soft-System” ของเราทำงานในอุตสาหกรรมซอฟต์แวร์มานานกว่า 10 ปี และเราสนใจเป็นอย่างยิ่งในการเป็นตัวแทนและขายซอฟต์แวร์ระบบของคุณในรัสเซีย โปรดแจ้งให้เราทราบหากคุณสนใจที่จะจำหน่ายซอฟต์แวร์ของคุณในรัสเซีย

ก. เราได้รับที่อยู่ของคุณจากหอการค้าอเมริกันสาขามอสโก

จ. เราแนบโบรชัวร์และรายละเอียดเพิ่มเติมขององค์กรของเราเพื่อเป็นข้อมูลของคุณ

ฉ. ฉันหวังว่าจะได้ยินจากคุณเร็ว ๆ นี้

ค. ปัจจุบันเราเป็นตัวแทนของบริษัทอเมริกัน 2 แห่งและฝรั่งเศส 1 แห่งที่มีชื่อเสียงในรัสเซีย ฉันอยากจะชี้ให้เห็นว่าเราชอบผลลัพธ์การขายที่สูงกว่าค่าเฉลี่ย เรามีพนักงานขายที่ได้รับการฝึกอบรมมาเป็นอย่างดีและมีประสิทธิภาพ อีกทั้งยังมีสิ่งอำนวยความสะดวกและวิธีการขนส่งที่เพียงพออีกด้วย

ขอแสดงความนับถือ

คำตอบที่ถูกต้อง: ก, ข, ค, ง, อี, ฉ

ด้านล่างนี้เป็นข้อความที่ได้รับการฟื้นฟูของจดหมาย

ตัวอย่างที่ 7 ข้อเสนอเพื่อเป็นตัวแทนของบริษัทต่างประเทศในรัสเซีย

เรียนคุณฮีทโธรว์

เราได้รับที่อยู่ของคุณจากหอการค้าอเมริกันสาขามอสโก

บริษัท “Soft-System” ของเราทำงานในอุตสาหกรรมซอฟต์แวร์มานานกว่า 10 ปี และเราสนใจเป็นอย่างยิ่งในการเป็นตัวแทนและขายซอฟต์แวร์ระบบของคุณในรัสเซีย โปรดแจ้งให้เราทราบหากคุณสนใจที่จะจำหน่ายซอฟต์แวร์ของคุณในรัสเซีย

ปัจจุบันเราเป็นตัวแทนของบริษัทอเมริกัน 2 แห่งและฝรั่งเศส 1 แห่งที่มีชื่อเสียงในรัสเซีย ฉันอยากจะชี้ให้เห็นว่าเราชอบผลลัพธ์การขายที่สูงกว่าค่าเฉลี่ย เรามีพนักงานขายที่ได้รับการฝึกอบรมมาเป็นอย่างดีและมีประสิทธิภาพ อีกทั้งยังมีสิ่งอำนวยความสะดวกและวิธีการขนส่งที่เพียงพออีกด้วย

หากคุณสนใจที่จะเป็นตัวแทนในรัสเซีย ฉันมั่นใจว่าคุณจะพอใจกับบริการของเรา

คำมั่นสัญญา: – เร่งด่วน คลื่นความถี่ (ของการบริการ)–กว้างส่วนลด–สำคัญ / ไม่มีนัยสำคัญข้อเสนอ–สร้างสรรค์ไม่เห็นด้วย–สำคัญ / ไม่มีนัยสำคัญ, ความสามารถในการทำกำไร–สูง/ต่ำ, การคำนวณ–เบื้องต้นหรือ สุดท้ายฯลฯ

ขอบคุณจดหมายถึงซัพพลายเออร์

จดหมาย #1:
ที่รัก อีวาน อิวาโนวิช,

แสดงความขอบคุณของเขา LLC "Delopis.ru"เพื่อความร่วมมือที่เป็นประโยชน์ร่วมกันและประสบผลสำเร็จเป็นเวลาหลายปี

บริษัทของคุณเป็นบริษัทที่น่าสนใจมากที่จะร่วมงานด้วยเพราะว่า "Delopis.ru"บริษัทที่มีการพัฒนาแบบไดนามิกซึ่งออกผลิตภัณฑ์ใหม่ที่มีคุณภาพดีเยี่ยมออกสู่ตลาดทุกปี ฉันต้องการทราบแยกต่างหากว่าเพียงหกเดือนหลังจากเข้าสู่ตลาด ก็สามารถเอาชนะใจลูกค้าประจำได้

เรากำลังรอคอยการเปิดตัว

เราหวังว่าในอนาคตอันใกล้นี้ กันยายน 2013นิทรรศการปี LLC "Delopis.ru"จะทำให้พวกเราพอใจกับผลิตภัณฑ์ใหม่อีกครั้ง

"Delopis.ru"– นี่คือทีมงานมืออาชีพที่คุณสามารถจัดการด้วยได้!