วิธีจัดรูปแบบตัวอย่างจดหมาย จดหมายบริการ (ตัวอย่าง)
(จดหมายอิเล็กทรอนิกส์)
จดหมายเสนอความร่วมมือ
เรื่อง : ข้อเสนอความร่วมมือ.
ข้อมูล: 05.20.0216
จาก: [ป้องกันอีเมล]
ถึง: [ป้องกันอีเมล]
ประธานคณะกรรมการ
สหภาพผู้ผลิตเครื่องดื่มแอลกอฮอล์
โดบรอฟ ดี.อี.
เรียนคุณ Dmitry Evgenievich!
สหภาพผู้ผลิตแอลกอฮอล์ (UPAP) เป็นสมาคมชั้นนำของผู้นำอุตสาหกรรมในอุตสาหกรรมเครื่องดื่มแอลกอฮอล์ในประเทศ ขอแสดงความนับถือ งานที่ใช้งานอยู่ดำเนินการโดยองค์กรของคุณที่เกี่ยวข้องกับการสร้างตลาดอารยะสำหรับผลิตภัณฑ์เครื่องดื่มแอลกอฮอล์และสุราในสหพันธรัฐรัสเซีย
แน่นอนว่าความคำนึงถึงคุณภาพและความปลอดภัยของผลิตภัณฑ์ที่ผลิตขึ้นเป็นสิ่งหนึ่งที่ งานสำคัญ SPAP และผู้เข้าร่วมเป็นผู้ผลิตที่มีมโนธรรมซึ่งให้ความสำคัญกับประเด็นเหล่านี้เป็นอย่างมาก
AIG เป็นหนึ่งในสถาบันประกันภัยที่ใหญ่ที่สุดในโลก บริษัทข้ามชาติแห่งนี้อยู่ในตลาดประกันภัยมาเป็นเวลา 90 ปี และมีสำนักงานใน 160 ประเทศ แผนกรัสเซียของบริษัทเปิดดำเนินการมานานกว่า 15 ปี
ความร่วมมือกับผู้ผลิตอาหารและเครื่องดื่มถือเป็นสิ่งสำคัญสำหรับบริษัทของเรา นำโดยหลายปี ประสบการณ์ระดับนานาชาติ"AIG" ในรัสเซียได้พัฒนาโปรแกรมประกันภัยเฉพาะสำหรับองค์กรในอุตสาหกรรมเครื่องดื่มแอลกอฮอล์ (การประกันความรับผิดต่อผลิตภัณฑ์และการเรียกคืนผลิตภัณฑ์จากตลาด)
เราเชื่อว่าโปรแกรมนี้อาจเป็นประโยชน์สำหรับผู้เข้าร่วม SPAP เนื่องจาก ผลิตภัณฑ์ เช่น แอลกอฮอล์ ต้องใช้แนวทางพิเศษในด้านคุณภาพของวัตถุดิบ บรรจุภัณฑ์ และความปลอดภัยสำหรับผู้บริโภค
จากที่กล่าวมาข้างต้น เราจะติดต่อคุณพร้อมคำเชิญเพื่อหารือเกี่ยวกับศักยภาพในการร่วมมือในด้านนี้
เราจะขอบคุณสำหรับการประเมินความร่วมมือดังกล่าวอย่างมืออาชีพของคุณ และขอให้คุณกำหนดขั้นตอนสำหรับการมีปฏิสัมพันธ์ระหว่างบริษัทของเราต่อไป เราพร้อมที่จะพิจารณาข้อเสนอของคุณในรูปแบบการทำงานร่วมกัน
ขอแสดงความนับถือ,
อันดรีฟ พาเวล
รองประธานเอไอจี
โทร.: 8-495-xxx-xx-xx
8-915-xxx-xx-xx
[ป้องกันอีเมล]
หนังสือเชิญประชุม
เรื่อง : ขอเชิญเข้าร่วมสัมมนา
ข้อมูล: 25/06/2559
จาก: อันนา ซิโมโนวา
ถึง: xxx-xxx-xxx
เรียน พันธมิตรทุกท่าน
17 มีนาคม 2559ขอเชิญเข้าร่วมสัมมนาเรื่องการสร้างโครงการประกันภัยระหว่างประเทศ ซึ่งจะจัดขึ้นเพื่อพันธมิตรของ AIG โดยเฉพาะ มาร์ค โกลเดนเบิร์ก- ที่ปรึกษาระดับภูมิภาคสำหรับโครงการประกันภัยระหว่างประเทศของ AIG
มาร์กมาที่รัสเซียเพื่อจัดกิจกรรมการฝึกอบรมต่างๆ โดยเฉพาะ เพราะเขามีประสบการณ์กว้างขวางที่สุดในด้านการประกันภัยบริษัทข้ามชาติ
เมื่อพิจารณาจากประสบการณ์ปัจจุบันในการนำเสนอโปรแกรมนานาชาติสำหรับลูกค้าชาวรัสเซียที่มีการดำเนินงานในต่างประเทศ ผมมั่นใจว่าการสัมมนาครั้งนี้จะน่าสนใจมากและจะตอบคำถามมากมายในเรื่องนี้
ฉันกำลังแนบหนังสือเชิญและโครงการสัมมนา
ฉันขอให้คุณส่งต่อคำเชิญนี้ไปยังเพื่อนร่วมงานที่สนใจหัวข้อนี้
การลงทะเบียนจะดำเนินการโดยการตอบกลับจดหมายนี้ เข้าร่วมฟรี จำนวนที่นั่งมีจำนวนจำกัด
ที่อยู่ของการสัมมนา: รัสเซีย 125315 มอสโก Leningradsky Prospekt 72 อาคาร 2 ชั้น 3
เรายินดีที่จะพบคุณ!
ขอแสดงความนับถือ,
อันนา ซิโมโนวา
หัวหน้าโครงการฝึกอบรม
ไอจี
โทร.: 495-777-11-11
8-916-777-45-56
[ป้องกันอีเมล]
หนังสือขอจัดประชุม
เรื่อง: การจัดประชุมกับ Elena Firsova
ข้อมูล: 25/06/2559
จาก: เชอร์เคซอฟ อิลยา
ถึง: อิวาโนวา กาลินา
เรียน Galina Nikolaevna!
หากข้อเสนอของคุณถูกต้อง สัปดาห์หน้า (ตั้งแต่วันที่ 6 มิถุนายนถึง 10 มิถุนายน) ฉันสามารถมาได้ตลอดเวลาที่สะดวกสำหรับ Elena Petrovna
ฉันจะขอบคุณมากหากคุณแจ้งให้ฉันทราบถึงการตัดสินใจของ Ms. Firsova
ขอแสดงความนับถือ,
วาดิม ทาทาเรนโก
ผู้จัดการบริษัทเอไอจี
[ป้องกันอีเมล]
จดหมายขอการติดต่อ
เรื่อง: หมายเลขโทรศัพท์ของ Elena Firsova
ข้อมูล: 25/06/2559
จาก: เชอร์เคซอฟ อิลยา
ถึง: อิวาโนวา กาลินา
เรียน Galina Nikolaevna!
ขอขอบคุณอีกครั้งสำหรับการประชุมและการสนทนาที่สร้างสรรค์
ฉันจะขอบคุณมากหากคุณส่งไปยังที่อยู่ที่ระบุหรือแจ้งให้ฉันทราบทางโทรศัพท์
ขอบคุณล่วงหน้า!
ขอแสดงความนับถือ,
วาดิม ทาทาเรนโก
ผู้จัดการบริษัทเอไอจี
โทร.: 495-777-11-11; 8-916-777-45-56
[ป้องกันอีเมล]
จดหมายตอบกลับจดหมายก้าวร้าวจากลูกค้า
จดหมายก้าวร้าวจากลูกค้า:
เรื่อง: คุณบ้าไปแล้ว!
ข้อมูล: 20/02/2016
จาก: เปตรอฟ อันเดรย์
ถึง: [ป้องกันอีเมล]
ฉันจะคืนเงินที่ฉันจ่ายไปสำหรับบริการเวรกรรมของคุณได้อย่างไร ฉันยอมเสียมันไปกับสิ่งอื่นที่ไม่ใช่ระบบลามกของคุณ ใช้ servis.tutu.net เวรกรรมของคุณเอง
อันเดรย์ เปตรอฟ
ตอบกลับจดหมายลูกค้าเชิงรุก
เรื่อง: เกี่ยวกับการคืนเงินและการแก้ไขปัญหา! | อัลกอริธึมการทำงาน |
สวัสดีอังเดร! | |
หากฉันเข้าใจคุณถูกต้อง แสดงว่าคุณไม่พอใจกับบริการของเราและต้องการรับเงินคืน | 2. ชี้แจงกับผู้รับถึงความเข้าใจของเราเกี่ยวกับคำขอ/การเรียกร้อง/คำถาม นี่เป็นสิ่งจำเป็นอย่างยิ่งหากจดหมายของผู้รับวุ่นวายและเป็นการยากที่จะเข้าใจแก่นแท้ของปัญหา |
ฉันจะแจ้งให้คุณทราบว่าสามารถทำได้อย่างไร | 3. ให้ข้อมูลที่ชัดเจนและครบถ้วนแก่ผู้รับเกี่ยวกับประเด็นที่เขาสนใจ |
Andrey เช่นเดียวกับคุณ ฉันไม่สบายใจกับสถานการณ์นี้ ซึ่งส่งผลให้คุณพร้อมที่จะหยุดมีปฏิสัมพันธ์กับเรา ฉันคิดว่าทั้งเราและคุณเป็นผู้แพ้ในกรณีนี้: เราสูญเสียลูกค้าและคุณสูญเสียโอกาสในการใช้บริการของเรา (ฉันรับรองกับคุณว่าบริการนี้ค่อนข้างสะดวกและมีประสิทธิภาพ!) หากคุณพร้อมที่จะใช้เวลาเพื่อจัดการกับสถานการณ์ โปรดเขียนถึงฉันเกี่ยวกับสิ่งที่เกิดขึ้นซึ่งคุณต้องการเงินคืน เราจะเข้าใจเหตุผลและช่วยให้คุณใช้บริการของเราได้อย่างสะดวกสบายและมีประสิทธิภาพมากที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้สำหรับคุณ | 4. ความคิดเห็นและแง่มุมทางอารมณ์ |
ป.ล. คำขอเดียว: มาสื่อสารภายในกรอบคำศัพท์เชิงบรรทัดฐานกันเถอะ | 5. ใช้คำลงท้าย แสดงทัศนคติของคุณต่อผู้รับการใช้รูปแบบการเขียนที่ไม่ถูกต้อง |
ขอแสดงความนับถือ, เอเลนา อิวาชเชนโก ผู้จัดการฝ่ายบริการลูกค้า |
ความคิดโบราณในการแสดงความร้องขอไม่ให้ใช้คำหยาบคายในการติดต่อสื่อสาร:
กรุณาพยายามอย่าใช้ภาษาที่ไม่เหมาะสม มันไม่ได้มีส่วนช่วยในการแก้ไขปัญหาอย่างสร้างสรรค์
เราขอแจ้งให้คุณทราบว่าเราขอสงวนสิทธิ์ที่จะไม่ตอบกลับจดหมายที่มีภาษาหยาบคายหรือหยาบคายที่จ่าหน้าถึงบริษัทหรือบุคลากรของบริษัท
จดหมายปฏิเสธ
จดหมายลูกค้า
ขอให้เป็นวันที่ดีอันเดรย์!
ฉันกำลังเขียนถึงคุณพร้อมกับคำขออย่างเป็นทางการ
บริษัทของเราจำหน่ายอุปกรณ์อุตสาหกรรม รวมถึงอะไหล่ให้กับองค์กรอุตสาหกรรมอาหาร ตั้งแต่ปี 2010 เราเป็นลูกค้าประจำของคุณ
เราขอขอบคุณล่วงหน้าสำหรับความเข้าใจและการสนับสนุนของคุณ!
ขอแสดงความนับถือ,
ผู้อำนวยการฝ่ายการตลาด
ซีเจเอสซี "พิชเชพรหม"
โรมัน เปเตรนโก้
โทร.: 495-777-77-77
8-905- 777-89-45
[ป้องกันอีเมล]
ตัวอย่างที่ 1จดหมายปฏิเสธคำขอของลูกค้า
อัลกอริธึมการทำงาน |
|
เรียนคุณโรมัน เปโตรวิช! | 1. การโทรด้วยชื่อเป็นสัญญาณบ่งบอกถึงความสนใจต่อคู่สนทนา ช่วยหลีกเลี่ยงการไร้หน้า |
เราขอแสดงความขอบคุณอย่างจริงใจต่อคุณสำหรับความร่วมมือระยะยาวกับบริษัทของเรา | 2. ขอขอบคุณสำหรับการร่วมงานกับบริษัท (หรือเพียงสำหรับจดหมาย) |
ปัจจุบันส่วนลดของบริษัทของคุณคือ 10% ในช่วง 12 เดือนที่ผ่านมา บริษัทของคุณได้มีการสั่งซื้อบริการสำหรับ... รูเบิล เกณฑ์ส่วนลดถัดไปคือ…. รูเบิล ส่วนลด 15% จะใช้จากมัน เมื่อคุณถึงเกณฑ์นี้ ส่วนลดของคุณจะเพิ่มขึ้นโดยอัตโนมัติ | 3. ระบุเหตุผลเฉพาะที่ไม่อนุญาตให้คุณตอบสนองคำขอ (ใช้ประวัติปัญหา หมายเลข กำหนดเวลา ขั้นตอน) |
หากคุณตัดสินใจที่จะใช้บริการการชำระเงินแบบเลื่อนออกไป โปรดติดต่อ Irina Mikhailova (โทร.: 495-777-89-21; [ป้องกันอีเมล] ). | 4. แสดงความเข้าใจว่าหัวข้อของคำขอมีความสำคัญมาก 5. เสนอทางเลือกอื่นหากเป็นไปได้ |
6. แสดงความหวังของคุณสำหรับความร่วมมืออย่างต่อเนื่อง |
|
ขอแสดงความนับถือ, อันเดรย์ อิวานอฟ |
ตัวอย่างที่ 2
เรื่อง : เกี่ยวกับการยุติความร่วมมือ
ข้อมูล: 20/03/2016
จาก: [ป้องกันอีเมล]
ถึง: Petrenko Ivan
เรียน Ivan Nikolaevich!
เราดีใจที่ได้ร่วมมือกับบริษัทของคุณเป็นเวลา 7 ปี เราพอใจกับบริการและคุณภาพของผลิตภัณฑ์ในระดับดีมาโดยตลอด อย่างไรก็ตามสำหรับ ปีที่แล้วมีเหตุการณ์จำนวนหนึ่งเกิดขึ้น เช่น: การละเมิดกำหนดเวลาการส่งมอบเป็นประจำ, คุณภาพของสินค้าไม่เป็นที่น่าพอใจ, ทัศนคติที่ไม่ถูกต้องของพนักงานในบริษัทของคุณต่อสถานการณ์เหล่านี้ จากผลทั้งหมดนี้ ปฏิสัมพันธ์ของเราจึงถึงทางตัน
ในเรื่องนี้ เราถูกบังคับให้ยุติความร่วมมือกับคุณเมื่อสัญญาหมดอายุ ขอบคุณสำหรับปีแห่งการบริการ
ขอแสดงความนับถือ,
ผู้อำนวยการ
LLC "มาคุลาทูรา"
มาลาคอฟ เกนนาดี วิคโตโรวิช
โทร.: 8-945-xxx-xx-xx
[ป้องกันอีเมล]
_____________________________________________________________________________________________
ตัวอย่างที่ 3
เรื่อง : การปฏิเสธการจ่ายเงินชดเชย
ข้อมูล: 20/06/2558
จาก: aig.ru
ถึง: เยฟเกนีย์ คินช์
เรียน Evgeniy!
ขอบคุณสำหรับความร่วมมือระยะยาวกับบริษัทของเรา!
ขออภัย เราถูกบังคับให้ปฏิเสธที่จะจ่ายเงินชดเชยที่จำเป็นให้กับคุณเป็นจำนวน... รูเบิล
บน ช่วงเวลานี้บริษัทได้กำหนดขั้นตอนในการตัดสินใจเรื่องค่าสินไหมทดแทนที่แตกต่างกันซึ่งคุณได้รับแจ้งซ้ำแล้วซ้ำอีก
(ดูสำเนาการแจ้งเตือนนี้ที่แนบมาด้วย)
นอกจากนี้ คุณยังระบุไว้ใน คำแถลงการเรียกร้องการเรียกร้องข้อ 4-6 ไม่สามารถรับประกันได้ เนื่องจากข้อ 12.1-12.2 ของข้อตกลงถูกละเมิด
เราเข้าใจสถานการณ์ของคุณเป็นอย่างดี และหากคุณต้องการหลีกเลี่ยงเหตุการณ์เช่นนี้ในอนาคต เราขอเสนอข้อตกลงเพิ่มเติมกับบริษัทของเราที่อนุญาตให้คุณชดเชยความสูญเสียที่เกี่ยวข้องกับความเสี่ยงทางธุรกิจที่คล้ายกับของคุณ (ดูข้อตกลงเพิ่มเติมในเอกสารแนบ)
เราหวังว่าคุณจะเข้าใจและให้ความร่วมมืออย่างต่อเนื่อง!
ขอแสดงความนับถือ,
ผู้จัดการเอไอจี
ทุชคอฟ วลาดิมีร์
โทร.: 8-495-xxx-xx-xx
8-903-xxx-xx-xx
[ป้องกันอีเมล]
จดหมายตอบกลับการร้องเรียนที่สมเหตุสมผล
เรื่อง: การตอบสนองต่อการร้องเรียน.
ข้อมูล: 05/12/2016
จาก: [ป้องกันอีเมล]
ถึง: แอนนา โคเลสนิโควา
เรียนแอนนา!
ในนามของทีมงานทั้งหมดของโรงงานของเรา ผมขอแสดงความเสียใจอย่างจริงใจและขออภัยสำหรับสถานการณ์ปัจจุบัน
โรงงานของเราทำงานอย่างมั่นคงและมีประสิทธิภาพในตลาดการตัดเย็บและซ่อมแซมเสื้อผ้ามานานหลายปี
สถานการณ์ของคุณเกี่ยวข้องกับกรณีที่ไม่ค่อยพบบ่อยซึ่งต้องตำหนิสำหรับสิ่งที่เรียกว่าปัจจัยมนุษย์
เราได้ดำเนินการสอบสวน และผู้ที่รับผิดชอบต่อการละเมิดกำหนดเวลาและความหยาบคายจะถูกลงโทษ ตามคำสั่งของโรงงานลงวันที่ 13 เมษายน 2559 ลำดับที่ 78/2 หัวหน้ากะ V.V. Volkova ถูกตำหนิ เครื่องตัด A.P. Gusev ถูกย้ายเป็นช่างตัดเสื้อให้กับทีมเย็บแจ๊กเก็ตผู้ชาย
ฝ่ายบริหารได้ใช้มาตรการเร่งด่วนเพื่อปฏิบัติตามคำสั่งของคุณ เขาจะพร้อม 15.05.2016. ในเวลาใดก็ได้ที่คุณสะดวก เจ้าหน้าที่จัดส่งจะจัดส่งไปยังที่อยู่ที่คุณระบุ
เชื่อฉันเถอะ เราไม่พอใจกับสถานการณ์ปัจจุบันเช่นเดียวกับคุณ!
หนังสือขอเป็นส่วนสำคัญและจำเป็น จดหมายทางธุรกิจ. ในอีกด้านหนึ่ง สิ่งเหล่านี้เป็นคำขอที่มีไหวพริบและการทูตในประเด็นปัจจุบัน ในทางกลับกัน สิ่งเหล่านี้เป็นเครื่องมือในการบรรลุเป้าหมายบางอย่างของผู้รับ วัตถุประสงค์ของจดหมายร้องขอใด ๆ คือการชักจูงให้ผู้รับดำเนินการบางอย่างตามที่ผู้เขียนจดหมายกำหนด จะเขียนจดหมายร้องขออย่างไรเพื่อให้ได้รับการตอบรับเชิงบวกมากที่สุด?
จดหมายร้องขอใด ๆ จะต้องมีเหตุผลที่คิดมาอย่างดีและคำชี้แจงที่ชัดเจนของคำขอ นอกจากนี้คุณยังสามารถใช้เทคนิคที่ช่วยเพิ่มประสิทธิภาพในการเขียนได้อีกด้วย
ขั้นตอนที่ 1 คุณติดต่อใครเกี่ยวกับคำขอของคุณ?
กล่าวถึงผู้รับเป็นการส่วนตัว โดยควรใช้ชื่อและนามสกุล:
“ เรียนคุณ Ivan Ivanovich!”, “ เรียนคุณ Ivanov!”
ประการแรก คุณจะต้องแสดงความเคารพต่อผู้รับ ประการที่สอง คำขอที่ส่งถึง ถึงบุคคลใดบุคคลหนึ่งกำหนดความรับผิดชอบให้เขาในการดำเนินการ มีสถานการณ์เมื่อมีการส่งคำขอไปยังทีมหรือกลุ่มบุคคล ในกรณีนี้ ขอแนะนำให้ปรับแต่งคำอุทธรณ์ให้เป็นแบบส่วนตัวให้มากที่สุด:
“เรียนเพื่อนร่วมงาน!” “เรียนผู้จัดการ!” “เรียนพนักงานรุ่นน้อง!” “เรียนพนักงานฝ่ายทรัพยากรบุคคล!”
ขั้นตอนที่ 2 ทำไมคุณถึงติดต่อฉัน
ให้คำชมเชยแก่ผู้รับ. คุณตอบคำถามของเขาด้วยการชมเชยผู้รับ: “ทำไมคุณถึงถามคำถามนี้กับฉัน” สังเกตความสำเร็จหรือคุณสมบัติส่วนตัวในอดีตของเขา
“คุณพร้อมเสมอที่จะฟังและค้นหา วิธีที่เหมาะสมที่สุดแนวทางแก้ไขปัญหาของเกือบทุกคนที่ติดต่อคุณ และเพื่อให้คุณได้รับเครดิต คุณได้ช่วยเหลือผู้คนมากมาย”
“คุณเป็นผู้เชี่ยวชาญชั้นนำในสาขานี้...”
“คุณได้ช่วยคนจำนวนมากแก้ไขปัญหาที่ยากที่สุดในสาขา…”
เทคนิคนี้จะช่วยให้ผู้รับพิจารณาคำขอได้อย่างใกล้ชิดยิ่งขึ้น และพยายามค้นหาโอกาสที่จะตอบสนอง เพศสัมพันธ์เธอ
คำชมเชยมีความเหมาะสมเมื่อพูดถึงคำขอที่ไม่เป็นไปตามมาตรฐาน เมื่อคุณต้องการเอาชนะใจผู้รับ เมื่อคุณต้องการดึงความสนใจไปที่ข้อดีและคุณสมบัติบางอย่างที่จำเป็นและสำคัญต่อการปฏิบัติตามคำขอของคุณ
เป็นสิ่งสำคัญมากที่จะไม่ข้ามเส้นแบ่งระหว่างคำชมเชยและการเยินยอที่หยาบคาย มีความจริงใจ
ขั้นตอนที่ 3 เหตุผลของการร้องขอ
คำขอใด ๆ จะต้องมีเหตุผลว่าทำไมคุณถึงส่งคำขอนี้โดยเฉพาะ ป้อนผู้รับในบริบทของปัญหาของคุณ
ในขั้นตอนนี้ คุณจะต้องเลือกข้อโต้แย้งที่สำคัญที่สุดสามข้อสำหรับผู้รับ วิธีที่ดีที่สุดคือสร้างข้อโต้แย้งตามรูปแบบต่อไปนี้: แข็งแกร่ง - ปานกลาง - แข็งแกร่งที่สุด
คำขอมีหลายระดับของความซับซ้อน ดังนั้นผู้รับจึงไม่สนใจที่จะตอบสนองคำขอของใครบางคนเสมอไป เขาต้องมั่นใจว่าการปฏิบัติตามคำขอนั้นมีประโยชน์ที่อาจเกิดขึ้น:
สนใจผู้รับ
เสนอที่จะใช้โอกาสที่น่าสนใจสำหรับเขาที่เกี่ยวข้องกับการปฏิบัติตามคำขอของคุณ:
“ ตลอดเวลานักธุรกิจและผู้กล้าได้กล้าเสียพยายามไม่เพียง แต่เพื่อให้บรรลุความสำเร็จทางวัตถุเท่านั้น แต่ยังต้องทิ้งร่องรอยไว้ในประวัติศาสตร์ของมาตุภูมิเพื่อเป็นที่จดจำ ผลบุญเพื่อรับความเคารพ"
« กิจกรรมที่ประสบความสำเร็จของชุมชนวิชาชีพ ประการแรกคือความเข้าใจและการสนับสนุนจากสหภาพแรงงานที่เป็นมิตร การมีส่วนร่วมในกิจกรรมและโครงการร่วมกัน».
« แน่นอนว่าเป้าหมายใหญ่ของคุณคือเมืองที่สะอาดและสะดวกสบายสำหรับผู้คน».
หรือแจ้งปัญหาที่เกี่ยวข้องกับผู้รับของคุณโดยเฉพาะ:
“คุณในฐานะเจ้าของเมืองที่ชาญฉลาด คงจะกังวลเกี่ยวกับความวุ่นวายของเด็กๆ ที่มีอายุต่างกันในสถานที่ไม่เหมาะสมซึ่งส่งผลให้เกิดอุบัติเหตุจราจรเพิ่มขึ้นและอาชญากรรมเด็กเพิ่มมากขึ้น”
“แผนกของคุณได้รับโทรศัพท์บ่อยขึ้นเกี่ยวกับปัญหาที่ไม่ใช่ประเด็นหลัก ซึ่งกินเวลาทำงานอันมีค่ามากมาย”
แสดงให้เห็นว่าคำขอของคุณสามารถช่วยตระหนักถึงโอกาสได้อย่างไร:
« และทุกวันนี้ เมื่อประเทศของเราพึ่งพาเยาวชน เป็นเรื่องยากที่จะหาอุดมการณ์อันศักดิ์สิทธิ์และจำเป็นมากกว่าการช่วยเหลือชายหนุ่มและหญิงสาวจากครอบครัวด้อยโอกาส ในเมืองของเรามีผู้ที่ให้ความช่วยเหลือดังกล่าวแล้ว - ภายใต้การอุปถัมภ์ของสำนักงานนายกเทศมนตรี ศูนย์การกุศล "มรดก" ของเราดำเนินการบริจาคจากประชาชน สอนงานฝีมือพื้นบ้านให้กับวัยรุ่นที่มีปัญหา ».
หรือเพื่อแก้ไขปัญหา:
“การจัดสถานที่พิเศษให้เด็กทุกวัยได้ใช้เวลาจะช่วยลดระดับอาชญากรรมเด็ก และลดอุบัติเหตุทางถนนที่เกี่ยวข้องกับเด็ก”
อธิบายความสำคัญของคำขอ
เมื่อไม่มีอะไรจะเสนอแก่ผู้รับหรือในบริบทของคำขอนี้เป็นสิ่งที่ไม่เหมาะสมก็ควรแจ้งให้ผู้รับทราบจะดีกว่า ที่นี่คุณจะต้องอธิบายสถานการณ์ให้ครบถ้วนเท่าที่จำเป็นเพื่อทำความเข้าใจความเกี่ยวข้องของคำขอและความสำคัญของการดำเนินการ ความสำคัญของคำขอจะต้องอธิบายในลักษณะที่ "สัมผัสจิตวิญญาณ" หากคำขอไม่จัดอยู่ในหมวดหมู่ "งี่เง่า" คุณจะต้องแสดงให้ผู้รับทราบถึงความสัมพันธ์ระหว่างเหตุและผล ซึ่งจะทำให้มั่นใจว่าผู้รับจะปฏิบัติตามคำขอ
“ ตั้งแต่ (วันที่) ตามสัญญาเช่าหมายเลข X ค่าเช่า 1 m2 คือ 20 USD ในหนึ่งวัน. ในช่วงสามเดือนที่ผ่านมา กิจกรรมการซื้อขายลดลงเนื่องจากความไม่มั่นคงทางเศรษฐกิจและความไม่สงบทางสังคม กำไรเฉลี่ยจากการซื้อขายคือ 10 USD ต่อวันซึ่งไม่เพียงพอต่อการจ่ายค่าเช่าด้วยซ้ำ หากไม่มีมาตรการ ผู้ประกอบการเอกชนจะถูกบังคับให้ปิดร้านค้าปลีก ซึ่งอาจส่งผลเสียต่อรายได้ของคุณ”
ดังนั้น คุณต้องชี้แจงให้ผู้รับทราบอย่างชัดเจนว่าการปฏิบัติตามคำขอนั้นมีโอกาสที่จะได้รับผลประโยชน์ทั้งที่เป็นวัตถุหรือไม่ใช่วัตถุ
ขั้นตอนที่ 4 คำชี้แจงคำร้องขอ
เมื่อผู้รับพร้อมคุณสามารถระบุคำขอจริงได้ ข้อความคำขอควรกระชับและชัดเจนอย่างยิ่ง ไม่ว่าในกรณีใดไม่ควรมีความคลุมเครือหรือการพูดน้อยไป ตัวอย่างเช่น หากเรากำลังพูดถึงการลดค่าเช่า สิ่งสำคัญคือต้องระบุระดับใด:
“เราขอให้คุณลดระดับค่าเช่าจนกว่าสถานการณ์จะคงที่เป็น 5 USD ต่อตารางเมตรต่อวัน”
หากเรากำลังพูดถึงการให้บริการ ให้ส่งคำขอให้เจาะจงที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้ โดยระบุวันที่ที่ต้องการ ปัญหาด้านราคา ฯลฯ:
« เพื่อจัดเตรียมเวิร์คช็อปเครื่องปั้นดินเผา เราจำเป็นต้องมีเตาเผาสำหรับเผาเซรามิก - เราขอให้คุณช่วยเราซื้อมัน ราคาเตาพร้อมการติดตั้งอยู่ที่ 998,000 รูเบิล».
ใน ในตัวอย่างนี้ยังไม่ชัดเจนว่าผู้รับต้องการความช่วยเหลือประเภทใด ขอดีกว่าเพื่อกำหนดให้เจาะจงมากขึ้น: “เราขอให้คุณช่วยเราซื้อเตาเผาสำหรับเผาเซรามิกโดยโอนเงิน 333,000 USD เข้าบัญชีธนาคารของบริษัทเพื่อผลิตและติดตั้งเตาเผา”
สิ่งที่คุณขอ ผู้รับจะต้องรู้ว่าคุณต้องการรับเมื่อไร อะไร ราคาเท่าไหร่ และราคาเท่าไหร่ คำขอทั่วไปมีความเสี่ยงที่จะถูกปฏิเสธมากกว่าเพราะว่า ผู้รับไม่มีเวลาและความปรารถนาที่จะจัดการกับรายละเอียดเสมอไป นอกจากนี้ คุณยังเสี่ยงที่จะไม่ได้รับสิ่งที่คุณต้องการโดยการโอนความคิดริเริ่มไปยังผู้รับ
เช่น ผู้ประกอบการเอกชนเขียนจดหมายขอลดค่าเช่าแต่ไม่ได้ระบุว่าต้องการลดค่าเช่าระดับใด:
“เราขอให้คุณลดค่าเช่าจนกว่าสถานการณ์จะคลี่คลาย”
เป็นผลให้พวกเขาได้รับค่าเช่าลดลง แต่เพียงเล็กน้อย (1% ของค่าเช่าที่มีอยู่) ดังนั้นคำขอของพวกเขาจึงได้รับ แต่ก็ไม่ได้เปลี่ยนตำแหน่งของผู้ริเริ่มจดหมายเพียงเล็กน้อย
ในบางกรณี ข้อความคำขออาจเป็นตัวหนาเพื่อให้โดดเด่นในข้อความ แต่อย่าใช้เทคนิคนี้มากเกินไป
ขั้นตอนที่ 5: สรุปคำขอของคุณ
ทำซ้ำคำขอของคุณและเน้นว่าผู้รับจะได้รับประโยชน์อย่างไรหากคำขอได้รับการตอบสนอง คำขอควรได้รับการแก้ไขบ้าง ทางที่ดีควรสร้างประโยคตามแบบแผน: “หากคุณทำตามคำขอ คุณจะมีความสุข”
“หากคุณพบเราครึ่งทางและลดค่าเช่าจนกว่าสถานการณ์ในภูมิภาคจะคงที่ คุณจะไม่เพียงแต่สามารถรักษาตำแหน่งงานได้มากกว่า 150 ตำแหน่งเท่านั้น แต่ยังจะไม่ทำให้เกิดความสูญเสียทั่วโลกเนื่องจากไม่มีค่าเช่าเลย”
แต่อาจมีตัวเลือกอื่น:
“คุณสามารถมั่นใจได้ว่าทุกรูเบิลของการบริจาคเพื่อการกุศลของคุณจะไปสู่การกุศลและช่วยเหลือผู้คนเหล่านั้น” สถานการณ์ที่ยากลำบากเด็กๆ จะเติบโตขึ้นมาเป็นพลเมืองที่คู่ควร”
“คุณสามารถมั่นใจได้ว่ารอยยิ้มของเด็กๆ ทุกคนจะทำให้คุณพึงพอใจจากการทำงานหนักของคุณ และความพยายามและความพยายามของคุณคือการลงทุนในพลเมืองที่มีคุณค่าและมีความสุขในอนาคตอันใกล้นี้”
สิ่งสำคัญคือการทำซ้ำความหมายของคำขอและประโยชน์ของการปฏิบัติตามนั้น ผลประโยชน์ไม่จำเป็นต้องเป็นวัตถุ โปรดจำไว้ว่าผู้รับคือบุคคลและความรู้สึกไม่แปลกสำหรับเขา
ตัวอย่าง:
|
เคยเป็น |
มันกลายเป็น |
|
|
“เราขอถามท่านว่า I.I. Ivanov จัดการประชุมผู้สมัครกับผู้จัดการหลักของบริษัทของคุณ เราจะขอบคุณสำหรับความช่วยเหลือของคุณ ด้วยความเคารพและขอบคุณ ผู้อำนวยการศูนย์จัดหางาน พี.พี. เปตรอฟ" |
- |
“ เรียนอีวานอิวาโนวิช! บริษัทของคุณเข้าร่วมในโครงการแนะแนวอาชีพสำหรับผู้สมัครมาหลายปีแล้ว ซึ่งช่วยให้พวกเขาตัดสินใจเลือกอาชีพได้ ในฐานะผู้จัดการฝ่ายทรัพยากรบุคคล คุณสนใจที่จะฝึกอบรมผู้เชี่ยวชาญด้านต่างๆ และเราพร้อมที่จะช่วยเหลือเด็กนักเรียนในการเริ่มต้นฝึกฝนผู้เชี่ยวชาญด้านงานฝีมือของพวกเขา วันนี้อาชีพผู้จัดการเป็นหนึ่งในอาชีพที่พบบ่อยที่สุด แต่ผู้สมัครจำนวนมากไม่มีความคิดที่ชัดเจนเกี่ยวกับความหมายของมัน ในการนี้เราขอให้คุณจัดการประชุมผู้จัดการทั่วไปกับผู้สมัครในวันที่ 23 มีนาคม เวลา 15.00 น. ที่ฐานของบริษัทของคุณ การบอกพวกเขาเกี่ยวกับความลับของอาชีพในวันนี้ คุณกำลังวางรากฐานสำหรับการฝึกอบรมมืออาชีพที่แท้จริงในวันพรุ่งนี้ บางทีในอีกไม่กี่ปีข้างหน้า หนึ่งในนั้นจะพาบริษัทของคุณไปสู่การพัฒนาระดับใหม่ ด้วยความเคารพและขอบคุณ ผู้อำนวยการศูนย์จัดหางาน พี.พี. เปตรอฟ" |
และอย่าลืมการออกแบบตัวอักษรด้วย นี่คือ “โฉมหน้า” ขององค์กร หากผู้ริเริ่มจดหมายร้องขอเป็นองค์กร จดหมายดังกล่าวจะถูกเขียนบนหัวจดหมายพร้อมลายเซ็นของผู้จัดการหรือผู้มีอำนาจ หากคุณเป็นบุคคลธรรมดาก็เพียงพอที่จะปฏิบัติตามบรรทัดฐานพื้นฐานในการจัดเรียงองค์ประกอบตัวอักษร รายละเอียดเหล่านี้มีความสำคัญอย่างยิ่งทางกฎหมายและจิตวิทยาสำหรับผู้รับและการสร้างภาพที่ถูกต้องของผู้ส่ง
| - | ||||
 |
- | ส่งข้อเสนอ คำขอ และจดหมายธุรกิจอื่นๆ หลายร้อยฉบับทุกวัน แต่ข้อความของคุณไม่ได้รับผลลัพธ์ที่ต้องการใช่หรือไม่ ไม่รู้ว่าจะเตือนผู้รับภาระหน้าที่ของเขาอย่างสงบเสงี่ยมและสุภาพได้อย่างไร? การฝึกอบรมออนไลน์จะช่วยคุณได้อย่างแน่นอน “ทักษะการเขียนเชิงธุรกิจ”! คุณสามารถผ่านมันไปได้ทุกเวลาที่สะดวก | - | - |
| - |
ผู้ประกอบการจะต้องดำเนินการโต้ตอบอย่างแข็งขันทั้งกับเจ้าหน้าที่ (เช่นตัวแทนหน่วยงานของรัฐ) และกับ "กึ่งทางการ" - หุ้นส่วน ผู้รับเหมา ผู้เชี่ยวชาญอิสระ ฯลฯ ทักษะในการสื่อสารด้วยลายลักษณ์อักษรได้รับการพัฒนาอย่างรวดเร็ว แต่ในตอนแรกคุณอาจทำผิดพลาดได้มากมายและสร้างความประทับใจให้กับผู้รับได้ไม่ดีนัก ในบทความนี้เราจะพูดถึงคุณสมบัติของการเขียนทั้งจดหมายธุรกิจปกติ (บนกระดาษ) และข้อความอิเล็กทรอนิกส์
รูปแบบตัวอักษรและการออกแบบ
อย่าลืมใช้หัวจดหมายของบริษัทของคุณ สิ่งนี้สร้างความประทับใจและเพิ่มความภักดีของ "คู่สนทนา" อยู่เสมอ ต้องระบุประเภทของแบบฟอร์มมาตรฐานสำหรับการกรอกและองค์ประกอบการออกแบบตามลำดับสำหรับองค์กร (หรือคำแนะนำสำหรับงานในสำนักงาน) ข้อกำหนดพื้นฐานสำหรับแบบฟอร์มจดหมายธุรกิจมีอยู่ใน GOST 2003 "ข้อกำหนดสำหรับการจัดทำเอกสาร"
ขอแนะนำให้ "บีบ" ข้อมูลพื้นฐานเกี่ยวกับบริษัทลงในแบบฟอร์ม:
- ชื่อ (และชื่อย่อ);
- ที่อยู่จริงและที่อยู่ทางไปรษณีย์
- ที่อยู่อีเมล;
- หมายเลขโทรศัพท์ติดต่อ;
- ที่อยู่เว็บไซต์.
นี่ไม่ใช่รายการข้อมูลที่จำเป็น แต่เป็นเพียงรายการตัวอย่างเท่านั้น หากต้องการคุณสามารถเพิ่มหรือยกเว้นบางสิ่งได้
ข้อกำหนดทั่วไปสำหรับการเขียนจดหมายมีดังนี้:
- การเยื้องขั้นต่ำ – 10 มม. ทางด้านขวา และ 20 มม. ทางด้านซ้าย บน และล่าง
- หากจดหมายเขียนบนสองแผ่นขึ้นไปแต่ละแผ่นจะต้องมีหมายเลขตรงกลางด้านบน
- แต่ละแอปพลิเคชันจะมีหมายเลขแยกกัน
- ที่มุมซ้ายบนระบุหมายเลขขาออกของตัวอักษร (อย่าลืมบันทึกลงในบันทึกการลงทะเบียนเอกสาร)
- ที่มุมขวาบนจะระบุชื่อองค์กรตำแหน่งของผู้รับและนามสกุลพร้อมชื่อย่อ
- ที่มุมล่างซ้าย - ตำแหน่งของคุณ นามสกุลพร้อมชื่อย่อและลายเซ็น
- อย่าลืมใส่วันที่ที่เขียนจดหมายไว้ด้านล่าง
อย่างไรก็ตาม GOST 2003 อนุญาตให้ใช้แบบฟอร์มไม่เพียง แต่มีเชิงมุมเท่านั้น แต่ยังมีการจัดเรียงรายละเอียดตามยาวด้วย (เมื่อมีการระบุไว้ตรงกลาง) การจัดมุมดูคุ้นเคยมากขึ้นและอ่านง่ายกว่าดังนั้นจึงควรเลือกตัวเลือกนี้
กฎการเขียนทั่วไป
โครงสร้างคลาสสิกของข้อความจดหมายธุรกิจประกอบด้วยสามองค์ประกอบ:
- ส่วนเกริ่นนำ (ข้อความสั้น ๆ เกี่ยวกับเหตุผลในการเขียนจดหมายวัตถุประสงค์)
- เนื้อหา (คำอธิบายสถานการณ์ ข้อเสนอแนวทางแก้ไข คำแถลงข้อสรุปและข้อเสนอแนะ)
- ส่วนสรุป (สรุปโดยย่อพร้อมข้อบ่งชี้ที่ชัดเจนถึงสิ่งที่คุณคาดหวังจากผู้รับ)
คุณควรเข้าใจจุดประสงค์ในการเขียนจดหมายเสมอ คุณต้องการที่จะเสนอความร่วมมือ? แจ้งความคับข้องใจของคุณ? เชิญเข้าร่วมการนำเสนอหรือกิจกรรมอื่น ๆ ? เขียนเกี่ยวกับเรื่องนี้เท่านั้นและอย่าเสียสมาธิไปกับข้อโต้แย้งและสมมติฐานที่ยืดยาวซึ่งไม่เกี่ยวข้องกับเรื่องนี้
จดหมายธุรกิจทุกฉบับควรมีวัตถุประสงค์เฉพาะประการเดียว หากคุณพูดถึงประเด็นต่างๆ ในนั้น ปัญหาเหล่านั้นควรจะเชื่อมโยงกันอย่างใกล้ชิด หากจำเป็นต้องติดต่อกับองค์กรเดียวกันหลายราย หัวข้อที่แตกต่างกันควรเขียนจดหมายแยกกันสำหรับแต่ละคนจะดีกว่า
ภาษาเขียน
รูปแบบการติดต่อทางธุรกิจคือธุรกิจทางการแบบ "เบา" เป็นไปได้และจำเป็นต้องสร้างมาตรฐานให้กับวลีใช้ถ้อยคำที่ซ้ำซากจำเจ แต่ไม่แนะนำให้ลดสิ่งเหล่านี้ลงเพื่อให้ระบบราชการแห้ง ภาษา “การดำรงชีวิต” มักถูกรับรู้ได้ง่ายและเป็นที่ชื่นชอบเสมอ แน่นอนว่าการเขียนเชิงธุรกิจต้องเป็นไปตามบรรทัดฐานของมารยาท (ซึ่งจะกล่าวถึงด้านล่าง) แต่ควรระบุสาระสำคัญของประเด็นให้ชัดเจนและรัดกุม
เคล็ดลับการปฏิบัติบางประการ:
- ใช้ คำง่ายๆ: คำศัพท์ที่ "ฉลาด" ถูกรับรู้ได้ไม่ดีและมักก่อให้เกิดการระคายเคืองต่อบุคคลที่ถูกบังคับให้อ่านและถอดรหัสคำเหล่านั้น
- ใช้คำกริยาบ่อยขึ้นและคำคุณศัพท์น้อยลง
- อย่ากระจายความคิดของคุณไปเหนือต้นไม้ - เฉพาะเจาะจงและอยู่ในกรอบของหัวข้อที่กำหนดเท่านั้นโดยไม่มีรายละเอียดมากมายและรายละเอียดที่ไม่สำคัญ
- หลีกเลี่ยงข้อความที่ยาว หากเป็นไปได้ อย่าใช้วลีแบบมีส่วนร่วมและแบบมีส่วนร่วม
- เขียนโดยเฉพาะ: หลากหลาย "เกี่ยวกับเรื่องนี้", "พวกเขา/เขา/เธอ" เป็นสิ่งที่ยอมรับไม่ได้;
- หลีกเลี่ยงความไม่สอดคล้องกันทางตรรกะและการเปลี่ยนอย่างกะทันหันจากบล็อกความหมายหนึ่งไปยังอีกบล็อกหนึ่ง
- ตรวจสอบทุกสิ่งที่เขียนด้วยหู: ข้อผิดพลาดในการพูดเกิดขึ้นในเกือบทุกข้อความที่ไม่ได้แก้ไข
กฎหลักประการหนึ่งในการเขียนจดหมายธุรกิจคือ: ข้อความต้องมีความรู้และมีสไตล์ถูกต้อง
คุณสมบัติของการกล่าวถึงผู้รับ
ตามกฎแล้ว ผู้รับจะได้รับการจ่าหน้าเพียงครั้งเดียวที่ตอนต้นของจดหมาย ซึ่งสามารถทำได้สามวิธี
- หากคุณกำลังพูดกับบุคคลเป็นครั้งแรก (หรือหากมีอย่างเคร่งครัด ความสัมพันธ์อย่างเป็นทางการ) ควรใช้ที่อยู่ที่ระบุระยะทางที่แน่นอน ตัวอย่าง: “เรียนคุณอีวานอฟ!”
- หากคุณกำลังพูดกับบุคคลที่คุณสร้างความสัมพันธ์ทางธุรกิจที่ไว้วางใจมายาวนานควรเรียกเขาด้วยชื่อและนามสกุลของเขาจะดีกว่า ตัวอย่าง: “เรียน Ekaterina Leonidovna!”
- เมื่อกล่าวถึงกลุ่ม ให้ใช้วลีมาตรฐาน “เรียนท่านที่เคารพ!”
ในส่วนสุดท้าย คุณต้องใช้สิ่งที่เรียกว่าวลีปิด มีตัวเลือกเพิ่มเติมที่นี่:
- “ด้วยความเคารพ” “ขอแสดงความนับถือ”;
- "ด้วยความปรารถนาดี";
- “ด้วยความหวังที่จะร่วมมือต่อไป”;
- “เรายินดีให้บริการคุณเสมอ”;
- ฯลฯ
การเลือกวลีสุดท้ายเป็นเรื่องของรสนิยม
จริยธรรมในการเขียนธุรกิจ
แม้แต่การดูถูกเหยียดหยามในจดหมายธุรกิจก็ไม่มีใครสังเกตเห็น แน่นอน ในกรณีนี้ คุณจะไม่สามารถนับทัศนคติเชิงบวกหรือเท่าเทียมต่อตัวเองได้อีกต่อไป ข้อสรุปนั้นชัดเจน: อย่ายอมแพ้ต่ออารมณ์และรักษาตัวเองให้อยู่ในขอบเขตแม้ว่าผู้รับจะทำให้คุณรำคาญก็ตาม ใส่ใจกับน้ำเสียงของข้อความเสมอ
คุณควรใช้ความระมัดระวังเป็นพิเศษเมื่อร่างจดหมายที่มีการปฏิเสธ มันไม่ฉลาดเลยที่จะเริ่มต้นข้อความด้วยคำว่า "ไม่" อย่างเด็ดขาดในรูปแบบใดรูปแบบหนึ่ง - สิ่งนี้จะสร้างความรู้สึกว่าเขาถูกส่งมาในตัวบุคคล พยายามให้คำอธิบายที่น่าเชื่อถือ (ไม่คลุมเครือ) ก่อน เมื่อสรุปเหตุผลของการปฏิเสธโดยย่อแล้ว เราควรดำเนินการตามคำแถลงของตนอย่างราบรื่น ในกรณีนี้ คุณสามารถใช้สูตรต่อไปนี้:
- “น่าเสียดาย เราไม่เห็นวิธีใดที่จะตอบสนองคำขอของคุณได้”;
- “คำขอของคุณไม่สามารถดำเนินการได้ด้วยเหตุผลดังต่อไปนี้...”;
- “เราเสียใจอย่างสุดซึ้ง แต่เราถูกบังคับให้ปฏิเสธข้อเสนอของคุณ”
ตามหลักการแล้ว ก่อนที่จะให้เหตุผลในการปฏิเสธ - ที่ตอนต้นของจดหมาย - คุณควรทำซ้ำคำขอของผู้รับสั้น ๆ เขาจะเข้าใจว่าคุณได้อ่านคำขอหรือข้อเสนอของเขาอย่างละเอียดแล้ว และเขาอาจจะซาบซึ้งใจ บางทีในอนาคตคุณอาจจะได้ร่วมงานกันอีกครั้ง - เหตุใดจึงถ่ายทอดสิ่งที่เป็นลบออกไปทันทีและทำให้บุคคลนั้นหวาดกลัวด้วยความรุนแรงที่มากเกินไป?
อย่าไปสุดขั้วอีกเลย การเยินยอและการรับรองความรักอย่างจริงใจหลายครั้งเป็นสัญญาณที่ชัดเจนของความไม่จริงใจ ความไม่จริงใจทำให้เกิดการปฏิเสธเสมอ
การเขียนอีเมล
ข้อความบนกระดาษล้าสมัยแล้ว แน่นอนว่าจดหมายโต้ตอบแบบ "กระดาษ" จะไม่หายไปโดยสิ้นเชิง แต่ในอีกไม่กี่ปีข้างหน้า จดหมายที่เขียนด้วยหัวจดหมายแบบคลาสสิกจะกลายเป็นสิ่งที่หายาก การเจรจากำลังดำเนินการทางอิเล็กทรอนิกส์มากขึ้น ผู้ประกอบการสมัยใหม่ในปัจจุบันส่งจดหมายทางอีเมลมากกว่าทางไปรษณีย์ปกติ
จดหมายธุรกิจที่ส่งทางอีเมลเขียนตามกฎทั่วไปเดียวกัน ข้อกำหนดสำหรับภาษา สไตล์ และน้ำเสียง การยึดมั่นในมาตรฐานมารยาท - องค์ประกอบบังคับทั้งหมดนี้จะไม่เปลี่ยนแปลง อย่างไรก็ตาม ข้อความอิเล็กทรอนิกส์ก็มีคุณสมบัติเฉพาะของตัวเองเช่นกัน
- ตรวจสอบให้แน่ใจว่าการเข้าสู่ระบบของคุณดูมั่นคงหรือเพียงพอ [ป้องกันอีเมล]- ดี, [ป้องกันอีเมล]- ห่วย.
- เป็นสิ่งสำคัญมากที่จะต้องกรอกข้อมูลในช่องหัวเรื่องเสมอ เป็นบรรทัดนี้ที่กำหนดว่าบุคคลจะเปิดข้อความขาเข้าหรือไม่ หากคุณกำลังเขียนถึงคนที่คุณไม่รู้จัก คุณควรลองตั้งชื่อเรื่องที่น่าสนใจ แต่อย่าหักโหมจนเกินไป – หัวข้ออย่าง “ด่วน!!! ข้อเสนอสุดพิเศษ เปิดทันที!” พวกมันทำให้คุณต้องการคลิกไอคอนถังขยะที่ด้านบนอย่างรวดเร็ว ชื่อเรื่องควรประกอบด้วยคำ 3-5 คำ และสะท้อนถึงเนื้อหาของข้อความ
- หากคุณไม่คุ้นเคยกับผู้รับ ให้สรุปคร่าวๆ ว่าคุณเป็นใครและคุณรู้จักเขาได้อย่างไร หากไม่มีการแนะนำที่จำเป็นนี้ ข้อความอาจถือเป็นสแปมและถูกลบทันที
- อย่าปิดใช้งานการอ้างอิงในการตั้งค่า - ให้แสดงการโต้ตอบก่อนหน้าด้านล่างภายใต้การตัด
- การอ่านจากหน้าจอเป็นความสุขที่น่าสงสัย สามารถรับจดหมายกระดาษได้ และด้วยเหตุนี้เพียงอย่างเดียว จึงสามารถรับรู้ได้ในระดับจิตใต้สำนึกอย่างจริงจังมากกว่าจดหมายอิเล็กทรอนิกส์ คำนึงถึงเรื่องนี้ด้วย
- ยิ่งข้อความอีเมลสั้นเท่าไรก็ยิ่งได้รับการตอบกลับเร็วขึ้นเท่านั้น
- ใช้แบบอักษรมาตรฐานเท่านั้น
- อย่าใช้การเน้นข้อความมากเกินไป - มากที่สุด จุดสำคัญคุณสามารถใช้ "ตัวหนา" ได้ แต่ให้ใช้ สีที่ต่างกันยอมรับไม่ได้
- ไม่มีตัวพิมพ์ใหญ่ ไม่เคย. แม้แต่ในหัวข้อย่อยก็ตาม เช่นเดียวกับเครื่องหมายวรรคตอนที่ซ้ำกัน
- แบ่งข้อความของคุณออกเป็นย่อหน้าโดยเว้นวรรคระหว่างย่อหน้า (เพียงเว้นบรรทัดว่างไว้)
- คุณสามารถแนบรูปภาพหรือไฟล์ข้อความไปกับอีเมลได้ เนื้อหาเพิ่มเติมและการชี้แจง ข้อคิดเห็น ขยายความ คำอธิบายโดยละเอียด– ทั้งหมดนี้ควรอยู่ในไฟล์ที่แนบมา แต่ไม่ใช่ในเนื้อหาของจดหมาย
- ในการติดต่อทางธุรกิจกับผู้คนที่คุณสร้างความสัมพันธ์ที่เชื่อถือได้ (เรากำลังพูดถึงพันธมิตรที่เชื่อถือได้ ผู้รับเหมาที่เชื่อถือได้) คุณสามารถใช้อีโมติคอนได้เป็นครั้งคราว สิ่งนี้จะ "ฟื้น" การสื่อสาร - อีโมติคอนบนหน้าจอ (แม้แต่ในข้อความทางธุรกิจ) จะถูกรับรู้ค่อนข้างดี แน่นอนว่าไม่สามารถใช้เป็นตัวอักษร "กระดาษ" ได้
- อย่าลืมลงนาม ในอีเมลมักจะประกอบด้วย 3-6 บรรทัดและประกอบด้วยชื่อและนามสกุลของผู้ส่ง ตำแหน่ง ชื่อบริษัท ที่อยู่เว็บไซต์ และหมายเลขโทรศัพท์ติดต่อ
ตัวอย่างลายเซ็น:
ขอแสดงความนับถือ,
อีวาน อีวานอฟ
http://site.com.
เราเสนอตัวอย่างจดหมายธุรกิจให้กับคุณ
สรุป
แม้ว่าทุกอย่างจะค่อนข้างง่าย แต่ตัวอย่างจดหมายธุรกิจที่เขียนอย่างถูกต้องนั้นมีไม่มากนัก ผู้ประกอบการมักสับสนในการออกแบบใช้ที่อยู่ไม่ถูกต้องทั้งหมดและลืมความแตกต่างที่สำคัญ
มาดูคุณสมบัติหลักของข้อความทางธุรกิจที่ดีกัน:
- ความเที่ยงธรรม;
- ความกะทัดรัด (ขอแนะนำให้จดหมายใช้เวลาไม่เกินหนึ่งหน้า)
- น้ำเสียงการนำเสนอที่เป็นกลาง
- ขาดเหตุผล การบรรยาย รายละเอียดมากเกินไป
- ขาดการประเมินทางอารมณ์
- ความสัมพันธ์เชิงตรรกะที่ชัดเจนระหว่างส่วนของข้อความและแต่ละวลี
นี่เป็นรายการตรวจสอบประเภทหนึ่งที่คุณสามารถตรวจสอบได้ในตอนแรก หลังจากรวบรวมและส่งข้อความทางธุรกิจหลายร้อยข้อความแล้ว ก็ไม่จำเป็นต้องใช้อีกต่อไป อย่าเพิกเฉยต่อกฎที่ระบุไว้ข้างต้น และจำไว้ว่า: ทักษะการติดต่อทางธุรกิจที่ "เพิ่มขึ้น" จะปรับปรุงชื่อเสียงของคุณอย่างมาก และส่งผลให้ภาพลักษณ์ของบริษัทดีขึ้นด้วย
จดหมายธุรกิจเขียนขึ้นเมื่อสื่อสารกับคู่ค้าในเกือบทุกโอกาส ตัวอย่างที่เตรียมไว้และหลักเกณฑ์ในการจัดทำเอกสารดังกล่าวสามารถดูได้ในบทความ
จดหมายธุรกิจสามารถกำหนดเป็นเอกสารที่ส่งในนามของทั้งบริษัทไปยังบริษัทอื่น ผู้ประกอบการรายบุคคล หรือบุคคลธรรมดา (เช่น นักลงทุน) โดยพื้นฐานแล้วการติดต่อสื่อสารใดๆ ของบริษัทก็คือ จดหมายธุรกิจ. จุดประสงค์ของพวกเขาแตกต่างกันมาก:
- เกี่ยวกับความร่วมมือ
- ความร่วมมือการเจรจา
- คำเตือนถึงความจำเป็นในการปฏิบัติตามภาระผูกพันภายใต้สัญญา
- คำอธิบายตำแหน่งของคุณ การตอบกลับจดหมายที่ส่งไปก่อนหน้านี้ และอื่นๆ อีกมากมาย
โดยปกติเอกสารจะเขียนด้วยหัวจดหมายของบริษัทและสามารถส่งทางไปรษณีย์หรืออีเมลธรรมดาได้ อย่างไรก็ตาม หากพันธมิตรมีความสำคัญเป็นพิเศษ ควรพิมพ์บนกระดาษหนาคุณภาพสูงแล้วส่งมอบด้วยตนเองหรือทางไปรษณีย์ โครงสร้างของจดหมายมีลักษณะคล้ายกับเอกสารทางธุรกิจทั่วไป - คุณสามารถแสดงแผนผังได้ด้วยวิธีนี้
สิ่งที่ควรคำนึงถึงเมื่อรวบรวม
ไม่มีกฎหรือตัวอย่างเฉพาะสำหรับตัวอักษรดังกล่าว ดังนั้นโครงสร้าง ปริมาณ และการออกแบบจึงขึ้นอยู่กับกรณีเฉพาะเป็นส่วนใหญ่ ตัวอย่างเช่น จดหมายแจ้งเตือนจะค่อนข้างกระชับ (3-4 ย่อหน้า) แต่คำแนะนำของพนักงานหรือข้อเสนอทางธุรกิจอาจใช้เวลามากกว่าหนึ่งหน้า
อย่างไรก็ตาม มีกฎทั่วไปหลายประการที่คุณควรคำนึงถึงเมื่อเขียนรายงาน:
- ตัวเอกสารเองไม่มีอำนาจทางกฎหมายใด ๆ แต่ถูกจัดทำขึ้นตามกฎการดำเนินการทั้งหมด โครงสร้างและรูปแบบการนำเสนอต้องเป็นไปตามหลักการไหลของเอกสารสมัยใหม่ที่เป็นที่ยอมรับโดยทั่วไป
- ประโยคถูกสร้างขึ้นอย่างมีเหตุผล มีลำดับที่ชัดเจน ไม่มีการแสดงออกที่หรูหรา ซับซ้อน อารมณ์ และโดยเฉพาะอย่างยิ่งภาษาพูด โทนเสียงมีความเป็นกลาง
- การนำเสนอจะดำเนินการจากบุคคล 1 คนเท่านั้น - ไม่ว่าจะเป็นในรูปแบบเอกพจน์หากข้อความเขียนโดยตรงจากผู้จัดการ หรือในรูปพหูพจน์หากเขียนในนามของทั้งบริษัท
- มีการสะกดวัตถุประสงค์เฉพาะของการร่างและการดำเนินการที่คาดหวังของผู้รับ (ส่งคำตอบ พิจารณาผู้สมัครรับเลือกตั้งของพนักงาน ตกลงที่จะเจรจา ส่งเอกสาร ฯลฯ )
- บทความนี้ไม่ได้สะท้อนถึงผลประโยชน์ส่วนบุคคลของผู้จัดการหรือพนักงานคนอื่นๆ แต่เป็นเป้าหมายของบริษัทในฐานะทีม หากคุณต้องการสร้างการติดต่อส่วนตัว ขอแนะนำให้ทำแตกต่างออกไป และไม่วางตำแหน่งตัวเองเป็นตัวแทนของบริษัท
ข้อผิดพลาด 5 อันดับแรกเมื่อเขียน
ข้อผิดพลาดสามารถแบ่งออกเป็น 2 กลุ่มใหญ่ - บางส่วนเกี่ยวข้องกับการเขียนเป็นข้อความ (การละเมิดตรรกะ, คำศัพท์, บรรทัดฐานภาษาอื่น ๆ ), อื่น ๆ - โดยมีการละเมิดมารยาททางธุรกิจ:
- ไม่อนุญาตให้มีการสะกดและเครื่องหมายวรรคตอนผิดพลาด - ควรตรวจสอบข้อความของตัวอักษรอย่างน้อย 1-2 ครั้งก่อนส่ง
- การละเมิดรูปแบบการนำเสนอทางธุรกิจ การมีวลีทางอารมณ์ ความสุภาพมากเกินไป หรือในทางกลับกัน ความรุนแรง
- น้ำเสียงเชิงลบ - แม้แต่คำขู่ก็ต้องเขียนโดยไม่มีคำที่ไม่จำเป็น - ตัวอย่างเช่น: "เราขอสงวนสิทธิ์ในการขึ้นศาลภายใน 30 วันนับจากวันที่ได้รับจดหมายนี้"
- ปริมาณมากเกินไปหรือในทางกลับกันน้อยเกินไป โดยปกติแล้วข้อความทั้งหมดจะมีความยาวได้ 1-2 หน้า อย่างไรก็ตามนี่ไม่ได้หมายความว่าคุณไม่จำเป็นต้องสื่อสารทุกอย่างกับคู่รักของคุณ ข้อมูลสำคัญ. ข้อมูลปริมาตร ไดอะแกรม แบบฟอร์มเอกสารสามารถรวมไว้ในแอปพลิเคชันได้
- กีดกันคู่สนทนาของสิทธิในการเลือก ตัวอย่างเช่น คุณไม่ควรเขียนว่า: “เราขอให้คุณตรวจสอบและอนุมัติสัญญาฉบับสุดท้าย”
วลีเทมเพลตทั่วไป
ใช้ในข้อความ วลีมาตรฐานลักษณะของคำพูดทางธุรกิจถือเป็นปรากฏการณ์ปกติอย่างสมบูรณ์และเป็นที่น่าพอใจด้วยซ้ำ ด้านล่างนี้คือรายการความคิดโบราณที่พบบ่อยที่สุดที่ใช้ในสถานการณ์ต่างๆ
| สถานการณ์ | วลี |
| สังเกต | เราแจ้ง/แจ้งให้คุณทราบ/แจ้ง/แจ้งให้ทราบ |
| คำอธิบายเหตุผลแรงจูงใจ | ขึ้นอยู่กับ/ตาม/เกี่ยวข้องกับ/เพื่อวัตถุประสงค์ของ/ด้วยเหตุผล/เพื่อสนับสนุน/ตาม |
| ขอ | กรุณาดำเนินการ/กรุณาแจ้ง ส่งต่อ ทำ ยืนยัน... |
| การยืนยัน | เรายืนยัน/รับรอง/ยอมรับเงื่อนไขของคุณ/เราไม่คัดค้าน... |
| เสนอ | เราแนะนำ/เสนอ/เชิญ/สอบถาม |
| เรารับประกัน | |
| การปฏิเสธ | เราถูกบังคับให้ปฏิเสธด้วยเหตุผล/เรากำลังปฏิเสธข้อเสนอของคุณเนื่องจาก... |
| บทสรุป | ขอความกรุณา/ขอความร่วมมือ ทำความเข้าใจ ช่วยเหลือ/ขอข้อแก้ตัว ชี้แนะ ทำ... |
สวัสดีอีกครั้งสมาชิกที่รักและแขกบล็อกของฉัน คุณรู้สึกอย่างไรกับเอกสารราชการ? คุณชอบที่จะกรอกมันหรือไม่? ฉันกล้าพูดได้ว่าพวกคุณส่วนใหญ่จะตอบในแง่ลบ
จดหมายจะต้องอ่าน
เห็นได้ชัดว่าจดหมายอย่างเป็นทางการเป็นเอกสารที่จัดทำขึ้นโดยใช้ตัวอย่างบางฉบับซึ่งบางครั้งก็อยู่ในรูปแบบพิเศษ คุณแต่ละคนได้จัดทำเอกสารดังกล่าวอย่างน้อยหนึ่งครั้งในชีวิต นี่อาจเป็นข้อความอธิบาย จดหมายขอบคุณ, หนังสือรับประกัน, การร้องเรียน ฯลฯ ดังนั้นคุณจึงคุ้นเคยกับขั้นตอนการกรอกข้อความประเภทนี้
วัตถุประสงค์หลักจดหมายธุรกิจ – การถ่ายทอดข้อมูลที่ไม่เปลี่ยนแปลงไปยังผู้รับ หากคุณกำลังเขียนจดหมายแสดงความขอบคุณ อย่าลืมระบุเหตุผลที่บุคคลนี้หรือบุคคลนั้นช่วยคุณ อย่าลืมใส่นามสกุลและชื่อย่อของเขาด้วย จดหมายที่ส่งไปในความว่างเปล่าจะไม่มีวันถูกอ่าน ดังนั้นอย่าลืมระบุที่อยู่ของผู้รับและในอุดมคติแล้วคือผู้ส่ง
โปรดทราบว่าจดหมายจะถูกส่งทางอีเมลอย่างไร:
- คุณกดปุ่ม "เขียนจดหมาย";
- เขียนข้อความ
- กรอกบรรทัดที่อยู่ของผู้รับ
- คลิกที่ปุ่ม "ส่ง"
แน่นอนว่าลำดับของการกระทำสามารถเปลี่ยนแปลงได้ (กรอกบรรทัดที่อยู่ก่อนแล้วจึงสร้างตัวอักษร) แต่จะส่งการดำเนินการสุดท้ายเสมอ คุณเห็นด้วยหรือไม่? ตอนนี้บอกฉันว่า: “เป็นไปได้ไหมที่จะส่งข้อความหากไม่มีที่อยู่อีเมล” โดยธรรมชาติแล้วไม่ ดังนั้นควรค้นหา จดจำ และจดบันทึกข้อมูลเพื่อให้คุณสามารถติดต่อบุคคลที่สำคัญกับคุณได้ตลอดเวลา
อย่าลืมสวมบทบาทเป็นผู้รับข้อความของคุณ วิธีนี้ทำให้คุณสามารถสังเกตเห็นข้อผิดพลาดที่คุณทำระหว่างการสร้าง แก้ไขข้อความ ลบคำที่มีความหมายสองนัย ฯลฯ คุณคิดว่าผู้รับยินดีเปิดซองจดหมายพิมพ์จดหมายแล้วเห็นว่าข้อความนี้ถึงเขาเป็นการส่วนตัวหรือไม่ เขาเข้าใจเรื่องนี้ได้อย่างไร? ค่อนข้างง่าย: จดหมายใด ๆ ควรเริ่มต้นด้วยที่อยู่และคำทักทาย (นี่คือสิ่งที่ทำให้ผู้ส่งชนะใจผู้รับ)
หากคุณไม่สามารถค้นหาชื่อและนามสกุลของบุคคลนั้นได้ด้วยเหตุผลบางประการ ให้แทนที่ด้วยชื่ออื่น เช่น นาย ผู้อำนวยการ ที่เคารพ ฯลฯ ไม่ควรย่อคำเหล่านี้ไม่ว่าในกรณีใด มิฉะนั้นผู้เขียนข้อความจะเปิดเผยถึงความไม่พอใจ ความโกรธ และลักษณะนิสัยเชิงลบอื่น ๆ ดังนั้นจึงไม่คุ้มที่จะพูดถึงความโน้มเอียงของผู้รับในการสื่อสารและรับรู้ข้อมูล
ฉันจะบอกทันทีว่าแม้ฉันจะได้รับจดหมายที่น่าสงสัยทางอีเมลดังนั้นฉันจึงตรวจสอบเนื้อหาของพวกเขาอย่างระมัดระวัง เมื่อฉันเปิดจดหมายที่ได้รับ ฉันพยายามอ่านอย่างรวดเร็วเพื่อประเมินความสำคัญของจดหมาย คุณทำเช่นเดียวกัน? ขณะรอจดหมายพิเศษ คุณสามารถใช้เวลาหลายชั่วโมงศึกษาข้อความที่คุณได้รับ แล้วทำไมไม่เรียนรู้วิธีดูข้อความเหล่านั้นอย่างรวดเร็วล่ะ
ข้อความที่ส่งต้องมีชื่อเรื่อง (ในเวอร์ชันอิเล็กทรอนิกส์ คุณต้องระบุหัวเรื่อง) พิธีการที่เรียบง่ายเช่นนี้ทำให้ผู้รับเข้าใจถึงความสำคัญของข้อความ และหากไปจบลงที่ศูนย์กระจายสินค้าขององค์กรขนาดใหญ่ก็สามารถส่งไปยังผู้รับได้อย่างสงบโดยไม่มีปัญหาที่ไม่จำเป็น คุณต้องการให้ข้อความของคุณถึงผู้รับโดยเร็วที่สุดใช่ไหม?
รูปแบบตัวอักษรและเนื้อหา
ตอนนี้คุณรู้วิธีตรวจสอบให้แน่ใจว่าจดหมายของคุณถึงผู้รับในเวลาอันสั้นที่สุด:
- รู้ที่อยู่ของเขา
- ระบุหัวเรื่องของข้อความ
- เริ่มจดหมายของคุณด้วยการทักทายผู้อ่าน
อย่างไรก็ตาม คุณสมบัติเหล่านี้ไม่ใช่คุณสมบัติทั้งหมดของการสร้างจดหมายธุรกิจ มีบทบาทสำคัญโดย: รูปแบบการนำเสนอ, วิธีการนำเสนอข้อมูล, การดำเนินการของเอกสารดังกล่าว ฯลฯ มาดูวิธีตรวจสอบให้แน่ใจเพิ่มเติมว่าผู้รับจะไม่ส่งจดหมายไปยังโฟลเดอร์สแปมในอีเมลจำนวนมาก และไม่ทิ้งข้อความของคุณลงถังขยะ
อันดับแรกสิ่งที่ควรเป็น - คำทักทายและที่อยู่ถึงผู้รับ โปรดทราบว่ามันจะเป็นการดีที่จะปลดปล่อยผู้อ่าน ในการทำเช่นนี้ เพียงแค่เริ่มต้นด้วยคำชม สังเกตว่าเขายุ่งแค่ไหน ฯลฯ เขียนข้อความของคุณเพื่อให้ผู้รับเห็นด้วยกับทุกคำพูดเพราะในกรณีนี้มันจะค่อนข้างง่ายที่จะพาเขาไปสู่ข้อสรุปของข้อตกลง
ความคิดเห็นสุดท้ายอาจจะสำคัญที่สุด หมายถึง การใช้คำ วลี และสำนวนที่มีลักษณะคลุมเครือ ประเด็นทั้งหมดก็คือผู้ส่งไม่สามารถเข้าไปในหัวของผู้รับและค้นหาระดับการรับรู้ของเขาได้ นี่คือสาเหตุที่แน่ชัดว่าทำไมก่อนที่จะส่งข้อความ คุณต้องอ่านหลายๆ ครั้ง และหากจำเป็น ให้แก้ไขให้ถูกต้อง โดยลบความหมายที่ซ้ำซ้อนของข้อความออก
โครงสร้างของจดหมายราชการ
จดหมายอย่างเป็นทางการเขียนด้วยแบบฟอร์มพิเศษซึ่งมีเครื่องหมายอยู่บ้างแล้ว ที่ด้านบนของแบบฟอร์ม (มุมขวา) จะมี "ส่วนหัว" ซึ่งประกอบด้วยรายละเอียดครบชุดเสมอ (ชื่อและชื่อย่อของผู้รับ ที่อยู่บริษัท หมายเลขโทรศัพท์ ชื่อแผนก ตราแผ่นดิน หรือสัญลักษณ์ของบริษัท เป็นต้น ). โปรดทราบว่ายิ่งกรอกข้อมูลทุกช่องให้ชัดเจนยิ่งขึ้น โอกาสที่ข้อความจะถูกส่งและอ่านก็จะยิ่งมีมากขึ้นเท่านั้น
หากมีผู้รับหลายคน ควรระบุชื่อตามลำดับชั้นตั้งแต่ตำแหน่งที่เหนือกว่าไปจนถึงผู้ใต้บังคับบัญชา นี่เป็นกฎที่ไม่แนะนำให้ฝ่าฝืน เนื่องจากมีที่ว่างด้านซ้ายบน ผู้ส่ง (ชื่อย่อและวันที่) และผู้รับ (เหมือนกัน) จึงทำเครื่องหมายไว้ที่นั่น
อย่างที่คุณทราบจดหมายธุรกิจเช่น เรียงความของโรงเรียน, จำเป็นต้องมี 3 ส่วน: บทนำ ส่วนหลัก และบทสรุป ถูกต้องแล้วหลังจากอ่านบทแรกแล้ว ผู้รับก็จะสรุปได้ว่าข้อความนี้เป็นข้อความเร่งด่วนหรือสามารถศึกษาได้เพียงเล็กน้อย โปรดทราบว่าบทนำนี้เขียนขึ้นสำหรับเวอร์ชันอิเล็กทรอนิกส์ เป็นส่วนเพิ่มเติมจากแอปพลิเคชัน ดังนั้นในการเขียนอย่างถูกต้องคุณต้องมี:
- ฝากข้อความและทักทาย
- เน้นส่วนหนึ่งของคำชมเชย
- อธิบายเหตุผลสำหรับคำขอของคุณโดยย่อ
ปัจจัยสำคัญในการนำเสนอเนื้อหาคือลักษณะการนำเสนอ ความครบถ้วน และความซื่อสัตย์ในการนำเสนอข้อมูล (ห้ามหลอกลวงผู้รับไม่ว่ากรณีใด ๆ ) โปรดจำไว้ว่า เมื่ออ่านคำอุทธรณ์ของคุณ ผู้รับจะต้องระบุสิ่งที่อธิบายไว้ ดังนั้นรายละเอียดจึงมีความจำเป็น แต่อย่าลืมสนับสนุนพวกเขาด้วยข้อเท็จจริงเพิ่มเติม วันที่ ฯลฯ
ใส่ใจกับคำพูดและสไตล์การนำเสนอเนื้อหา หากเป็นเอกสารราชการ จดหมายจะเขียนในรูปแบบธุรกิจ เป็นเรื่องที่คุ้มค่าที่จะคาดเดาว่าผู้รับได้รับจดหมายจำนวนมากและเขาจะไม่มีเวลามากพอที่จะทำความรู้จักกับแต่ละคนอย่างละเอียด ดังนั้นจึงต้องนำเสนอวัสดุโดยย่อ กระชับ โดยไม่มีการพูดเกินจริงและการใช้สีที่ไม่จำเป็น เฉพาะในกรณีนี้เท่านั้นที่คุณสามารถวางใจได้ในการตอบสนองอย่างรวดเร็วจากผู้รับ
โดยสรุปคุณต้องระบุความปรารถนาของคุณเอง (บางครั้งก็เป็นการร้องขอ) เพื่อสรุปทั้งหมดที่ระบุไว้ ปรากฎว่าหลังจากอ่านจดหมายอย่างเป็นทางการส่วนนี้แล้ว ผู้รับควรเห็นข้อเสนอของคุณเพื่อหาทางออกจากสถานการณ์ปัจจุบัน (ปัญหา) เขาสามารถเห็นด้วยกับมันเท่านั้นหรือเลือกตัวเลือกของเขาเอง
จดหมายอย่างเป็นทางการลงท้ายด้วยลายเซ็นบังคับและวันที่จัดเตรียม คุณสามารถดูสิ่งนี้ได้โดยศึกษาตัวอย่างจดหมายทางการหลายตัวอย่าง
ก่อนส่ง โปรดอ่านเอกสารอีกครั้ง ตรวจสอบว่ารายละเอียดตรงกัน และข้อความมีรูปแบบที่ถูกต้อง อย่าลืมประเมินความสามารถในการนำเสนอ แบบอักษรที่พิมพ์ข้อความ (อ่านง่ายหรือไม่) เป็นต้น
นั่นคือทั้งหมดที่ ปรากฎว่าการจัดทำเอกสารราชการนั้นไม่ใช่เรื่องยาก ในการดำเนินการนี้ เพียงใช้แบบฟอร์มที่จำเป็นซึ่งมีการใช้คุณลักษณะบางประการแล้ว กรอกตามกฎที่อธิบายไว้ข้างต้น และส่งไปยังผู้รับ หากคุณยังคงมีคำถาม คุณสามารถรับคำตอบได้โดยการโพสต์ไว้ในส่วน "ความคิดเห็น"
คุณได้บอกเพื่อนและคนรู้จักของคุณเกี่ยวกับวิธีการเตรียมเอกสารราชการอย่างถูกต้องแล้วหรือยัง? ถ้าไม่ โปรดแชร์ลิงก์ไปยังบทวิจารณ์นี้กับพวกเขา ในการทำเช่นนี้คุณต้องคลิกที่ปุ่ม สังคมออนไลน์ซึ่งคุณได้ลงทะเบียนแล้วและตกลงที่จะเพิ่มข้อมูลลงในหน้าส่วนตัวของคุณ เมื่อดำเนินการจัดการเหล่านี้ คุณจะอนุญาตให้ผู้อื่นเห็นบทวิจารณ์นี้ ทำความคุ้นเคยกับมัน และเรียนรู้วิธีกรอกเอกสารทุกประเภทอย่างถูกต้อง
ฉันไม่ได้บอกลาคุณ แต่พูดว่า: "ลาก่อน" ฉันยินดีที่จะพบคุณอีกครั้งในฐานะผู้อ่านผลงานสร้างสรรค์ของฉันเกี่ยวกับธุรกิจข้อมูล ฉันหวังว่าบทวิจารณ์ของฉันจะเป็นแรงบันดาลใจให้คุณดำเนินการและช่วยให้คุณได้รับข้อมูลที่เป็นประโยชน์
ขอแสดงความนับถือ Elena Izotova
